4.1.2.1 Kế toán chi phí bán hàng a. Chứng từ sổ sách - Hợp đồng mua bán - Hóa đơn GTGT (phụ lục 03) - Phiếu chi (phụ lục 03) - Lệnh chi (phụ lục 03) - Chứng từ ghi sổ (phụ lục 03) - Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 19)
- Sổ cái tài khoản 641 (phụ lục 12)
b. Luân chuyển chứng từ
Giải thích lƣu đồ 4.4: Khi phát sinh chi phí nhận đƣợc các hóa đơn, chứng từ, bảng phân bổ tiền lƣơng… Kế toán thanh toán lập phiếu chi thành 3 liên, liên 1 lƣu tại bộ phận, liên 2 chuyển cho thủ quỹ cùng với hóa đơn (bảng thanh toán lƣơng, chứng từ liên quan…), liên 3 giao cho ngƣời nhận tiền. Thủ quỹ nhận đƣợc phiếu chi và chứng từ liên quan, kiểm tra đối chiếu và nhập liệu vào phần mềm xong gửi phiếu chi và chứng từ liên quan cho kế toán tổng hợp. Sau khi nhận đƣợc phiếu chi và chứng từ liên quan, kế toán tổng hợp lƣu lại làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ, cập nhật số liệu vào phần mềm. Phần mềm tự động cập nhật vào sổ cái, sổ chi tiết.
Nhận xét:
-Ƣu điểm: Sự phân chia công việc, trách nhiệm giữa các nhân viên kế toán minh bạch rõ rang đảm bảo tính khách quan trong công việc. Chứng từ đƣợc lập đúng quy định, luân chuyển hợp lý giữa các nhân viên. Có sự kiểm tra đối chiếu chặt chẽ giữa các chứng từ hóa đơn.
-Nhƣợc điểm: do khối lƣợng chứng từ nhiều dễ dẫn sai sót trong nhập liệu, ghi sổ sẽ làm ảnh hƣởng đến chi phí xác định kết quả kinh doanh.
Bắt đầu Hóa đơn GTGT, hợp đồng MB, Bảng thanh toán lƣơng Lập phiếu chi Hóa đơn GTGT, hợp đồng MB, Bảng thanh toán lƣơng 3 2 1 Phiếu chi A Ngƣời nhận tiền 1 Phiếu chi Nhập liệu Ghi sổ quỹ 1 Phiếu chi B Tiền Ngƣời nhận tiền Cập nhật vào phần mềm CSDL Kiểm tra đối chiếu Hóa đơn GTGT, hợp đồng MB, Bảng thanh toán lƣơng A Hóa đơn GTGT, hợp đồng MB, Bảng thanh toán lƣơng 1 Phiếu chi B Hóa đơn GTGT, hợp đồng MB, Bảng thanh toán lƣơng Chứng từ ghi sổ Lập chứng từ ghi sổ Nhập liệu Cập nhật số liệu CSDL Cập nhật vào sổ đăng ký chứng từ, sổ cái, sổ chi tiết các tài
khoản liên quan
Sổ chi tiết
Sổ chi cái
1
Phiếu chi Hóa đơn GTGT, hợp đồng MB, Bảng thanh toán
lƣơng
Kế toán thanh toán Thủ quỹ Phần mềm Kế toán tổng hợp
Kết thúc
b. Các nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 09: Ngày 17/01/2014, mua xăng phục vụ cho vận chuyển
hàng đi bán giá đơn giá 22.009,090 đồng/lít, số lƣợng 70 lít, đã có VAT 10%, hóa đơn số 0071798, đã trả bằng tiền mặt.
Nghiệp vụ 10: Ngày 23/01/2014, mua bao bì sản phẩm theo hợp đồng số
06/2014-HĐMB của Công ty Cổ phần Sản Xuất Bao Bì Phong Phú, số lƣợng 20.000 cái, đơn giá 4.850 đồng/cái. Thuế GTGT 10%, hóa đơn số 0000753. Đã trả bằng chuyển khoản.
Nghiệp vụ 11: Ngày 03/02/2014, thanh toán tiền điện thoại tháng
01/2014 cho bộ phận bán hàng bằng tiền mặt, số tiền 1.637.500 đồng.
c. Thực hiện kế toán chi tiết
Từ những nghiệp vụ trên kế toán lập Chứng từ ghi sổ theo ngày, căn cứ Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
Sau đó Chứng từ ghi sổ đƣợc sử dụng ghi vào sổ chi tiết TK 641: Nghiệp vụ (9)
-Cột ngày tháng ghi sổ là ngày thực tế ghi vào sổ chi tiết: 17/01 -Số hiệu chứng từ là số hiệu của chứng từ ghi sổ: 1718
-Ngày tháng là ngày trên chứng từ ghi sổ: 17/01
-Cột diễn giải ghi nội dung của nghiệp vụ phát sinh: Mua xăng phục vụ cho vận chuyển hàng đi bán
-Tài khoản đối ứng của tài khoản 641 là tài khoản 111
-Ghi vào cột phát sinh Nợ nếu phát sinh bên Nợ tài khoản 641, và ghi bên Có nếu phát sinh Có. Cột số dƣ điền tƣơng tự
-Các nghiệp vụ còn lại lên sổ chi tiết tài khoản 641 tƣơng tự. Mỗi khoản chi phí đƣợc theo dõi chi tiết trên tài khoản cấp 2.
d. Thực hiện kế toán tổng hợp
Căn cứ Chứng từ ghi sổ kế toán lên Sổ cái tài khoản 641: Nghiệp vụ (9) -Ngày tháng ghi sổ là ngày thực tế ghi vào sổ cái: 17/01
-Số hiệu là số hiệu của Chứng từ ghi sổ: 1718 -Ngày tháng là ngày trên chứng từ ghi sổ: 17/01
-Cột diễn giải ghi nội dung của nghiệp vụ phát sinh: Mua xăng phục vụ cho vận chuyển hàng đi bán
-Tài khoản đối ứng của tài khoản 641 là tài khoản 111
-Cột số tiền ghi Nợ nếu phát sinh bên Nợ tài khoản 641 và ghi Có nếu phát sinh bên Có.
-Các nghiệp vụ còn lại lên Sổ cái tƣơng tự
Nhận xét:
-Công ty thực hiện chế độ kế toán bao gồm chứng từ, sổ sách, ghi sổ đúng theo mẫu và quy định của Bộ Tài chính. Có mở sổ theo dõi chi tiết các tài khoản của khoản mục chi phí bán hàng để phục vụ cho các báo cáo quản trị.
-Công tác thực hiện kế toán hợp lý, chặt chẽ, phân chia trách nhiệm rõ ràng, đảm bảo tính khách quan trong công việc
4.1.2.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp a. Chứng từ sổ sách -Phiếu chi (phụ lục 04) -Hóa đơn GTGT (phụ lục 04) -Chứng từ ghi sổ (phụ lục 04) -Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 19)
-Sổ chi tiết tài khoản 642 (phụ lục 13)
-Sổ cái tài khoản (phụ lục 13)
b. Luân chuyển chứng từ
Giải thích lƣu đồ 4.5: Khi phát sinh chi phí nhận đƣợc các hóa đơn, chứng từ, bảng phân bổ tiền lƣơng… Kế toán thanh toán lập phiếu chi thành 3 liên, liên 1 lƣu tại bộ phận, liên 2 chuyển cho thủ quỹ cùng với hóa đơn (bảng thanh toán lƣơng, chứng từ liên quan…), liên 3 giao cho ngƣời nhận tiền. Thủ quỹ nhận đƣợc phiếu chi và chứng từ liên quan, kiểm tra đối chiếu và nhập liệu vào phần mềm xong gửi phiếu chi và chứng từ liên quan cho kế toán tổng hợp. Sau khi nhận đƣợc phiếu chi và chứng từ liên quan, kế toán tổng hợp lƣu lại làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ, cập nhật số liệu vào phần mềm. Phần mềm tự động cập nhật vào sổ cái, sổ chi tiết.
Bắt đầu Hóa đơn GTGT, hợp đồng MB, Bảng thanh toán lƣơng Lập phiếu chi Hóa đơn GTGT, hợp đồng MB, Bảng thanh toán lƣơng 3 2 1 Phiếu chi A Ngƣời nhận tiền 1 Phiếu chi Nhập liệu Ghi sổ quỹ 1 Phiếu chi B Tiền Ngƣời nhận tiền Cập nhật vào phần mềm CSDL Kiểm tra đối chiếu Hóa đơn GTGT, hợp đồng MB, Bảng thanh toán lƣơng A Hóa đơn GTGT, hợp đồng MB, Bảng thanh toán lƣơng 1 Phiếu chi B Hóa đơn GTGT, hợp đồng MB, Bảng thanh toán lƣơng Chứng từ ghi sổ Lập chứng từ ghi sổ Nhập liệu Cập nhật số liệu CSDL Cập nhật vào sổ đăng ký chứng từ, sổ cái, sổ chi tiết các tài
khoản liên quan
Sổ chi tiết
Sổ chi cái
1
Phiếu chi Hóa đơn GTGT, hợp đồng MB, Bảng thanh toán
lƣơng
Kế toán thanh toán Thủ quỹ Phần mềm Kế toán tổng hợp
Kết thúc
Nhận xét:
-Ƣu điểm: Sự phân chia công việc, trách nhiệm giữa các nhân viên kế toán minh bạch rõ rang đảm bảo tính khách quan trong công việc. Chứng từ đƣợc lập đúng quy định, luân chuyển hợp lý giữa các nhân viên. Có sự kiểm tra đối chiếu chặt chẽ giữa các chứng từ hóa đơn.
-Nhƣợc điểm: do khối lƣợng chứng từ nhiều dễ dẫn sai sót trong nhập liệu, ghi sổ sẽ làm ảnh hƣởng đến chi phí xác định kết quả kinh doanh.
c. Các nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 12: Ngày 04/02/2014, trả tiền điện thoại văn phòng tháng
1/2014 bằng tiền mặt, số tiền 6.600.000 đồng, thuế VAT 10%, hóa đơn số 001782.
Nghiệp vụ 13: Ngày 19/02/2014, chi thanh toán tiền tiếp khách cho
phòng Tổ chức-Hành chánh số tiền 10.500.000 đồng, theo hóa đơn số 001904.
Nghiệp vụ 14: Ngày 01/03/2014, mua máy in của Công ty TNHH Ricoh
Việt Nam phục vụ cho văn phòng, giá 7.810.000 đồng, đã bao gồm thuế VAT 10%, đã trả bằng chuyển khoản.
d. Thực hiện kế toán chi tiết
Từ những nghiệp vụ trên kế toán lập Chứng từ ghi sổ theo ngày, căn cứ Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
Sau đó Chứng từ ghi sổ đƣợc sử dụng ghi vào sổ chi tiết TK 642: Nghiệp vụ (12)
-Cột ngày tháng ghi sổ là ngày thực tế ghi vào sổ chi tiết: 04/02 -Số hiệu chứng từ là số hiệu của chứng từ ghi sổ: 2798
-Ngày tháng là ngày trên chứng từ ghi sổ: 04/02
-Cột diễn giải ghi nội dung của nghiệp vụ phát sinh: Trả tiền điện thoại văn phòng tháng 01/2014
-Tài khoản đối ứng của tài khoản 642 là tài khoản 111
-Ghi vào cột phát sinh Nợ nếu phát sinh bên Nợ tài khoản 642, và ghi bên Có nếu phát sinh Có. Cột số dƣ điền tƣơng tự
-Các nghiệp vụ còn lại lên sổ chi tiết tài khoản 641 tƣơng tự. Mỗi khoản chi phí đƣợc theo dõi chi tiết trên tài khoản cấp 2
e. Thực hiện kế toán tổng hợp
Căn cứ Chứng từ ghi sổ kế toán lên Sổ cái tài khoản 641: Nghiệp vụ (12) -Ngày tháng ghi sổ là ngày thực tế ghi vào sổ cái: 04/02
-Số hiệu là số hiệu của Chứng từ ghi sổ: 2798 -Ngày tháng là ngày trên chứng từ ghi sổ: 04/02
-Cột diễn giải ghi nội dung của nghiệp vụ phát sinh: Trả tiền điện thoại văn phòng tháng 01/2014
-Tài khoản đối ứng của tài khoản 642 là tài khoản 111
-Cột số tiền ghi Nợ nếu phát sinh bên Nợ tài khoản 642 và ghi Có nếu phát sinh bên Có.
