5. Thời gian và địa điểm
2.2.4. Chứng từ kế toán nguyên, vật liệu:
2.2.4.1. Chứng từ tăng nguyên vật liệu:
Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán tăng vật liệu của công ty bao gồm: Hoá đơn (GTGT) của người bán, phiếu nhập kho, hợp đồng mua bán, biên bản kiểm nhận vật tư, biên bản thừa, giấy tạm ứng tiền, phiếu chi..
Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty , trên cơ sở kế hoạch do phòng Kế hoạch lập và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đã được phê duyệt, Công ty phân công cho cán bộ tiến hành thu mua nguyên vật liệu. Cán bộ mua vật tư làm “Giấy đề nghị tạm ứng” gửi lên bộ phận kế toán để xin tạm ứng tiền đi mua vật liệu (hoặc phải đi mua nợ khách hàng trả tiền sau). Khi vật tư về đến nơi, công ty có Ban kiểm nhận vật tư đến kiểm nhận vật liệu thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách.... Ban kiểm nhận gồm: Đại diện các phòng: KCS, Kế toán, Vật tư và thủ kho; Căn cứ vào kết quả kiểm nhận thực tế và đối chiếu với “Hoá đơn GTGT” của người bán để ghi vào “Biên bản kiểm nhận vật tư”. Sau đó, bộ phận cung ứng trên cơ sở “Hoá đơn GTGT” lập “Phiếu nhập kho vật tư” rồi giao cho thủ kho (phiếu lập 03 liên: 01 liên thủ kho; 01 liên người mua vật tư; 01 liên lưu tại nơi lập). Thủ kho sẽ ghi số liệu thực nhập vào phiếu, ghi vào “Thẻ kho” rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Cán bộ mua vật tư mang các chứng từ liên quan đến bộ phận kế toán để làm thủ tục thanh toánsố tiền mua vật tư (hoặc số tiền còn nợ khách hàng); kế toán kiểm tra, đối chiếu các chứng từ gốc để thanh toán và theo dõi chi tiết các khoản còn nợ khách hàng (nếu có).
Bảng số 2.1
HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 2- Giao khách hàng
Ngày 04 tháng 05 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Cty SHELL Việt Nam Địa chỉ: CN Cửa Lò
Điện thoại:….. Mã số thuế: ….. Họ và tên người mua hàng:
Đơn vị : Công ty CPXD đường bộ số 1 Hà Tĩnh
Địa chỉ: 117 đường Quang Trung Thị Xã Hồng Lĩnh -tỉnh Hà Tĩnh Số TK: 52110000001116. Tại ngân hàng đầu tư Hồng Lĩnh
Điện thoại: 039.835324 Fax: Hình thức thanh toán: Tiền mặt
Mã số thuế: 3000292809
ST
T Tên sản phẩm ĐVT
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 Nhựa đường lỏng Tấn 186,84 2.671.812.000
Cộng tiền hàng : 2.671.812.000 đồng Thuế suất GTGT: 10%: 267.181.200 đồng Tổng cộng tiền thanh toán: 2.938.993.200 đồng Số tiền viết bằng chữ : ( hai tỷ,chín trăm ba mươi tám triệu,chín trăm chín mươi ba nghìn, hai trăm đồng chẵn)
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
Bảng số 2.2
CÔNG TY CPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1 HÀ TĨNH
Căn cứ vào hoá đơn số: 350 ngày 04 tháng 05 năm 2011 Biên bản kiểm nghiệm vật tư gồm:
1. Ông : Trần Thanh Hải – Chức vụ : Giám đốc – Trưởng ban
2. Ông : Nguyễn Ngọc Minh - Chức vụ: Trưởng phòng KHKT – Uỷ viên
3. Bà : Bùi Thị Tuyết Xanh – Chức vụ : P phòng Kế toán – Uỷ viên 4. Ông : Trần Anh Ngà - Chức vụ - Thủ kho – Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm vật tư dưới đây:
Số TT
Tên nhãn hiệu vật tư Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng sai quy cách, phẩm chất Ghi chú 1 Nhựa đường lỏng Tấn 186,84 186,84 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm - Đạt tiêu chuẩn nhập kho - Đúng quy cách, đủ số lượng
Đại diện kỷ thuật
(Ký, họ tên)
Thủ kho
( Ký, họ tên)
Trưởng ban
( Ký, họ tên)
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
