3.2.1 Quy trình mua thuốc
Xây dựng kế hoạch mua
Xét chọn nơi cung ứng và ký hợp đồng
Gọi hàng
Tiếp nhận hàng
Thanh toán
Hình 3.9: Quy trình mua thuốc
Sau khi có kết quả trùng thầu bệnh viện chọn nhà cung ứng và hai bên thỏa thuận để ký hợp đồng mua bán thuốc theo đúng quy định. Tuy nhiên là bệnh viện chuyên khoa lẻ nên có nhiều thuốc sử dụng với số lượng rất ít nên gặp rất nhiều khó khăn trong hoạt động cung ứng. Sau khi đã ký hợp đồng với các nhà cung ứng thuốc, khoa dược có nhiệm vụ đặt hàng theo nhu cầu sử dụng của Bệnh viện. Dù lượng thuốc của Bệnh viện dùng không nhiều nhưng Bệnh viện vẫn áp dụng hình thức đặt hàng theo tháng. Do đó tránh được hiện tượng thiếu thuốc, giảm được sự nhầm lẫn và đặc biệt với một số thuốc chuyên khoa ít dùng có thể thương lượng với các nhà cung ứng tránh được hết hạn sử dụng.
36
3.2.2: Kinh phí mua thuốc
Việc mua thuốc như thế nào để phù hợp với mô hình bệnh tật hợp lý hiệu quả. Qua so sánh giá trị của một số nhóm thuốc chính được mua thể hiện qua bảng 3.8:
Bảng 3.8: Giá trị của các nhóm thuốc đƣợc mua trong bệnh viện tỉnh Mắt Hà Nam năm 2012-2013 Đơn vị tính giá trị:1000VNĐ TT Các nhóm thuốc Giá trị Năm 2012 Giá trị năm 2013 Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ 1 Thuốc kháng sinh 812.203 53,70 687.234 52,55 2 Thuốc chứa corticoid 356.126 23,54 326.217 24,95
3 Thuốc hạ nhãn áp 6.489 0,43 6.570 0,50
4 Vitamin, thuốc bổ 106.357 7,03 79.279 6,06 5 Các thuốc tân dược
khác
231.221 15,30 208.376 15,94
Tổng: 1.512.396 100 1.307.667 100
* Nhận xét: Nhìn vào bảng ta thấy trong cả hai năm 2012, 2013 kinh phí sử dụng để mua thuốc kháng sinh; nhóm thuốc chứa corticoid; Vitamin và thuốc bổ chiếm tỉ lệ lớn trong tổng kinh phí mua thuốc, điều này hoàn toàn phù hợp với mô hình bệnh tật của Bệnh viện: Chủ yếu là các bệnh nhiễm khuẩn ở mắt , phẫu thuật thay thủy tinh thể và các bệnh học đường.
3.2.3 Cơ cấu kinh phí mua thuốc nội /thuốc ngoại của Bệnh viện Mắt tỉnh Hà Nam năm 2012-2013. tỉnh Hà Nam năm 2012-2013.
37
Bảng 3.9: Kinh phí mua thuốc nội/thuốc ngoại của Bệnh viện Mắt Hà Nam năm 2012-2013 Đơn vị tính giá trị:1000VNĐ TT Thuốc Giá trị năm 2012 Giá trị năm 2013 Giá trị Tỷ lệ % Giá trị Tỷ lệ %
1 Thuốc sản xuất trong
nước 588.145 38,89 529.179 40,47 2 Thuốc nhập khẩu 924.251 61,11 778.488 59,53 Tổng 1.512.396 100 1.307.667 100 588.145 924.254 529.179 778.488 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000 Năm 2012 Năm 2013
Thuốc sản xuất trong nước Thuốc nhập khẩu
Hình 3.9: Biểu đồ kinh phí mua thuốc nội và thuốc ngoại năm 2012-2013 Nhận xét: Ta thấy trong năm 2013 kinh phí mua thuốc ngoại đã có chiều hướng giảm so với năm 2012. Tuy nhiên cả năm 2012 và năm 2013 kinh phí mua thuốc ngoại nhập vẫn lớn hơn kinh phí mua thuốc sản xuất
38
trong nước. Mặc dù số lượng thuốc ngoại nhập ít hơn số lượng thuốc nội nhưng kinh phí mua thuốc ngoại vẫn lớn hơn vì các thuốc chuyên khoa mắt mà bệnh viện dùng đều là các thuốc có nguồn gốc Châu Âu đắt tiền.
