2.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý
Cơ cấu bộ máy quản lý của Agribank Lý Nhân được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức của Agribank Lý Nhân
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự Agribank Lý Nhân)
Ban lãnh đạo điều hành gồm: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 1 trưởng phòng kinh doanh, 1 trưởng phòng kế toán, 1 trưởng phòng kiểm tra kiểm soát, 1 trưởng phòng tổ chức hành chính nhân sự, 1 trưởng phòng kinh doanh ngoại hối. Bộ máy
Giám đốc Phó Giám đốc Phòng hành chính nhân sự Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ Phòng kế toán ngân quỹ Phòng kiểm soát Phòng kinh doanh ngoại hối Các phòng giao dịch trực thuộc
tổ chức của chi nhánh được kiện toàn lại đủ sức quản lí và lãnh đạo để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh, phục vụ phát triển kinh tế trên địa bàn.
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
• Ban Giám đốc
- Giám đốc: Là người đứng đầu, lãnh đạo, định hướng và quản lý toàn bộ hoạt động của phòng giao dịch theo đúng quy định của nhà nước, theo điều lệ của Agribank và Ngân hàng Nhà nước.
- Phó Giám đốc: được sự uỷ quyền khi Giám đốc đi vắng, phụ trách các phòng ban và các phòng giao dịch trực thuộc về một số công tác.
• Các phòng chức năng
- Phòng hành chính, nhân sự:
+Xây dựng và triển khai thực hiện các nội quy, quy chế của Ngân hàng.
+Thực hiện các vấn đề nhân sự như chi trả lương, BHXH, nghỉ phép…
+ Tham mưu cho Ban điều hành trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng đào tạo, bồi dưỡng và quản lý nguồn nhân lực toàn hệ thống.
+ Tổ chức thực hiện các công tác hành chính quản trị phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng.
+ Trực tiếp thực hiện công tác quản lý hành chính văn phòng theo đúng quy định.
+ Thực hiện công tác hậu cần và chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh cho hoạt động của chi nhánh, đảm bảo điều kiện làm việc an toàn lao động cho cán bộ nhân viên.
- Phòng kế hoạch kinh doanh: Nhiệm vụ chủ yếu của phòng là:
+ Tìm kiếm, tiếp cận khách hàng để mở rộng cho vay, đảm nhiệm các nghiệp vụ tín dụng phát sinh, thực hiện các chủ trương, cơ chế về công tác tín dụng.
+ Liên kết để mở rộng thị phần tín dụng đồng thời triển khai các hợp đồng này cho toàn hệ thống thực hiện.
+ Trực tiếp đi thẩm định các dự án có quy mô vừa và lớn, thu thập thông tin. + Thực hiện các nghiệp vụ khác như: Bảo lãnh…
- Phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ:
+ Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát các hoạt động của chi nhánh theo năm, quý tháng.
+ Tham gia nghiên cứu, soạn thảo hoặc chỉnh sửa, bổ sung các quy trình, quy chế nghiệp vụ của ngân hàng.
+ Kiểm tra nghiệp vụ của ngân hàng trong toàn hệ thống trên cơ sở các văn bản chế độ của Ngân hàng Nhà nước và các quy trình, quy chế của ngân hàng.
+ Chịu trách nhiệm về việc bảo đảm tính pháp lý, trung thực, khách quan. - Phòng kế toán ngân quỹ:
Đảm nhiệm cả hai công việc: Kế toán nội bộ và kế toán giao dịch.
Kế toán nội bộ
+ Thực hiện công tác kế toán và quản lý chi tiêu nội bộ như chi trả lương cho cán bộ nhân viên…
+ Báo cáo tổng hợp thu chi hàng tháng, hàng quý và cả năm với Ban giám đốc.
Kế toán giao dịch
+ Xử lý các giao dịch như: nhận tiền gửi của các doanh nghiệp, cá nhân, các tổ chức kinh tế, xã hội…
+ Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt như ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi…
+ Tổ chức ghi chép một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh về các nghiệp vụ huy động vốn và sử dụng vốn.
+ Tổ chức thanh toán bù trừ và thanh toán liên ngân hàng.
+ Lập bảng cân đối ngày, tuần, tháng, quý, năm và gửi báo cáo lên ngân hàng cấp trên.
- Phòng kinh doanh ngoại hối:
+ Thanh toán xuất nhập khẩu bằng các phương thức: thư tín dụng chứng từ (L/C), các hình thức thanh toán nhờ thu, chuyển tiền bằng điện.