Khi Ban kiểm nhận vật tư kết luận cho nhập kho các vật liệu trên, kế toán NVL căn cứ vào các hóa đơn tại biểu số 2.1 và biên bản kiểm nhận vật tư tại biểu số 2.2 tiến hành ghi vào các sổ kế toán liên quan
Bảng số 2. Phiếu nhập kho
CÔNG TY CPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1 HÀ TĨNH Phường Nam Hồng- TX Hồng Lĩnh – Hà Tĩnh
Ngày 31 tháng 05 năm 2011
Người giao hàng :
Đơn vị : KH.0051 – Cty SHELL Việt Nam
Địa chỉ : CN Cửa Lò
Số hóa đơn: 350 Seri: A A/11P Ngày: 04/05/2011
Nội dung: Nhập nguyên,nhiên liệu tháng 11
Tài khoản có: 331
Mã kho Tên vật tư Tk Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
KH01 01.0002 - Nhựa đường lỏng
1522 Tấn 186,84 2.671.812.000
Tổng cộng tiền hàng Chi phí Thuế giá trị gia tăng
2.671.812.000 267.181.200
Tổng cộng tiền thanh toán 2.938.993.200
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
2.2.4.2. Chứng từ giảm nguyên vật liệu:
Các chứng từ sử dụng hạch toán giảm nguyên vật liệu là đề nghị cung cấp vật tư, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng (nếu nhượng bán...),biên bản thiếu vật tư.
(a) Sau khi giao công trình cho Đội công trình 5 thi công Công ty đã lập phiếu hạn mức để làm căn cứ nhận vật tư và cũng là cơ sở để các phòng theo dõi.
Bảng số 2.4
CÔNG TY CPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1 Phòng KHKT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PHIẾU HẠN MỨC VẬT TƯ. Công trình: Đường Thiên Lộc – Phú Lộc
Hạng mục: Xây dựng
Đơn vị thi công: xí nghiệp sản xuất vật liệu
STT Tên vật tư Đơn vị Khối lượng Ghi
chú 1 Đá dăm 1x2 m3 1200 2 Sup base m3 6.500 3 Đá hộc m3 70,050 4 Xăng A92 lít 4.700 5 Đ trắng ( hạt Granitô) kg 519,060
6 Dây thép buộc 1ly kg 263,650
7 Bột màu kg 22,380
8 Bột đá kg 305,515
9 Cát vàng m3 119,260
10 Xi măng PC40 kg 179.702,530
11 Nhựa đường Tấn 400
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
Theo nhu cầu về vật tư cho từng công trình, hạng mục công trình, ở từng Đội dựa vào hạn mức vật tư này tại từng thời kỳ Đội viết giấy đề nghị cung cấp vật và mua các loại vật liệu phụ gửi lên phòng KHKT kiểm tra . Phòng KHKT sau khi đối chiếu với hạn mức vật tư, nếu thấy số xin mua lớn hơn hạn mức vật tư thì không cấp tiếp vật tư hoặc tiền đi mua các vật liệu, chỉ tiến hành cấp bằng mức hay dưới hạn mức vật tư thôi. Các loại vật tư các đơn vị nhận tại công ty hoặc mua ngoài đều phải theo hạn mức đã được Giám đốc duyệt. Nếu lượng vật tư vượt quá hạn mức, Đội không thuyết minh được thì Đội trưởng và Trưởng ban công trường phải chịu trách nhiệm cá nhân trước Giám đốc công ty. Hàng tháng lập kế hoạch sản xuất xin cấp vật tư với phòng KHKT về số lượng và thời gian cấp.
Căn cứ vào định mức sử dụng vật tư và yêu cầu sản xuất của các Đội, phân xưởng; Các đơn vị phải lập Giấy đề nghị cung cấp vật tư trình lãnh đạo công ty phê duyệt rồi giao cho cán bộ vật tư của đơn vị đến phòng Kế toán làm thủ tục xuất kho “Phiếu xuất kho vật tư”. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật liệu cùng một kho cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng, Sau khi giao - nhận xong thủ kho và người nhận vật tư cùng ký vào phiếu xuất, thủ kho ghi số thực xuất vào cột tương ứng, phiếu xuất dùng làm căn cứ ghi vào thẻ kho của Thủ kho và được chuyển phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
ĐỘI CÔNG TRÌNH 5
GIẤY ĐỀ NGHỊ CUNG CẤP VẬT TƯ
Kính gửi: - Giám đốc công ty
- Phòng KHKT-KTTV
Đề nghị: Phòng thiết bị - vật tư cung cấp các loại vật tư phục vụ thi công.
