5. Thời gian và địa điểm
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
2.1.3.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty theo hình thức và tập trung vừa phân tán.
Mô hình bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là mô hình có đặc điểm một số bộ phận phân cấp, một số bộ phận không phân cấp. Các đơn vị chỉ ghi chép các loại sổ theo dõi như vật tư xuất hiện trường, tiền mặt, hoàn nợ các laoị chi phí v.v…đã được cấp ứng theo các công trình công ty duyệt hạn mức và khoán cho đơn vị. Mô hình này thực ra là kết hợp hai mô hình trên, tạo điều kiện cho gắn liền với hoạt động của đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động phục vụ quản lí có hiệu quả trong hoạt động của đơn vị.
Tổ chức kế toán của công ty gồm 6 nhân viên:
- Trình độ đại học: 2 người; cao đẳng: 2 người; trung cấp: 2 người. - Trình độ tin học: 3 người sủ dụng thành thạo công nghệ thông tin áp dụng vào chuyên môn nghiệp vụ phần mềm kế toán trên máy.
+ 01 Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng tài vụ kế toán.
+ 01 Phó phòng tài vụ kiêm Kế toán tổng hợp – tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
+ Kế toán thanh toán, theo dõi tiền mặt, tiền gửi và các khoản vay Ngân hàng
+ Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ + Kế toán tài sản cố định
+ 01 Thủ quỹ
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
* Nhiệm vụ của từng thành viên.
+ Kế toán trưởng: Là người giúp Giám đốc công ty tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở Công ty, đồng thời thực hiện việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của Công ty. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và sự chỉ đạo, kiểm tra của kế toán trưởng cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp.
+ Kế toán tổng hợp: Thực hiện phần hành kế toán còn lại mà chưa phân công, phân nhiệm cho các bộ phận trên như: Tập hợp chi phí và tính giá thành; thành phẩm và tiêu thụ, hoạt động tài chính, hoạt động khác…; giúp Giám đốc và Kế toán trưởng nắm chắc tình hình hoạt động SXKD của Công ty.
+ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: Gúp kế toán trưởng xây dựng và quản lí kế hoạch tài chính như: vốn bằng tiền, thanh toán với CBCNV, các khoản trích nộp theo lương, tình hình các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của Công ty.
+ Kế toán TSCĐ và thuế: Quản lí tình hình sử dụng tài sản cố định trong đơn vị, biến động tăng, giảm TSCĐ; tham mưu kịp thời các chính sách về thuế cho ban lãnh đạo công ty.
+ Thủ quỹ: Thực hiện các giao dịch với ngân hàng, rút tiền mặt về quỹ đảm bảo cho sản xuất
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ và thuế Kế toán vốn bằng tiền và TT Kế toán vật tư Thủ quỹ
+ Ngoài ra còn có 6 kế toán ở các đội sản xuất chịu trách nhiệm tổng hợp và hạch toán theo cơ chế nội bộ của công ty.
2.1.3.2. Hình thức kế toán áp dụng.
Công ty CP xây dựng đường bộ số I Hà Tĩnh, như tên gọi là xây dựng đường ôtô, cầu cống, đập thủy lợi và khai thác đá. Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản là qua trình thi công lâu dài, phức tạp do đặc điểm sản xuất là đơn chiếc, cố định và cũng để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý, cung cấp kịp thời thông tin hoạt động SXKD theo thời gian và có hệ thống, do đó hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là Sổ nhật ký chung .
Hệ thống sổ kế toán được Công ty sử dụng bao gồm: + Sổ nhật ký chung.
+ Sổ Nhật ký đặc biệt. + Sổ cái các tài khoản. + Các sổ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung tại công ty.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng
hợp chi tiết Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ Nhật ký đặc biệt
2.1.3.3. Chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị.
Công ty hiện đang áp dụng chứng từ và hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Các loại báo cáo kế toán:
+ Bảng cân đối kế toán. (Mẫu số B01 – DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. (Mẫu số B03 – DN)
+ Thuyết minh báo cáo tài chính. (Mẫu số B04 – DN)
2.2. Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty CPXD Đường Bộ số 1 Hà Tĩnh
2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu.
- Là công ty xây lắp nên những nguyên vật liệu được sử dụng ttrong sản xuất ở Công ty cũng có đặc thù riêng. Để xây dựng các công trình lớn, Công ty phải sử dụng một khối lượng rất lớn về vật liệu, phong phú đa dạng về chủng loại, quy cách và mang những đặc điểm riêng khác nhau. Có những vật liệu là sản phẩm của của ngành công nghiệp như: Xi măng sắt thép các loại, nhựa đường, gạch . Lại có những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được đưa vào sử dụng ngay, không qua chế bến như: cát, đá, sỏi...Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành nông – lâm nghiệp như: gỗ để làm các loại khuôn, tre để đóng cọc vv…
- Khối lượng các loại vật liệu được sử dụng rất khác nhau, những loại vật liệu cần sử dụng với khối lượng lớn như: xi măng, cát, gạch, thép... nhưng có những loại vật liệu sử dụng rất ít như: đinh, gỗ làm khuôn…
- Hầu hết các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên công trình ( sản phẩm của xây dựng cơ bản). Chi phí vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí xây dựng công trình, khoảng 70%. Qua đó thấy được vai trò quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất xây dựng các công trình của Công ty.
Ngoài ra việc thu, mua, bảo quản, vận chuyển các loại vật liệu có đặc điểm khác nhau, có loại vật liệu có thể mua ngay tại các cửa hàng đại lý vật liệu xây dựng trong thị xã, vận chuyển nhanh chóng và thuận tiện. Có loại vật liệu công ty phải mua ở xa như: Xi măng, sắt, thép... Có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho, phải để ngoài trời như: cát, sỏi ,các loại đá gây khó khăn cho việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt, mất mát, ảnh hưởng đến quá trình xây dựng công trình, đến giá thành xây dựng công trình. Do đó, công ty cần thiết phải có biện pháp vận chuyển, bảo quản phù hợp với từng loại vật liệu.
2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu.
Căn cứ vào chức năng, vai trò của từng loại vật liệu mà công ty chia nguyên vật liệu thành: Nguyên vật liệu chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu như sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm của xây dựng cơ bản, bao gồm hầu hết các loại vật tư mà công ty sử dụng để sản xuất thi công như: Xi măng, cát, đá, sỏi, thép tròn các loại, thép hình các loại, gạch, nhựa đường, bê tông tươi... trong mỗi loại gồm có nhiều nhóm vật liệu khác nhau.. Ví dụ: Đất đá, nhựa đường, xi măng, sắt thép gạch vv… Đây là chi phí sản xuất trực tiếp, yếu tố không thể thiếu và đóng vai trò quyết định trong giá thành sản phẩm.
- Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia xây dựng công trình không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà nó có thể cùng với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, kiểu dáng của sản phẩm xây dựng, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được bình thường, phục vụ quá trình lao động tốt hơn. Ví dụ: các loại sơn bảo vệ khi làm cầu, kẻ đường vv…
- Nhiên liệu: là một loại vật liệu phụ khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc thi công xây dựng công trình, cho các loại xe cộ... do tính chất lý hoá học của nhiên liệu nên người ta đã xếp ra riêng một loại để có
chế độ quản lý thích hợp. Nhiên liệu của Công ty bao gồm: các loại xăng, dầu mỡ, chất đốt...
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà Công ty đang sử dụng bao gồm: phụ tùng thay thế các loại máy móc như : máy rải supbase, base, thảm bê tông nhựa, phụ tùng thay thế của ôtô như các loại vòng bi, ổ trục, má côn, má phanh, ắc quy, xăm lốp xe ôtô...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
- Phế liệu thu hồi: gồm những vật liệu không dùng được như: sắt, thép gỉ , đá quá cỡ bị loại qua trạm bê tông nhựa...
2.2.3. Đánh giá nguyên, vật liệu:
Công ty tính giá vật liệu nhập kho và xuất kho theo giá thực tế.
* Tính giá nhập kho:
+ Vật liệu mua ngoài:
= = + + + -
+ Vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. + Vật liệu cho thuê ngoài gia công, chế biến:
+ Vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của vật liệu và giá thoả thuận do các bên xác định.
+ Vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương do Hội đồng giao - nhận xác định.
Giá thực tế NVL nhập kho Giá mua chưa có thuế GTGT Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Thuế nhập khẩu( nếu có) Chiết khấu giảm giá hàng mua
+ Phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu.
Vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài tuỳ thuộc vào từng dự án có khi công ty tự vận chuyển, có khi công ty mua đến chân hiện trường thi công.
Trong tháng 05/2011, công ty đã tổ chức các đợt mua với nhiều loại vật liệu, nhưng để đơn giản trong quá trình hạch toán và ghi chép, Em xin được trích một ví dụ mua vật liệu tại công ty để minh hoạ.
Ví dụ 1: Căn cứ vào hoá đơn (GTGT)(biểu số 2.1) bán hàng của Cty SHELL VIệt Nam ngày 04/05/2011 và phiếu nhập kho của công ty số 31(biểu số 2.3) ngày 31/05/2011 nhập các loại vật liệu sau:
- Nhựa đưởng lỏng số lượng 186,84 tấn giá chưa VAT 14.300.000đ/tấn Ta tính được giá thực tế vật liệu nhập kho của số vật liệu như sau: - Nhựa đường lỏng : 186,84 tấn x 14.300.00đ/tấn = 2.671.812.000đ
Cộng = 2.671.812.000 đồng
* Giá thực tế vật liệu xuất kho: Công ty sử dụng phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất dùng theo phương pháp nhập trước xuất trước .
- Tính theo giá nhập trước - xuất trước.
Theo phương pháp nhập trước, xuất trước, kế toán giả thiết cho rằng : Số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất . Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu nhập kho trước sẽ dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất kho sử dụng trước và do vậy, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu nhập kho sau cùng .
Ví dụ 2: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 80A (bảng số 2.6) (ngày 30/06/2011) xuất kho nhựa đường lỏng cho xí nghiệp sản xuất vật liệu để thi công đường Thiên Lộc – Phú Lộc
2.2.4. Chứng từ kế toán nguyên, vật liệu:2.2.4.1. Chứng từ tăng nguyên vật liệu: 2.2.4.1. Chứng từ tăng nguyên vật liệu:
Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán tăng vật liệu của công ty bao gồm: Hoá đơn (GTGT) của người bán, phiếu nhập kho, hợp đồng mua bán, biên bản kiểm nhận vật tư, biên bản thừa, giấy tạm ứng tiền, phiếu chi..
Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty , trên cơ sở kế hoạch do phòng Kế hoạch lập và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đã được phê duyệt, Công ty phân công cho cán bộ tiến hành thu mua nguyên vật liệu. Cán bộ mua vật tư làm “Giấy đề nghị tạm ứng” gửi lên bộ phận kế toán để xin tạm ứng tiền đi mua vật liệu (hoặc phải đi mua nợ khách hàng trả tiền sau). Khi vật tư về đến nơi, công ty có Ban kiểm nhận vật tư đến kiểm nhận vật liệu thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách.... Ban kiểm nhận gồm: Đại diện các phòng: KCS, Kế toán, Vật tư và thủ kho; Căn cứ vào kết quả kiểm nhận thực tế và đối chiếu với “Hoá đơn GTGT” của người bán để ghi vào “Biên bản kiểm nhận vật tư”. Sau đó, bộ phận cung ứng trên cơ sở “Hoá đơn GTGT” lập “Phiếu nhập kho vật tư” rồi giao cho thủ kho (phiếu lập 03 liên: 01 liên thủ kho; 01 liên người mua vật tư; 01 liên lưu tại nơi lập). Thủ kho sẽ ghi số liệu thực nhập vào phiếu, ghi vào “Thẻ kho” rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Cán bộ mua vật tư mang các chứng từ liên quan đến bộ phận kế toán để làm thủ tục thanh toánsố tiền mua vật tư (hoặc số tiền còn nợ khách hàng); kế toán kiểm tra, đối chiếu các chứng từ gốc để thanh toán và theo dõi chi tiết các khoản còn nợ khách hàng (nếu có).
Bảng số 2.1
HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 2- Giao khách hàng
Ngày 04 tháng 05 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Cty SHELL Việt Nam Địa chỉ: CN Cửa Lò
Điện thoại:….. Mã số thuế: ….. Họ và tên người mua hàng:
Đơn vị : Công ty CPXD đường bộ số 1 Hà Tĩnh
Địa chỉ: 117 đường Quang Trung Thị Xã Hồng Lĩnh -tỉnh Hà Tĩnh Số TK: 52110000001116. Tại ngân hàng đầu tư Hồng Lĩnh
Điện thoại: 039.835324 Fax: Hình thức thanh toán: Tiền mặt
Mã số thuế: 3000292809
ST
T Tên sản phẩm ĐVT
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 Nhựa đường lỏng Tấn 186,84 2.671.812.000
Cộng tiền hàng : 2.671.812.000 đồng Thuế suất GTGT: 10%: 267.181.200 đồng Tổng cộng tiền thanh toán: 2.938.993.200 đồng Số tiền viết bằng chữ : ( hai tỷ,chín trăm ba mươi tám triệu,chín trăm chín mươi ba nghìn, hai trăm đồng chẵn)
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
Bảng số 2.2
CÔNG TY CPXD ĐƯỜNG BỘ SỐ 1 HÀ TĨNH
Căn cứ vào hoá đơn số: 350 ngày 04 tháng 05 năm 2011 Biên bản kiểm nghiệm vật tư gồm:
1. Ông : Trần Thanh Hải – Chức vụ : Giám đốc – Trưởng ban
2. Ông : Nguyễn Ngọc Minh - Chức vụ: Trưởng phòng KHKT – Uỷ viên
3. Bà : Bùi Thị Tuyết Xanh – Chức vụ : P phòng Kế toán – Uỷ viên 4. Ông : Trần Anh Ngà - Chức vụ - Thủ kho – Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm vật tư dưới đây:
Số TT
Tên nhãn hiệu vật tư Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng sai quy cách, phẩm chất Ghi chú 1 Nhựa đường lỏng Tấn 186,84 186,84 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm - Đạt tiêu chuẩn nhập kho - Đúng quy cách, đủ số lượng
Đại diện kỷ thuật
(Ký, họ tên)
Thủ kho
( Ký, họ tên)
Trưởng ban
( Ký, họ tên)
(Nguồn từ phòng Kế toán Công ty)
Khi Ban kiểm nhận vật tư kết luận cho nhập kho các vật liệu trên, kế toán NVL căn cứ vào các hóa đơn tại biểu số 2.1 và biên bản kiểm nhận vật tư tại biểu số 2.2 tiến hành ghi vào các sổ kế toán liên quan