3.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty được thể hiện qua hình 3.1 như sau: Qua hình 3.1 ta thấy, ngoài ban Giám đốc thì Công ty còn có 4 phòng chức năng và 7 hạt quản lý:
33
Hình 3.1 – Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH - KỸ THUẬT - SX KINH DOANH PHÒNG QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.3 HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.1 CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.2 HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.4 XƯỞNG VỎ TÀU ĐỘI SỬA CHỮA, XD
CẦU ĐƯỜNG BỘ
XƯỞNG CK – LM – NHŨ TƯƠNG NHỰA ĐƯỜNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH - KỸ THUẬT - SX KINH DOANH PHÒNG QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.3 HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.1 CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.2 HẠT QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 721.4 XƯỞNG VỎ TÀU ĐỘI SỬA CHỮA CẦU
721.6
XƯỞNG CK - LM - NHŨ TƯƠNG NHỰA ĐƯỜNG PHÒNG TỔ CHỨC
34
Cơ cấu lao động của Công ty được thể hiện qua biểu bảng 3.1 dưới đây: Bảng 3.1: Cơ cấu lao động trong Công ty
Thứ tự Tiêu chí Số người Cơ cấu
(%) 1 Theo trình độ học vấn
- Đại học - Trung cấp
- Công nhân kỹ thuật - Phổ thông Cộng 22 15 42 75 154 14,29 9,74 27,27 48,70 100 2 Theo bộ phận - Ban giám đốc - Quản lý đường bộ - Tổ chức hành chính - Tài chính kế toán - Kế hoạch - kỹ thuật - SXKD - Hạt quản lý đường bộ 721.1 - Hạt quản lý đường bộ 721.2 - Hạt quản lý đường bộ 721.3 - Hạt quản lý đường bộ 721.4 - Đội sửa chữa cầu 721.6 - Xưởng vỏ tàu - Xưởng CK – LM – nhũ tương nhựa đường Cộng 2 4 8 5 10 13 12 10 9 28 36 17 154 1,30 2,60 5,19 3,25 6,49 8,46 7,79 6,49 5,84 18,18 23,38 11,03 100
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính Công ty SCXDCT – CKGT 721)
3.3.2 Tổ chức quản lý và chức năng
Công ty Sửa chữa và Xây dựng Công trình Cơ khí Giao thông 721 có hình thức tổ chức và điều hành theo quan hệ trực tuyến, chức năng.
35
Đứng đầu là Giám đốc Công ty, hỗ trợ giám sát là Phó Giám đốc và Kế toán trưởng.
Phó Giám đốc phụ trách khối công nghiệp và thay Giám đốc điều hành Công ty mỗi khi Giám đốc đi công tác.
Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc quản lý tài chính trong Công ty. * Phòng tổ chức hành chính
- Tổ chức nhân sự lao động, tiền lương, ký kết và chấm dứt hợp đồng lao động;
- Áp dụng và xây dựng định mức lao động chuyên ngành để tổ chức giao khoán tiền lương sản phẩm;
- Tổ chức phòng cháy, chữa cháy, chống bão lụt và vệ sinh công nghiệp. * Phòng tài chính kế toán
- Tổ chức công tác hạch toán kế toán của đơn vị đúng chế độ, điều lệ kế toán Nhà nước quy định;
- Tổ chức kiểm tra và quản lý biến động tình hình tài chính trong Công ty để có biện pháp bảo toàn vốn hiệu quả, phát triển sản xuất kinh doanh.
* Phòng quản lý đường bộ
- Tổ chức theo dõi tổng hợp báo cáo mạng lưới đường bộ, an toàn giao thông theo quy định của chủ đầu tư, Khu quản lý đường bộ;
- Cập nhật thông tin và đề xuất phương án xử lý thông tin trong công tác quản lý, bảo trì, khai thác đường bộ, công tác phòng chống khắc phục hậu quả lũ lụt, giảm nhẹ thiên tai, bảo vệ hệ thống giao thông đường bộ, hành lang an toàn đường bộ;
- Bổ sung mới các thông tin, hiện trạng cầu, đường, cống,…sau khi Công ty hoặc các Đơn vị khác thi công xong và đã được nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng trên các tuyến đường mà Công ty đang quản lý.
* Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Sản xuất kinh doanh - Lập kế hoạch đầu tư dài hạn, trung và ngắn hạn;
- Lập kế hoạch, quản lý các nguồn vốn phục vụ sửa chữa đường bộ, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa đóng mới các phương tiện thủy và các công trình tự tìm kiếm của Công ty;
- Thực hiện thủ tục trình tự đầu tư, xây dựng, đấu thầu, hợp đồng kinh tế, công tác điều độ thống kê;
36
- Thiết kế kỹ thuật, thiết kế phương án tổ chức thi công; lập dự toán, thanh quyết toán các nguồn vốn Công ty;
- Theo dõi quản lý tài sản, kế hoạch mua sắm, cung cấp và khai thác nguồn vật tư, thiết bị, nhiên liệu của Công ty;
- Chủ trì trong công tác nghiệm thu giai đoạn công trình và hoàn thành công trình với Chủ đầu tư;
- Quản lý, bảo quản, vận hành khai thác Phòng thí nghiệm nhũ tương nhựa đường.
3.4 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 3.4.1 Sơ đồ tổ chức kế toán tài chính 3.4.1 Sơ đồ tổ chức kế toán tài chính
Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về mặt tài chính của Công ty được thể hiện qua hình 3.2 như sau:
Hình 3.2 – Sơ đồ tổ chức kế toán tài chính
Qua hình 3.2 ta thấy, phòng Kế toán – Tài chính của Công ty được phân thành các bộ phận thực hiện các phần hành kế toán riêng biệt. Các bộ phận kế toán thanh toán, ngân hàng; kế toán công nợ; kế toán vật tư có chức năng hạch toán công tác kế toán liên quan đến phần hành kế toán mà mình đảm nhận. Cuối kỳ, chuyển số liệu lên cho bộ phận kế toán tổng hợp. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính và tham mưu cho Ban giám đốc đưa ra các quyết định kịp thời và phù hợp. Ngoài các bộ phận kế toán trên, Công ty còn có thêm Thủ quỹ phụ trách công tác quản lý sổ sách và các vấn đề liên quan đến tiền bạc.
Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán thanh toán, ngân hàng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp KẾ TOÁN TRƯỞNG
37
3.4.2 Nhiệm vụ chức năng của bộ phận kế toán
* Kế toán trưởng
Tổ chức hạch toán, quản lý tài chính trong Công ty, giám sát quan hệ, báo cáo phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh và chấp hành thực hiện cáo cáo tài chính theo định kỳ với cấp trên và cấp quản lý.
* Kế toán tổng hợp
Ghi chép phản ánh các hoạt động (nghiệp vụ kinh tế phát sinh) theo từng tháng, quý, năm. Theo dõi chi phí, lợi nhuận sửa chữa công trình, hạch toán thuế đầu vào, đầu ra theo đúng luật thuế ban hành và theo dõi tình hình tăng giảm tài sản, nguồn vốn của Công ty.
* Kế toán thanh toán
Phụ trách việc thu chi, tiền gửi, theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng đối chiếu sổ sách cùng thủ quỹ.
* Kế toán công nợ
Căn cứ vào chứng từ thu chi, chuyển khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để mở sổ chi tiết. Theo dõi các khoản công nợ trong Công ty. Cuối tháng đối chiếu sổ sách cùng thủ quỹ Công ty.
* Kế toán vật tư
Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trên chứng từ nhập – xuất vật tư cho các đối tượng sử dụng. Mở sổ theo dõi từng loại vật tư, bộ phận và công cụ dụng cụ để nhập, xuất, tồn. Cuối tháng đối chiếu với Phòng vật tư.
* Thủ quỹ
Chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt. Theo dõi toàn bộ lượng tiền mặt, đối chiếu với kế toán thanh toán để xác định lượng tiền mặt tồn quỹ. Báo cáo tồn quỹ tiền mặt hàng ngày cho Kế toán trưởng.
3.4.3 Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng
- Theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp;
- Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch của năm đó;
- Hình thức kế toán trên vi tính;
38
- Phương pháp hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên; - Phương pháp xuất kho: theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ; - Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo đường thẳng và sản lượng;
- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ;
- Phương pháp tính giá thành: phương pháp hệ số, chi phí sản xuất chung phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp.
3.4.4 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ tổng hợp kế toán bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được Kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ - Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thực hiện như sau:
(1) – Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
39
(2) – Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
(3) – Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Hình 3.3 – Sơ đồ hình thức kế toán Công ty áp dụng
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký
40 Ghi chú:
- Ghi hàng ngày - Ghi cuối tháng - Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.3 được giải thích cụ thể như sau:
- Chứng từ gốc: là chứng từ, tài liệu, bằng chứng để ghi vào sổ, kế toán khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được kiểm tra nhưng đảm bảo tính chính xác , trung thực, hợp lý, hợp lệ vì đó là cơ sở để kiểm tra chứng từ gốc phải có đầy đủ chữ ký, họ tên, ngày, tháng, năm và những người có trách nhiệm trong chứng từ.
- Chứng từ ghi sổ: là giá trị đi kèm với chứng từ gốc, lập ra trên cơ sở nhiều chứng từ gốc tập hợp nhiều chứng từ ban đầu nhằm tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế riêng biệt để ghi chép vào sổ kế toán.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian ghi sổ, sổ này dùng để đăng ký các nghiệp vụ phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu với số liệu bảng cân đối phát sinh.
- Sổ quỹ: dùng để ghi chép các chứng từ thu, chi tiền mặt cuối ngày số dư phải khớp với quỹ thu, chi.
- Bảng cân đối tài khoản: Hàng tháng, hàng quý, hàng năm căn cứ vào số tiền mặt từ sổ quỹ.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: là dùng sổ để phản ánh chi tiết, cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên cơ sở kế toán tổng hợp chưa phản ánh. Có các loại sổ như sau:
+ Sổ tài sản cố định
+ Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa
+ Sổ chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung + Sổ giá thành công trình, hạng mục công trình + Sổ chi phí trả trước
41
3.4.5 Hệ thống tài khoản công ty áp dụng
* Tổ chức sử dụng tài khoản kế toán
Công ty thường sử dụng các tài khoản: 111, 112, 131, 133, 141, 142, 152, 153, 154, 155, 222, 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341, 342, 344, 411, 414, 415, 421, 431, 441, 511, 515, 532, 621, 622, 627, 632, 641, 642, 711, 811, 911,…và tất cả các tài khoản cấp 2, cấp 3 chi tiết liên quan đến tài khoản cấp 1 ở trên.
* Sử dụng hệ thống báo cáo tài chính
- Bảng cân đối kế toán, bảng cân đối tài khoản
- Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính * Xử lý thông tin trên máy vi tính
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam phiên bản 9.07 tháng
02/2006@http:www.KTVN.com.vn
3.5 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2010 ĐẾN 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 ĐOẠN 2010 ĐẾN 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
42
Bảng 3.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2010 đến 2012
Đơn vị tính: 1.000 đồng
CHỈ TIÊU Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 17.048.377 20.760.762 29.717.171 3.712.385 21,78 8.956.409 43,14
2. Các khoản giảm trừ doanh thu - - - -
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 17.048.377 20.760.762 29.717.171 3.712.385 21,78 8.956.409 43,14
4. Giá vốn hàng bán 13.272.189 15.620.404 24.591.600 2.348.215 17,69 8.971.196 57,43
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 3.776.188 5.140.358 5.125.571 1.364.170 36,13 (14.787) (0,29)
6. Doanh thu hoạt động tài chính 27.116 24.386 10.826 (2.729) (10,06) (13.560) (55,61)
7. Chi phí tài chính 33.097 1.211.761 1.477.796 1.178.664 3561,25 266.035 21,95
Trong đó: Chi phí lãi vay 3.512 1.172.673 1.418.580 1.169.161 33.287,79 245.908 20,97
8. Chi phí bán hàng - - - -
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.573.707 3.593.357 4.668.204 1.019.650 39,62 1.074.848 29,91
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 1.196.500 359.626 (1.009.604) (836.873) (69,94) (1.369.230) (380,74)
11. Thu nhập khác 32.472 190.259 1.986.906 157.787 485,92 1.796.647 944,32
12. Chi phí khác 137.861 173.568 43.970 35.707 25,90 (129.599) (74,67)
13. Lợi nhuận khác (105.389) 16.691 1.942.936 122.080 115,84 1.926.246 11540,83 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1.091.111 376.317 933.332 (714.794) (65,51) 557.015 148,02
15. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành - - - -
16. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại - - - -