VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY 4.1.1Kế toán bán hàng
4.1.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng
a. Chứng từ sổ sách
-Hợp đồng bán hàng
-Hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho (phụ lục 01)
-Phiếu thu (phụ lục 01) -Chứng từ ghi sổ (phụ lục 01) -Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 19) -Sổ chi tiết TK 5112 (phụ lục 10) -Sổ cái TK 511(phụ lục 01) b. Luân chuyển chứng từ Bắt đầu KH Hợp đồng
Kiểm tra, ghi nhận thông tin trên HĐ, lập lệnh bán hàng Hợp đồng 3 2 1 Lệnh bán hàng D 3 Lệnh bán hàng Hợp đồng
Kiểm tra, đối chiếu, ghi thẻ kho Thẻ Kho Hợp đồng 3 Lệnh bán hàng D Hợp đồng 3 Lệnh bán hàng D
Kiểm tra đối chiếu lập hóa đơn GTGT 1 2 3 HĐ GTGT kiêm
phiếu xuất kho
A KH
Nhân viên bán hàng Bộ phận kho Trƣởng bộ phân bán hàng
3 HĐ GTGT kiêm
phiếu xuất kho
Tổ vận tải Kèm sản phẩm Biên bản giao hàng Lập biên bản giao hàng 3 HĐ GTGT kiêm
phiếu xuất kho
Hợp đồng 3 Lệnh bán hàng N Kế toán công nợ phải thu N
Kế toán thanh toán Phần mềm Thủ quỹ KH Tiền Giấy báo thanh toán A 1 HĐ GTGT kiêm
phiếu xuất kho
Kiểm tra đối chiếu nhận tiền lập phiếu thu 1 HĐ GTGT kiêm phiếu xuất kho
Phiếu thu Giấy báoTiền thanh toán N Nhập vào phần mềm Cập nhật sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CSDL Lập chứng từ ghi sổ Cập nhật sổ chi tiết , sổ cái 511, 111, 112, 131
Cuối tháng in báo cáo chi tiết bán hàng, nợ phải thu BC chi tiết bán hàng BC chi tiết nợ phải thu E D
Phiếu thu Giấy báoTiền thanh toán D Kiểm đếm tiền, ký nhận, ghi sổ quỹ Phiếu thu Tiền Giấy báo thanh toán Sổ quỹ Cất vào két sắt E BC chi tiết bán hàng BC chi tiết nợ phải thu
Kiểm tra đối chiếu số liệu khớp đúng Lập bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Kết thúc CSDL E Kế toán tổng hợp
Giải thích lƣu đồ 4.1:
Sau khi thỏa thuận về các điều khoản mua bán trong hợp đồng mua bán, khách hàng soản thảo hợp đồng gửi đến bộ phận bán hàng của Công ty. Nhân viên bán hàng kiểm tra và ghi nhận thông tin trên hợp đồng. Sau đó lập lệnh bán hàng gồm 3 liên. Liên 1 đƣợc lƣu lại tại bộ phận bán hàng, liên 2 gửi cho khách hàng, liên 3 cùng với hợp đồng gửi đế kho hàng làm căn cứ xuất kho.
Tại bộ phận kho, thủ kho đối chiếu lệnh bán hàng với hợp đồng của khách hàng. Sau đó, thủ kho gửi lệnh bán hàng và hợp đồng đến cho trƣởng bộ phận bán hàng để kiểm tra đối chiếu sau đó lập hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho gồm 3 liên, liên 1 gửi đến cho kế toán thanh toán, liên 2 gửi cho khách hàng. Liên 3 gửi đến bộ phận kho làm căn cứ ghi vào thẻ kho và lập biên bản giao hàng kèm theo sản phẩm cho tổ vận tải. Sau đó, liên 3 hóa đơn GTGT đƣợc gửi đến kế toán công nợ và lƣu tại đây.
Giải thích lƣu đồ 4.2:
Khách hàng gửi giấy báo thanh toán và tiền hàng đến thì kế toán thanh toán kiểm tra, đối chiếu với liên 1 hóa đơn bán hàng để lập phiếu thu. Liên 1 lƣu tại đó để tập hợp lại nộp về cho cơ quan thuế. Căn cứ vào hóa đơn và phiếu thu lập chứng từ ghi sổ nhập vào phần mềm kế toán. Sau đó, gửi phiếu thu, giấy báo thanh toán và tiền cho thủ quỹ. Sau khi nhập liệu, phần mềm kế toán tự cập nhật vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản có liên quan.
Khi thủ quỹ nhận đƣợc các chứng từ do kế toán chuyển đến, thủ quỹ tiến hành kiểm đếm tiền thực nhận rồi so với số tiền ghi trên phiếu thu và giấy báo thanh toán, sau đó ký xác nhận vào phiếu thu, ghi vào sổ quỹ và lƣu lại đó.
Định kỳ, kế toán thánh toán in các báo cáo chi tiết gửi cho kế toán tổng hợp. Cuối quý, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu sổ sách dữ liệu trên phần mềm kế toán cùng với các báo cáo chi tiết để lập báo cáo tài chính.
Nhận xét:
-Ƣu điểm: Từ quy trình luân chuyển trên ta có thể thấy Công ty có mở sổ chi tiết các tài khoản để kế toán trƣởng và ban lãnh đạo Công ty dễ dàng theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ, kinh tế, giải quyết kịp thời các sai sót. Các chứng từ đƣợc luân chuyển cho từng bộ phận cụ thể, phù hợp với chuyên môn của từng nhân viên giúp đảm bảo tính chính xác trong từng nghiệp vụ. Có sự phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên kế toán, có sự tách biệt giữa ngƣời lập hóa đơn và ngƣời ghi sổ, tránh đƣợc rủi ro lập hóa đơn khống, lập hóa đơn cho những khách hàng không có thực, sai thông tin trên hóa đơn. Việc đối chiếu lẫn nhau giữa các chứng từ, hóa đơn, và các bộ phận khá chặt chẽ.
-Nhƣợc điểm: do khối lƣợng nghiệp vụ và chứng từ phát sinh nhiều có thể xảy ra rủi ro nhập liệu sai hoặc thiếu xót, hệ thống sẽ không cập nhật đƣợc đầy đủ.
c. Các nghiệp vụ phát sinh
Bán hàng thu tiền ngay (tiền mặt)
Nghiệp vụ 1: Ngày 10/01/2014, xuất kho 500kg thức ăn cá tra (cá từ
600gram – 800 gram) đơn giá 12.450 đồng/kg, 500 kg thức ăn cá tra ( cá từ 300 – 600 gram) đơn giá 11.250 đồng/kg, thuế GTGT 5%, hóa đơn số 0003928, bán cho khách hàng Nguyễn Thị Hồng. Khách hàng trả tiền ngay bằng tiền mặt, tổng số tiền là 12.442.500 đồng.
Nghiệp vụ 2: Ngày 13/01/2014, bán cho khách hàng Đỗ Minh Tuấn
500kg bột giặt cao cấp đa dụng đơn giá 20.983 đồng/kg, thuế GTGT 10%, hóa đơn số 0004153. Khách hàng đã trả bằng tiền mặt, tổng số tiền là 11.540.650 đồng.
Bán hàng thu tiền ngay (tiền gửi ngân hàng)
Nghiệp vụ 3: Ngày 05/01/2014, xuất phân bón bán cho Doanh nghiệp Tƣ
nhân Hoàng Phú, thuế GTGT 5%, hóa đơn số 0003684, khách hàng đã trả tiền qua chuyển khoản:
-NPK 16.20.0: số lƣợng 5 tấn, đơn giá 11.213.333 đồng/tấn -NPK 16.16.8.13S: số lƣợng 3 tấn, đơn giá 9.266.666 đồng/tấn
-NPK 23.23.0 Hi-End: số lƣợng 2,5 tấn, đơn giá 12.130.466 đồng/tấn -NPK 25.25.5 Hi-End: số lƣợng 3,5 tấn, đơn giá 12.532.248 đồng/tấn -NPK 18.8.16.7S Hi-End: số lƣợng 4 tấn, đơn giá 12.211.583 đồng/tấn Tổng số tiền là 217.247.129 đồng
Nghiệp vụ 4: Ngày 12/03/2014, xuất phân bón bán cho khách hàng Sơn
Thị Hà, theo hóa đơn số 0007439, thuế GTGT 5%, khách hàng trả tiền bằng chuyển khoản:
-NPK 15.5.20: Số lƣợng 5 tấn, đơn giá 12.497.333 đồng/ tấn -NPK 20.20.15 Hi-End 3 tấn, đơn giá 11.806.666 đồng/ tấn -NPK 16.16.8.13S Hi-End 2 tấn, đơn giá 9.266.666 đồng/ tấn -NPK 30.20.5 3 tấn, đơn giá 10.733.333 đồng/ tấn
-NPK 20.20.15+TE 5 tấn, đơn giá 10.266.666 đồng/ tấn -NPK 16.15.16 2 tấn, đơn giá 11.806.666 đồng/tấn Tổng số tiền là 234.766.000đồng
Bán chịu hàng hóa
Nghiệp vụ 5: Ngày 03/01/2014, xuất phân bón bán cho Doanh nghiệp Tƣ
nhân Bé Tƣ, theo hóa đơn số 0003451, thuế GTGT 5%, chƣa trả tiền mua hàng.
-NPK 17.3.20 Hi-End số lƣợng 4 tấn, đơn giá 10.366.145 đồng/tấn -NPK 25.25.5 Hi-End số lƣợng 6 tấn, đơn giá 12.532.248 đồng/tấn -NPK 20.20.15 Hi-End số lƣợng 3 tấn, đơn giá 11.806.666 đồng/tấn -NPK 16.10.6+13S số lƣợng 5 tấn, đơn giá 11.254.433 đồng/tấn Tổng số tiền là 218.767.742 đồng
d. Thực hiện kế toán chi tiết
Từ những nghiệp vụ trên kế toán lập Chứng từ ghi sổ theo ngày, căn cứ Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
Sau đó Chứng từ ghi sổ đƣợc sử dụng ghi vào sổ chi tiết TK 5112: Nghiệp vụ (1)
-Cột ngày tháng ghi sổ là ngày thực tế ghi vào sổ chi tiết: 10/01
-Số hiệu chứng từ là số hiệu của chứng từ ghi sổ ( vì theo hình thức chứng từ ghi sổ): 1102
-Ngày tháng là ngày trên chứng từ ghi sổ: 10/01
-Cột diễn giải ghi nội dung của nghiệp vụ phát sinh: Bán thức ăn cá tra cho Nguyễn Thị Hồng
-Tài khoản đối ứng của tài khoản 5112 là tài khoản 131
-Căn cứ vào hóa đơn GTGT điền thông tin vào cột số lƣợng: 500, đơn giá: 12.450, thành tiền: 208.350.231
-Các nghiệp vụ còn lại lên sổ chi tiết tài khoản 5112 tƣơng tự, mỗi mặt hàng đƣợc theo dõi riêng.
e. Thực hiện kế toán tổng hợp
Căn cứ Chứng từ ghi sổ kế toán lên Sổ cái tài khoản 5112: Nghiệp vụ (1) -Ngày tháng ghi sổ là ngày thực tế ghi vào sổ cái: 10/01
-Số hiệu là số hiệu của Chứng từ ghi sổ: 1102 -Ngày tháng là ngày trên chứng từ ghi sổ: 10/01
-Cột diễn giải ghi nội dung của nghiệp vụ phát sinh: Bán thức ăn cá tra cho Nguyễn Thị Hồng
-Tài khoản đối ứng của tài khoản 5112 là tài khoản 131
-Cột số tiền ghi Có nếu phát sinh bên Có tài khoản 511 và ghi Nợ nếu phát sinh bên Nợ.
-Các nghiệp vụ còn lại lên Sổ cái tƣơng tự
Nhận xét:
-Công ty sử dụng đúng các loại chứng từ và sổ sách kế toán theo chế độ kế toán hiện hành của nhà nƣớc. Giúp cho công tác kế toán đƣợc tiến hành hợp lý, chặt chẽ. Đảm bảo chính xác số liệu, việc áp dụng hình thức kế toán theo hình chứng từ ghi sổ phù hợp với công tác hạch toán và quy mô hoạt động của Công ty.
-Tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty. Các kho có đầy đủ phƣơng tiện đảm bảo an toàn cho hàng hóa và thành phẩm trong kho.
-Khi hạch toán doanh thu, kế toán đƣa toàn bộ doanh thu vào nợ tài khoản 131, sau đó mới hạch toán vào tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng dù là nghiệp vụ thanh toán tiền ngay hay trả chậm. Với việc hạch toán trên sẽ dễ theo dõi công nợ phải thu, và lên các báo cáo phục vụ cho công tác quản trị.
4.1.1.2 Kế toán giá vốn hàng bán
a. Chứng từ sổ sách
-Chứng từ ghi sổ (phụ lục 02)
-Hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho (phụ lục 01)
-Phiếu xuất kho – NVL (phụ lục 02)
-Bảng thanh toán lƣơng -Bảng kê chi phí sản xuất
-Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 19)
-Sổ cái TK 632 (phụ lục 11)
-Sổ chi tiết TK 632 (phụ lục 11)
b. Luân chuyển chứng từ
Bắt đầu
Phiếu yêu cầu xuất NVL đã ký
Lập phiếu xuất kho
Phiếu yêu cầu
xuất NVL đã ký 3 2 1 Phiếu xuất kho Bộ phận kho KT tiền lƣơng KT kho 3 Phiếu
xuất kho Bảng thanh toán lƣơng Bảng kê chi phí sản xuất
Nhập liệu vào phần mềm
Lập chứng từ ghi sổ, tính giá thành
3
Phiếu
xuất kho Bảng thanh toán lƣơng Bảng kê chi phí sản xuất Phiếu tính giá thành Chứng từ ghi sổ A A Phiếu tính giá thành Chứng từ ghi sổ
Ghi sổ chi tiết, sổ cái Sổ chi tiết Sổ cái Phiếu tính giá thành Chứng từ ghi sổ Kết thúc Kế toán kho Kế toán tổng hợp
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Giải thích lƣu đồ 4.3: Kế toán kho khi nhận đƣợc phiếu yêu cầu xuất NVL đã ký duyệt do phân xƣởng gửi đến tiến hành lập phiếu xuất kho 3 liên, liên 2 gửi cho bộ phận xuất kho để xuất kho NVL, liên còn lại gửi cho kế toán tổng hợp.
Hằng ngày, kế toán tổng hợp khi nhận đƣợc phiếu xuất kho, bảng thanh toán tiền lƣơng do kế toán tiền lƣơng gửi đến và bảng kê chi phí sản xuất do kế toán kho, kế toán công nợ phải trả gửi đến sẽ tiến hành nhập liệu các chứng từ này vào phần mềm kế toán, lập chứng từ ghi sổ. Phần mềm sẽ tự động tính giá thành thành phẩm dựa vào số liệu đã nhập hằng ngày. Kế toán kết chuyển ra phiếu tính giá thành thành phẩm, căn cứ vào phiếu tính giá thành và chứng
từ ghi sổ tổng hợp máy tính sẽ thực hiện xử lý kết chuyển các số liệu qua sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản liên quan giá vốn. Các chứng từ, sổ sách đƣợc tổ chức lƣu trữ theo quy định.
Nhận xét:
-Ƣu điểm: Các phiếu xuất kho nguyên liệu sử dụng cho sản xuất đều dựa vào phiếu yêu cầu đã ký duyệt để làm căn cứ xuất kho. Tránh đƣợc tình trạng xuất nguyên vật liệu sử dụng không đúng mục đích, lãng phí… Các chứng từ sổ sách đều đƣợc lƣu trữ, bảo quản theo quy định và đƣợc in khi cần thiết.
-Nhƣợc điểm: Chƣa có sự đối chiếu chứng từ trƣớc khi nhập liệu vào phần mềm, sẽ ảnh hƣởng đến các số liệu bị sai lệch khi kết chuyển giá vốn.
c. Các nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 6: Ngày 03/01/2014, hạch toán giá vốn cho nghiệp vụ (5)
-NPK 17.3.20 Hi-End, số lƣợng 4 tấn, giá vốn 9.114.562 đồng/ tấn -NPK 25.25.5 Hi-End, số lƣợng 6 tấn, giá vốn 10.870.542 đồng/ tấn -NPK 20.20.15 Hi-End, số lƣợng 3 tấn, giá vốn 9.966.015 đồng/ tấn -NPK 16.10.6+13S, số lƣợng 5 tấn, giá vốn 9.921.333 đồng/ tấn Tổng giá vốn là 181.186.210
Nghiệp vụ 7: Ngày 05/01/2014, hạch toán giá vốn cho nghiệp vụ (3)
-NPK 16.20.0, số lƣợng 5 tấn, giá vốn 9.834.244 đồng/tấn -NPK 16.16.8.13S, số lƣợng 3 tấn, giá vốn 9.266.666 đồng/tấn -NPK 23.23.0, số lƣợng 2,5 tấn, giá vốn 10.870.542 đồng/ tấn -NPK 25.25.5 Hi-End, số lƣợng 3,5 tấn, giá vốn 10.870.542 đồng/ tấn -NPK 18.8.16.7S Hi-End, số lƣợng 4 tấn, giá vốn 11.023.711 đồng/ tấn Tổng giá vốn là 114.068.459 đồng
Nghiệp vụ 8: Ngày 12/03/2014, hạch toán giá vốn cho nghiệp vụ (4)
-NPK 15.5.20, số lƣợng 5 tấn, giá vốn 10.962.331 đồng/ tấn -NPK 20.20.15, số lƣợng 3 tấn, giá vốn 9.966.015 đồng/ tấn -NPK 16.16.8.13S Hi-End, số lƣợng 2 tấn, giá vốn 8.019.233 đồng/tấn -NPK 30.20.5, số lƣợng 3 tấn, giá vốn 9.633.533 đồng/ tấn -NPK 20.20.15+TE, số lƣợng 5 tấn, giá vốn 9.013.662 đồng/ tấn -NPK 16.15.16, số lƣợng 2 tấn, giá vốn 9.966.015 đồng/ tấn Tổng giá vốn là 194.649.105 đồng
Từ các bút toán trên ghi vào chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi vào sổ chi tiết TK 155, TK 632. Sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ để Đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái TK155, TK632.
d. Thực hiện kế toán chi tiết
Từ những nghiệp vụ trên kế toán lập Chứng từ ghi sổ theo ngày, căn cứ Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
Sau đó Chứng từ ghi sổ đƣợc sử dụng ghi vào sổ chi tiết TK 632: Nghiệp vụ (6)
-Cột ngày tháng ghi sổ là ngày thực tế ghi vào sổ chi tiết: 03/01 -Số hiệu chứng từ là số hiệu của chứng từ ghi sổ: 292
-Cột diễn giải ghi nội dung của nghiệp vụ phát sinh: Bán phân bón NPK cho DNTN Bé Tƣ
-Tài khoản đối ứng của tài khoản 632 là tài khoản 155
-Căn cứ vào hóa đơn GTGT điền thông tin vào cột số lƣợng: 6 tấn, đơn giá: 10.870.542 đồng/ tấn, thành tiền: 65.223.252 đồng
-Các nghiệp vụ còn lại lên sổ chi tiết tài khoản 632 tƣơng tự, mỗi mặt hàng đƣợc theo dõi riêng.
e. Thực hiện kế toán tổng hợp