Nhận xét:
-Chứng từ, sổ sách có đầy đủ chữ ký, nội dung phù hợp rõ ràng, trung thực đúng theo mẫu và quy định. Công ty mở các sổ chi tiết để theo dõi khoản chi phí quản lý doanh nghiệp. Các chứng từ đƣợc lƣu trữ để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
-Công tác kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp cũng đƣợc phân chia trách nhiệm rõ ràng, khách quan và trung thực.
4.1.2.3 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
a. Chứng từ sổ sách
-Lệnh chi – NH (phụ lục 05)
-Chứng từ ghi sổ (phụ lục 05)
-Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 19)
-Sổ cái tài khoản 515 (phụ lục 14)
b. Luân chuyển chứng từ
Giải thích lƣu đồ 4.6: Khi nhận đƣợc giấy báo từ Ngân hàng, Kế toán thanh toán lập phiếu kế toán, gửi kèm với giấy báo cho Giám đốc và Kế toán trƣởng ký duyệt. sau đó giấy báo đƣợc lƣu lại, còn phiếu kế toán đã ký làm cơ sở để lập Chứng từ ghi sổ, phiếu kế toán đƣợc lƣu lại. Chứng từ ghi sổ làm căn cứ để nhập liệu vào phần mềm, cập nhật vào các sổ có liên quan.
Nhận xét:
-Ƣu điểm: Trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, có đối chiếu kiểm tra trƣớc khi ký duyệt.
Nhƣợc điểm: Công việc chỉ có Kế toán thanh toán thực hiện, có thể không đảm bảo đƣợc tính minh bạch của chứng từ, dễ dẫn đến gian lận và sai sót.
Bắt đầu Giấy báo Lập phiếu kế toán Ngân hàng Giấy báo từ NH Phiếu kế toán
Đối chiếu Giám đốc và kế toán trƣởng ký duyệt
Giấy báo nợ Phiếu kế toán đã ký Phiếu kế toán đã ký Kiểm tra, lập chứng từ ghi sổ Nhập số liệu Phiếu kế toán đã ký Cập nhật dữ liệu CSDL Phần mềm tự động cập nhật vào sổ đăng ký chứng từ, sổ cái Sổ đăng ký chứng từ Sổ cái
Kế toán thanh toán
Chứng từ ghi sổ
Kết thúc
c. Các nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 16: Ngày 15/02/2014, nhận đƣợc giấy báo có của ngân hàng
Viettinbank về lãi tiền gửi ngân hàng tháng 01/2014 số tiền 5.352.150 đồng.
Nghiệp vụ 17: Ngày 31/03/2014, thu lãi vay bằng chuyển khoản, tháng
03/2014 từ Công ty con 13.500.000 đồng.
d. Thực hiện kế toán tổng hợp
Căn cứ Chứng từ ghi sổ kế toán lên Sổ cái tài khoản 641: Nghiệp vụ (16) -Ngày tháng ghi sổ là ngày thực tế ghi vào sổ cái: 15/02
-Số hiệu là số hiệu của Chứng từ ghi sổ: 3822 -Ngày tháng là ngày trên chứng từ ghi sổ: 15/02
-Cột diễn giải ghi nội dung của nghiệp vụ phát sinh: Nhận đƣợc giấy báo của NH về lãi tiền gửi tháng 01/2014
-Tài khoản đối ứng của tài khoản 515 là tài khoản 112
-Cột số tiền ghi Nợ nếu phát sinh bên Nợ tài khoản 515 và ghi Có nếu phát sinh bên Có.
Các nghiệp vụ còn lại lên Sổ cái tƣơng tự
Nhận xét:
-Công ty sử dụng mẫu chứng từ ghi sổ theo quy định của Bộ Tài chính. Ở khoản mục này Công ty không mở sổ chi tiết để theo dõi, do doanh thu tài chính chủ yếu là lãi tiền gửi không kỳ hạn.
-Công tác kế toán thực hiện doanh thu tài chính đƣợc phân công cho kế toán thanh toán- ngân hàng. Công việc đơn giản nên chỉ một kế toán phụ trách. Nếu có phát sinh tiền mặt thì sau khi công việc kết thúc, kế toán này giao lại tiền và phiếu thu cho thủ quỹ
4.1.2.4 Kế toán chi phí tài chính
a. Chứng từ sổ sách
-Lệnh chi (phụ lục 06)
-Chứng từ ghi sổ (phụ lục 06)
-Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 19)
-Sổ cái tài khoản 635 (phụ lục 15)
b. Luân chuyển chứng từ
Giải thích lƣu đồ 4.7: Khi nhận đƣợc giấy báo từ Ngân hàng, Kế toán thanh toán lập phiếu kế toán, gửi kèm với giấy báo cho Giám đốc và Kế toán trƣởng ký duyệt. sau đó giấy báo đƣợc lƣu lại, còn phiếu kế toán đã ký làm cơ sở để lập Chứng từ ghi sổ, phiếu kế toán đƣợc lƣu lại. Chứng từ ghi sổ làm căn cứ để nhập liệu vào phần mềm, cập nhật vào các sổ có liên quan.
Nhận xét:
-Ƣu điểm: Trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, có đối chiếu kiểm tra trƣớc khi ký duyệt.
-Nhƣợc điểm: Công việc chỉ có Kế toán thanh toán thực hiện, có thể không đảm bảo đƣợc tính minh bạch của chứng từ, dễ dẫn đến gian lận và sai sót.
Bắt đầu Giấy báo Lập phiếu kế toán Ngân hàng Giấy báo từ NH Phiếu kế toán
Đối chiếu Giám đốc và kế toán trƣởng ký duyệt
Giấy báo nợ Phiếu kế toán đã ký Phiếu kế toán đã ký Kiểm tra, lập chứng từ ghi sổ Nhập số liệu Phiếu kế toán đã ký Cập nhật dữ liệu CSDL Phần mềm tự động cập nhật vào sổ đăng ký chứng từ, sổ cái Sổ đăng ký chứng từ Sổ cái
Kế toán thanh toán
Chứng từ ghi sổ
Kết thúc
c. Các nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 18: Ngày 31/01/2014, trả lãi vay tháng 01/2014 cho Ngân
hàng Viettinbank, số tiền 53.671.160 đồng, trả bằng chuyển khoản.
Nghiệp vụ 19: Ngày 31/01/2014, trả lãi vay tháng 01/2014 cho Công ty
Tài Chính Cổ Phần Hóa Chất Việt Nam số tiền 78.651.000, đã trả bằng chuyển khoản.
d. Thực hiện kế toán tổng hợp
Căn cứ Chứng từ ghi sổ kế toán lên Sổ cái tài khoản 641: Nghiệp vụ (18) -Ngày tháng ghi sổ là ngày thực tế ghi vào sổ cái: 31/01
-Số hiệu là số hiệu của Chứng từ ghi sổ: 2463 -Ngày tháng là ngày trên chứng từ ghi sổ: 31/01