* Nhận thuốc và kiểm nhận:
Ký kết hợp đồng đã quy định rõ địa điểm giao hàng. Tại Bệnh viện Mắt tỉnh Hà Nam các nhà cung ứng thuốc phải giao hàng đến tận kho thuốc của Bệnh viện. Khi tiến hành giao nhận thuốc phải đối chiếu hóa đơn, phiếu báo lô với thực tế tên thuốc, nồng độ, hàm lượng , số lượng, quy cách đóng gói, nơi sản xuất, số lô sản xuất, hạn dùng. Phần lớn các đơn vị đã đảm bảo cung ứng theo hợp đồng. Tuy nhiên cũng còn một số đơn vị để “trôi hàng”, thiếu thuốc gây khó khăn cho công tác điều trị của Bệnh viện.
* Thanh toán:
Bệnh viện thanh toán theo đúng số lượng thuốc đã mua và theo giá trúng thầu. Bệnh viện thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng theo hợp đồng kinh tế. Phần lớn kinh phí chi trả cho các công ty cung ứng thuốc là Bệnh viện lấy từ quỹ bảo hiểm thanh toán cho Bệnh viện. Mà hiện nay Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam thường quyết toán theo quý nên Bệnh viện thường chậm thanh toán cho các công ty cung ứng thuốc. Vì vậy một số công ty không giao hàng hoặc giao hàng chậm gây khó khăn trong hoạt động cung ứng thuốc của Bệnh viện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.4. Nguồn cung ứng thuốc của Bệnh viện Mắt tỉnh Hà Nam:
Nguồn cung ứng thuốc cho Bệnh viện chủ yếu là các công ty trúng thầu thông qua đấu thầu rộng rãi. Năm 2012, Sở Y tế Hà Nam đứng ra tổ chức đấu thầu và Bệnh viện chỉ cần căn cứ vào kết quả trúng thầu rồi chọn nhà cung ứng hàng. Do đó việc đặt hàng rất thuận tiện ít xảy ra hoặc nếu xảy ra thiếu thuốc thì Sở Y tế chủ động điều tiết giữa các công ty giúp Bệnh viện đảm bảo công tác cung ứng thuốc. Năm 2013, theo thông tư 01/2012/TTLT-BYT-BTC ngày 19 tháng 01 năm 2012 của Bộ Y tế, Bộ Tài
39
chính hướng dẫn đấu thầu mua thuốc trong các cơ sở y tế. Lần đầu tiên Bệnh viện đa khoa tỉnh Hà Nam là đơn vị đứng ra mở thầu, bệnh viện đa khoa hướng dẫn cho các bệnh viện trong tỉnh làm dự thảo thầu không rõ ràng. Do đó, Bệnh viện Mắt tỉnh Hà Nam đã gặp nhiều khó khăn trong hoạt động cung ứng thuốc. Nhiều thuốc trúng thầu lại có hàm lượng thuốc không cơ bản và giá trúng thầu cao hơn nhiều so với các thuốc cùng hoạt chất do đó Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam đã làm công văn số 1119/ BHXH- GĐYT ngày 25 tháng 11 năm 2013, hướng dẫn Bệnh viện không được sử dụng các thuốc Vifamox-F1000; Vialexin-F1000; Savisime 1,25g; Mezicef 1,5g…Mặc dù đã có kết quả thầu thuốc từ tháng 7/2013 nhưng đến tháng 10/2013 Bệnh viện Mắt mới lấy được thuốc phục vụ cho công tác khám chữa bệnh[7],[9],[10].
