1.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Hạch toán tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ chủ yếu sử dụng các chứng từ về tính toán tiền lơng, tiền thởng, BHXH, thanh toán tiền lơng, tiền thởng, BHXH nh:
Bảng thanh toán tiền lơng (Mẫu số 02-LĐTL) Bảng thanh toán BHXH(Mẫu số 04-LĐTL) Bảng thanh toán tiền thởng (Mẫu số 05-LĐTL)
Các phiếu chi, các chứng từ, tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan. Các chứng từ trên có thể là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán.
Trên cơ sở “Bảng chấm công”, “Phiếu giao việc”, “Bảng kê khối lợng công việc hoàn thành”, kết quả tính lơng cho từng ngời lao động đợc hoàn thành. Căn cứ vào đây, kế toán tiền lơng lập “Bảng thanh toán lơng”cho từng tổ, đội và các phong ban, trong đó ghi rõ từng khoản tiền lơng (lơng sản phẩm, lơng thời gian), các khoản phụ cấp,trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền lơng
mà ngời lao động đợc lĩnh. Mỗi công nhân viên ghi trên một dòng (có ghi kèm cả cấp bậc lơng). Đồng thời, kế toán tiền lơng cũng tổng hợp, phân bổ và lập nên “Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH”cho các tổ đội này. Sau đó kế toán tiền lơng sẽ lập ra “Bảng thanh toán tiền lơng và BHXH”tổng hợp cho toàn doanh nghiệp. Việc thanh toánBHXH cho các công nhân viên đợc hởng khoản trợ cấp này trong tháng phải căn cứ vào các chứng từ liên quan nh: phiếu nghỉ h- ởng BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động, giấy chứng nhận khám bệnh đ- ợc hởng trợ cấp BHXH…để lập “Bảng thanh toán BHXH”.
Nếu áp dụng tiền thởng cho công nhân viên, kế toán tiền lơng cần tính toán và phản ánh vào “Bảng thanh toán tiền thởng”để theo dõi và chi trả cho ngời lao động.
Sau khi kế toán trởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, “Bảng thanh toán tiền lơng và BHXH”sẽ đợc dùng làm căn cứ để viết phiếu chi và thanh toàn tiền lơng cho ngời lao động trong từng bộ phận. Việc thanh toán lơng đợc thực hiện làm 2 kỳ trong tháng: kỳ một đợc gọi là tạm ứng, kỳ hai thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ (theo chế độ quy định) hoặc những khoản nợ của công nhân đợc cơ quan pháp lý quyết định khấu trừ vào lơng.
Tiền lơng phải trả tân tay cho ngời lao động hoặc ngời đại diện tập thể. Thủ quỹ phát lơng và ngời nhận phải ký vào bảng thanh toán tiền lơng của bộ phận mình.
Trong các doanh nghiệp xây dựng hiện nay, đối tợng tính giá thành thờng là những công trình, hạng mục công trình lớn,thời gianthi công và kỳ tính giá thành dài,đối tợng tính giá thành đơn chiếc. Do vậy doanh nghiệp xây dựng th- ờng không trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất mà thực tế phát sinh vào thời điểm nào thì tính luôn vào chi phí sản xuất của thời kỳ đó.
1.4.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Để tính toán và thanh toán tiền lơng, tiền công và các khoản khác với ngời lao động, tình hình trích lập và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK334 - “phải trả công nhân viên”: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, trợ cấp BHXH, tiền thởng và các khoản thuộc về thu nhập của công nhân viên.
Đối với doanh nghiệp xây lắp, TK334 có 2 TK cấp 2:
+ TK3341: phải trả công nhân viên: phản ánh các khoản phải trả công nhân viên thuộc biên chế của doanh nghiệp.
+ TK3342: phải trả lao động thuê ngoài: phản ánh các khoản phải trả cho lao đông thuê ngoài không thuộc biên chế của doanh nghiệp xây lắp.
- TK338 - “phải trả phải nộp khác”: tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lơng theo quyết toán của toà án, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mợn tạm thời …
Tài khoản 338 đợc chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2: + TK3381: Tài sản thừa chờ giải quyết + TK3382: Kinh phí công đoàn
+ TK3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3384: Bảo hiểm y tế
+ TK3387: Doanh thu cha thực hiện + TK3388: Phải trả phải nộp khác
- Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác nh:TK622, TK11, TK112, TK138, TK623, TK627, TK641, TK642…
1.4.3. Phơng pháp kế toán
Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về kế toán tiền lơng và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ có thể tóm tắt qua sơ đồ sau: Xem trang sau
Chú thích:
1. Các khoản khấu trừ vào lơng 2. Trả lơng bằng sản phẩm
3. Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, chi tiêu kinh phí công đoàn 4. BHXH, BHYT do ngời lao động đóng góp
5. Tiền lơng chính và tiền thởng trong sản xuất 6. Tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất 7. Trích trớc tiền lơng phép của công nhân sản xuất 8. Tiền thởng từ quỹ khen thởng
9. Trích BHXH, BHYT,KPCĐ vào chi phí 10. Số chi BHXH vợt quyết toán đợc cấp bù
Sơ đồ 1.1. Trình tự hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
1.4.4. Tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán tiền lơng
Báo cáo kế toán sử dụng trong phân tích tiền lơng và các khoản trích theo lơng gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội - Sổ cái tài khoản 334, 338...
+ Cách lập bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội
Hàng tháng, căn cứ vào các bảng thanh toán lơng, thanh toán làm đêm, làm thêm giờ …kế toán tập hợp, phân loại theo từng đối tợng sử dụng, tính toán số tiền để ghi vào BPB số 1 theo các dòng phù hợp cột ghi có tài khoản 338 hoặc có TK335 TK 338,333,141,138 (1) TK 512 (2) TK 33311 (2) TK 334 TK 111,112 (3) (4) TK 334 TK 622,623,627,641,642 (5) TK 335 (6) (7) TK 431 (8) TK 111,112 TK 111,112 (9) (10)
Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ và tổng số tiền lơng phải trả (theo quy định hiện hành) theo từng đối tợng sử dụng, tính ra số tiền phải trích BHXH, BHYT KPCĐ để ghi vào các dòng phù hợp cột ghi Có TK338 (3382, 3383, 3384)
Số liệu tổng hợp phân bổ tiền lơng, trích BHXH, BHYT, KPCĐ và trích trớc các khoản đợc sử dụng cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất, ghi sổ kế toán cho các đối tợng liên quan.
Chơng II
thực trạng về công tác hoạch toán tiền l- ơng và các khoản trích theo lơng tại công ty
may 40
2.1. ĐặC ĐIểM TìNH HìNH CủA CÔNG TY MAY 40
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty may 40
Xí nghiệp may 40 đợc thành lập theo quyết định của tổng cục hậu cần quân đội Việt Nam.Với sự có mặt của 30 đồng chí cán bộ quân đội, đó là những ngời đầu tiên đặt nền móng cho việc xây dựng xí nghiệp May40. Nhiêm vụ chủ yếu của xí nghiệp là sản xuất các mặt hàng may mặc giày da, quân hàm phục vụ cho quốc phòng.
Đến cuối năm 1960, xí nghiệp May 40 đợc chuyển giao về sở công nghiệp Hà Nội quản lý. Trong giai đoạn từ năm 1961 đến 1973, trong hoàn cảnh đất nớc vẫn còn chiến tranh, xí nghiệp tuy đã lớn mạnh nhiều về quy mô nhng còn gặp nhiều khó khăn. Nh việc ổn định cơ sở, xây dựng nhà xởng, ổn định đời sống, máy móc thiết bị nghèo nàn lạc hậu chủ yếu là sản xuất thủ công. Mặc dù trong điều kiện khó khăn nh vậy nhng với tinh thần “ Tất cả cho tiền tuyến”. Cán bộ CNV trong xí nghiệp đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đ- ợc giao trong suốt 10 năm.
Sau khi hoà bình lập lại năm 1975, xí nghiệp đã chuyển về địa điểm hiện nay( Phờng Hạ Đình, Thanh Xuân) với diện tích mặt bằng là 25000 mét vuông, công việc đầu tiên là xây dựng 12 000 m2 nhà xỏng đẹp đẽ, thoáng mát rất là thuận lợi cho công việc sản xuất và tuyển chọn thêm nhiều lớp công nhân bổ xung. Đồng thời xí nghiệp chuyển hớng sản xuất từ những mặt hàng phục vụ cho quân đội và hàng nội địa chuyển sang sản xuất nh mặt hàng xuất khẩu cho một số lớn trên thế giới nh Tiệp Khắc,Cộng hoà dân chủ Đức... Tỷ
trọng hàng xuất khẩu những năm 1987 đến 1990 chiếm 80% sản lợng, 20% phục vụ trong nớc.
