Để nâng cao chất lượng phục vụ bệnh nhân, khoa Dược đã thực hiện cấp phát thuốc tới tận khoa lâm sàng theo chỉ thị 05/2004/CT-BYT của Bộ y tế. Quá trình giao phát thuốc cho bệnh nhân nội trú phức tạp hơn ngoại trú và được thể hiện cụ thể như sau:
- Điều dưỡng trưởng khoa, điều dưỡng hành chính có nhiệm vụ tổng hợp thuốc theo đúng y lệnh. Hiện nay, việc tổng hợp thuốc tại BVĐK tỉnh Ninh Bình được thực hiện với sự hỗ trợ của phần mềm đồng bộ từ bước nhập
tên thuốc cho từng bệnh nhân bao gồm cả tên thuốc, liều dùng và số lượng lĩnh cho đến bước tổng hợp tổng lượng thuốc lĩnh trong ngày của tất cả các bệnh nhân. Phiếu lĩnh thuốc được in ra theo từng loại riêng đúng với quy chế quản lý của loại thuốc đó: thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần, thuốc ống, thuốc viên, dịch truyền, vật tư tiêu hao.
- Dược sĩ khoa Dược nhận phiếu lĩnh thuốc từ các khoa, tiến hành xem thuốc được sử dụng cho từng bệnh nhân, đối chiếu số lượng thuốc trên phiếu lĩnh và số lượng thuốc trên máy tính. Nếu không có sự sai khác thì ký duyệt phiếu lĩnh thuốc.
- Phiếu lĩnh thuốc được chuyển tới các kho tương ứng. Các dược sỹ thủ kho căn cứ để cấp phát thuốc cho các dược sỹ được giao nhiệm vụ đưa thuốc xuống các khoa lâm sàng. Trước khi cấp phát thuốc, thủ kho dược phải thực hiện 3 kiểm tra, 3 đối chiếu.
- Tại các khoa lâm sàng, điều dưỡng hành chính có nhiệm vụ lĩnh thuốc phải kiểm tra chất lượng, hàm lượng, đối chiếu với phiếu lĩnh thuốc và phải ký xác nhận đủ vào sổ bàn giao thuốc, vật tư tiêu hao. Sau đó điều dưỡng hành chính ghi rõ bệnh nhân sẽ dùng thuốc gì và liều lượng bao nhiêu rồi đưa cho điều dưỡng chăm sóc, căn cứ vào đó điều dưỡng chăm sóc sẽ trực tiếp phát thuốc cho bệnh nhân nội trú. Trong quá trình phát thuốc, điều dưỡng chăm sóc thực hiện các quy định:
- Công khai thuốc được dùng hàng ngày: có phiếu công khai thuốc cho từng bệnh nhân và sau mỗi ngày đều có sự xác nhận của bệnh nhân.
- Cho thuốc vào lọ đựng thuốc sáng, chiều và tối đối với từng bệnh nhân. Tiến hành quan sát trực tiếp công tác cấp thuốc tại khoa Dược và các khoa Cận lâm sàng trong một tuần thu được kết quả như sau:
3.3.2.1. Phát thuốc tới các khoa lâm sàng: Khoa Dược cung cấp thuốc tại 100%
Hình 3.8: Sổ giao nhận thuốc giữa khoa Dược với các khoa lâm sàng
3.3.2.2. Sai sót trong cấp phát thuốc: Không xảy ra các trường hợp: phát nhầm
thuốc, phát thiếu thuốc cho bệnh nhân.
3.3.2.3. Công khai thuốc: Phiếu công khai thuốc được thực hiện đầy đủ với
toàn bộ bệnh nhân.
Hình 3.9: Phiếu công khai thuốc của bệnh nhân
học và chặt chẽ. Tại mỗi khâu đều có sự kiểm tra để giảm thiểu tới mức thấp nhất các sai sót trong sử dụng thuốc cho bệnh nhân. Cấp phát cho bệnh nhân nhanh chóng, đảm bảo thuốc đến tay bệnh nhân kịp thời. Với bệnh nhân cấp cứu sẽ được sử dụng thuốc lấy từ tủ trực. Sau đó các thuốc này sẽ được bổ sung lại vào tủ trực sao cho đủ với cơ số. Tuy nhiên giờ phát thuốc chủ yếu diễn ra vào buổi chiều cho tất cả các khoa trong bệnh viện cho nên lượng thuốc phát ra hàng ngày là rất lớn do đó nhầm lẫn là điều khó tránh khỏi.
