lực tại Viện NCKH&TK dầu khí biển
2.2.2.1 Phân tích công việc tại Viện NCKH&TK dầu khí biển
Việc phân tích công việc, xây dựng các Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc được coi là vấn đề then chốt của hoạt động quản trị NNL. Tại Viện công việc này được làm khá tốt.
Viện đã nêu rõ quy chế chức danh trong từng phòng cho các trưởng phòng, phó phòng, các bậc chuyên viên, kỹ sư (tham khảo trong Phụ lục 6)
Nội dung trong quy chế chức danh gồm các mục như sau: - Quy định chung
- Chức năng, nhiệm vụ - Quyền hạn
- Trách nhiệm
Để tìm hiểu rõ hơn về nội dung về phân công, bố trí công việc, tác giả đã tiến hành thu thập ý kiến của CBCNV, nhà quản lý trong Viện thông qua bảng khảo sát ở phụ lục 1
Bảng 2.1 Nhận xét về phân công, bố trí công việc của 40 nhà Quản lý
Kết quả về phân công, bố trí công việc %
Công việc được phân công là phù hợp chuyên môn 10 10 8 38 35 Được hỗ trợ để phát huy năng lực, phát triển công việc
thuận lợi 10 13 5 33 40
Giao cho nhân viên những công việc mang tính thách thức cao 5 10 5 43 38
Nguồn: Trích Phụ lục 3
Qua số liệu khảo sát trên ta thấy:
81% nhà quản lý đồng ý và hơi đồng ý với nhận xét là công việc được giao cho là những công việc mang tính thách thức cao .
73% nhà quản lý đồng ý và hơi đồng ý công việc được phân công là phù hợp chuyên môn, được hỗ trợ để phát huy năng lực, phát triển công việc thuận lợi
Bảng 2.2 Nhận xét về phân công, bố trí công việc của 80 CBCNV
Kết quả về phân công, bố trí công việc %
Công việc được phân công là phù hợp chuyên môn 24 21 5 24 26 Được hỗ trợ để phát huy năng lực, phát triển công việc thuận lợi 19 16 4 35 26 Giao cho nhân viên những công việc mang tính thách thức cao 18 20 3 29 31
Nguồn: Trích Phụ lục 5
Trong khi đó, qua khảo sát 80 CBCNV ta thấy sự không đồng ý và hơi đồng ý trong công việc được phân công là phù hợp chuyên môn là gần bằng nhau, chứng tỏ việc phân công công việc là chưa hợp lý.
Như vậy việc phân công hợp lý hay không hợp lý có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thực hiện công việc, đến hiệu quả làm việc của cả một phòng ban, đơn vị và sau cùng là ảnh hưởng đến thành quả của toàn Viện NCKH&TK .
2.2.2.2 Việc đề bạt, bổ nhiệm trong Viện NCKH&TK
Đảng ủy, Ban giám đốc và Phòng CBLD quyết định đề bạt, bổ nhiệm trong Viện NCKH&TK đã xây dựng Quy chế về công tác cán bộ.
Trên nguyên tắc, lựa chọn những người có quá trình làm việc phấn đấu tốt, những người có trình độ chuyên môn cao, tay nghề giỏi, có năng lực lãnh đạo, có đạo đức lối sống lành mạnh… sẽ được đưa vào diện cán bộ quy hoạch cán bộ. Cán bộ trong diện quy hoạch sẽ được bồi dưỡng để đề bạt, bổ nhiệm.
Nhưng thực tế không như vậy, những người trong diện quy hoạch không được chọn công khai dân chủ. Một số trường hợp không phải là đảng viên rất xứng đáng đề bạt bổ nhiệm lại bị bỏ qua. Chưa kể một số người được đề bạt, bổ nhiệm nhưng không thuộc diện quy hoạch cán bộ.
2.2.2.3 Công tác tuyển dụng tại Viện NCKH&TK dầu khí biển Nguồn tuyển dụng:
• Nguồn tuyển dụng bên ngoài:
Là một đơn vị thành viên của LD Việt Nga Vietsovpetro,việc tuyển dụng CBCNV vào biên chế của Viện NCKH&TK phụ thuộc vào quyết định của Tổng giám đốc LD. Việc tuyển hợp đồng theo thời vụ là theo nhu cầu công việc của Viện. Việc thông báo các chức danh tuyển nhân viên trên các phương tiện thông tin đại chúng rất hạn chế. Do đó những người có nhu cầu tìm việc rất khó tiếp cận được thông tin về tuyển dụng.
Nguồn tuyển dụng chủ yếu là con em, cháu hoặc người quen biết của Xí nghiệp và Viện. Chính vì thế một số người bên ngoài mất đi cơ hội xin việc, còn Viện cũng bỏ qua dịp để có thể tuyển chọn được người giỏi.
Ngoài ra việc thông báo tuyển dụng hạn chế, việc phỏng vấn tuyển dụng chỉ là hình thức, không còn cơ hội cho những người thật sự năng động, có năng lực tìm việc làm. Có lẽ do ảnh hưởng của cơ chế xin – cho, tư tưởng quản lý hành chính vẫn còn nhiều đã dẫn đến cách tuyển dụng như hiện nay.
Quy trình tuyển dụng của Viện NCKH&TK
* Xác định nhu cầu biên chế theo kế hoạch hằng năm
Trên cơ sở Quyết định của Tổng giám đốc LD về vấn đề lập Biểu biên chế, Viện triển khai công văn đến các phòng ban.
Phòng LDTL&CB sẽ tổng hợp trên cơ sở khối lượng công việc được giao hằng năm, dự báo khối lượng công việc trong những năm sắp tới và chủ trương chung của LD, lãnh đạo các phòng ban, trung tâm đề xuất cùng với những giải trình cụ thể về “Đề xuất biên chế” hằng năm của các phòng, cân đối với hạn mức quỹ lương và số lượng người đã được phê duyệt trình Viện Trưởng xem xét, ký đề nghị “Đề xuất biên chế”.
Sau đó Phòng LDTL&CB sẽ trình lên các phòng ban chức năng của LD để bảo vệ và để Tổng giám đốc phê duyệt
Trên cơ sở chức danh còn thiếu của các phòng, Phòng LDTL&CB gửi yêu cầu lên phòng tổ chức cán bộ LD. Phòng tổ chức cán bộ LD sẽ gửi hồ sơ dự tuyển về Viện, Phòng LDTL&CB chuẩn bị thủ tục, tổ chức kiểm tra, đánh giá trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính của ứng viên thông qua 02 hình thức phỏng vấn và thi viết.
Kết quả được báo cáo và gửi về phòng tổ chức cán bộ LD để xem xét,giải quyết các thủ tục tiếp nhận nếu đạt.Khi nhận được quyết định tiếp nhận của Tổng Giám đốc Phòng LDTL&CB sẽ làm các thủ tục tiếp nhận và giới thiệu về phòng làm việc.
*Tuyển dụng lao động theo hợp đồng thời vụ
Do yêu cầu thực hiện những công tác theo thời vụ, Tổng Giám đốc LD uỷ quyền cho Viện trưởng được phép ký hợp đồng thời vụ phối hợp với từng giai đoạn của công trình. Lãnh đạo các phòng ban đề xuất yêu cầu tuyển dụng lao động theo thời vụ đến Viện trưởng xem xét ký hợp đồng.
* Thành lập hội đồng kiểm tra
Tất cả các chức danh từ Kỹ sư trở lên trước khi vào làm việc tại Viện phải qua kiểm tra tại Hội đồng kiểm tra của Viện
Riêng đối với những chức danh là công nhân, kỹ thuật viên, lao động phổ thông thì chỉ cần sự kiểm tra, đánh giá của lãnh đạo phòng/ ban tiếp nhận, có sự thoả thuận của Phòng LDTL&CB và được phê duyệt của Viện trưởng.
Viện trưởng thành lập hội đồng gồm:
• Chủ tịch hội đồng
• Thành viên hội đồng gồm: - Trưởng phòng LDTL&CB
- Lãnh đạo phòng có nhu cầu tiếp nhận cán bộ. - Các cán bộ khác có liên quan.
Hội đồng kiểm tra có nhiệm vụ tổ chức thi chấm bài kiểm tra, phỏng vấn, đánh giá, kết luận trình độ năng lực của ứng viên bằng văn bản
* Tiến hành kiểm tra theo 2 hình thức:
• Phỏng vấn:
- Chuyên môn: bao gồm những kiến thức liên quan đến chuyên ngành của công việc cần tuyển dụng
- Ngoại ngữ: Tiếng Nga hoặc tiếng Anh phù hợp với từng vị trí công việc. • Thi viết:
- Có tối thiểu 2 câu lý thuyết liên quan đến ngành học
-Yêu cầu ngoại ngữ tối thiểu: Nga văn, Anh văn phù hợp với vị trí từng công việc
- Kiểm tra khả năng sử dụng vi tính
Hội đồng kiểm tra lập Biên bản đánh giá và trình Viện trưởng phê duyệt. Đối với trường hợp tuyển dụng vào biên chế, Viện sẽ trình “Phiếu kiểm tra trình độ” và công văn lên LD.
Đối với trường hợp tuyển dụng theo thời vụ thì trình “Phiếu kiểm tra trình độ” sẽ chuyển đến Phòng LDTL&CB để ký hợp đồng
* Tiếp nhận.
Người được tiếp nhận vào biên chế phải có giấy giới thiệu tiếp nhận của LD và Quyết định tiếp nhận của Tổng giám đốc LD.
Đối với hợp đồng thời vụ phải có Quyết định của Viện trưởng và Hợp đồng lao động
Quy định chung: Tất cả các CBCNV được tiếp nhận vào làm việc tại Viện NCKH&TK phải được huấn luyện ban đầu gồm các nội dung sau:
- Đọc quy chế nhân viên, Nội quy lao động - Viết sơ yếu lý lịch cá nhân
* Quản lý hồ sơ tuyển dụng:
* Hồ sơ tuyển dụng theo biên chế kế hoạch( do LD quản lý). Phòng LDTL&CB chỉ theo dõi sơ yếu lý lịch, việc nâng lương, nâng bậc theo đúng chế độ.
* Hồ sơ tuyển dụng theo hợp đồng thời vụ: - Đơn xin vào làm việc tại Viện.
- Lý lịch cá nhân ( Có dấu xác nhận của Uỷ ban nhân dân cư trú)
Các văn bản cần thiết như: chuyên ngành thích hợp được đào tạo, chứng chỉ ngoại ngữ, tin học, các văn bằng đào tạo khác.
- Giấy chứng nhận sức khoẻ
- Bảng sao kết quả học tập ( Có công chứng)
Khi hết thời gian thử việc, nếu không có gì trở ngại, người lao động được ký hợp đồng lao động với thời hạn 6- 12 tháng.
Sau 12 tháng sẽ được xem xét ký lại hợp đồng lao động có thời hạn 36 tháng. Sau 36 tháng sẽ được xem xét ký lại hợp đồng không xác định thời hạn.
Kể từ khi ký hợp đồng lao động, người lao động ược hưởng 100% hệ số lương cấp bậc, được tham gia BHXH, BHYT theo quy định.
* Hồ sơ lưu:
Hồ sơ liên quan tới việc đánh giá năng lực nhân sự được lưu tại phòng LDTL&CB Viên với thời hạn lưu 01 năm
Nhận xét về quy trình tuyển dụng:
- Ưu điểm: Việc ký hợp đồng thời vụ đơn giản, dễ thực hiện, ít tốn thời gian
và có thể sớm tuyển dụng được ngay một ứng viên xin việc. - Hạn chế:
+ Do nhiều khâu trong quy trình tuyển dụng mang nặng tính hình thức, việc đánh giá năng lực của ứng viên chưa được chính xác
+ Do không có nhiều ứng viên nên không tuyển chọn được ứng viên tốt nhất - Nguyên nhân:
+ Vì lợi ích cá nhân chưa nhận thấy hết tầm quan trọng của một quy trình tuyển dụng nhân lực đối với doanh nghiệp.
+ Các thành viên tham gia quy trình tuyển dụng chưa có kỹ năng liên quan: Kỹ năng phân tích, kỹ năng phỏng vấn,...
Bảng tổng hợp số CBCNV của Viện NCKH&TK Năm 2011 ( người) Năm 2012 ( người) Năm 2013 ( người) % tăng Tổng số CBCNV 321 396 443 27.5 CBCNV Việt Nam 235 304 351 33 CBCNV Nga 86 88 92 6.5 Tiến sỹ 3 8 15 80 Thạc sỹ 37 41 44 15.9 Kỹ sư 248 295 363 31.7 Kỹ thuật viên 22 14 10 -38
Công nhân kỹ thuật 5 5 5 0
Lao động thời vụ 6 6 6 0
Số lượng CBCNV gia tăng cả về số lượng lẫn chất lượng. Số lượng CBCNV Việt Nam tăng 33%, CBCNV Nga tăng 6,5%. Đặc biệt tuyển dụng được số lượng tiến sỹ tăng 80%; số lượng kỹ sư tăng 31,7%; kỹ thuật viên giảm 38%
Để tìm hiểu rõ hơn về nội dung về quy trình tuyển dụng, tác giả đã tiến hành thu thập ý kiến của nhân viên thông qua bảng khảo sát ở phụ lục 1
Bảng2.3 Nhận xét về quy trình tuyển dụng của 40 nhà Quản lý
Kết quả nhận xét về quy trình tuyển dụng %
Quy trình tuyển dụng công khai,công bằng 28 23 8 20 23
Quy trình tuyển dụng đáp ứng nhu cầu cung cấp NL cho cơ quan 20 10 8 23 40 Quy trình tuyển dụng được thiết lập để tuyển được ứng viên tốt 18 20 5 33 25
Nguồn: Trích Phụ lục 3
Theo bảng 2.3 có 51% nhà quản lý trả lời không đồng ý và hơi không đồng ý về quy trình tuyển dụng công khai, công bằng. Bên cạnh đó có 58% nhà quản lý đồng ý và hơi đồng ý về quy trình tuyển dụng được thiết lập để tuyển được ứng viên tốt
Bảng2.4 Nhận xét về quy trình tuyển dụng của 80 CBCNV
Kết quả nhận xét về quy trình tuyển dụng %
Quy trình tuyển dụng công khai,công bằng 25 29 4 23 20
Quy trình tuyển dụng đáp ứng nhu cầu cung cấp NL cho cơ quan 28 21 8 24 20 Quy trình tuyển dụng được thiết lập để tuyển được ứng viên tốt 24 18 3 26 30
Nguồn: Trích Phụ lục 5
Theo bảng 2.4 Mặc dù có 56% CBCNV đồng ý và hơi đồng ý về quy trình tuyển dụng được thiết lập để tuyển được ứng viên tốt nhưng có đến 54% CBCNV trả lời không đồng ý và hơi không đồng ý về quy trình tuyển dụng công khai, công bằng bởi do nhiều khâu trong quy trình tuyển dụng mang nặng tính hình thức, việc tuyển dụng của ứng viên chưa được chính xác