3.2.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh
- Công ty đứng ra đấu thầu công trình lớn có giá trị cao, do đó Công ty phải có một nguồn vốn rất lớn. Vì cần nguồn vốn quá lớn Công ty phải vay từ các Ngân hàng vì vậy nó mang lại gánh nặng cho Công ty. Công ty phải tạo ra một khoản lợi nhuận sao cho bù đắp được những khoản lãi vay từ Ngân hàng;
- Đây là loại hình kinh doanh có thời gian thi công rất dài, chính vì thế thời gian thu hồi vốn chậm;
- Trong ngành xây lắp việc sản xuất ra những sản phẩm nào có tiêu chuẩn chất lượng, kỹ thuật đã được xác định cụ thể, chi tiết trong hồ sơ thiết kế kỹ thuật được duyệt. Công ty có phòng kỹ thuật với các chuyên gia trong
31
phòng này là kiểm tra, giám sát kỹ thuật và chất lượng xây lắp công trình và chịu trách nhiệm thiết kế nhằm đảm bảo thời gian sử dụng rất lâu dài của công trình đã thi công;
- Công ty Sửa chữa và Xây dựng Công trình Cơ khí Giao thông 721 thực hiện các hợp đồng do chính Công ty ký kết với đơn vị chủ thầu. Trong đó, Công ty và chủ thầu đã thống nhất với nhau về giá trị thanh toán của công trình với các điều khoản trong hợp đồng, qua đó nghiệp vụ nghiệm thu, bàn giao công trình hạn mục, công trình đã hoàn thành cho bên giao thầu chính là quá trình tiêu thụ sản phẩm của Công ty;
- Sản phẩm xây dựng, sửa chữa không thuộc đối tượng lưu thông, sản phẩm được đặt tại một địa điểm cố định, nơi sản xuất đồng thời là nơi tiêu thụ sản phẩm. Mặc dù sản phẩm cố định tại một địa điểm nhưng công cụ, đối tượng lao động, lực lượng lao động trong Công ty có tính chất lưu thông rất cao;
- Các sản phẩm được xây lắp ngoài trời chịu ảnh hưởng của thời tiết cho nên Công ty đòi hỏi các doanh nghiệp phải có biện pháp khắc phục, đảm bảo cho công việc thi công tiến hành liên tục, thuận lợi và rút ngắn chu kỳ xây lắp;
- Thời gian sử dụng giá trị sản phẩm và xây lắp rất lớn, đòi hỏi các doanh nghiệp trong quá trình xây dựng phải kiểm tra chặt chẽ chất lượng NVL và chất lượng công trình được lâu dài. Mặc khác chi phí sản xuất cho sản phẩm rất đa dạng và phong phú bao gồm nhiều chủng loại nguyên vật liệu, sử dụng nhiều máy thi công sử dụng nhiều cấp bậc thợ với trình độ chuyên nghiệp khác nhau;
- Những đặc điểm trên ảnh hưởng rất lớn đến công tác tổ chức kế toán của doanh nghiệp xây lắp, nhất là việc tổ chức hạch toán các yếu tố chi phí và giá thành công trình, hạng mục công trình.
3.2.2 Đặc điểm của quy trình công nghệ sản xuất
- Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, phòng kế hoạch vật tư giao Hợp đồng cho các phòng ban như phòng kế toán, hành chính, ban giám đốc, từ đó căn cứ vào năng lực và chức năng của đơn vị sản xuất để ký kết hợp đồng, giao khoán nội bộ cho cá nhân làm chủ nhiệm đồ án, có sự quản lý của xưởng trưởng.
- Thực hiện sản xuất: do đặc thù của từng dự án trong từng hợp đồng kinh tế mà chủ nhiệm đồ án thực hiện công việc của mình, nhìn chung quy trình sản xuất như sau:
32
+ Khảo sát: chủ nhiệm đồ án phối hợp với đội khảo sát để có kết luận của mình về địa hình, địa chất công trình;
+ Lập dự án tiền khả thi, khả thi: sau khi có quyết định lập dự án của đơn vị chủ quản, chủ nhiệm đồ án có thể tự hoặc phối hợp để lập một dự án tiền khả thi ban đầu cho dự án. Khi dự án có tính khả thi và thực hiện thì được tiến hành viết dự án khả thi chính thức. Tuy nhiên, không phải dự án nào cũng cần phải có tiền khả thi, có hay không phụ thuộc vào từng đặc thù của dự án về vốn cũng như yêu cầu của bên A (phía chủ đầu tư);
+ Thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công: Nếu bước tiếp theo của Hợp đồng trên có phần thiết kế, chủ nhiệm đồ án phối hợp cùng các đơn vị thiết kế, theo cá nhân tiến hành khảo sát lần nữa bước thiết kế sơ bộ, hay chính thức về thi công kỹ thuật, tùy theo đặc thù của dự án thực hiện;
+ Nghiệm thu, bàn giao tài liệu: khâu này cần sự phối hợp đồng bộ của các bộ phận cá nhân tham gia dự án với tổ hoàn thiện và phòng kinh doanh, bên A, thực hiện nghiệm thu đã làm trên để xác định công nợ ban đầu cho khách hàng, giao bộ hồ sơ, tài liệu (đã ký) cho bên A khi công nợ được xác nhận và đã có thể đã thu tiền được;
+ Phòng kế hoạch vật tư: đóng vai trò quan trọng trong việc đi duyệt những kết quả mà các đơn vị đã làm được với các bộ chủ quản, kho bạc,…
+ Phòng kế toán: có chức năng thu nợ, theo dõi và hạch toán chi phí thực hiện dự án,…
3.3 MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY 3.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 3.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty được thể hiện qua hình 3.1 như sau: Qua hình 3.1 ta thấy, ngoài ban Giám đốc thì Công ty còn có 4 phòng chức năng và 7 hạt quản lý:
33
Hình 3.1 – Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH - KỸ THUẬT - SX KINH DOANH PHÒNG QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.3 HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.1 CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.2 HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.4 XƯỞNG VỎ TÀU ĐỘI SỬA CHỮA, XD
CẦU ĐƯỜNG BỘ
XƯỞNG CK – LM – NHŨ TƯƠNG NHỰA ĐƯỜNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH - KỸ THUẬT - SX KINH DOANH PHÒNG QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.3 HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.1 CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.2 HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.4 XƯỞNG VỎ TÀU ĐỘI SỬA CHỮA CẦU
721.6
XƯỞNG CK - LM - NHŨ TƯƠNG NHỰA ĐƯỜNG PHÒNG TỔ CHỨC
34
Cơ cấu lao động của Công ty được thể hiện qua biểu bảng 3.1 dưới đây: Bảng 3.1: Cơ cấu lao động trong Công ty
Thứ tự Tiêu chí Số người Cơ cấu
(%) 1 Theo trình độ học vấn
- Đại học - Trung cấp
- Công nhân kỹ thuật - Phổ thông Cộng 22 15 42 75 154 14,29 9,74 27,27 48,70 100 2 Theo bộ phận - Ban giám đốc - Quản lý đường bộ - Tổ chức hành chính - Tài chính kế toán - Kế hoạch - kỹ thuật - SXKD - Hạt quản lý đường bộ 721.1 - Hạt quản lý đường bộ 721.2 - Hạt quản lý đường bộ 721.3 - Hạt quản lý đường bộ 721.4 - Đội sửa chữa cầu 721.6 - Xưởng vỏ tàu - Xưởng CK – LM – nhũ tương nhựa đường Cộng 2 4 8 5 10 13 12 10 9 28 36 17 154 1,30 2,60 5,19 3,25 6,49 8,46 7,79 6,49 5,84 18,18 23,38 11,03 100
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính Công ty SCXDCT – CKGT 721)
3.3.2 Tổ chức quản lý và chức năng
Công ty Sửa chữa và Xây dựng Công trình Cơ khí Giao thông 721 có hình thức tổ chức và điều hành theo quan hệ trực tuyến, chức năng.
35
Đứng đầu là Giám đốc Công ty, hỗ trợ giám sát là Phó Giám đốc và Kế toán trưởng.
Phó Giám đốc phụ trách khối công nghiệp và thay Giám đốc điều hành Công ty mỗi khi Giám đốc đi công tác.
Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc quản lý tài chính trong Công ty. * Phòng tổ chức hành chính
- Tổ chức nhân sự lao động, tiền lương, ký kết và chấm dứt hợp đồng lao động;
- Áp dụng và xây dựng định mức lao động chuyên ngành để tổ chức giao khoán tiền lương sản phẩm;
- Tổ chức phòng cháy, chữa cháy, chống bão lụt và vệ sinh công nghiệp. * Phòng tài chính kế toán
- Tổ chức công tác hạch toán kế toán của đơn vị đúng chế độ, điều lệ kế toán Nhà nước quy định;
- Tổ chức kiểm tra và quản lý biến động tình hình tài chính trong Công ty để có biện pháp bảo toàn vốn hiệu quả, phát triển sản xuất kinh doanh.
* Phòng quản lý đường bộ
- Tổ chức theo dõi tổng hợp báo cáo mạng lưới đường bộ, an toàn giao thông theo quy định của chủ đầu tư, Khu quản lý đường bộ;
- Cập nhật thông tin và đề xuất phương án xử lý thông tin trong công tác quản lý, bảo trì, khai thác đường bộ, công tác phòng chống khắc phục hậu quả lũ lụt, giảm nhẹ thiên tai, bảo vệ hệ thống giao thông đường bộ, hành lang an toàn đường bộ;
- Bổ sung mới các thông tin, hiện trạng cầu, đường, cống,…sau khi Công ty hoặc các Đơn vị khác thi công xong và đã được nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng trên các tuyến đường mà Công ty đang quản lý.
* Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Sản xuất kinh doanh - Lập kế hoạch đầu tư dài hạn, trung và ngắn hạn;
- Lập kế hoạch, quản lý các nguồn vốn phục vụ sửa chữa đường bộ, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa đóng mới các phương tiện thủy và các công trình tự tìm kiếm của Công ty;
- Thực hiện thủ tục trình tự đầu tư, xây dựng, đấu thầu, hợp đồng kinh tế, công tác điều độ thống kê;
36
- Thiết kế kỹ thuật, thiết kế phương án tổ chức thi công; lập dự toán, thanh quyết toán các nguồn vốn Công ty;
- Theo dõi quản lý tài sản, kế hoạch mua sắm, cung cấp và khai thác nguồn vật tư, thiết bị, nhiên liệu của Công ty;
- Chủ trì trong công tác nghiệm thu giai đoạn công trình và hoàn thành công trình với Chủ đầu tư;
- Quản lý, bảo quản, vận hành khai thác Phòng thí nghiệm nhũ tương nhựa đường.
3.4 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 3.4.1 Sơ đồ tổ chức kế toán tài chính 3.4.1 Sơ đồ tổ chức kế toán tài chính
Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về mặt tài chính của Công ty được thể hiện qua hình 3.2 như sau:
Hình 3.2 – Sơ đồ tổ chức kế toán tài chính
Qua hình 3.2 ta thấy, phòng Kế toán – Tài chính của Công ty được phân thành các bộ phận thực hiện các phần hành kế toán riêng biệt. Các bộ phận kế toán thanh toán, ngân hàng; kế toán công nợ; kế toán vật tư có chức năng hạch toán công tác kế toán liên quan đến phần hành kế toán mà mình đảm nhận. Cuối kỳ, chuyển số liệu lên cho bộ phận kế toán tổng hợp. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính và tham mưu cho Ban giám đốc đưa ra các quyết định kịp thời và phù hợp. Ngoài các bộ phận kế toán trên, Công ty còn có thêm Thủ quỹ phụ trách công tác quản lý sổ sách và các vấn đề liên quan đến tiền bạc.
Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán thanh toán, ngân hàng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp KẾ TOÁN TRƯỞNG
37
3.4.2 Nhiệm vụ chức năng của bộ phận kế toán
* Kế toán trưởng
Tổ chức hạch toán, quản lý tài chính trong Công ty, giám sát quan hệ, báo cáo phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh và chấp hành thực hiện cáo cáo tài chính theo định kỳ với cấp trên và cấp quản lý.
* Kế toán tổng hợp
Ghi chép phản ánh các hoạt động (nghiệp vụ kinh tế phát sinh) theo từng tháng, quý, năm. Theo dõi chi phí, lợi nhuận sửa chữa công trình, hạch toán thuế đầu vào, đầu ra theo đúng luật thuế ban hành và theo dõi tình hình tăng giảm tài sản, nguồn vốn của Công ty.
* Kế toán thanh toán
Phụ trách việc thu chi, tiền gửi, theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng đối chiếu sổ sách cùng thủ quỹ.
* Kế toán công nợ
Căn cứ vào chứng từ thu chi, chuyển khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để mở sổ chi tiết. Theo dõi các khoản công nợ trong Công ty. Cuối tháng đối chiếu sổ sách cùng thủ quỹ Công ty.
* Kế toán vật tư
Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trên chứng từ nhập – xuất vật tư cho các đối tượng sử dụng. Mở sổ theo dõi từng loại vật tư, bộ phận và công cụ dụng cụ để nhập, xuất, tồn. Cuối tháng đối chiếu với Phòng vật tư.
* Thủ quỹ
Chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt. Theo dõi toàn bộ lượng tiền mặt, đối chiếu với kế toán thanh toán để xác định lượng tiền mặt tồn quỹ. Báo cáo tồn quỹ tiền mặt hàng ngày cho Kế toán trưởng.
3.4.3 Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng
- Theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp;
- Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch của năm đó;
- Hình thức kế toán trên vi tính;
38
- Phương pháp hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên; - Phương pháp xuất kho: theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ; - Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo đường thẳng và sản lượng;
- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ;
- Phương pháp tính giá thành: phương pháp hệ số, chi phí sản xuất chung phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp.
3.4.4 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ tổng hợp kế toán bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được Kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ - Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thực hiện như sau:
(1) – Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
39
(2) – Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
(3) – Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng