3.4.1 Sơ đồ tổ chức kế toán tài chính
Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về mặt tài chính của Công ty được thể hiện qua hình 3.2 như sau:
Hình 3.2 – Sơ đồ tổ chức kế toán tài chính
Qua hình 3.2 ta thấy, phòng Kế toán – Tài chính của Công ty được phân thành các bộ phận thực hiện các phần hành kế toán riêng biệt. Các bộ phận kế toán thanh toán, ngân hàng; kế toán công nợ; kế toán vật tư có chức năng hạch toán công tác kế toán liên quan đến phần hành kế toán mà mình đảm nhận. Cuối kỳ, chuyển số liệu lên cho bộ phận kế toán tổng hợp. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính và tham mưu cho Ban giám đốc đưa ra các quyết định kịp thời và phù hợp. Ngoài các bộ phận kế toán trên, Công ty còn có thêm Thủ quỹ phụ trách công tác quản lý sổ sách và các vấn đề liên quan đến tiền bạc.
Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán thanh toán, ngân hàng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp KẾ TOÁN TRƯỞNG
37
3.4.2 Nhiệm vụ chức năng của bộ phận kế toán
* Kế toán trưởng
Tổ chức hạch toán, quản lý tài chính trong Công ty, giám sát quan hệ, báo cáo phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh và chấp hành thực hiện cáo cáo tài chính theo định kỳ với cấp trên và cấp quản lý.
* Kế toán tổng hợp
Ghi chép phản ánh các hoạt động (nghiệp vụ kinh tế phát sinh) theo từng tháng, quý, năm. Theo dõi chi phí, lợi nhuận sửa chữa công trình, hạch toán thuế đầu vào, đầu ra theo đúng luật thuế ban hành và theo dõi tình hình tăng giảm tài sản, nguồn vốn của Công ty.
* Kế toán thanh toán
Phụ trách việc thu chi, tiền gửi, theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng đối chiếu sổ sách cùng thủ quỹ.
* Kế toán công nợ
Căn cứ vào chứng từ thu chi, chuyển khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để mở sổ chi tiết. Theo dõi các khoản công nợ trong Công ty. Cuối tháng đối chiếu sổ sách cùng thủ quỹ Công ty.
* Kế toán vật tư
Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trên chứng từ nhập – xuất vật tư cho các đối tượng sử dụng. Mở sổ theo dõi từng loại vật tư, bộ phận và công cụ dụng cụ để nhập, xuất, tồn. Cuối tháng đối chiếu với Phòng vật tư.
* Thủ quỹ
Chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt. Theo dõi toàn bộ lượng tiền mặt, đối chiếu với kế toán thanh toán để xác định lượng tiền mặt tồn quỹ. Báo cáo tồn quỹ tiền mặt hàng ngày cho Kế toán trưởng.
3.4.3 Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng
- Theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp;
- Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch của năm đó;
- Hình thức kế toán trên vi tính;
38
- Phương pháp hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên; - Phương pháp xuất kho: theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ; - Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo đường thẳng và sản lượng;
- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ;
- Phương pháp tính giá thành: phương pháp hệ số, chi phí sản xuất chung phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp.
3.4.4 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ tổng hợp kế toán bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được Kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ - Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thực hiện như sau:
(1) – Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
39
(2) – Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
(3) – Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Hình 3.3 – Sơ đồ hình thức kế toán Công ty áp dụng
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký
40 Ghi chú:
- Ghi hàng ngày - Ghi cuối tháng - Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.3 được giải thích cụ thể như sau:
- Chứng từ gốc: là chứng từ, tài liệu, bằng chứng để ghi vào sổ, kế toán khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được kiểm tra nhưng đảm bảo tính chính xác , trung thực, hợp lý, hợp lệ vì đó là cơ sở để kiểm tra chứng từ gốc phải có đầy đủ chữ ký, họ tên, ngày, tháng, năm và những người có trách nhiệm trong chứng từ.
- Chứng từ ghi sổ: là giá trị đi kèm với chứng từ gốc, lập ra trên cơ sở nhiều chứng từ gốc tập hợp nhiều chứng từ ban đầu nhằm tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế riêng biệt để ghi chép vào sổ kế toán.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian ghi sổ, sổ này dùng để đăng ký các nghiệp vụ phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu với số liệu bảng cân đối phát sinh.
- Sổ quỹ: dùng để ghi chép các chứng từ thu, chi tiền mặt cuối ngày số dư phải khớp với quỹ thu, chi.
- Bảng cân đối tài khoản: Hàng tháng, hàng quý, hàng năm căn cứ vào số tiền mặt từ sổ quỹ.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: là dùng sổ để phản ánh chi tiết, cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên cơ sở kế toán tổng hợp chưa phản ánh. Có các loại sổ như sau:
+ Sổ tài sản cố định
+ Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa
+ Sổ chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung + Sổ giá thành công trình, hạng mục công trình + Sổ chi phí trả trước
41
3.4.5 Hệ thống tài khoản công ty áp dụng
* Tổ chức sử dụng tài khoản kế toán
Công ty thường sử dụng các tài khoản: 111, 112, 131, 133, 141, 142, 152, 153, 154, 155, 222, 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341, 342, 344, 411, 414, 415, 421, 431, 441, 511, 515, 532, 621, 622, 627, 632, 641, 642, 711, 811, 911,…và tất cả các tài khoản cấp 2, cấp 3 chi tiết liên quan đến tài khoản cấp 1 ở trên.
* Sử dụng hệ thống báo cáo tài chính
- Bảng cân đối kế toán, bảng cân đối tài khoản
- Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính * Xử lý thông tin trên máy vi tính
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam phiên bản 9.07 tháng
02/2006@http:www.KTVN.com.vn
3.5 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2010 ĐẾN 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 ĐOẠN 2010 ĐẾN 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
42
Bảng 3.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2010 đến 2012
Đơn vị tính: 1.000 đồng
CHỈ TIÊU Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 17.048.377 20.760.762 29.717.171 3.712.385 21,78 8.956.409 43,14
2. Các khoản giảm trừ doanh thu - - - -
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 17.048.377 20.760.762 29.717.171 3.712.385 21,78 8.956.409 43,14
4. Giá vốn hàng bán 13.272.189 15.620.404 24.591.600 2.348.215 17,69 8.971.196 57,43
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 3.776.188 5.140.358 5.125.571 1.364.170 36,13 (14.787) (0,29)
6. Doanh thu hoạt động tài chính 27.116 24.386 10.826 (2.729) (10,06) (13.560) (55,61)
7. Chi phí tài chính 33.097 1.211.761 1.477.796 1.178.664 3561,25 266.035 21,95
Trong đó: Chi phí lãi vay 3.512 1.172.673 1.418.580 1.169.161 33.287,79 245.908 20,97
8. Chi phí bán hàng - - - -
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.573.707 3.593.357 4.668.204 1.019.650 39,62 1.074.848 29,91
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 1.196.500 359.626 (1.009.604) (836.873) (69,94) (1.369.230) (380,74)
11. Thu nhập khác 32.472 190.259 1.986.906 157.787 485,92 1.796.647 944,32
12. Chi phí khác 137.861 173.568 43.970 35.707 25,90 (129.599) (74,67)
13. Lợi nhuận khác (105.389) 16.691 1.942.936 122.080 115,84 1.926.246 11540,83 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1.091.111 376.317 933.332 (714.794) (65,51) 557.015 148,02
15. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành - - - -
16. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại - - - -
17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 1.091.111 376.317 933.332 (714.794) (65,51) 557.015 148,02
43
Nhìn vào bảng phân tích (được trích từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2010 – 2012), các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận đều có sự biến động qua các năm, cụ thể như sau:
- Dựa trên chỉ tiêu doanh thu (từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ): ta thấy doanh thu có xu hướng tăng qua các năm, cụ thể doanh thu năm 2011 cao hơn doanh thu năm 2010 là 3.712.384.954 đồng (ứng với 21,78%). Năm 2012 doanh thu cao hơn năm 2011 là 8.956.408.914 đồng (ứng với 43,14%). Cả 3 năm đều không có các khoản giảm trừ doanh thu nên doanh thu đạt được cũng chính là doanh thu thuần của Công ty.
- Dựa trên chỉ tiêu giá vốn hàng bán: năm 2011 khoản mục giá vốn hàng bán tăng 2.348.214.969 đồng (ứng với 17,69%) so với cùng kỳ năm trước. Đến năm 2012 giá vốn hàng bán tiếp tục tăng nhanh, so với năm 2011 cao hơn 8.971.196.294 đồng (ứng với 57,43%). Nguyên nhân là do Công ty đẩy mạnh sản xuất, sửa chữa công nghiệp, hoạt động xây lắp và cung cấp dịch vụ nhằm đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, trong những năm gần đây, giá xăng dầu tăng kéo theo chi phí NVL và chi phí vận hành máy móc tăng dẫn đến tăng giá vốn hàng bán. Do đó, công ty đẩy mạnh sản xuất và chi phí đầu vào cũng tăng làm cho giá vốn tăng lên.
- Dựa trên các khoản mục chi phí: ta thấy chi phí chủ yếu của Công ty là chi phí quản lý doanh nghiệp. Năm 2011, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 1.019.649.897 đồng (ứng với 39,62%) so với năm 2010. Đến năm 2012 chi phí tiếp tục tăng 1.074.847.593 đồng (ứng với 29,91%) so với năm 2011. Nguyên nhân chủ yếu làm cho chi phí quản lý doanh nghiệp tăng là do chi phí mua sắm đồ dùng văn phòng, chi phí nhân viên, chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định, thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài khác tăng. Ngoài ra, chi phí đào tạo cũng tăng theo chính sách quản lý của đơn vị nhằm nâng cao trình độ cho cán bộ, công nhân viên.
- Ngoài hoạt động kinh doanh chính, Công ty còn đẩy mạnh hoạt động tài chính. Tuy nhiên vẫn còn biến động qua các năm, về khoản mục doanh thu hoạt động tài chính có xu hướng giảm dần từ 2010 – 2012, cụ thể năm 2011 doanh thu tài chính giảm 2.729.186 đồng (ứng với 10,06%) so với năm 2010. Năm 2012 giảm 13.560.291 đồng (ứng với 55,61%) so với năm 2011. Nguyên nhân chính là do khoản mục này của Công ty là lãi tiền gửi ngân hàng và lãi suất của ngân hàng những năm gần đây đang có xu hướng giảm. Trái ngược với doanh thu tài chính, khoản mục chi phí tài chính tăng mạnh qua từng năm. Đặc biệt là năm 2011, do công ty cần nhiều vốn để đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, xây lắp nên cần nhiều vốn và phải vay ngân hàng lượng tiền
44
khá lớn, từ đó phát sinh chi phí lãi vay cao. Cụ thể năm 2011 tăng 1.178.664.391 đồng (ứng với 3561,25%) so với năm 2010, năm 2012 tăng 266.035.126 đồng (ứng với 21,95%) so với năm 2011.
- Dựa trên chỉ tiêu lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: mặc dù những khoản thu vào từ bán hàng và cung cấp dịch vụ và doanh thu hoạt động tài chính lớn nhưng do hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là xây dựng, sửa chữa công trình – cơ khí giao thông có những công trình có thời gian thi công lâu dài nên lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty không đều qua các năm. Có những năm phải bỏ chi phí cao dẫn đến lợi nhuận âm, có những năm công trình Công ty xây dựng hoàn tất và thu lợi nhuận cao. Cụ thể năm 2011 lợi nhuận giảm 836.873.489 đồng (ứng với 69,94%) so với năm 2010, năm 2012 giảm 1.369.230.390 đồng (ứng với 380,74%) so với năm 2011.
- Ngoài lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh, Công ty còn thu được lợi nhuận từ hoạt động khác nhưng không đáng kể. Qua 3 năm ta thấy, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế của công ty đều dương và có xu hướng tăng. Năm 2011 là 376.317.077 đồng, giảm 714.793.786 đồng (ứng với 65,51%) so với năm 2010. Năm 2012, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế là 933.332.290 đồng, tăng 557.015.213 đồng (ứng với 148,02%) so với năm 2011. Điều này cho thấy, mặt dù lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh giảm qua các năm, nhưng Công ty đã cố gắng cải thiện lợi nhuận từ những thu nhập khác và chi phí khác để nâng lợi nhuận sau thuế không âm (không bị lỗ), tạo được niềm tin cho đội ngũ cán bộ công nhân viên và người bên ngoài Công ty khi tham gia đầu tư góp vốn.
Nhìn chung, qua phân tích trên ta có thể thấy trong giai đoạn 2010 – 2012 hoạt động của Công ty tương đối hiệu quả, lợi nhuận qua các năm không ngừng được cải thiện. Đây là sự phấn đấu không ngừng trong Ban lãnh đạo của Công ty trong việc nâng cao chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh,