SAJUCO cần nhanh chóng hoàn thiện hệ thống thông tin Marketing, qua đó sẽ giúp cung cấp những thông tin cũng như hỗ trợ việc đưa ra những mô hình quyết định Marketing. Những công việc mà công ty cần làm để hoàn thiện hệ thống này như sau:
- Giai đoạn 1: Hoàn thiện hệ thống ghi chép nội bộ và hệ thống tình báo Marketing:
Hệ thống ghi chép nội bộ: Đây là hệ thống thông tin cơ bản nhất mà công ty cần bắt tay vào xây dựng trước mắt.. SAJUCO có thể tiến hành đàm phán với một số công ty chuyên cung cấp giải pháp phần mềm ứng dụng cho hệ thống thông tin quản lý bao gồm ghi chép nội bộ để tiến hành cài đặt cho hệ thống công nghệ thông tin tại công ty. Thành lập tại mỗi phòng ban, mỗi công đoạn sản xuất một thống kê có nhiệm vụ cung cấp kịp thời những thông tin của bộ phận đang phụ trách. Khi đó, bất kỳ tại thời điểm nào thì Lãnh đạo cũng biết được thông tin về hoạt động sản xuất, kinh doanh, thiết kế, thu chi… Những số liệu này sẽ làm hoàn thiện
hơn hệ thống cơ sở dữ liệu ghi chép nội bộ tại công ty. Điều này giúp SAJUCO chủ động trong việc thu thập những thông tin gồm:
o Chu kỳ đặt hàng - chuyển tiền: Các khách hàng truyền thống, đại lý
gởi đơn đặt hàng cho công ty. Bộ phận đặt hàng chuẩn bị hóa đơn và gởi bản sao cho các bộ phận liên quan. Điều này sẽ tạo thành quy trình khép kín giúp SAJUCO thực hiện nhanh chóng và chính xác từ khâu đặt hàng, lấy hàng khỏi kho và giao hàng cho khách hàng.
o Hệ thống báo cáo tình hình tiêu thụ: gồm các báo cáo cập nhật về
tình hình tiêu thụ hiện tại, tình hình thu chi… Hệ thống này có thể tạo điều kiện cho trưởng các bộ phận liên quan có thể truy cập thông tin kịp thời và nhanh chóng những số liệu này khi mà các số liệu sẽ được đưa vào hệ thống cơ sở dữ liệu ghi chép nội bộ công ty trong hệ thống thông tin Marketing.
o Hệ thống thông tin khách hàng: Công ty chưa quan tâm và triển
khai bài bản trong việc quản lý kênh thông tin quan trọng này. SAJUCO gần như phó mặc và lệ thuộc thông tin về khách hàng vào bộ phận bán hàng. Bộ phận nghiên cứu thị trường cần nhân lực đảm nhận vai trò quản lý hệ thống thông tin khách hàng qua việc chuẩn hóa chế độ - nội dung báo cáo cung cấp thông tin về khách hàng từ bộ phận bán hàng hay từ các phiếu thăm dò từng quý của khách hàng để từ đó lập hệ thống hồ sơ thông tin - lý lịch từng khách hàng. Bên cạnh đó, bộ phận bán hàng cập nhật thông tin vào bảng nhật ký thông tin khách hàng trong hệ thống ghi chép nội bộ và thường xuyên báo cáo với lãnh đạo bộ phận.
Hệ thống tình báo Marketing: Đây là một phần trong gói giải pháp xây dựng hệ thống thông tin Marketing nhằm giúp tìm hiểu về tình hình thị trường bên ngoài cũng như về đối thủ cạnh tranh. Thông tin chủ yếu sẽ được thu thập từ các khách hàng hay đại lý của công ty. Ngoài ra, thông tin này cũng đến từ kênh truyền thông đại chúng (báo, tạp chí, truyền hình, radio, internet…) hoặc thông qua báo cáo từ cấp dưới. Hệ thống này cũng gồm cả những chính sách, quy định, định hướng, phát ngôn chính phủ, các tổ chức cá nhân có thẩm quyền liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty.
- Giai đoạn 2: Định kỳ thuê những công ty chuyên khảo sát thị trường để có thể có những dự đoán, đánh giá tương đối chính xác về thị trường. Do SAJUCO không có điều kiện cũng như kinh nghiệm trong việc khảo sát thị trường nên những báo cáo có thể chưa được hiệu quả so với những công ty chuyên về dịch vụ này. Hiệu quả của việc này sẽ giúp công ty có thêm nguồn thông tin đáng tin cậy bên cạnh những thông tin tình báo từ bộ phận đang công tác tại những hệ thống phân phối. Đồng thời hàng năm cần có những cuộc nghiên cứu nhằm đánh giá những vấn đề về hoạt động Marketing mà công ty đang gặp phải, từ đó nêu lên những nguyên nhân và hướng khắc phục.
- Giai đoạn 3: Xây dựng cơ sở dữ liệu của hệ thống hỗ trợ quyết định Marketing. Theo đó, cập nhật những kết quả nghiên cứu cũng như những kinh nghiệm của những công ty đã thành công trong ngành, bổ sung cơ sở dữ liệu cho mô hình ra quyết định về thiết kế sản phẩm, giá, hoạt động truyền thông… và dữ liệu cho hệ thống dữ liệu thống kê về phân tích tương quan, phân tích theo nhóm…