40
Bảng 3.10: Một số thuốc có hàm lƣợng hoạt chất không phổ biến theo công văn số 1119/BHXH-GĐYT ngày 25 tháng 11 năm 2013 của
BHXH tỉnh Hà Nam Đơn vị: Đồng St t Tên thuốc, nồng độ, hàm lƣợng Đơn vị Biệt dƣợc Nhà sản xuất Giá trúng thầu 1 Amoxicilin 1g Viên Vifamox-F1000 Cty CPDP
TW2 2.200
2 Cefalexin 1g Viên Vialexin-F 1000 Cty CPDP
TW2 2.750
3 Cefotaxim 1,25g Lọ tiêm Savisime Hataphar 24.750
4 Cefotaxim 1,5g Lọ tiêm Mezicef Cty CP tập
đoàn Merap 35.000
5 Cefuroxim 1,5g Lọ tiêm Cefuroxim CTCPDP
Minh Dân 34.55
6 Cefuroxim 1,5g Lọ tiêm Cefaxil Lupin Ltd 63.000
7 Alpha chymotrypsin
8400UI Viên Alpha42 TV Pharm 1.554
8 Ginkgo biloba 80mg Viên Ginkgobiloba 80mg HD-Pharma 1.050
Các thuốc không trúng thầu Bệnh viện mua theo hình thức chào hàng cạnh tranh. Hội đồng thuốc và điều trị của Bệnh viện họp thống nhất danh mục thuốc, vật tư y tế mua theo hình thức chào hàng cạnh tranh. Chủ tịch hội đồng thuốc và điều trị trình giám đốc, sau khi được giám đốc phê duyệt thì phòng Tài chính kế toán và khoa Dược thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng để các công ty có nhu cầu cung ứng thuốc về mua hồ sơ
41
tại Bệnh viện. Giám đốc và hội đồng thuốc sẽ lựa chọn các nhà cung ứng có uy tín để cung ứng thuốc cho Bệnh viện.
3.2.5: Danh sách các công ty cung ứng thuốc tại Bệnh viện Mắt tỉnh Hà Nam năm 2012- 2013:
Đơn vị: 1000VNĐ
STT Nhà cung ứng Nguồn gốc
của thuốc Giá trị
Tổng giá trị cung ứng Tỷ lệ(%) 1 Công ty CPDP Hà Nam Thuốc nội 235.450 625.410 23,65 Thuốc ngoại 389.960
2 Công ty thiết bị y tế Hà Nội Thuốc nội 23.807 455.807 17,23 Thuốc ngoại 432.000
3 Công ty CPDP Duy Tiên
Thuốc nội 195.098 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
373098 14,11 Thuốc ngoại 187.000
4 Công ty CPDP Hoa Sen
Thuốc nội 95.000
296.000 11,19 Thuốc ngoại 201.000
5 Công ty CPDP Bình Lục Thuốc nội 139.000 245.230 9,27 Thuốc ngoại 106.230
6 Công ty CPDP Kim Bảng Thuốc nội 123.078 188.078 7,11 Thuốc ngoại 65.000
7 Công ty CPDP Thiên Minh
Thuốc nội 105.126
105.126 3,97 Thuốc ngoại 0.000
8 Công ty CPDP Minh Quang
Thuốc nội 15.300
100.000 3,78 Thuốc ngoại 84.700
9 Công ty CPDP Vinacare Thuốc nội 98.765
98.765 3,73 Thuốc ngoại 0.000
42
10 Công ty CPDP Hoàng Mai
Thuốc nội 10.500 63.600 2,40 Thuốc ngoại 53.100 11 Công ty CPDP Đông Phương Hồng Thuốc nội 32.000 32.000 1,21 Thuốc ngoại 0.000 12 Công ty CPDP Minh Thành Thuốc nội 14.500 31.956 1,21 Thuốc ngoại 17.456
13 Công ty CPDP Minh Dân
Thuốc nội 29.700
29.700 1,12 Thuốc ngoại 0.000
Tổng 2.644.770 100
Các đơn vị cung ứng thuốc cho Bệnh viện đều là các công ty có uy tín và là bạn hàng lâu năm của Bệnh viện. Đứng đầu về giá trị cung ứng là công ty cổ phần Dược phẩm Hà Nam( 23,65%), đứng thứ 2 là công ty thiết bị y tế Hà Nội( 17,23%), đứng thứ 3 là công ty cổ phần Dược phẩm Duy Tiên( 14,11%), thứ 4 là công ty cổ phần Dược phẩm Duy Tiên( 14,11%) …Phần lớn các đơn vị cung ứng thuốc cho Bệnh viện Mắt tỉnh Hà Nam đều là các công ty dược của tỉnh nhà. Đó cũng là dấu hiệu đáng mừng vì nó góp phần tăng trưởng kinh tế của tỉnh hơn nữa khi có trục trặc trong vấn đề cung ứng thuốc, Bệnh viện cũng tiện thương thảo với các đơn vị cung ứng.
3.3: Tồn trữ, bảo quản và cấp phát thuốc tại Bệnh viện Mắt tỉnh Hà Nam
3.3.1 Tồn trữ và bảo quản:
* Hệ thống kho dược tại bệnh viện
43
Bảng 3.11: Phân loại kho dƣợc bệnh viện
TT Tên kho Số lƣợng (kho) Diện tích (m2
)
1 Chính 01 50 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2 Lẻ 01 20
3 Hóa chất 01 20
Tổng 03 90
Khoa dược bệnh viện Mắt tỉnh Hà Nam bố trí 3 kho ở vị trí tầng 2, thoáng mát xa nguồn ô nhiễm, được xây dựng chắc chắn, ở trung tâm bệnh viện thuận tiện cho các khoa lâm sàng. Có diện tích phù hơp với từng kho. Kho dược được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị bảo quản như: Giá, kệ, điều hoà nhiệt độ, tủ bảo quản lạnh, hệ thống chiếu sáng, quạt gió [23]:
44
Bảng 3.12: Trang thiết bị tồn trữ, bảo quản thuốc của khoa Dƣợc
STT Trang thiết bị Số lƣợng (cái)
1 Nhiệt kế 3 2 Điều hòa 4 3 Quạt trần 3 4 Tủ lạnh 2 5 Bình cứu hỏa 3 6 Giá, kệ, tủ 12
Với các phương tiện được trang bị tương đối đầy đủ nên họat động tồn trữ bảo quản thuốc được thực hiện tốt, nghiêm túc, đảm bảo chất lượng thuốc đến tay người bệnh. Tuy nhiên, hệ thống kho của Bệnh viện Mắt tỉnh Hà Nam vẫn chưa đạt GSP, đây là một mục tiêu cần phấn đấu đạt được trong thời gian sớm nhất để đảm bảo hoạt động bảo quản, tồn trữ đúng quy trình, tiêu chuẩn nhằm đạt chất lượng cao nhất.
* Thực hiện quy chế tồn trữ, bảo quản
Thực hiện "3 kiểm tra-3 đối chiếu" và "5 chống": chống nhầm lẫn; chống quá hạn dùng; chống mối mọt,chuột, dán ;chống thảm họa, thiên tai; chống trộm cắp.
Luôn giám sát nhiệt độ, độ ẩm hằng ngày: - Tủ lạnh 2-80C.
- Nhiệt độ trong ngày trong kho (điều hòa không khí) từ 25-270C. - Độ ẩm trong ngày từ 65-70%
Bệnh viện đang tiến triển khai kế hoạch thực hiện nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc” theo quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29/6/2001 của Bộ Y tế .
- Kiểm kê hàng tháng, thông báo trong giao ban thuốc sắp hạn để các khoa phòng lưu ý sử dụng.
45
- Thuốc bảo quản trong kho thường xuyên được kiểm kê, theo dõi về chất lượng, nếu có sự cố, kịp thời báo cáo cấp trên để có các biện pháp xử lý phù hợp.
3.3.2. Cấp phát tại Bệnh viện Mắt tỉnh Hà Nam:
Cấp phát là quá trình đưa thuốc từ khoa dược đến các khoa lâm sàng, cận lâm sàng và bệnh nhân. Quy trình cấp phát thuốc tại Bệnh viện Mắt tỉnh Hà Nam được miêu tả sơ lược qua sơ đồ hình 3.10.
Nhà cung ứng thuốc Kho chính Kho lẻ Phòng cấp ngoại trú Bệnh nhân Khoa lâm sàng Bệnh nhân
-Đường đi của thuốc
-Đường đi của thông tin, nhu cầu, phản hồi -Đường đi của thuốc hoàn trả
Hình 3.10: Quy trình cấp phát thuốc tại Bệnh viện Mắt tỉnh Hà Nam
* Cấp thuốc nội trú cho các khoa lâm sàng và cận lâm sàng: Căn cứ vào bệnh án của bệnh nhân nội trú, bác sỹ điều trị xuống thuốc cho bệnh
46
nhân. Y tá hành chính của khoa điều trị tổng hợp thuốc rồi viết phiếu lĩnh sau đó được bộ phận phê duyệt đầy đủ. Y tá khoa điều trị chuyển phiếu lĩnh cho phòng kế toán đánh thuốc sau đó sẽ lĩnh thuốc tại kho dược của bệnh viện. Trong quá trình cấp phát thuốc nhân viên khoa dược và y tá khoa điều trị phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc để chống nhầm lẫn.
