5. Thời gian và địa điểm
2.2.5. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho:
Công ty Nhập , xuất vật tư không phải thường xuyên, mà mỗi lần nhập – xuất vật liệu với số lượng nhiều, giá trị lớn, do đó ở kho cũng như phòng kế toán đã tổ chức theo dõi chi tiết đến từng thứ nguyên, vật liệu. Công ty đã áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ chi tiết vật liệu
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu
Ở kho: Thủ kho dùng "Thẻ kho" để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép; thẻ được mở cho từng danh điểm vật liệu, mỗi danh mục vật liệu được theo dõi một trang hoặc một số trang nhất định và được đánh số theo thứ tự. Các phiếu nhập, xuất sau khi thủ kho ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ và kế toán vật tư kiểm tra số liệu ghi chép ký xác nhận vào thẻ kho. Thẻ kho do thủ kho lập, kế toán vật tư ký xác nhận và kế toán trưởng ký. Cuối kỳ thủ kho và kế toán đối chiếu số liệu giữa kho và bộ phận kế toán, nếu có sự sai lệch số liệu giữa hai bộ phận phải tìm nguyên nhân để giải quyết.
* Ví dụ : Thẻ kho ở thủ kho mở cho danh mục nhựa đường lỏng:
Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất trong tháng 05 và 06/2011, thủ kho ghi vào thẻ kho như sau:
Bảng số 2.7
THẺ KHO
Ngày Lập thẻ: 31/ 05/2011 Tờ số: 02 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Nhựa đường lỏng
Đơn vị tính: tấn Mã số: 02 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của K.toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 10/2011: 45,6 31/5 31 Nhập Nhựa đường lỏng 186,84
30/06 80A Xuất cho đường Thiên Lộc 65,21
Đơn vị: CTYCPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1
Cộng tháng 10/2011 186,84 65,21 167, 23
* Ví dụ : Thẻ kho mở cho danh mục: Xăng A92
- Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất xăng A92, thủ kho ghi vào thẻ kho.
Bảng số 8
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 31/05/2011 Tờ số: 05
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xăng A92
Đơn vị tính: lít Mã số: 01
Ngày nhập xuất
Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi
chú Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 10/2011: 2.02 3
08 70 30/10 Nhập kho xăng A92 19
10 98 30/10 Xuất xăng A92 cho đường 3/2 45
...
Cộng tháng 10/2011 19 45 1997 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại phòng kế toán.
Phòng kế toán cũng mở "Sổ kế toán chi tiết vật liệu" cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với Thẻ kho mở ở kho. Sổ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư phải kiểm tra Lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào sổ chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng, tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho. Trường hợp có sai lệch phải tìm ra nguyên nhân để xử lý. Ngoài ra, Ban kiểm kê vật tư tiến hành kiểm kê thường xuyên để đánh giá nguyên, vật liệu tồn kho chính xác, kịp Đơn vị: CTYCPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1
thời phát hiện thừa, thiếu (nếu có) giúp Công ty có kế hoạch dữ trữ nguyên, vật liệu hợp lý phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
Kế toán chi tiết phải căn cứ vào sổ kế toán chi tiết vật liệu lập "Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho" về mặt giá trị của từng nguyên, vật liệu để thực hiện việc đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.
* Cũng ví dụ trên: tại phòng kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.
Bảng số 9
CÔNG TY CPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1 HÀ TĨNH Phường Nam Hồng- TX Hồng Lĩnh – Hà Tĩnh
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Tài khoản: 1522 – Vật liệu Tên kho: Vật liệu (KH01)
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dầu diezen (04.0002) Từ ngày 31/05/2011 đến 31/05/2011
C. từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn
Ngày Số Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
Tôn đầu kỳ 80 1.514.100
30/10 PN 70 Mua nhập kho 2.569 48.621.590
30/10 PX 139 Xuất cho công trình 3/2 210 3.975.000
Công phát sinh 2.569 48.621.590 210 3.975.000
Cộng tháng 4/07 2.569 48.621.590 210 3.975.000 2439 46.160.690
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
Bảng số 10
CÔNG TY CPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1 HÀ TĨNH Phường Nam Hồng- TX Hồng Lĩnh – Hà Tĩnh
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Từ ngày 31/05/2011 đến 31/05/2011 Tài khoản: 1523 - Nhiên liệu Tên kho: Nhiên liệu(KH04)
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xăng A92
Đơn vị tính: đồng
C. từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn
Ngày Số SL Tiền SL Tiền SL Tiền
Tồn đầu kỳ 50 918.636
30/10 Pn70 Mua từ cửa hàng Xăng tây HL 19 349.082
Cộng phát sinh 19 349.082
Tồn cuối tháng 69 1.267.718
Người lập biểu Kế toán Giám đốc công ty
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
Bảng sô 11
CÔNG TY CPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1 HÀ TĨNH Phường Nam Hồng- TX Hồng Lĩnh – Hà Tĩnh
Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
Khách hàng: CH xăng dầu Tây Hồng Lĩnh(KH0183) Từ ngày 30/10/2011 đến ngày 31/10/2011
Số dư đầu kỳ: 0
Chứng từ Diễn giải Tk đ/ư Ps nợ Ps có
30/10/2011 PN 70 Nhập nhiên liệu tháng 10 1523 349.082 30/10/2011 PN 70 Nhập nhiên liệu tháng 10 1523 48.621.590 30/10/2011 PN 70 Nhập nhiên liệu tháng 10 1523 728.491 30/10/2011 PN 70 Nhập nhiên liệu tháng 10 1523 982.304 30/10/2011 PN 70 Nhập nhiên liệu tháng 10 1331 4.937.023 Tổng phát sinh nợ: 0 Tổng phát sinh có: 55.618.490 Số dư nợ cuối kỳ: 55.618.490
Người lập biểu Kế toán Giám đốc công ty
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
Bảng số 12
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tài khoản :152 Từ 31/05/2011 đến 31/05/2011 TT Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng I Vật liệu chính
1 Nhựa đường 6.700.000 67.000.000 33.500.000 40.200.000 2 Xi măng 22.200.000 59.200.000 14.800.000 66.600.000 Cộng 28.900.000 126.200.000 48.300.000 106.800.000 II Vật liệu phụ Sơn 20.000.000 0 0 20.000.000 Cộng 20.000.000 0 0 20.000.000
III Nhiên liệu
1 Dầu điezen 1.514.100 48.621.590 3.975.000 46.160.690
Cộng 1.514.100 48.621.590 3.975.000 46.160.690
Tổng cộng 58.900.000 126.200.000 48.300.000 136.800.000
Ngày 15 tháng 4 năm 2007
Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)