Thực hiện các hợp đồng đa kí kết giữa bệnh viện và các công ty cung ứng, Các công ty cung ứng phải thực hiện giao thuốc tận kho cho bệnh viện. Tất cả các thuốc trước khi nhập vào kho phải qua quá trình kiểm nhập chặt chẽ gồm có người giao thuốc thủ kho thống kê dược và kế toán phụ trách dược. Khoa Dược có nhiệm vụ lập dự trù thuốc hàng tháng có đủ tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, dạng bào chế, thông qua hội đồng mua thuốc sau đó trình giám đốc bệnh viện phê duyệt.
Thuốc và vật tư y tế và hóa chất được các công ty dược vận chuyển tới tận các kho cua khoa dược : Tại kho Thủ kho chính co nhiệm vụ đối chiếu thuốc với phiếu báo lô về số lượng thực tế, tên thuốc nồng độ , hàm lượng, quy cách đóng gói.
Thuốc nhập về kho được kiểm nhập 100%. Hội đồng kiểm nhập bệnh viện gồm : Giám đốc Bệnh viện trực tiếp là chủ tịch hội đồng, thủ kho, thống kê, kế toán dược, trưởng khoa dược làm thành viên. Hội đồng kiểm nhập tiến hành kiểm nhập theo các tiêu chí:Đối chiếu hóa đơn với số lượng thực tế:Tên thuốc, nồng độ , hàm lượng, số lô, hạn dùng, hãng sản xuất,quy cách đống gói , số đăng kí, đơn giá, chất lượng cảm quan của thuốc, số lượng từng mặt hàng và số mặt hàng đồng thời đối chiếu với hóa đơn, kết quả trúng thầu. Kiểm tra phiếu kiểm nghiệm, đối chiếu số lô thuốc nhập với số lô trên giấy báo lo, phiếu kiểm nghiệm và nhập kho khi đủ các nội dung trên và ghi biên bản kiểm nhập.
Thủ kho sau khi nhận thuốc nhập vào kho vào sổ theo dõi thẻ kho, đồng thời thống kê dược vào phiếu nhập kho trên phần mềm ở máy tính của thống kê dược. Đồng thời quản lý thuốc trên phần mềm và trên sổ sách.
Thuốc Hóa chất Vật tư y tế Nhập kho HĐKN Kiểm nhập thuốc -ND : Đối chiếu phiếu báo lô, HĐVAT ( tên thuốc, NĐ_HL, quy cách,SĐK, số lô, HSD - KQ: Nhập kho, lập biên bản kiểm nhập - CTCPDP Vinphaco - CTTNHHDP TW1 - DLTW2
Hình 3.8 Phiếu báo lô kiêm biên bản giao nhân
Nguồn thuốc nhập vào điều trị tại bệnh viện được quản lý chất lượng ngay từ khâu chọn lọc thuốc. Bệnh viện luôn chú trọng chất lượng thuốc đảm bảo không có thuốc nằm trong công văn mà Bộ y tế đình chỉ lưu hành. Do cở sở vật chất chật hẹp bệnh viện mới đi vào hoạt động nên số phòng cho khoa dược còn thiếu. Vì vậy mà khoa Dược chưa có kho chính.