* Cấp phát thuốc cho bệnh nhân ngoại trú:
Đối với người bệnh ngoại trú có BHYT thì quy trình cấp phát được tóm tắt qua sơ đồ hình 3.11. Người bệnh sau khi khám và làm các xét nghiệm cận lâm sàng cần thiết thì được bác sỹ kết luận và kê đơn. Người bệnh được cấp 1 tờ đơn thuốc và 1 bảng kê thanh toán có chữ ký của kế toán, bảo hiểm y tế, bác sỹ và người bệnh. Thanh toán tiền tại phòng Tài chính kế toán xong người bệnh được lấy lại thẻ bảo hiểm y tế. Thuốc được cấp phát tại kho Cấp phát ngoại trú. Người bệnh kiểm, nhận thuốc và ký nhận vào tờ thanh toán. Bảng kê thanh toán sẽ được giữ lại tại khoa dược. Khoa Dược có nhiệm vụ vào máy số lượng thuốc cấp phát.
Hạn chế của quy trình này là: Người bệnh phải đi lại nhiều lần để làm các thủ tục từ khám bệnh đến lấy thuốc. Sau khi thanh toán tiền, người bệnh được trả thẻ bảo hiểm rồi mới được cấp phát thuốc, trong trường hợp người bệnh không lấy thuốc - không thu được bảng kê thanh toán. Như vậy thì sẽ không kết thúc được hồ sơ, BV không được thanh toán các chi phí xét nghiệm cận lâm sàng.
47 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khám & làm XN cận lâm sàng
Chẩn đoán & kết luận
Kê đơn
In bản thanh toán & thanh toán
Cấp phát
Bác sỹ phòng khám
Phòng Tài chính kế toán
Kho cấp phát ngoại trú
Hình 3.11: Quy trình cấp phát thuốc BHYT ngoại trú
* Cấp phát thuốc cho bệnh nhân dịch vụ y tế: Bệnh nhân không có chế độ bảo hiểm sẽ mua thuốc tại nhà thuốc của Bệnh viện.
Trong năm 2012 số lượt cấp thuốc ngoại trú là: 8287 Trong năm 2013 số lượng cấp thuốc ngoại trú là: 9209
48 8287 9209 7800 8000 8200 8400 8600 8800 9000 9200 9400 năm 2012 năm 2013
Hình 3.12: Biểu đồ số lƣợt cấp thuốc ngoại trú năm 2012-2013 - Nhận xét:
Bệnh nhân đến Bệnh viện Mắt thì phần lớn là người già và trẻ em do đó việc sử dụng thuốc phải được hướng dẫn rõ ràng. Tại quầy cấp thuốc bảo hiểm cũng như quầy thuốc dịch vụ, bệnh nhân đều được dược sĩ khoa Dược tư vấn, hướng dẫn cận thận để tránh nhầm lẫn. Mặt khác các nhân viên khoa dược phụ trách quầy thuốc bảo hiểm và quầy cấp dịch vụ cung cấp cho bệnh nhân số điện thoại để người bệnh có thể trực tiếp liên hệ với dược sĩ khi cần thiết. Do đó hoạt động sử dụng thuốc cho bệnh nhân ngày càng nâng cao và được người bệnh tin yêu. Và góp phần thu hút bệnh nhân trong tỉnh cũng như một số xã của các tỉnh lân cận đến khám và điều trị tại bệnh viện ngày càng đông.
*Quy trình hoàn trả thuốc nội trú
Trong một số trường hợp có thể do nhầm lẫn trong quá trình nhập số liệu, hoặc người bệnh được ra viện sớm, hoặc không đáp ứng với phác đồ điều trị cần đổi thuốc đột ngột thì lượng thuốc dư thừa sẽ được hoàn trả lại cho khoa Dược theo quy trình được tóm tắt ở sơ đồ hình 3.14: