5. Kết cấu đề tài
2.1.4. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong khách
sạn
Cơ cấu tổ chức của khách sạn:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của khách sạn
Để đạt được hiệu quả trong việc quản lý hoạt động kinh doanh thì mỗi bộ phận trong khách sạn đều phải hoạt động tốt, hoàn thành những mục tiêu đề ra đồng thời phải phối hợp tốt với những bộ phận, phòng ban khác để tạo thành một tập thể vững mạnh. Trong những năm qua, mặc dù còn nhiều khó khăn trong công tác tổ chức hành chính nhưng nhìn chung các bộ phận của khách sạn Grand đã hoàn thành tốt vai trò và chức năng của mình.
Chức năng của từng bộ phận:
Ban giám đốc:
Giám đốc :
Là những người đứng đầu khách sạn, chịu trách nhiệm về quản lý, điều hành chung; nhờ sự tham mưu, trợ giúp của các phòng chức năng để đề ra các chiến lược kinh doanh.
Ban Giám Đốc Phòng Tài Chính Phòng Nhân Sự Phòng Tiếp Tân – Tiếp Thị Bộ Phận Phòng Bộ Phận Nhà Hàng Bộ Phận Bếp Kế Toán Kế Hoạch – Đầu Tư Thu Ngân Nhân Sự Kỹ Thuật Vi Tính Bảo Vệ Tiếp Tân Tiếp Thị Đội Xe Hành Lý
Hoạch định các chính sách của khách sạn để sử dụng nguồn lực đạt hiệu quả cao.
Tổ chức bộ máy quản trị, nhân sự, tổ chức công việc.
Đề ra các quy định, điều lệ của khách sạn; giám sát công việc một cách chặt chẽ và kịp thời khắc phục những sai sót.
Phó giám đốc:
Có trách nhiệm xử lý hằng ngày các hoạt động của khách sạn, xử lý các tình huống khẩn cấp, những lời phàn nàn của khách, các sự kiện đặc biệt và chịu trách nhiệm đối với các vấn đề phúc lợi và an toàn nhân viên của khách sạn và khách, chịu trách nhiệm với giám đốc về nhiệm vụ của mình.
Phòng Kế Hoạch đầu tƣ :
Đây là bộ phận đưa ra sáng kiến kinh doanh, tạo ra những khu giải trí sinh động, luôn tìm hiểu ý kiến của khách hàng, nhằm cải thiện các dịch vụ trong khách sạn. Bộ phận này không kém phần quan trọng trong khách sạn- nhà hàng, nó gián tiếp liên quan đến tạo doanh thu cho khách sạn.
Bộ Phận Nhân Sự:
Có vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng, đào tạo, hoặc đánh giá xếp loại nhân viên trong khách sạn, tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu của nhân viện. Hơn hết bộ phận này luôn cung cấp nguồn nhân lực dồi dào trong khách sạn. Mọi khách sạn lớn đều không thể thiếu bộ phận này.
Phòng tài chính kế toán:
Chịu trách nhiệm về các vấn đề thu mua, thanh toán, thu nhập thông tin, lưu trữ dữ liệu, hồ sơ hay sổ sách chứng từ liên quan, viết các bản báo cáo về kết quả kinh doanh và tình hình hoạt động của Khách Sạn- Nhà Hàng. Trong nhà hàng thì có kế toán trưởng và kế toán viên. Vì tầm quan trọng của dữ liệu tài chính và thống kê, bộ phận kế toán phối hợp chặt chẽ với bộ phận lễ tân.
Bộ Phận tiếp tân tiếp thị:
Là bộ phận trực tiếp làm việc với các đối tác cũng như khách hàng. Chịu trách nhiệm quảng cáo, tiếp thị cho hình ảnh của khách sạn.
Bộ Phận bảo vệ - Kỹ Thuật:
Có trách nhiệm đảm bảo an ninh cho toàn bộ khu vực khách sạn, đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy. Đồng thời bộ phận này còn có trách nhiệm sữa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị của khách sạn nhằm đảm bảo khách sạn luôn hoạt động tốt.
Các Bộ Phận Khác:
Đáp ứng mọi nhu cầu về các vật dụng cũng như cung cấp các dịch vụ giải trí mà khách mong muốn nhằm làm khách hài lòng, tăng doanh thu cho khách sạn. Ngoài ra, ba bộ phận tạo ra doanh thu trực tiếp của khách sạn Grand là 3 bộ phận FO, F&B, Housekeeping. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận này như sau:
Bộ Phận Lễ Tân:
Là bộ mặt của khách sạn, chịu trách nhiệm đón tiếp khách, làm các thủ tục check in, check out cho khách, cung cấp đầu đủ thông tin dịch vụ cần thiết cho khách hàng khi có yêu cầu.
Bộ Phận F & B:
Là một trong những trung tâm hoạt động tạo nguồn thu nhập chính cho khách sạn vì doanh thu của bộ phận này chiếm tỉ lệ quan trọng và khá cao trong tổng doanh thu và hiệu quả kinh doanh của khách sạn. Có thể xem đây là bộ phận giàu màu sắc nhất và có sức sống nhất. Các món ăn được tạo ra không chỉ đẹp mà còn phải đảm bảo chất lượng, ngon, lạ, phong phú, đáp ứng được các nhu cầu khác nhau mà giá cả phải thật hợp lý. Bộ phận F&B luôn phải tìm cách chế biến ra các món ăn đa dạng, hấp dẫn được du khách. Bộ phận này đặc biệt tất bật và bận rộn vào dịp mùa cưới bắt đầu.
Bộ Phận Housekeeping:
Chịu trách nhiệm chuẩn bị phòng khách để phục vụ kinh doanh, vệ sinh các khu vực công cộng, cung cấp các dịch vụ giặt ủi… Vai trò chính của bộ phận này là hằng ngày lau dọn và phục vụ phòng ngủ đạt tiêu chuẩn khách sạn đề ra để đảm bảo sự tiện nghi, thuận lợi cho khách sạn. Hơn nữa, bộ phận còn có trách nhiệm vệ sinh tất cả các hành lang và khu vực công cộng của khách sạn như tiền sảnh. Ngoài ra, bộ phận phòng còn phải kiểm soát chặt chẽ các chi phí cho đồ vệ sinh, hàng vải, quản lý đồ dùng cung cấp phục vụ khách. Đồng thời nghiêm chỉnh chấp hành qui định pháp luật về tiêu chuẩn an toàn và tiêu chuẩn vệ sinh y tế.