6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.2. Xác định tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên
a. Khái niệm tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên
Tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên là hệ thống các tiêu thức cụ thể, thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt chất lƣợng lẫn số lƣợng, là mốc chuẩn cho việc đo lƣờng thực tế thực hiện công việc của nhân viên, là mục tiêu công việc của nhân viên. Nói cách khác, các tiêu chí đánh giá thành tích đƣợc xác định từ thông tin phân tích vị trí công việc, việc làm mà nhân viên đảm nhận.
Tiêu chí đánh giá thể hiện nhiệm vụ của ngƣời lao động và cũng thể hiện sự kỳ vọng của nhà quản lý với nhân viên. Do vậy khi xây dựng tiêu chí đánh giá thành tích ngƣời ta thƣờng dựa vào các thông tin về phạm vi công việc của nhân viên qua phân tích và mô tả công việc, các mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp để đảm bảo thành tích của nhân viên góp phần đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức, thành tích hiện tại hoặc trong quá khứ của nhân viên, những điểm mạnh và điểm yếu, mục tiêu và nguyện vọng trong công việc của nhân viên.
Nếu không xác định tiêu chí đánh giá hay xác định tiêu chí không chính xác sẽ dẫn đến việc thực hiện công tác đánh giá không chính xác, đánh giá sai lệch tức là mục tiêu đánh giá sẽ không thực hiện đƣợc. Do đó, yêu cầu đối với các tiêu chí đánh giá thành tích là:
- Tiêu chí phải cho thấy những gì ngƣời lao động cần làm trong công việc và làm tốt đến mức độ nào?
- Các tiêu chí phải phản ánh hợp lý các mức yêu cầu về số lƣợng, chất lƣợng thực hiện công việc và phù hợp với đặc điểm của từng công việc.
b. Phương pháp xác định tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên
Thông thƣờng các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng 2 cách sau đây để xây dựng các tiêu chí đánh giá:
- Chỉ đạo tập trung: Sử dụng phƣơng pháp này nhà quản trị sẽ dựa trên
cơ sở phân tích công việc và thông tin từ bản mô tả công việc để đƣa ra các tiêu chí rồi phổ biến cho nhân viên thực hiện.
- Thảo luận dân chủ: Trong cách này, nhân viên và cấp lãnh đạo cùng
bàn bạc để đƣa ra quyết định về các tiêu chí. Cách làm này tuy phức tạp nhƣng thu hút đƣợc nhân viên vào việc xây dựng các tiêu chí đánh giá, gắn kết đƣợc mục tiêu của nhân viên với mục tiêu chung của tổ chức, tranh thủ đƣợc sự ủng hộ và tinh thần tự giác của nhân viên.
c. Các yêu cầu đối với tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên
Khi xây dựng tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên cần chú ý một số yêu cầu sau:
- Sự phù hợp và tính cụ thể: Các tiêu chí thực hiện công việc hay các
tiêu thức đánh giá phải gắn với mục tiêu của tổ chức. Nghĩa là, hệ thống đánh giá phải phù hợp và phục vụ thiết thực cho mục tiêu quản lý. Cần phải xác định rõ những gì cần đạt đƣợc, những nhiệm vụ mà ngƣời lao động cần làm và cần làm tốt đến đâu một cách rõ ràng, tránh mập mờ.
- Tính nhạy cảm (có thể đo lường được): Tiêu chí nên trả lời các câu
hỏi nhƣ cái gì, bao nhiêu và khi nào, điều này bao gồm bảng mô tả kết quả công việc, hoặc những chuẩn mực để thực hiện công việc. Khi tiêu chí đánh giá thành tích đƣợc diễn đạt một cách cụ thể, có thể đo lƣờng theo các mức độ thì việc so sánh giữa tiêu chí với thành tích sẽ công bằng giữa các nhân viên.
- Khả thi (có thể đạt được): Tiêu chí phải nằm trong khả năng thực hiện
với những nguồn lực sẵn có. Tiêu chí cần mang tính thách thức và thực tế cho nhân viên, thiết lập tiêu chí quá cao nhằm khuyến khích nhân viên nỗ lực hết mình có thể gây tác động ngƣợc lại. Điều cần lƣu ý ở đây là mục tiêu cần thống nhất giữa cấp quản trị và nhân viên để tránh mục tiêu là áp đặt vƣợt quá
khả năng thực hiện của nhân viên hoặc nhân viên đăng ký mức độ hoàn thành dƣới khả năng thực hiện để dễ đạt thành tích.
- Hợp lý: Tiêu chí đánh giá phải bao quát toàn bộ những nhiệm vụ đặt
ra đối với nhân viên và không để bị đồng nhất vì có những nhân tố nằm ngoài sự kiểm soát của nhân viên và ảnh hƣởng đến thành tích của họ.
- Thách thức: Tiêu chí đánh giá phải thể hiện đƣợc sự thách thức đối
với năng lực, khả năng của nhân viên, không đƣợc quá dễ dàng trong việc thực hiện để nhân viên nỗ lực, cố gắng hoàn thành. Có nhƣ vậy mới phát huy, phát triển đƣợc hết tiềm năng của bản thân.
- Có hạn định thời gian: Tiêu chí phải trả lời đƣợc câu hỏi “khi nào?”
nhằm phản ánh thời gian hoàn thành công việc.
d. Các loại tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên - Dựa trên các tố chất, đặc điểm cá nhân
Một số các tố chất, đặc điểm của nhân viên nhƣ: Tính cách, thái độ, hình thức, tính chủ động, khả năng ra quyết định, sự trung thành với tổ chức… đƣợc coi là cơ sở cho đánh giá dựa trên đặc điểm. Loại đánh giá này chú trọng việc tìm hiểu nhân viên là ngƣời nhƣ thế nào nhƣng lại rất ít chú trọng về những điều mà họ thực sự làm vì có khả năng các tố chất đó hoặc là không liên quan đến công việc hoặc là khó định nghĩa.
Sử dụng loại tiêu chí này có nhiều hạn chế về tính hợp lý. Các đặc điểm đƣợc đánh giá theo loại này thƣờng không liên quan đến cách thức nhân viên thực sự ứng xử ở công việc bởi vì hành vi công việc bị ảnh hƣởng bởi nhiều tình huống và nhân tố môi trƣờng. Ngoài ra đánh giá theo cách này rất khó để xác định một cách chính xác và nó không hữu hiệu để cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên.
Một số tố chất có thể liên quan tới hiệu quả công việc. Nếu nhƣ mối quan hệ này đƣợc xác lập thì việc sử dụng chúng có thể là thích hợp.
- Dựa trên hành vi
Tổ chức có thể đánh giá hành vi liên quan đến công việc của một nhân viên qua các yếu tố nhƣ: Phong cách lãnh đạo, hƣớng dẫn bồi dƣỡng ngƣời khác, tinh thần hợp tác trong làm việc nhóm, định hƣớng dịch vụ khách hàng. Nếu nhƣ một số hành vi mang lại kết quả mong muốn, việc sử dụng chúng trong quá trình đánh giá là xác đáng. Sử dụng các tiêu chí hành vi là thích hợp khi tiến trình sử dụng để hoàn thành công việc là rất quan trọng và muốn đƣợc sử dụng chúng để nhấn mạnh cách thức hoàn thành công việc.
Trong đánh giá dựa trên hành vi nhân viên là đánh giá dựa trên những điều mà họ thực hiện tại công việc. Cách đánh giá này đƣợc pháp luật chấp nhận hơn cách đánh giá theo đặc điểm. Đánh giá hành vi có thể là rất hữu ích cho mục đích phản hồi vì nó xác định một cách chính xác những điều nhân viên nên làm khác biệt.
Sự thiếu hụt có thể là một nhƣợc điểm khi xác lập các tiêu chí hành vi bởi vì chúng thƣờng không bao hàm tất cả hành vi có thể dẫn đến hiệu quả công việc. Đối với một vài công việc, thành tích tốt có thể đạt đƣợc qua việc sử dụng hành vi khác nhau.
- Dựa trên kết quả thực hiện công việc
Các tiêu chí kết quả thực hiện công việc hay còn gọi là mức độ đạt mục tiêu đƣợc sử dụng khi mà mục đích quan trọng hơn các phƣơng tiện, kết quả công việc quan trọng hơn cách thức thực hiện, hoặc khi có nhiều cách thức sử dụng để đạt đƣợc kết quả.
Các kết quả đƣợc xác định cần phải nằm trong tầm kiểm soát của cá nhân hoặc là nhóm làm việc đó. Đánh giá dựa trên kết quả là rất khó đo lƣờng trong một vài trƣờng hợp và đối với một vài công việc. Sử dụng duy nhất tiêu
chí kết quả để đánh giá có thể nuôi dƣỡng một trạng thái tâm lý “có kết quả bằng bất cứ giá nào” trong nhân viên.
Thành tích của nhóm sẽ bị tác động nếu các cá nhân lo cho kết quả của mình và không góp phần giúp đỡ đồng nghiệp. Tiêu chí kết quả thực hiện công việc bộc lộ hạn chế vì không đề cập đến các khía cạnh của thành tích chẳng hạn nhƣ sự hợp tác, nhân tố đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi ích của tổ chức. Hạn chế cuối cùng của việc đánh giá theo loại tiêu chí này là không hữu ích ở góc độ phát triển nhân viên. Mặc dù kết quả là thấp hơn mức độ chấp nhận đƣợc, chúng cũng không cung cấp thông tin rõ ràng nhằm cải thiện thành tích công việc.
- Dựa trên năng lực
Năng lực là một khái niệm rộng bao gồm: Kiến thức, các kỹ năng, tố chất và hành vi mang tính nghiệp vụ, có liên quan đến kỹ năng ứng xử hoặc là định hƣớng công việc. Trong các công việc của nhà quản trị các năng lực liên quan có thể bao gồm việc phát triển tài năng, các kỹ năng quản lý nhƣ hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra giám sát, gây ảnh hƣởng và lôi cuốn…
Các năng lực đƣợc lựa chọn để đánh giá thành tích phải là những năng lực có liên quan mật thiết đến thành công trong công việc. Một số các năng lực khác lại liên quan đến hành vi và kết quả cần thiết để đáp ứng công việc tƣơng lai đƣợc xem là tiềm năng phát triển của nhân viên. Loại tiêu chí này chỉ sử dụng trong các trƣờng hợp xem xét đề bạt nhân viên.
Bảng 1.1. Các loại tiêu chí đánh giá thành tích
Loại tiêu chí Thuận lợi Tồn tại
Tố chất, đặc điểm cá nhân
- Không tốn kém khi xây dựng.
- Dễ sử dụng.
- Sử dụng phù hợp với doanh nghiệp dịch vụ.
- Nhiều tiêu chí không liên quan đến công việc.
- Không hữu ích trong việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên
Hành vi thực hiện công việc
- Sử dụng thƣớc đo thực hiện công việc cụ thể. - Đƣợc pháp luật và ngƣời lao động chấp nhận.
- Hữu ích trong việc cung cấp thông tin phản hồi.
- Tốn nhiều thời gian, tiền bạc khi xây dựng tiêu chuẩn. - Tiềm ẩn về lỗi bình chọn do không bao hàm tất cả những hành vi liên quan đến công việc.
Kết quả thực hiện công việc
- Giảm xu hƣớng chủ quan. - Đƣợc lãnh đạo và nhân viên chấp nhận.
- Liên kết mục tiêu của nhân viên với hoạt động của tổ chức.
- Tốn thời gian khi phát triển, sử dụng.
- Không khuyến khích sự hợp tác giữa các nhân viên. - Không hữu ích cho thông tin phản hồi.
Năng lực thực hiện công việc
- Giúp chú trọng hơn đến hiệu quả làm việc.
- Hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên nên hữu ích để đào tạo và phát triển nhân viên.
- Khó xác định năng lực thực sự liên quan đến công việc, nhất là những công việc phức tạp, khó định nghĩa và định lƣợng.
Do không có loại tiêu chí nào bao hàm toàn bộ nội dung công việc, đồng thời mỗi loại có ƣu điểm và tồn tại riêng khi sử dụng để đánh giá thành tích nhân viên. Nên trên thực tế, các tổ chức thƣờng không sử dụng một loại tiêu chí duy nhất mà kết hợp nhiều loại tiêu chí hỗ trợ cho nhau nhằm có thể đánh giá thành tích từ nhiều góc độ để có đƣợc kết quả đáng tin cậy và hữu ích nhất. Tuy nhiên, tiêu chí kết quả thực hiện công việc là tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá thành tích nhân viên. Sẽ vô nghĩa nếu một nhân viên có
phẩm chất cá nhân tốt, kỹ năng làm việc tốt và có tiềm năng phát triển nhƣng lại không đạt đƣợc kết quả công việc.