Tên công trình : Đường 3/2
TT Tên vật tư, thiết bị ĐVT Số lượng Thời gian cung cấp
1 Dầu Diezen lít 100 31/5/2011
2 Xăng A92 lít 210 31/5/2011
3 Nhựa đường Tấn 70 31/5/2011
Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty) (b) Căn cứ vào đề nghị cung cấp vật tư của xí nghiệp SX vật liệu xin cấp vật tư thi công đường Thiên Lộc – Phú Lộc kế toán theo dõi vật tư ghi vào sổ hạn mức vật tư công trình và lập phiếu xuất vật tư cho xí nghiệp SX vật liệu và ghi nợ xí nghiệp SX vật liệu sau đó XN xuất ra công trường để thi công và hoàn nợ chi phí vào công trình
Bảng số 2.6 Phiếu xuất kho
CÔNG TY CPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1 HÀ TĨNH Phường Nam Hồng- TX Hồng Lĩnh – Hà Tĩnh
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 30 tháng 06 năm 2011
Số: 80A Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Mỹ
Đơn vị: DV.0013 – Xí nghiệp SX vật liệu
Địa chỉ: Đậu Liêu – Hồng Lĩnh
Stt Mã kho Tên vật tư Tk nợ Tk có Đvt Số
lượng Giá Thành tiền
1 KH01 01.0002- Nhựa đường lỏng 621029 1522 Tấn 65,21 14.300.000 932.503.000
Tổng cộng 932.503.000
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
2.2.5. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho:
Công ty Nhập , xuất vật tư không phải thường xuyên, mà mỗi lần nhập – xuất vật liệu với số lượng nhiều, giá trị lớn, do đó ở kho cũng như phòng kế toán đã tổ chức theo dõi chi tiết đến từng thứ nguyên, vật liệu. Công ty đã áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ chi tiết vật liệu
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu
Ở kho: Thủ kho dùng "Thẻ kho" để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép; thẻ được mở cho từng danh điểm vật liệu, mỗi danh mục vật liệu được theo dõi một trang hoặc một số trang nhất định và được đánh số theo thứ tự. Các phiếu nhập, xuất sau khi thủ kho ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ và kế toán vật tư kiểm tra số liệu ghi chép ký xác nhận vào thẻ kho. Thẻ kho do thủ kho lập, kế toán vật tư ký xác nhận và kế toán trưởng ký. Cuối kỳ thủ kho và kế toán đối chiếu số liệu giữa kho và bộ phận kế toán, nếu có sự sai lệch số liệu giữa hai bộ phận phải tìm nguyên nhân để giải quyết.
* Ví dụ : Thẻ kho ở thủ kho mở cho danh mục nhựa đường lỏng:
Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất trong tháng 05 và 06/2011, thủ kho ghi vào thẻ kho như sau:
Bảng số 2.7
THẺ KHO
Ngày Lập thẻ: 31/ 05/2011 Tờ số: 02 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Nhựa đường lỏng
Đơn vị tính: tấn Mã số: 02 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của K.toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 10/2011: 45,6 31/5 31 Nhập Nhựa đường lỏng 186,84
30/06 80A Xuất cho đường Thiên Lộc 65,21
Đơn vị: CTYCPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1
Cộng tháng 10/2011 186,84 65,21 167, 23
* Ví dụ : Thẻ kho mở cho danh mục: Xăng A92
- Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất xăng A92, thủ kho ghi vào thẻ kho.
Bảng số 8
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 31/05/2011 Tờ số: 05
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xăng A92
Đơn vị tính: lít Mã số: 01
Ngày nhập xuất
Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi
chú Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 10/2011: 2.02 3
08 70 30/10 Nhập kho xăng A92 19
10 98 30/10 Xuất xăng A92 cho đường 3/2 45
...
Cộng tháng 10/2011 19 45 1997 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại phòng kế toán.
Phòng kế toán cũng mở "Sổ kế toán chi tiết vật liệu" cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với Thẻ kho mở ở kho. Sổ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư phải kiểm tra Lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào sổ chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng, tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho. Trường hợp có sai lệch phải tìm ra nguyên nhân để xử lý. Ngoài ra, Ban kiểm kê vật tư tiến hành kiểm kê thường xuyên để đánh giá nguyên, vật liệu tồn kho chính xác, kịp Đơn vị: CTYCPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1
thời phát hiện thừa, thiếu (nếu có) giúp Công ty có kế hoạch dữ trữ nguyên, vật liệu hợp lý phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
Kế toán chi tiết phải căn cứ vào sổ kế toán chi tiết vật liệu lập "Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho" về mặt giá trị của từng nguyên, vật liệu để thực hiện việc đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.
* Cũng ví dụ trên: tại phòng kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.
Bảng số 9
CÔNG TY CPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1 HÀ TĨNH Phường Nam Hồng- TX Hồng Lĩnh – Hà Tĩnh
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Tài khoản: 1522 – Vật liệu Tên kho: Vật liệu (KH01)
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dầu diezen (04.0002) Từ ngày 31/05/2011 đến 31/05/2011
C. từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn
Ngày Số Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
Tôn đầu kỳ 80 1.514.100
30/10 PN 70 Mua nhập kho 2.569 48.621.590
30/10 PX 139 Xuất cho công trình 3/2 210 3.975.000
Công phát sinh 2.569 48.621.590 210 3.975.000
Cộng tháng 4/07 2.569 48.621.590 210 3.975.000 2439 46.160.690
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
Bảng số 10
CÔNG TY CPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1 HÀ TĨNH Phường Nam Hồng- TX Hồng Lĩnh – Hà Tĩnh
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Từ ngày 31/05/2011 đến 31/05/2011 Tài khoản: 1523 - Nhiên liệu Tên kho: Nhiên liệu(KH04)
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xăng A92
Đơn vị tính: đồng
C. từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn
Ngày Số SL Tiền SL Tiền SL Tiền
Tồn đầu kỳ 50 918.636
30/10 Pn70 Mua từ cửa hàng Xăng tây HL 19 349.082
Cộng phát sinh 19 349.082
Tồn cuối tháng 69 1.267.718
Người lập biểu Kế toán Giám đốc công ty
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
Bảng sô 11
CÔNG TY CPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1 HÀ TĨNH Phường Nam Hồng- TX Hồng Lĩnh – Hà Tĩnh
Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
Khách hàng: CH xăng dầu Tây Hồng Lĩnh(KH0183) Từ ngày 30/10/2011 đến ngày 31/10/2011
Số dư đầu kỳ: 0
Chứng từ Diễn giải Tk đ/ư Ps nợ Ps có
30/10/2011 PN 70 Nhập nhiên liệu tháng 10 1523 349.082 30/10/2011 PN 70 Nhập nhiên liệu tháng 10 1523 48.621.590 30/10/2011 PN 70 Nhập nhiên liệu tháng 10 1523 728.491 30/10/2011 PN 70 Nhập nhiên liệu tháng 10 1523 982.304 30/10/2011 PN 70 Nhập nhiên liệu tháng 10 1331 4.937.023 Tổng phát sinh nợ: 0 Tổng phát sinh có: 55.618.490 Số dư nợ cuối kỳ: 55.618.490
Người lập biểu Kế toán Giám đốc công ty
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
Bảng số 12
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tài khoản :152 Từ 31/05/2011 đến 31/05/2011 TT Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng I Vật liệu chính
1 Nhựa đường 6.700.000 67.000.000 33.500.000 40.200.000 2 Xi măng 22.200.000 59.200.000 14.800.000 66.600.000 Cộng 28.900.000 126.200.000 48.300.000 106.800.000 II Vật liệu phụ Sơn 20.000.000 0 0 20.000.000 Cộng 20.000.000 0 0 20.000.000
III Nhiên liệu
1 Dầu điezen 1.514.100 48.621.590 3.975.000 46.160.690
Cộng 1.514.100 48.621.590 3.975.000 46.160.690
Tổng cộng 58.900.000 126.200.000 48.300.000 136.800.000
Ngày 15 tháng 4 năm 2007
Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)