8.1. Khái niệm và nguyên tắc kế toán tạm ứng
a, Khái niệm:
Tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết một công việc đã được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên hoặc là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người được nhận tạm ứng thường xuyên thì phải được giám đốc chỉ định bảng văn bản.
b, Nguyên tắc kế toán:
- Phải tuân thủ đúng quy định về các khoản tạm ứng: muốn được tạm ứng thì người nhận tạm ứng phải có giấy đề nghị nhận tạm ứng theo mẫu quy định để nói rõ mục đính sử dụng khoản tiền tạm
ứng và được giám đốc ký duyệt, đây là căn cứ để kế toán viết phiếu chi. Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng số tiền nhận tạm ứng theo đúng mục đích và công việc đã được phê duyệt.
- Khi hoàn thành công việc được giao người nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ theo từng lần từng khoản về số tiền tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã tạm ứng và số sử dụng trên bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc.
- Người nhận tạm ứng chỉ được thanh toán lần sau khi đã thanh toán số tạm ứng lần trước, số tạm ứng không sử dụng hết phải nộp lại quỹ hoặc tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trong trường hợp người nhận tạm ứng chi quá số tạm ứng mà có đầy đủ các chứng từ hợp pháp chứng minh cho số tiền chi quá giám đốc phê duyệt thì doanh nghiệp sẽ làm phiếu chi xuất quỹ để bổ sung số tiền còn thiếu cho người nhận tạm ứng.
- Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi cho từng đối tượng nhận tạm ứng để ghi chép đầy đủ tình hình nhận thanh toán tạm ứng theo từng lần thanh toán tạm ứng.
8.2. Phương pháp kế toán tạm ứng
8.2.1. Chứng từ sử dụng: - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tạm ứng
- Các chứng từ gốc có liên quan: phiếu chi, phiếu thu, hoá đơn chứng từ mua hàng, phiếu nhập kho.
8.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng và phương pháp ghi chép một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh
a, Tài khoản kế toán sử dụng TK 141- Tạm ứng
- Tính chất: Là loại TK vốn
- Tác dụng: TK 141 được sử dụng để phản ánh số tiền tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tiền tạm ứng.
- Nội dung, kết cấu
b. Phương pháp ghi chép một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Nghiệp vụ 1: Doanh nghiệp chi tiền tạm ứng cho CNV và người lao động bằng tiền mặt hoặc bằng vật tư.
- Nghiệp vụ 2: Số tiền doanh nghiệp phải chi thêm cho người nhận tạm ứng trong trường hợp mà họ đã chi quá số tiền tạm ứng và phải có đầy đủ các chứng từ hợp lệ kèm theo.
toán với doanh nghiệp.
- Nghiệp vụ 4: Phản ánh việc thanh toán tiền tạm ứng dùng cho chi phí sản xuất kinh doanh. - Nghiệp vụ 5: Các khoản tiền tạm ứng chi không hết trừ vào lương của người nhận tạm ứng hoặc nhập lại quỹ.
8.2.3 Sổ sách kế toán
Tương tự như đối với kế toán phải thu của khách hàng