Mỗi phòng ban trong Công ty ban đều có nội dung, nhiệm vụ công việc riêng. Bên cạnh chức năng nhiệm vụ chính, các phòng ban còn được xác định các trách nhiệm thực hiện, mối quan hệ với Ban Giám Đốc, với các phòng ban khác và với các đơn vị trực thuộc. Trưởng phòng, phó phòng và cán bộ nhân viên trong từng phòng ban cũng được xác định nhiệm vụ và quyền hạn một cách rõ ràng. Có thể nói, Công ty đã thực hiện tốt hoạt động phân tích công việc cho từng phòng ban cũng như từng vị trí cán bộ công nhân viên cụ thể trong doanh nghiệp.
Hiện tại Công ty có 2 phòng ban chính. Mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ riêng. Tại mỗi phòng ban đều có trưởng, phó phòng, cán bộ nhân viên. Lấy ví dụ phân tích công việc cho phòng tài chính tổng hợp:
• Nhiệm vụ:
- Thu thập, tổng hợp và đề xuất các ý kiến xử lý các nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, các nguồn kinh phí khác và việc sử dụng các nguồn kinh phí đó.
Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ tại các đơn vị trực thuộc.
- Lập kế hoạch phân bổ dự toán cho các phòng ban và theo dõi, kiểm tra việc thực hiện dự toán thu, chi, quyết toán, việc thu nộp ngân sách, thanh toán và thực hiện các chế độ chính sách tài chính của Nhà nước
- Lập sổ sách theo dõi các nguồn kinh phí: kinh phí xây dựng cơ bản, kinh phí sản xuất kinh doanh và dịch vụ…
- Thực hiện kiểm tra tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính của các dự án.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định.
- Đăng ký quỹ lương và các khoản phụ cấp theo tháng, quý, năm. Quyết toán bảo hiểm xã hội tháng, quý, năm.
- Đối chiếu kiểm quỹ hàng tháng, quý, năm hoặc đột xuất.
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho các cán bộ làm công tác tài chính kế toán cho các đơn vị, xí nghiệp trực thuộc Công ty, thực hiện đúng các quy định về quản lý tài chính do Nhà nước ban hành. Xây dựng phương án giá thành tổng thể cho từng dự án, dịch vụ.
- Kết hợp các phòng chức năng xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty.
• Mối quan hệ
- Đối với Ban Giám Đốc: tham mưu tài chính cho giám đốc, phản ánh trung thực tình hình tài chính của Công ty, tổ chức giám sát, phân tích các hoạt động kinh tế giúp giám đốc nắm bắt được tình hình tài chính cụ thể của Công ty để đưa ra các quyết định quản lí đúng đắn.
- Đối với phòng kế hoạch kỹ thuật: Phối hợp cùng phòng kế hoạch kỹ thuật trong việc tổ chức lao động, công tác tiền lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi có liên quan đến phòng kế hoạch kỹ thuật.
- Đối với các tổ đội xây lắp tổng hợp: thực hiện tính toán số lượng người cần thiết, trình độ tương ứng và chi phí thực hiện trong mỗi dự án nhận được.
• Nhiệm vụ và quyền hạn của trưởng phòng (kế toán trưởng):
- Quản lý chung và trực tiếp theo dõi, đôn đốc các công việc của phòng, lập dự toán chi tiêu, giao dự toán cho đơn vị.
- Kiểm tra việc chấp hành dự toán thu chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính của các dự án, công trình, dịch vụ.
- Trực tiếp báo cáo với giám đốc tình hình tài chính của Công ty khi cần thiết.
• Nhiệm vụ và quyền hạn của phó trưởng phòng (kế toán tổng hợp) :
- Thay mặt trưởng phòng tài chính kế toán ký các chứng từ thanh toán, giải quyết các công việc thường xuyên của phòng, của Công ty khi trưởng phòng đi vắng.
- Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu tài chính, lập quyết toán quý, năm.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám Đốc, Phó Giám Đốc hoặc Trưởng phòng phân công.
• Nhiệm vụ và quyền hạn của cán bộ nhân viên:
• Kế toán thanh toán: kiêm nhiệm công việc kế toán lương, phụ cấp và kế toán các nguồn kinh phí, công nợ phải thu, phải trả.
• Kế toán thuế, vật tư: kiêm nhiệm kế toán tài sản cố định, bảo hiểm xã hội.
• Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt qua quỹ, sắp xếp, đóng chứng từ lưu trữ, chịu trách nhiệm theo dõi tài sản cố định của phòng.
• Ngoài ra, cán bộ nhân viên còn phải góp ý kiến trong việc xây dựng kế hoạch, chương trình công tác chung của phòng; có trách nhiệm tự đào tạo, cập nhật, nâng cao kiến thức để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao; tham gia ý kiến với trưởng phòng về các vấn đề liên quan đến hoạt động chung của phòng.
Đối với các phòng ban khác trong Công ty, nhiệm vụ chức năng cũng được xây dựng dựa trên cơ sở như vậy.