- Thứ tƣ, Công ty kiểm toán AASCS đã và đang hoàn thiện quy trình kiểm toán của công ty nói chung và quy trinh kiểm toán doanh thu và nợ phải thu khách hàng nó
3.2.2 Hoàn thiện việc tìm hiểu và đánh giá hệthống KSNB đối với chu trình bán hàng.
và nợ phải thu khách hàng
3.2.1 Nâng cao hiệu quả của quy trình kiểm toán
Căn cứ định hƣớng thứ ba trong định hƣớng phát triển của Công ty nhằm cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất thì việc hoàn thiện quy trình kiểm toán của Công ty là điều cần thiết. Từ giai đoạn chuẩn bị kiểm toán đến giai đoạn hoàn thành kiểm toán cần đƣợc Công ty chú trọng nhiều hơn. Thông qua quy trình kiểm toán thực tế của Công ty cùng những hạn chế trong quá trình xây dựng chiến lƣợc, không tiến hành tìm hiểu, đánh giá, kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng là công ty vừa và nhỏ, chƣa có bộ phận kiểm soát lại chất lƣợng Báo cáo kiểm toán, cập nhật các quy định trong quá trình kiểm toán của BTC trƣớc khi nộp cho Ban Giám Đốc. Công ty cần thực hiện các giải pháp sau:
Công ty cần vạch ra những chiến lƣợc, không ngừng đổi mới các thủ tục, thao tác, quy trình kiểm toán báo cáo tài chính nói chung và quá trình bán hàng-thu tiền nói riêng.
Công ty nên phân loại KH và xây dựng chƣơng trình kiểm toán phù hợp theo từng loại khách hàng để đảm bảo thu thập đầy đủ các bằng chứng với thời gian ngắn nhất, đồng thời giúp các trợ lý kiểm toán viên dễ dàng nắm bắt đặc điểm của từng loại KH khi kiểm toán một công ty theo loại hình mới.
Để đảm bảo ngày càng nâng cao chất lƣợng về kiểm toán, sau mỗi mùa kiểm toán, Công ty cần tổ chức xem xét lại các hồ sơ kiểm toán trong năm nhằm bổ sung, hoàn chỉnh theo đúng các quy định của chuẩn mực kiểm toán.
3.2.2 Hoàn thiện việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng. hàng.
Trong quá trình kiểm toán thì việc đánh giá hệ thống KSNB khách hàng đóng vai trò quan trọng, quyết định rủi ro kiểm soát trong kiểm toán BCTC vì nếu hệ thống KSNB hoạt động không hiệu quả thì rủi ro kiểm soát trong trƣờng hợp này đƣợc đánh giá là cao. Cũng từ những hiểu biết vè KSNB, KTV có thể đánh giá, nhận diện những điểm mạnh, điểm yếu để có thể thiết kế đƣợc các thử nghiệm kiểm soát cần phải tiến hành. Vì thế Công ty đã vạch ra định hƣớng thứ tƣ nhằm phát triển Công ty là hoàn thiện thêm trong việc tìm hiểu, đánh giá, kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ khắc phục đƣợc hạn chế của Công ty khi không tiến hành tìm hiểu, đánh giá, kiểm tra hệ thống
85
KSNB đối với các khách hàng nhỏ. Vì hế Công ty cần thực hiện các giải pháp sau: Công ty cần tăng cƣờng hơn nữa việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để đánh giá hệ thống kiểm soát của KH và đƣa ra các thử nghiệm kiểm toán chi tiết hiệu quả hơn. Tại đơn vị, KTV chỉ tìm hiểu khái quát về hệ thống KSNB đối với những DN có quy mô nhỏ mà không tiến hành đánh giá rủi ro của hệ thống. Còn đối với DN có quy mô lớn, để đánh giá hệ thống KSNB, KTV chủ yếu sử dụng bảng câu hỏi nên đôi khi gây khó khăn cho việc xem xét, làm cho ngƣời quan tâm khó đƣa ra đƣợc cái nhìn tổng quan về hệ thống. Vì vậy, công ty nên đầu tƣ hơn nữa về việc tìm hiểu hệ thống KSNB, nhất là đối với một chu trình mà hệ thống KSNB có liên quan đến nhiều phòng ban trong hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình khác nhƣ chu trình bán hàng – thu tiền.
Nếu đơn vị không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc không thu hồi đƣợc các khoản nợ của KH là điều khó tránh khỏi, mặt khác BCTC cũng có khả năng không phản ánh đúng các khoản nợ phải thu KH của đơn vị.
* Đối với khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Trƣớc khi mô tả HTKSNB đối với chu trình doanh thu, công ty cũng cần phải tìm hiểu về chính sách kế toán áp dụng trong chu trình này.
Để mô tả HTKSNB đối với chu trình doanh thu có 3 công cụ có thể sử dụng là bảng tƣờng thuật, bảng câu hỏi và lƣu đồ. Công ty TNHH Kiểm toán AASCS thƣờng sử dùng bảng tƣờng thuật nhƣ sau:
Bảng 3.1_Câu hỏi về hệ thống KSNB đối với khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
STT Câu hỏi Có Không
1 Các khoản bán chịu có đƣợc xét duyệt trƣớc khi gửi hàng hay không?
2 Các chứng từ gửi hàng và hóa đơn có đƣợc đánh số thứ tự trƣớc khi sử dụng hay không?
3 Các hóa đơn bán hàng có đƣợc đánh số liên tục trƣớc khi sử dụng hay không?
86
4 Có qui định bắt buộc kiểm tra để đảm bảo mọi hàng hóa gửi đi đều đã đƣợc lập hóa đơn hay không?
5 Có bảng giá đƣợc duyệt để làm cơ sở tính tiền trên hóa đơn hay không?
6 Hóa đơn có đƣợc kiểm tra độc lập trƣớc khi gửi đi hay không?
7 Việc nhận hàng bị trả lại có sự phê duyệt của ngƣời có thẩm quyền hay không?
Bảng câu hỏi với những câu trả lời “Có” hoặc “Không” tuy có ƣu điểm là nhờ đƣợc chuẩn bị trƣớc nên có thể tiến hành nhanh chóng, không bỏ sót những vấn đề quan trọng. Hơn nữa, nó có thể đƣợc chuẩn bị riêng cho từng phần của mỗi chu trình nghiệp vụ nên có thể áp dụng khi hệ thống KSNB của khách hàng phức tạp; nhƣng nó lại đƣợc thiết kế chung nên đôi khi lại không phù hợp với nét đặc thù của DN. Ngoài ra, độ chính xác của các câu trả lời phụ thuộc vào sự trung thực, hiểu biết và thiện chí của ngƣời đƣợc phỏng vấn. Vì vậy, KTV nên đánh giá hệ thống KSNB bằng nhiều phƣơng pháp hơn, nhƣ lƣu đồ chứ không phải chỉ dùng phƣơng pháp phỏng vấn thông qua bảng đánh giá hệ thống KSNB. Qua lƣu đồ, ta có thể nhận dạng nhanh những điểm mạnh cũng nhƣ những yếu kém về hệ thống KSNB và cho thấy mối quan hệ giữa các bộ phận, chứng từ, sổ sách,... Lƣu đồ cho ta thấy rõ chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban. Việc phân công phân nhiệm cũng rất rõ ràng nên tránh đƣợc rủi ro xảy ra gian lận trong một phòng ban nào đó. Mọi công việc đều đƣợc tiến hành trên cơ sở xét duyệt của các cấp có thẩm quyền trong công ty. Các chứng từ đều đƣợc lập làm nhiều liên và liên 1 đều đƣợc lƣu tại phòng ban lập ra để có cơ sở đối chiếu với các phòng ban khác. Các chứng từ đều đƣợc lập trên cơ sở các chứng từ mệnh lệnh. Từ thực tế của công ty khách hàng, KTV có thể mô tả quá trình kiểm toán doanh thu và nợ phải thu khách hàng.
87
Lƣu đồ 3.1_Mẫu lƣu đồ mô tả hệ thống KSNB đối với chu trình doanh thu tại công ty CP ABC
* Ý NGHĨA CÁC LUỒNG THÔNG TIN CỦA LƢU ĐỒ
Đồng thời, cũng nên trau dồi kiến thức của KTV để hệ thống KSNB đƣợc đầy đủ hơn, bằng cách thƣờng xuyên cho KTV đi học các lớp tập huấn nghiệp vụ, hoặc
Bộ phận kế hoạch nguyên liệu Bộ phận kế hoạch gia công Khách hàng Giám đốc Kho hang Bộ phận xuất khẩu Phòng kế toán Bắt đầu Đơn đặt hàng Hợp đồng Đơn đặt hàng (kí) Đơn đặt hàng (lập và kí) Đơn đặt hàng A Phiếu xuất kho 3 2 Hợp đồng (kí) Phiếu xuất kho Hợp đồng (kí) Hợp đồng
(lập và kí) kho (ghi số Phiếu xuất lƣợng và kí) 3 Phiếu xuất kho 3 2 (lập và kí) 1 Sản phẩm, hàng hóa (xuất kho) SP, HH (kiểm nhận và kí) A Bảng kê 3 Hóa đơn (lập và kí) 1 2 Bộ hồ sơ xuất
khẩu Nhập vào máy
Kết thúc
Dòng thông tin Chú thích bổ sung Kết nối thông tin Lƣu chứng từ theo
số hóa đơn A
Kết nối giữa 2 điểm trong cùng 1 lƣu đồ
88
phân công KTV tổ chức thuyết trình theo từng đề tài, nhờ đó đối với khách hàng mới KTV sẽ có đủ kiến thức để đánh giá hệ thống KSNB chính xác hơn.