+ Mua bán thu đổi các loại ngoại tệ: USD, EUR…
+ Thanh toán phi thương mại: chuyển tiền đến, chuyển tiền đi + Cầm cố, chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu.
+ Tài trợ ủy thác. - Phòng kiểm soát:
+ Chức năng của phòng là tham mưu cho Giám đốc trong việc lập kế hoạch kiểm soát việc chấp hành các chế độ, chính sách, các thể lệ, quy chế trong hoạt động tín dụng, tiền tệ toàn chi nhánh.
+ Kiểm tra kết quả thực hiện các kế hoạch của các phòng chức năng trong toàn chi nhánh để báo cáo cho giám đốc. Tiếp dân, tiếp nhận đơn từ khiếu nại tố cáo…, trình giám đốc duyệt, theo dõi việc sửa chữa sai sót.
+ Làm nhiệm vụ thường trực ban chống tham nhũng, tham ô, lãng phí và thực hành tiết kiệm tại đơn vị mình.
- Các phòng giao dịch:
Hiện nay, ngoài trụ sở chính của chi nhánh ra thì chi nhánh có 2 phòng giao dịch trực thuộc:
+ Phòng giao dịch Chợ Cầu, xã Bắc Lý, huyện Lý Nhân, tỉnh Hà Nam. + Phòng giao dịch Chợ Chanh, xã Nhân Mỹ, huyện Lý Nhân, tỉnh Hà Nam.
2.1.4. Nguồn lực của Agribank Lý Nhân 2.1.4.1. Lao động
Nhằm thực hiện tốt các mục tiêu và nhiệm vụ của một ngân hàng nông nghiệp trên địa bàn, chi nhánh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Lý Nhân đã thực hiện kiện toàn bộ máy tổ chức, sắp xếp hợp lý đội ngũ cán bộ phù hợp với từng khâu công việc với tổng số cán bộ công nhân viên toàn chi nhánh đến hết ngày 31/12/2012 là 100 người.
a.
Cơ cấu lao động theo trình độ
Trong Agribank Lý Nhân, cán bộ được phân theo các trình độ khác nhau đáp ứng đòi hỏi của từng công việc cụ thể:
Bảng 1: Cơ cấu cán bộ phân theo trình độ
Đơn vị: người Chỉ tiêu 2010 2011 2012 1 Tổng số lao động 91 99 100 1.1 Trình độ chuyên môn Thạc sĩ 1 1 1 Đại học, cao đẳng 89 96 97 Cao cấp ngắn hạn 1 2 2 1.2 Trình độ ngoại ngữ Đại học 3 3 3 Chứng chỉ C 60 60 65 Chứng chỉ B 14 14 14 Chứng chỉ A 14 22 18 1.3 Trình độ tin học Đại học 2 2 2 Chứng chỉ C 5 5 5 Chứng chỉ B 75 77 82 Chứng chỉ A 9 15 11
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự Agribank Lý Nhân)
Qua bảng số liệu trên ta thấy, trình độ lao động của chi nhánh đa số là có trình độ đại học. Cụ thể:
+ Năm 2010, chi nhánh có 1 người có trình độ thạc sĩ, só 89 người có trình độ đại học, cao đẳng và cao cấp ngắn hạn là 1 người.
+ Năm 2011, so với năm 2010, trình độ đại học, cao đẳng tăng 9 người lên mức 96 người và cao cấp ngắn hạn tăng lên 2 người, trình độ thạc sĩ vẫn chỉ có 1 người.
+ Năm 2012, so với năm 2011, số thạc sĩ vẫn không đổi là 1 người, trình độ đại học, cao đẳng tăng lên 97 người và cao cấp ngắn hạn vẫn giữ nguyên 2 người.
Đồng thời, qua bảng ta cũng thấy được về trình độ ngoại ngữ thì đa số cán bộ chi nhánh có trình độ ngoại ngữ chứng chỉ C. Cụ thể:
+ Trình độ ngoại ngữ đại học, cả 3 năm chi nhánh đều chỉ có 3 người
+ Chứng chỉ C: năm 2010 và 2011, toàn chi nhánh có 60 người, đến năm 2012 đã tăng lên 65 người do yêu cầu về chất lượng nhân viên mới tuyển vào phải có chứng chỉ C tiếng anh.
+ Chứng chỉ B tiếng anh thì cả 3 năm vẫn không đổi và có 14 người.
+ Chứng chỉ A: năm 2010, có 14 người. Năm 2011, số người có chứng chỉ A tăng lên là 22 người nhưng sau đó do ngân hàng có chính sách giảm nhân sự nên số người có chứng chỉ A đã bị giảm đi còn 18 người.
Cũng tương tự như trình độ ngoại ngữ thì trình độ tin học chứng chỉ B cũng chiếm đa số. Tính đến năm 2012, trình độ tin học bậc đại học chỉ có 2 người, trình độ chứng chỉ C có 5 người, trình độ B có 82 người, còn lại là trình độ A có 11 người.
Qua thống kê trên ta thấy trình độ nguồn nhân lực Agribank Lý Nhân ngày càng cao. Điều này giúp cho hoạt động của Agribank Lý Nhân diễn ra một cách chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao. Vì cán bộ ngân hàng luôn được coi là bộ mặt của ngân hàng nên việc cán bộ ngân hàng có trình độ cao cũng tạp thêm độ tin tưởng cũng như uy tín cho Agribank Lý Nhân.
b.
Cơ cấu lao động theo độ tuổi
Để công tác quản lý cán bộ được tốt hơn, theo dõi được những các bộ sắp về hưu để có quyết định tuyển dụng thêm nhân sự, bố trí các cán bộ vào vị trí thay thế
Bảng 2: Cơ cấu cán bộ phân theo độ tuổi Đơn vị: người Năm Tuổi đời 2010 2011 2012 <= 30 32 35 35 30 – 40 36 39 39 41 – 50 15 14 15 >50 8 11 11
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự Agribank Lý Nhân)
Qua bảng số liệu trên ta thấy, cơ cấu cán bộ của chi nhánh phân theo độ tuổi giai đoạn 2010 – 2012 không có biến động nhiều. Năm 2012, độ tuổi <= 30 tăng so với năm 2010 là 3 người lên 35 người; độ tuổi 30 – 40, tăng nhẹ thêm 3 người lên 39 người so với năm 2010, độ tuổi >50 cũng tăng thêm 3 người lên mức 11 người còn lại là độ tuổi 41 – 50 thì không tăng so với năm 2010 nhưng tăng 1 người so với năm 2011 lên 15 người.
Ưu điểm: số lượng cán bộ trẻ tuổi ngày càng tăng tạo thuận lợi cho việc tiếp cận ứng dụng công nghệ vào các hoạt động của chi nhánh. Đồng thời, cán bộ trẻ tuổi thường rất năng động, sáng tạo và có sức khỏe tốt, chấp nhận thử thách để vượt qua những chỉ tiêu mà chi nhánh giao.
Nhược điểm: Cán bộ trẻ thường thiếu kinh nghiệm, xử lý tình huống với khách hàng thường kém hơn so với cán bộ có lâu năm kinh nghiệm khiến những khách hàng khó tính không hài lòng. Tuy nhiên, cán bộ có độ tuổi trên 50 thì khó tiếp cận với những công nghệ mới, sức khỏe kém nên bị hạn chế về một số hoạt động nghiệp vụ trong ngân hàng như tại bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng và những cán bộ này phù hợp với vị trí quản lý hơn.
c.
Cơ cấu lao động theo giới tính
Bên cạnh việc phân chia cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn, theo độ tuổi thì chi nhánh còn phân chia cán bộ theo giới tính.
Bảng 3: Cơ cấu cán bộ phân theo giới tính Đơn vị: người Giới tính Năm Nam Nữ Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) 2010 28 30,8% 63 69,2% 2011 37 30,6% 62 62,4% 2012 37 37% 63 63%
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự Agribank Lý Nhân)
Qua bảng số liệu trên ta thấy, cơ cấu lao động nữ luôn cao hơn nam. Cụ thể, năm 2010 chi nhánh có 63 lao động nữ chiếm 69,72%, số lượng lao động nam là 37 người. Năm 2011, số lao động nam tăng lên là 37 người chiếm 30,6% trong khi đó số lao động nữ giảm xuống 1 người tương đương 62,4%. Năm 2012, số lượng lao động nữ tăng chiếm 63% tức 63 người, lao động nam giữ nguyên như năm 2011.
Chính vì việc mất cân bằng giới tính trong cơ cấu đã gây ảnh hưởng không ít đến các hoạt động của ngân hàng vì lao động nữ thường có sức khỏe kém hơn cán bộ là nam nên thường xuyên nghỉ ốm, bên cạnh đó lao động nữ thường hay nghỉ vì lý do gia đình khiến cho các hoạt động của Agribank Lý Nhân đôi khi bị ứ đọng vì có một số cán bộ nghỉ việc. Đồng thời, các công tác đoàn thể đối với cán bộ nữ cũng không năng động so với nam.
Là ngân hàng thương mại đóng trên địa bàn huyện Lý Nhân, Agribank Lý Nhân nhiều năm qua rất quan tâm đến công tác đào tạo, đào tạo lại, đào tạo sau đại học cho nhiều thế hệ cán bộ viên chức, góp phần vào sự ổn định và phát triển vững chắc của Agribank trên địa bàn nói riêng và sự phát triển kinh tế của huyện nói chung. Hàng năm, chi nhánh thường tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu, mở các buổi chuyên đề thảo luận để giải đáp các thắc mắc và giúp nhân viên xử lý các tình huống khó khăn. Bên cạnh đó còn cử cán bộ của chi nhánh đi học liên thông, học cao học,… để nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên.
d.
Nguồn lao động tuyển dụng
Số lượng lao động tuyển dụng vào chi nhánh hàng năm thường không biến động nhiều. Qua Bảng 10 ta có thể thấy năm 2011 số cán bộ tăng 8 người nhưng đến năm 2012 thì chỉ tăng lên một người.
Bảng 4: Số lượng lao động tuyển dụng giai đoạn 2010 – 2012
Đơn vị: người
Vị trí
Số lượng
2010 2011 2012
Tín dụng, Kế hoạch kinh doanh,
Marketing, Quản lý rủi ro 3 6 1
Kế toán, Thẻ 5 2
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự Agribank Lý Nhân)
Chất lượng lao động tuyển dụng đều khá tốt, đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu và có khả năng hoàn thành tốt các nghiệp vụ của chi nhánh. Như đã phân tích ở trên trình độ cán bộ có trình độ đại học ngày càng tăng còn cán bộ có trình độ cao đẳng ngày càng giảm và chiếm tỷ lệ nhỏ.
Ngân hàng thường tổ chức các cuộc thi tuyển nhằm đảm bảo tính công bằng. Các ứng viên tham gia thường là sinh viên đã tốt nghiệp ra trường khối ngành kinh tế có học lực khá trở lên, có đầy đủ kỹ năng về tin học, tiếng anh. Quá trình tuyển dụng của chi nhánh thường trải qua 2 vòng sau:
Vòng 1: Thi viết – Nghiệp vụ. Sau khi ứng viên thi đạt nghiệp cụ được tiếp tục tham dự thi ngoại ngữ và tin học.
Vòng 2: Phỏng vấn.
Các ứng viên tham gia sau khi qua các vòng thi tuyển sẽ được phân công công việc cụ thể vào từng phòng ban.
e.
Các chính sách hiện thời của ngân hàng tạo động lực cho người lao động
Chi nhánh đã áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, mọi công việc đều được chuẩn hóa tại các quy định, quy trình thì việc đánh giá kêt quả hoàn thành nhiệm vụ cho đến bình xét thi đua đối với cán bộ đều trở nên đơn giản.
Ví như, để nâng cao chất lượng phục vụ theo cam kết ”hướng tới khách hàng” trong mục tiêu chất lượng, việc áp dụng hệ thống chấm điểm đối với giao dịch viên, trang bị hệ thống lưu giữ thông tin hình ảnh và tiếp nhận ý kiến phản hồi tại quầy của khách hàng ngay sau khi kết thúc giao dịch, lúc đầu đã gặp không ít phản ứng trong cán bộ. Nhưng đã xác định áp dụng ISO là phải kiên trì và đòi hỏi làm tốt công tác tư tưởng để cán bộ thấu hiểu và đồng thuận, bộ phận quản lý chất lượng của chi nhánh được thành lập do chính giám đốc trực tiếp phụ trách để tiếp nhận thông tin thường xuyên. Các tiêu chí đánh giá, hệ thống thang điểm do chính giao dịch viên tham gia xây dựng. Đồng thời, ban lãnh đạo chi nhánh đưa ra hàng loạt chương trình thi đua, bình chọn giao dịch viên xuất sắc với những hình thức khen thưởng kịp thời, xứng đáng.
Công tác đoàn thể được quan tâm đúng mức, tham gia đầy đủ các phong trào của ngành và địa phương phát động, công đoàn, nữ công được công đoàn cơ sở Agribank tỉnh khen thưởng, các đoàn thể khác được địa phương đánh giá hoạt động tốt, 100% gia đình đạt danh hiệu gia đình văn hóa.
Bên cạnh đó, nhân viên ngân hàng còn được đảm bảo quyền lợi của mình như: đã đề nghị nâng lương cho 9 trường hợp, khen thưởng, động viên và xử lý kịp thời