2. Công tác thẩm định dựán
3.4.12.Phân định công việc quản lý rõ ràng, cụ thể
Mục đích phân chia công việc là giảm các quá trình thực hiện phức tạp thành những chuỗi nhiệm vụ có thể hoạch định theo mục đích, mục tiêu và có thể kiểm soát quá trình thực hiện. Sự phân chia
các công việc sẽ tiếp tục cho đến khi không còn sự chồng chéo nhau giữa các công việc.
Kết quả phân chia công việc từng tầng, từng lớp sẽ cho các chi tiết công việc một cách rõ ràng và dẫn đến cán bộ QLDA sẽ không bị sót việc làm chậm trễ các công việc về sau. Có thời gian hoàn thành cụ thể thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Dễ dàng ước lượng chi phí và thời gian. Có một mục đích rõ ràng với mọi đối tượng có liên quan. Trách nhiệm cho sự hoàn thành công tác đã được phân công rõ ràng.
Thực tế trong công việc hiện nay, nhiều nơi nhiều đơn vị vẫn biết là nên phân việc về một phòng, một cá nhân phụ trách công việc nào đó. Nhưng hiện nay công tác phân chia công việc vẫn còn chồng chéo, không có sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc và không quy một trách nhiệm cụ thể cho các cá nhân tham gia QLDA. Cơ cấu phân chia công việc không đi kèm với việc phân chia trách nhiệm.
Sự phân chia công việc chưa mang đến một hiệu quả tốt nhất nếu cơ cấu phân chia công việc không phù hợp với phân chia trách nhiệm. Có nghĩa là công việc đó phải phù hợp với khả năng cá nhân nhận trách nhiệm. Dẫn đến sự trì trệ trong công việc, chậm trễ tiến độ hoạch định của dựán.
Giải pháp nâng cao hiệu quả:
Trước khi triển khai dự án, Ban QLDA phải có một cái nhìn nhận tổng thể, xuyên suốt dự án, để có một cơ cấu phân chia công việc một cách hợp lý thành từng gói công việc đi kèm với cơ cấu phân chia trách nhiệm giao cho các cá nhân có đủ năng lực thực hiện các gói công việc này.
Cơ cấu phân chia công việc cần thiết phải chi tiết đến khi không thể phân chia gói công việc nhỏ được nữa. Với cách phân chia như vậy, sẽ đảm bảo đầy đủ công việc (tránh trường hợp xót việc, đến khi cần mới giải quyết gây nên chậm tiến độ công việc) thì sẽ dễ dàng đưa ra tiến độ công việc và cá nhân phụ trách. Từ đó có thể đưa ra tiến độ tổng thể sát với thực tế của dự án để đẩy nhanh tiến độ dự án và giảm được chi phí.