Từ những năm 1991 đến nay, xí nghiệp May 40 đợc lập lại doanh nghiệp. Ngày 10/11/1992, tại quyết định số 2765/QDUB của UBND thành phố Hà Nội và đợc chuyển thành Công ty May 40 theo quyết định số 741/QDUB ngày 4/5/1994 của UBND thành phố Hà Nội.
Tên công ty: CÔNG TY MAY 40 Hà NộI
Tên tiếng anh: HA NOI GARMENT COMPANY NO 40. Tên giao dịch: GARMENTTEX
Địa điểm: 88 Phố Hạ Đình-Quận Thanh Xuân-Hà Nội
Trong những năm 1990-1992 do ảnh hởng của sự tan rã các nớc khối XHCN và sự biến động của thị trờng Đông Âu. Công ty May 40 đứng trớc ng- ỡng cửa của sự thách thức đầy nguy hiểm, thiết bị công nghệ lạc hậu, trinh độ công nhân viên mất ổn định, hoạt động sản xuất kinh doanh kém hiệu quả. Nhng với ý trí quyết tâm và nỗ lực của giám đốc, tập thể lãnh đạo cũng nhe của anh em công nhân trong công ty bằng việc chủ động tìm kiếm khách hàng, đổi mới thiết bị công nghệ (trên 6 tỷ đồng) hiện đại của Nhật- Đức đã khắc phục đợc khó khăn và bắt đầu làm ăn có hiệu quả. Doanh thu năm 1995 tăng gấp tám lần năm 1991. Tốc độ gia tăng giá trị tổng sản lợng hàng hoá bình quân trên năm từ 20-30%, năm sau cao hơn năm trớc. Hàng năm, công ty đã xuất khẩu sang thị trờng Tây Âu, Bắc Âu, Nhật Bản, Triều Tiên, Đài Loan...hàng triệu sản phẩm đa dạng có chất lợng cao có thể nói, sau 5 năm thực hiện đổi mới công ty May 40 đã có đợc những yếu tố của một đơn vị công nghiệp hiên đại, thich ứng với thị trờng thế giới, bắt đầu có thị trờng ổn định và đời sống của ngời lao động ngày một cải thiện. Trong những năm kinh doanh theo cơ chế thị trờng, công ty đã tạo đợc lợi thế cạnh tranh và đứng vững trên thị trờng. Hiện nay, công ty có mời khách hàng của cácnớc ký kết hợp đồng sản xuất hàng may mặc sẵn, trong đó có những mặt hàng cao cấp nh măng tô, áo khoác bộ áo trợt tuyết, thể thao xuất đi thị trờng nhu Mỹ, Nhật, Canada, Đài Loan, Hàn Quốc và nhiều nớc khác.
Với sự phấn đấu nỗ lực trong sản xuất của tập thể cán bộ công nhân viên. Công ty May 40 đã đạt đợc một số kết quả đáng kể trong mấy năm thông qua các chỉ tiêu sau:
Bảng 2.1. Tình hình hoạt động của công ty May 40
STT Chỉ tiêu ĐV tính 2002 2003 2004
1 Vốn kinh doanh Tỷ 18,839 22,7 23.68
2 Doanh thu Tỷ 71,854 50 23,66
3 Nộp ngân sách Triệu 967 1100 850
4 Kim ngạch xuất khẩu 1000USD 14067 16200 14390
5 Đầu t Tỷ 38 6 Lao động Ngời 1380 1370 1350 7 Trong đó Nữ Ngời 1173 1164 1147 8 Thu nhập bình quân ngời/ tháng 1000đ 770 705 730
2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý2.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất. 2.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất.
Tính chất sản xuất của công ty là sản xuất phức tạp, chu kỳ sản xuất ngắn, loại hình sản xuất hàng loạt. Công ty đã tổ chức sản xuất theo phân x- ởng, một phân xởng cắt, một phân xởng thêu.Các phân xởng sản xuất theo kế hoạch hàng tháng của công ty, sản phẩm chủ yếu của công ty là gia công xuât khẩu với chủng loại đa dạng nh áo trợt tuyết, quần áo thể thao, áo jacket, áo sơ mi, váy áo phụ nữ, trẻ em...Ngoài ra công ty còn nhận theo đơn đặt hàng của các đơn vị trong và ngoài nớc khác nh; EVF của Anh Quốc, MAIR của nhà công nghiệp Đức, TATONKA của Đức, GEMIN của Canada...Với dây chuyền sản xuất khép kín từ công đoạn đầu đến công đoạn cuối cùng bao gồm : cắt ,theu, may, là đóng gói , nhập kho. Cụ thể là công ty dựa trên cơ sở năng lực sản xuất, trình độ tay nghề và máy móc thiết bị của từng phân xởng để dự kiến bố trí mặt hàng cho phù hợp. Điều đó đã khẳng định sự lớn mạnh vững chắc của công ty cũng nh uy tín của công ty với cả những khách hàng khó tính nhất.
* Công ty với chính sách mục tiêu chất l– ơng nh sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chính sách chất lợng: Công ty May 40 Hà Nội cam kết luôn đảm bảo mọi nguồn lực đẻ sản xuất và cung cấp những sản phẩm có chất lợng nh thoả thuận với khách hàng.
Mục tiêu chất lợng : Kiểm soát chặt chẽ chất lợng các giai đoạn sản xuất để khống chế sản phẩm phải sửa lại không quá 2% (giai đoạn cuối), nhng
những sản phẩm sửa lại vẫn đảm bảo chất lợng giao hàng cho khách hàng.Đồng thời duy trì, áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9002, và chuyển đổi hệ thống đảm bảo chất lợng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9002-1994 sang hệ thống đảm bảo chất lợng theo tiêu chuẩn Quốc tế 9001-2000
Tích cực bám sát khách hàng lớn nên đã tạo nguồn hàng đảm bảo, việc gi vững mở rộng quan hệ với các bạn hàng trong và ngoài nớc, tăng cờng đầu t kỹ thuật để không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, tăng rhu nhập cho ngời lao động.
Sơ đồ 2.1. Mô hình tổ chức sản phẩm tại công ty May 40
2.2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tại công ty.
Công ty May 40 là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập thuộc sở công nghiệp Hà Nội.Đây là công ty đợc xếp vào loại hình doanh nghiệp có quy mô và do đặc điểm sản xuất sản phẩm của ngành may mặc nói chung và đặc điểm của công ty nói riêng nên việc tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Giám đốc P. Giám đốc sản xuất Phân xưởng thêu Phân xưởng may 1 P. Giám đốc kỹ thuật Phân xởng may 5 Phân xởng cắt Phân xởng may 7 Phân xởng may 6 Phân xởng may 2 Phân xởng may 3
Sơ đồ 2.2. Bộ máy tổ chức quản lý
Giám đốc
P. Giám đốc sản
xuất P. Giám đốc kỹ thuật
Phân xưởng cắt
Phân xưởng may 2 Phân xưởng may 1
Phân xưởng may 6 Phân xưởng may 3
Phân xưởng may 5
Phân xưởng may 7
Phân xưởng thêu công nghiệp Phòng KHVT XK Phòng TCLĐ Phòng tài vụ Phòng HCQT- y tế Phòng KTCN-KCS
2.2.2.1. Chức năng nhiệm vụ của bộ máy lãnh đạo:
Công ty thực hiện chế độ một thủ trởng với sự hỗ trợ tham gia t vấn của các phòng ban chức năng.
Nh vậy:
* Giám đốc :
-Trách nhiệm: là ngời có trách nhiệm cao nhất đợc giao trách nhiệm quản trị doanh nghiệp, là ngời chỉ huy cao nhất trong doanh nghiệp có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kỹ thuật và đời sống của doanh nghiệp.
- Quyền hạn: Để có thời gian tập trung vào những vấn đề lớn có tính chất chiến lợc nên giám đốc giao quyền chỉ huy sản xuất kinh doanh cho phó giám đốc sản xuất kinh doanh và phó giám đốc kỹ thuật.
Giám đốc là ngời ra quyết định cuối cùng về kế hoạch, chiến lợc sản xuất kinh doanh, mặt hàng, tổ chức dân sự, cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty...
* Phó giám đốc sản xuất:
- Trách nhiệm: Là ngời đợc giám đốc giao quyền chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất do vậy phó giám đốc phải tiến hành lập kế hoạch cho việc sản xuất sao cho phù hợp với khả năng của Công ty trong từng thời kỳ cụ thể. Chỉ đạo điều hành kế hoạch bố trí nhân lực lao động cho các đơn vị sản xuất, chịu trách nhiệm giám sát đồng thời báo cho giám đốc về toàn bộ quá trình