2. Công tác thẩm định dựán
3.4.11. Tăng cường công tác quản lý hồ sơ nghiệm thu chất lượng công trình, làm tốt công tác thanh quyết toán
trình, làm tốt công tác thanh quyết toán
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định . Công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi
công trình xây dựng từ giai đoạn nghiên cứu tiền khả thi đến khi thanh quyết toán công trình và bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng. Nội dung của tập hồ sơ nghiệm thu phải đảm bảo đủ nội dung và các chứng chỉ pháp lý cần thiết.
Với mỗi dự án công trình xây dựng thường trải qua rất nhiều giai đoạn và có rất nhiều công văn, quyết định, thủ tục pháp lý liên quan đến dự án. Để đảm bảo lưu trữ hồ sơ pháp lý được đầy đủ sắp xếp đúng trình tự thì cần giao trách nhiệm cho từng cán bộ theo dõi dự án, công trình đó danh mục các hồ sơ, văn bản pháp lý để cán bộ tập hợp lưu trư tại phòng lưu trữ, người quản lý dự án và cán bộ giám sát dự án. Tập hồ sơ lưu trữ đó có thể trình cấp trên khi có yêu cầu cũng như phục vụ trong quá trình thanh kiểm tra hồ sơ sau này.
Lưu ý trong quá trình quản lý hồ sơ nghiệm thu công trình phải đảm bảo đủ danh mục hồ sơ pháp lý cần thiết như Nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu công việc, nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn thành công trình, nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng, và hồ sơ thanh quyết toán công trình. Trước mỗi công việc nghiệm thu cần kiểm tra nhật ký thi công ghi có đúng đủ nội dung không, các chứng chỉ, chứng nhận chất lượng công việc được nghiệm thu kèm theo, phiếu kiểm tra chất lượng vật liệu thi công, sản phẩm hoàn thành...