Mỗi trung tâm ngoại ngữ đều có nhu cầu xây dựng một hệ thống thông tin nội bộ thật sự hữu ích cho doanh nghiệp mình, nhằm quản lý tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp và góp phần gia tăng hiệu quả làm việc. Nhận thấy được tầm quan trọng của hệ thống thông tin nội bộ, trung tâm Ngoại ngữa New Windows đã đầu tư xây dựng riêng cho mình một hệ thống vào năm 2011. Tuy nhiên, hệ thống này mang lại hiệu quả không cao, tốn kém thời gian và chi phí nhưng không sử dụng được nên trung tâm đã ngưng sử dụng hệ thống này. Hiện tại các tập tin lưu trữ được sử dụng chủ yếu trên phần mềm Microsoft Excel, các tập tin lưu trữ rời rạc, khó khăn trong tổng kết báo cáo. Bên cạnh đó, việc sử dụng sổ ghi chép vẫn đang được dùng tại trung tâm, điều này làm hạn chế tính chuyên nghiệp của một trung tâm ngoại ngữ.
Bên cạnh hệ thống thông tin nội bộ, việc cung cấp và tiếp nhận thông tin bên ngoài cũng khá quan trọng. Hiện nay, trung tâm chỉ sử dụng ba kênh thông tin chủ yếu là tư vấn trực tiếp tại trung tâm, website trung tâm và đăng tin trên
47
canthoinfo.vn. Tuy có sử dụng công nghệ thông tin trong công tác quảng bá hình ảnh doanh nghiệp nhưng quy mô còn khá nhỏ nên nhiều người vẫn chưa biết đến New Windows. Ngược lại, việc tiếp nhận thông tin từ môi trường bên ngoài được tổ chức thu thập ở nhiều kênh như: mạng Internet, truyền hình, báo mạng, người quen,… nhằm điều chỉnh các chiến lược kinh doanh phù hợp với sự biến động của môi trường. Mặc dù vậy, các nguồn tin thu thập còn nhỏ lẻ và chưa tập hợp thành một hệ thống thông tin để nội bộ sử dụng lâu dài trong việc hoạch định chiến lược.
Chính vì thế, để nâng cao chất lượng trong thời gian tới Trung tâm cần phải khắc phục các điểm yếu về hệ thông thông tin của mình.
48