6. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
2.3.1 Hành trình đến với ISO 9000 của xí nghiệp
Việc áp dụng ISO 9000 đối với một doanh nghiệp sẽ được tiến hành theo 9 bước sau:
51
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng. Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Lãnh đạo doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống chất lượng, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức.
Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9000:2000. Việc áp dụng ISO 9000 có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy các Doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án sao cho có hiệu quả. Nên có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 9000. Cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.
Bước 3: Ðánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn. Ðây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9000, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Sau khi đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn.
Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000. Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Cần xây dựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, ví dụ:
•Xây dựng sổ tay chất lượng
•Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan
•Xây dựng các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết.
Bước 5: áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000, Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:
•Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về
ISO 9000.
•Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra.
•Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả.
52 •Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp.
Bước 6: Ðánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận. Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:
•Ðánh giá trước chứng nhận: Ðánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách có hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện.
•Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của bên thứ ba là tổ chức đã được công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn phù hợp ISO 9000. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ.
Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận. Tổ chức chứng nhận đã được công ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của công
ty.
Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện quan đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến không ngừng hệ thống chất lượng của công ty.
Trong những năm vừa qua, xí nghiệp sản xuất nước tinh khiết Nang Phạ luôn nghiêm túc thực hiện qui định của Nhà nước về công tác quản lý chất lượng-chấp hành nghiêm chỉnh việc đăng ký chất lượng hàng hoá với cơ quan quản lý chất
lượng. Các loại sản phẩm do xí nghiệp sản xuất, đặc biệt là chủng loại sản phẩm mới đều được làm thủ tục đăng ký với phòng tiêu chuẩn - đo lường - chất lượng Pắc Sê. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, xí nghiệp luôn đảm bảo chất lượng đã đăng ký. Thanh tra Bộ công thương, phòng tiêu chuẩn - đo lường - chất lượng Pắc Sê luôn đánh giá xí nghiệp là đơn vị thực hiện tốt công tác này. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện và quản lý theo hệ thống văn bản nội bộ của xí nghiệp vẫn còn nhiều tồn tại và chưa phù hợp với yêu cầu của thị trường mới. Hơn nữa, xí nghiệp
đã nhận thức được tầm quan trọng của chất lượng trong thời kỳ hiện nay là vũ khí
cạnh tranh số một nên lãnh đạo công ty đã quyết tâm xây dựng cho công ty mình một hệ thống quản lý chất lượng nhằm tăng cường khảnăng kiểm soát chất lượng và hạn chế tối đa sự khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Mặt khác, do sản phẩm của công ty chủ yếu là cung cấp cho người dân nội địa, chất lượng vấn
53
đề tiên quyết để đảm bảo an sinh thực phẩm và bảo vệ sức khỏe cho người tiêu dùng cuối cùng. Nên việc áp dụng hệ thống chất lượng ở đây còn mang tính chất chính trị, đảm bảo tuyệt đối các nhu cầu thiết yếu của sinh hoạt của người dân.
Qua thảo luận đánh giá, xí nghiệp đã quyết định áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công ty.
Lãnh đạo công ty nhận thức rằng:
- Áp dụng ISO 9000 sẽ đem lại cho doanh nghiệp một phương pháp quản lý chất lượng mang tính hệ thống với các đặc điểm sau:
+ Hướng vào quá trình.
+ Hướng vào phòng ngừa.
+ Kiểm soát các hoạt động khắc phục, phòng ngừa. - Áp dụng ISO 9000 sẽđảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Định hướng bởi khách hàng: Nghĩa là sản xuất sản phẩm gì, yêu cầu về
chất lượng đến đâu... đều phải được xây dựng một cách cụ thểvà đầy đủ xuất phát từ yêu cầu của khách hàng.
+ Sự lãnh đạo: Lãnh đạo vừa là người đứng đầu một tổ chức trong doanh nghiệp vừa là người đưa ra và quyết định các mục tiêu trước mắt, lâu dài. Lãnh đạo phải bảo đảm được sự nhất trí cao từ mọi cấp trong doanh nghiệp thì sẽthu được kết quả cao nhất và tốt nhất.
+ Sự tham gia của mọi người: Hệ thống đảm bảo chất lượng theo ISO 9000
thành công được hay không không chỉ phụ thuộc vào sự nhiệt tình của đội ngũ cán
bộ, vào các điều kiện thuận lợi chủ quan và khách quan mà nó còn phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nhân lực từ mọi góc độ tham gia vào vận hành hệ thống này.
+ Tính hệ thống: Phương pháp quản lý hệ thống là cách huy động, phối hợp tất cả các nguồn lực để thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Bằng phương
pháp này mà doanh nghiệp tìm ra mối liên quan giữa các quá trình và có thể phối hợp hài hoà giữa chúng để mang lại hiệu quả trong quản lý, sản xuất và kinh doanh.
+ Cải tiến liên tục: Bằng phương pháp này, doanh nghiệp luôn có sự chủ động điều chỉnh, cải tiến hệ thống văn bản, cải tiến phương pháp làm việc để thích nghi với điều kiện cụ thể.
+ Đưa ra các quyết định dựa trên sự kiện cụ thể: Nhờ các quyết định được xây dựng trên các thông tin, sự việc khách quan mà hiệu quả của các quyết định đó đem lại rất cao và mang tính thuyết phục rõ ràng.
+ Phát triển các mối quan hệ: Muốn hệ thống vận hành thuận lợi và trôi chảy thì phải xây dựng các mối quan hệ (cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp) cơ bản
54
và chắc chắn. Nhờ các mối quan hệ gắn bó và phù hợp này mà khả năng thu nhận và xửlý thông tin liên quan đến hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác.
Sau khi xem xét, cân nhắc lãnh đạo công ty đã quyết định xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 bởi mô hình này phù hợp với thực tế của công ty và lập kế hoạch triển khai xây dựng bắt đầu từ tháng 2 năm 2010. Ban lãnh đạo công ty đã chủtrương áp dụng đầu tiên cho phân
xưởng sản xuất nước đóng trai và sau này sẽ nhân rộng mô hình cho phân xưởng. Sự lựa chọn này là có cơ sở vì mặt hàng nước tinh khiết là mặt hàng thiết yếu đối với nhu cầu sinh hoạt của con người và tham gia cạnh tranh chủ yếu của công ty và
phân xưởng sản xuất mặt hàng này có đủđiều kiện để triển khai ISO 9002 đạt hiệu quả cao nhất.