5. Thời gian và địa điểm
1.4. Các hình thức kế toán
1.4.1 Hình thức chứng từ ghi sổ 1.4.1.1. Đặc điểm.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian( Nhật kí). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân Đối số phát sinh.
1.4.1.2. Hệ thống sổ kế toán.
- Sổ cái.
- Sổ kế toán chi tiết.
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.
1.4.1.3.Hệ thống sổ trong kế toán NVL.
- Thẻ kho, sổ kế toán chi tiết vật liệu. - Sổ chi tiết TK.
- Bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê tổng hợp N-X-T. - Chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ..
1.4.2. Hình thức Nhật kí chung 1.4.2.1 Đặc điểm.
Sổ Nhật kí chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi Sổ Cái.
1.4.2.2. Hệ thống sổ kế toán.
- Sổ Nhật ký chung. - Sổ cái.
- Sổ chi tiết.
1.4.2.3. Hệ thống sổ trong kế toán NVL.
- Thẻ khách hàng, thẻ kho, sổ chi tiết NVL.. - Sổ chi tiết TK 331, 311, 141.
- Bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê tổng hợp N-X-T. - Nhật ký chung.
- Bảng kê tính giá số 3, bảng kê phân bổ số 2 - Sổ cái TK 152, 153. 1.4.3. Hình thức Nhật ký chứng từ. 1.4.3.1. Đặc điểm. Trong hình thức Nhật ký- chứng từ có 10 Nhật kí – Chứng từ, được đánh số từ Nhật ký – chứng từ số 1 đến Nhật ký – chứng từ số 10. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng đẻ phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. Một NKCT có thể mở cho một tài khoản có nội dung giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Khi mở NKCT dùng chung cho nhiều tài khoản thì trên NKCT đó số phát sinh của mỗi tài khoản được phản ánh riêng biệt ở một số dòng hoặc một số cột dành cho mỗi tài khoản. Trong mọi trường hợp số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh trên một NKCT và từ NKCT này ghi vào Sổ Cái vào cuối tháng. Số phát sinh Nợ của mỗi tài khoản được phản ánh trên các NKCT khác nhau, ghi Có các tài khoản có liên
quan đối ứng Nợ với tài khoản này và cuối tháng được tập hợp vào sổ Cái từ các NKCT đó.
Để phục vụ nhu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phản ánh số phát sinh bên Có, một số NKCT có bố trí thêm các cột phản ánh số phát sinh Nợ, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tài khoản. Số liệu của các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ các tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra, phân tích không dùng để ghi Sổ Cái.
NKCT phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khóa sổ NKCT cũ và mở NKCT mới cho tháng sau. Mỗi lần khóa sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT mới tùy theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản.
1.5. Trình bày thông tin trên báo cáo tài chính.
Đơn vị phải trình bày thông tin liên quan đến kế toán NVL trên các báo cáo tài chính như sau:
- Bảng cân đối kế toán:
Trên bảng cân đối kế toán thông tin về NVL được trình bày tại chỉ tiêu IV “Hàng tồn kho” Mục A ”Tài sản ngắn hạn”
- Thuyết minh báo cáo tài chính (theo phương pháp trực tiếp):
Trên thuyết minh báo cáo tài chính, thông tin về NVL được trình bày ở chỉ tiêu “ tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa và dịch vụ” Mục I “ lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh”.
- Thuyết minh báo cáo tài chính:
Trên thuyết minh báo cáo tài chính thông tin về NVL được trình bày ở chỉ tiêu “ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho” Mục IV “ Các chính sách kế toán áp dụng” và ở chỉ tiêu “ Hàng tồn kho” Mục V “ Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế toán”.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1 HÀ TĨNH
2.1. Đặc điểm tổ chức SXKD và yêu cầu quản lý tại Công ty CPXD Đường Bộ số 1 Hà Tĩnh. Đường Bộ số 1 Hà Tĩnh.
2.1.1. Giới thiệu về công ty CPXD Đường Bộ số 1 Hà Tĩnh.2.1.1.1. Lịch sử hình thành 2.1.1.1. Lịch sử hình thành
Công ty xây dựng đường bộ số I Hà Tĩnh được Ủy ban hành chính tỉnh Hà Tĩnh thành lập ngày 24-7-1969 theo QĐ số 682 và được thành lập lại theo QĐ số 1376 ngày 12-6-1992.Là một doanh nghiệp nhà nước với nguồn nhân lực được tuyển dụng từ các lực lượng vũ trang, thanh niên xung phong, công nhân làm đường giao thông thuộc 10 huyện, thị xã thuộc tỉnh Hà Tĩnh. Đến năm 2001, công ty CP xây dựng đường bộ số I Hà Tĩnh được thành lập trên cơ sở chuyển đổi từ doang nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần theo QĐ số 1256 của UBND Hà Tĩnh.
Vốn điều lệ: 300 tỷ đồng.
Các ngành nghề kinh doanh chính:
* Xây dựng các công trình đường bộ, cầu cống, công trình thủy lợi. * Xây dựng các công trình dân dụng chuyên nghiệp.
* Sản xuất vật liệu xây dựng.
2.1.1.2. Quá trình phát triển.
+ Từ năm 1969 đến năm 1975: Mở đường, đảm bảo giao thông phục vụ công cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước.
+ Từ năm 1976 đến 1985: Công ty ở trong tình trạng chung của cả nước trong cơ chế bao cấp nhà nước, ngành giao thông vận tải giao chỉ tiên kế hoạch và vốn. Đời sống cán bộ công nhân viên gặp nhiều khó khăn, với số lượng lao động khoảng 1000 người, bộ máy quản lý nhiều phòng ban, bộ phận cồng kềnh, kém hiệu quả.
+ Từ năm 1986 đến năm 1989: công ty là một trong những doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà tĩnh có bước đi thích hợp, hòa nhập theo cơ chế thị trường tạo ra được những kết quả khả quan trong sản xuất kinh doanh. Năm 1987 Hội đồng bộ trưởng( nay là chính phủ) có quyết định 217
giao quyền tự chủ về các mặt sản xuất kinh doanh cho giám đốc, đơn vị hạch toán độc lập. Đơn vị đã tự tìm kiếm việc làm, không còn tình trạng chờ cấp trên giao việc. Tuy vậy việc sắp xếp lại lao động lại gặp nhiều khó khăn do số lượng lao động dôi dư hoặc chất lượng lao động không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ mới đặt ra. Doanh nghiệp đã kịp thời xét đến tính hiệu quả trong sử dụng lao động.
+ Từ năm 1989 đến năm 1990: Lãnh đạo công ty mở cuộc vận động cán bộ công nhân viên ngoài dây chuyền sản xuất thực hiện nghị quyết 176 giải quyết một số lượng lớn người lao động nghỉ chế độ thôi hưu trí.
+ Đến những năm 1996-1999 số lượng lao động dược cân đối giữa tuyển dụng và nghỉ việc ổn định ở mức 250 người. Ngoài ra công ty có chế độ tuyển dụng lao động thời vụ từ 100 đến 150 người tùy theo mức độ tìm kiếm việc làm qua tưng thời kì mùa vụ mỗi năm.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.2.1.2.1. Dây chuyền sản xuất. 2.1.2.1. Dây chuyền sản xuất.
A. Điều hành sản xuất tại các công trình
Ghi chú Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng Đội trưởng Cán bộ kỷ thuật Kế toán Thống kê Phụ trách vật tư Tổ CN thủ công Tổ CN lái xe, máy Tổ trạm thảm
B. Thuyết minh sơ đồ tổ chức hiện trường:
- Đội trưởng là người chỉ huy trực tiếp tại hiện trường phụ trách toàn bộ mọi vấn đề, từ khi bắt đầu thi công đến khi dự án hoàn thành theo bản khoán Công ty giao khoán trên cơ sở giá cả vật tư, đơn giá nhân công, xe máy vv… điều hành các bộ phận nghiệp vụ chuyên môn thuộc đơn vị mình quản lý.
- Kế toán thống kê tập hợp toàn bộ chi phí trong quá trình thi công tính định mức nhiên liệu vật tư và tiền lương làm việc với công ty để để thanh toán giá trị đã thi công.
- Cán bộ kỹ thuật: Có trách nhiệm giám sát quá trình thi công để công trình đảm bảo kỷ thuật , mỹ thuật đúng hồ sơ thiết kế được duyệt,đúng biện pháp và qui trình thi công nêu trong hồ sơ dự thầu. Phối hợp phòng kỷ thuật công ty để làm việc với tư vấn giám sát để lập các chứng chỉ nghiệm thu khối lượng hoàn thành theo giai đoạn, các chứng chỉ hoàn công công trình và các công việc khác liên quan về kỷ thuật do đội trưởng giao.
- Cán bộ vật tư kiểm tra quản lý vật tư điều động vật tư phù hợp theo tiến độ của công trình.
- Các tổ sản xuất chịu sự chỉ đạo trực tiếp của đội trưởng Tổ CN trực tiếp làm những công việc như cán nhựa, làm vệ sinh mặt đường vv… Tổ xe máy vận chuyển vật tư đâỳa đủ và vận hành các loại máy khi thi công .Tổ trạm thảm chịu trách nhiệm chất lượng và số lượng thảm .
Công ty chỉ đạo chung tất cả công trường, lo nhân lực, nguồn vốn, thiết bị cho công trường.
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất.
Tổ chức sản xuất:
* Loại hình sản xuất:
- Loại hình sản xuát của công ty thuộc loại hình sản xuất thi công mới , nâng cấp các công trình xây dựng cơ bản như đường xá , cầu cống, thuỷ lợi vv…
- Khách hàng chủ yếu là các chủ đầu tư thuộc sự quản lý của nhà nước từ trung ương đến địa phươngvà cũng có các khách hàng là các doanh nghiệp hay các tổ chức khác.
- Sản phẩm : Do là nghành xây dựng đặc thù nên sản phẩm của công ty thường là các hạng mục công trình có thời gian dài. Các công trình xây dựng đều là hạ tầng cơ sở do vậy công trình thường có giá trị lớn từ hàng tỷ đồng trở lên ví dụ như : Đường Qlộ 12A,Qlộ 8A, Qlộ 15A vv…
* Chu kỳ sản xuất :
Một chu kỳ sản xuất đối với một sản phẩm của công ty thường 06 tháng trở lên
* Tổ chức sản xuất:
- Sau khi trúng thầu hoặc được chỉ định thầu thi công công trình Công ty ký kết hợp đồng với chủ đầu tư .
- Tiếp theo tính toán vật tư, nhân công và các chi phí khác để tiến hành giao khoán nội bộ .
- Tiến hành thi công, nghiệm thu, thanh toán theo từng hạng mục công việc hay từng giai đoạn .
- Nghiệm thu và quyết toán nội bộ, quyết toán với chủ đầu tư , khi hết bảo hành công trình công ty cùng với chủ đầu tư tổ chức bàn giao cho cơ quan quản lý .
Sơ đồ quy trình :
Kết cấu sản xuất:
- Bộ phận sản xuất chính là các đội và các công trường : Là đơn vị thi công trực tiếp làm ra sản phẩm cho doanh nghiệp .
- Bộ phận phụ trợ là : Xí nghiệp sản xuất vật liệu đá theo kích cỡ khác nhau , và các vật liệu tuỳ theo từng dự án .
- Phục vụ : Nhà ăn , y tế .
- Bộ phận gián tiếp : Tham mưu giúp việc cho công tác điều hành sản xuất .
Trúng thầu Ký HĐ VL,MMTB Tổ chức thi công Công trình hoàn thành
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.2.1.3.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán. 2.1.3.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty theo hình thức và tập trung vừa phân tán.
Mô hình bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là mô hình có đặc điểm một số bộ phận phân cấp, một số bộ phận không phân cấp. Các đơn vị chỉ ghi chép các loại sổ theo dõi như vật tư xuất hiện trường, tiền mặt, hoàn nợ các laoị chi phí v.v…đã được cấp ứng theo các công trình công ty duyệt hạn mức và khoán cho đơn vị. Mô hình này thực ra là kết hợp hai mô hình trên, tạo điều kiện cho gắn liền với hoạt động của đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động phục vụ quản lí có hiệu quả trong hoạt động của đơn vị.
Tổ chức kế toán của công ty gồm 6 nhân viên:
- Trình độ đại học: 2 người; cao đẳng: 2 người; trung cấp: 2 người. - Trình độ tin học: 3 người sủ dụng thành thạo công nghệ thông tin áp dụng vào chuyên môn nghiệp vụ phần mềm kế toán trên máy.
+ 01 Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng tài vụ kế toán.
+ 01 Phó phòng tài vụ kiêm Kế toán tổng hợp – tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
+ Kế toán thanh toán, theo dõi tiền mặt, tiền gửi và các khoản vay Ngân hàng
+ Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ + Kế toán tài sản cố định
+ 01 Thủ quỹ
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
* Nhiệm vụ của từng thành viên.
+ Kế toán trưởng: Là người giúp Giám đốc công ty tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở Công ty, đồng thời thực hiện việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của Công ty. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và sự chỉ đạo, kiểm tra của kế toán trưởng cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp.
+ Kế toán tổng hợp: Thực hiện phần hành kế toán còn lại mà chưa phân công, phân nhiệm cho các bộ phận trên như: Tập hợp chi phí và tính giá thành; thành phẩm và tiêu thụ, hoạt động tài chính, hoạt động khác…; giúp Giám đốc và Kế toán trưởng nắm chắc tình hình hoạt động SXKD của Công ty.
+ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: Gúp kế toán trưởng xây dựng và quản lí kế hoạch tài chính như: vốn bằng tiền, thanh toán với CBCNV, các khoản trích nộp theo lương, tình hình các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của Công ty.
+ Kế toán TSCĐ và thuế: Quản lí tình hình sử dụng tài sản cố định trong đơn vị, biến động tăng, giảm TSCĐ; tham mưu kịp thời các chính sách về thuế cho ban lãnh đạo công ty.
+ Thủ quỹ: Thực hiện các giao dịch với ngân hàng, rút tiền mặt về quỹ đảm bảo cho sản xuất
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ và thuế Kế toán vốn bằng tiền và TT Kế toán vật tư Thủ quỹ
+ Ngoài ra còn có 6 kế toán ở các đội sản xuất chịu trách nhiệm tổng hợp và hạch toán theo cơ chế nội bộ của công ty.
2.1.3.2. Hình thức kế toán áp dụng.
Công ty CP xây dựng đường bộ số I Hà Tĩnh, như tên gọi là xây dựng đường ôtô, cầu cống, đập thủy lợi và khai thác đá. Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản là qua trình thi công lâu dài, phức tạp do đặc điểm sản xuất là đơn chiếc, cố định và cũng để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý, cung cấp kịp thời thông tin hoạt động SXKD theo thời gian và có hệ thống, do đó hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là Sổ nhật ký chung .
Hệ thống sổ kế toán được Công ty sử dụng bao gồm: + Sổ nhật ký chung.
+ Sổ Nhật ký đặc biệt. + Sổ cái các tài khoản. + Các sổ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung tại công ty.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán