Thanh toán qu c t là ho t đ ng r t ph c t p, đòi h i các ngân hàng ph i tuân theo nguyên t c, quy c qu c t và lu t pháp c a m i n c. Mà nh ng quy t c, quy c này gi a m i qu c gia là khác nhau, vì v y, NHNN không th nào ban hành quy đnh v thanh toán qu c t chung cho t t c các NHTM. Do đó, m i ngân hàng c n ph i t xây d ng cho mình quy trình thanh toán h p lý, b o đ m an toàn, h n ch r i ro, phù h p v i thông l qu c t và không trái v i lu t pháp Vi t Nam. Quy trình này đ c NHNN Vi t Nam thông qua và các NHTM nói chung c ng nh VCB nói riêng s có trách nhi m th c hi n theo đúng các quy trình đó, n u th c hi n sai thì các ngân hàng ph i t ch u trách nhi m.
V i nh ng nghi p v đ n gi n nh nh thu hay chuy n ti n, VCB ch đóng vai trò trung gian trong vi c th c hi n l nh chi tr ho c nh thu t khách hàng và thu l i qua các kho n phí d ch v khách hàng n p. Tuy là m t hình th c đ n gi n nh ng n u VCB không có m t quy trình thanh toán rõ ràng, trách nhi m c a t ng phòng, ban không đ c phân chia c th thì VCB c ng r t d g p r i ro trong ph ng th c này. Do đó, đ có th qu n lý r i ro m t cách t t nh t, t ng khâu c a quy trình thanh toán qu c t ph i đ c c th hoá m t cách rõ ràng đ phù h p v i
đi u ki n c a ngân hàng, các phòng chuyên trách có liên quan ph i th c hi n nghiêm túc trách nhi m c a mình. Tuy nhiên không nên máy móc r p khuôn mà c n có nh ng sáng ki n riêng đ làm cho quy trình này tr nên linh ho t.
Riêng đ i v i ph ng th c tín d ng ch ng t thì quy tình có ph c t p h n,
đòi h i nhân viên thanh toán qu c t ph i hi u r t rõ t ng b c quy trình thanh toán qu c t , t vi c phát hành L/C, g i L/C cho ngân hàng thông báo đ n vi c tr ti n cho ngân hàng n c ngoài và thông báo đòi ti n nhà nh p kh u, đ c bi t trong khâu vào s đ nhân viên k toán th c hi n bút toán thanh toán qu c t đ c chính xác…, ho c khi nh n đ c ch ng t c a ngân hàng n c ngoài g i đ n thì ph i ki m tra chi ti t, c n th n, có th k t h p v i khách hàng đ ki m tra, h n ch t i đa nh ng tr ng h p chi t kh u mi n truy đòi. N u khách hàng g p khó kh n trong
thanh toán thì nhân viên có th đ a ra đ ngh trình c p trên v vi c cho khách hàng vay đ thanh toán đúng th i h n cho ngân hàng n c ngoài.
V i nghi p v m L/C nh p kh u, thì khi th c hi n so n th o xong m t L/C, tr c khi l p t trình, nhân viên thanh toán qu c t có th thông báo cho nhà nh p kh u v L/C đã đ c so n th o này đ nhà nh p kh u xem xét có gì v ng m c, không phù h p v i yêu c u c a mình hay không. Th i gian đ xem xét này không nên kéo dài quá đ nh h ng đ n th i h n m L/C c a khách hàng. Ngoài ra, nhân viên thanh toán qu c t c n ph i r t c n th n, tránh đ ra nh ng đi u ki n v phía ngân hàng không phù h p v i các đi u ki n trong đ n xin m L/C c a khách hàng. Ngân hàng c n chú ý nh ng v n đ c b n có tính h th ng t khi phát hành L/C cho t i th i đi m quy t đnh tr ti n cho n c ngoài đ h n ch r i ro k thu t b ng m t s bi n pháp sau:
- Ki m tra k đ n yêu c u m L/C, đ phát hi n ra nh ng sai sót, nh ng đi u kho n b t l i cho ng i nh p kh u, cho ngân hàng, đ c bi t tránh nh ng đi u kho n m h , không rõ ràng, không có c s đ ngân hàng ki m tra ch ng t … - Th c hi n nghiêm túc vi c đánh giá khách hàng, đ a ra m c ký qu phù h p nh t.
- Duy trì quan h th ng xuyên v i nhà nh p kh u đ có đ c thông tin chính xác, c p nh t v khách hàng, h tr cho công vi c đánh giá khách hàng.
- Nâng cao ch t l ng trong nghi p v ki m tra ch ng t hàng hoá, quan tâm t i nh ng ch ng t v n t i, ch ký h u c a ng i bán lên v n đ n, trên B/L… - Th c hi n nghiêm túc vi c b o lãnh nh n hàng.
- ôn đ c khách hàng thanh toán đúng h n.
- Không đ x y ra tình tr ng m t quy n t ch i thanh toán nh đ quá 5 ngày làm vi c mà không thông báo t ch i thanh toán, làm th t l c ch ng t …
- Ngân hàng c n th n tr ng trong vi c phát hành L/C cho t ng ch ng lo i hàng hoá, chu kì kinh doanh c a khách hàng.
- L a ch n ngân hàng xác nh n có uy tín và có quan h t t v i ngân hàng nh m h n ch r i ro do ngân hàng xác nh n gây ra.
V i nghi p v thanh toán L/C: Th c hi n qu n lý ch t ch các b ch ng t
đ n và đi, tránh đ th t l c ho c thanh toán hai l n nh th c t đã x y ra, có h th ng theo dõi b ch ng t đ n c a t ng L/C riêng bi t c p nh t trong ngày. N u b
ch ng t có sai sót thì thông báo cho khách hàng đ cùng đ a ra gi i pháp t i u, không nên b t kì vi c gì c ng t ý đ a ra gi i pháp vì nh th có th gây b t l i cho khách hàng.
Trong chuy n ti n, r i ro tuy ít g p nh ng l i gây t n th t nhi u nh t đó là không may ngân hàng ti p tay cho chuy n ti n l u ra n c ngoài. Trong nghi p v này, ngân hàng c n r t c n th n khi yêu c u khách hàng đ a ra b ch ng t , trong
đó n i dung c a các hoá đ n th ng m i, v n đ n, t khai h i quan… ph i phù h p v i nhau; n u chuy n ti n tr tr c thì dù cho vai trò ngân hàng chuy n ti n hay là ngân hàng tr ti n thì c ng ph i đánh giá k cho khách hàng c a mình xem tình hình kinh doanh, tình hình tài chính, m t hàng xu t nh p kh u c a đ n v khách hàng đó t t hay x u, uy tín ra sao… Ngoài ra ngân hàng c ng nên đ a ra quy trình ch t ch h n n a v chuy n ti n, không nên ch quan đây là nghi p v đ n gi n mà coi nh các khâu thanh toán, đ c bi t là khi yêu c u khách hàng cam k t b sung t khai h i quan thì khách hàng s cam k t b ng gì? B ng uy tín hay b ng tài s n đ m b o?
¬ V khâu th m đnh khách hàng:
Tr c khi đ ng ý cho khách hàng m L/C hay chuy n ti n tr tr c thì b ph n th m đnh ph i th c hi n đ y đ ch c trách c a mình, ki m tra tính pháp lý, ch ng lo i hàng hoá nh p nh th nào… đ h n ch r i ro m t kh n ng thanh toán c a khách hàng, nh t là khi ngân hàng mu n c p tín d ng cho khách hàng. T t c t ng khâu trong quy trình ph i đ c th c hi n và ph i h p đ ng b , n kh p nhau s giúp cho vi c th c hi n thanh toán qu c t trôi ch y và an toàn.
Khi ch th nh thu không rõ ràng thì t t nh t nhân viên thanh toán qu c t ph i thông báo cho khách hàng đ có đ c m t ch th đ y đ h n, không b t l i cho ngân hàng, không nên th c hi n đúng quy trình mà b qua vi c thông báo cho khách hàng.
3.2.2. Nâng cao ch t l ng, k thu t nghi p v c a cán b ngân hàng, đ c bi t là k thu t nghi p v trong thanh toán qu c t .