3.3.3. Công tác thống kê thuốc
Trong công tác kho việc không để xảy ra tình trạng mất mát, thừa thiếu thuốc với số lượng lớn là rất quan trọng. Do đó tại bệnh viện, phần mềm quản lý sử dụng thuốc có phần thống kê thuốc nhập, sử dụng, tồn trong ngày, tháng, năm. Phần mềm này đã giúp cho công tác thống kê được thực hiện chính xác hơn. Cụ thể:
Thuốc nhập về sẽ được kiểm nhập và được kế toán Dược nhập vào máy tính trên phần mềm nhập thuốc. Bên cạnh đó, thủ kho chính cũng tiến hành nhập thuốc vào sổ xuất nhập.
Thuốc xuất:
Thuốc phát cho bệnh nhân điều trị nội trú: sau khi được duyệt số lượng trên phiếu lĩnh thuốc sẽ được cập nhật ngay vào phần số liệu xuất của mỗi thuốc. Cuối tháng thủ kho chính sẽ in phiếu xuất thuốc trong tháng, tổng hợp vào sổ.
Thuốc xuất cho bệnh nhân BHYT ngoại trú, đơn thuốc sẽ được cả thủ kho ngoại trú và thống kê Dược tổng hợp, sau đó đối chiếu. Số liệu xuất đúng sẽ được thủ kho chính vào sổ xuất nhập thuốc.
Khoa Dược tiến hành kiểm kê một tháng một lần vào cuối tháng, thành phần tham gia kiểm kê và lập biên bản kiểm kê theo đúng qui định. Căn cứ vào số liệu tồn kho trên sổ sách và số liệu kiểm kê thực tế các thủ kho sẽ tìm nguyên nhân thừa thiếu thuốc. Cuối tháng thủ kho chính sẽ đối chiếu với thống kê dược số liệu nhập xuất tồn của tháng đó.
Với thuốc gây nghiện và hướng tâm thần cách cập nhật số liệu cũng như trên, nhưng phải cập nhật theo ngày không theo tháng như thuốc thường.
Với cách làm như trên, công tác thống kê được duy trì cả trên sổ sách và máy tính sẽ kiểm soát được tối đa sai sót.
Báo cáo sử dụng thuốc: hàng tháng khoa Dược nộp báo cáo sử dụng thuốc cho phòng kế hoạch tổng hợp, bao gồm: báo cáo sử dụng thuốc kháng sinh, báo cáo sử dụng vitamin và dịch truyền, báo cáo tổng giá trị tiền thuốc sử dụng…
Kết quả của công tác thống kê thuốc trong năm 2012 được thể hiện ở bảng sau:
Bảng 3.21: Công tác thống kê thuốc của Khoa Dược BVĐK tỉnh NB năm 2012
STT Nội dung Tần suất
1 Thực hiện kiểm kê thuốc hàng tháng 12 2 Thực hiện kiểm nhập thuốc (tất cả các lần nhập) 100 3 Báo cáo sử dụng thuốc kháng sinh 16 4 Báo cáo sử dụng vitamin và dịch truyền 16 5 Báo cáo tổng giá trị tiền thuốc sử dụng 16 6 Báo cáo sử dụng của các thuốc thuộc nhóm bổ trợ 16 7 Báo cáo tỷ lệ sử dụng thuốc của từng phòng khám 16 8 Báo cáo sử dụng thuốc sản xuất trong nước, thuốc
nhập ngoại của từng khoa trong bệnh viện 16
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác cấp phát và thống kê Dược đã cung cấp cho bệnh viện những số liệu chính xác, cập nhật giúp nhà quản lý có thể nắm bắt nhanh chóng, chính xác các thông tin liên quan đến thuốc do đó khoa Dược luôn luôn chủ động trong việc cung ứng thuốc. Các thông tin tài chính và thuốc được nhập liệu chính xác và quản lý theo quy trình nên tránh được tiêu cực trong Bệnh viện. Bác sỹ - Dược sỹ - Y tá (Điều dưỡng) hợp tác, cùng làm việc trên hệ thống, cùng phát hiện sai sót và cùng
đối chiếu công việc của nhau.