Đăng ký giao dịch bảo đảm nói chung là một giải pháp kiểm soát từ phắa Nhà nƣớc đối với các tài sản của các bên tham gia giao dịch. Theo đó, công tác đăng ký giao dịch bảo đảm đƣợc phân định cho các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền đăng ký khác nhau.
Trên cơ sở tham khảo pháp luật các nƣớc cho thấy, hiện nay trên thế giới đã và đang tồn tại một số mô hình tổ chức hệ thống cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm sau đây [39]:
Mô hình thứ nhất: Hệ thống cơ quan đăng ký được tổ chức phân tán, không tập trung.
Tại các quốc gia theo mô hình cơ quan đăng ký này, việc đăng ký sở hữu và đăng ký giao dịch bảo đảm đối với mỗi loại tài sản đƣợc thực hiện tại một cơ quan đăng ký. Mục tiêu trƣớc hết và chủ yếu của mô hình tổ chức này là phục vụ công tác quản lý nhà nƣớc, còn mục tiêu đảm bảo cho các giao dịch đƣợc thực hiện thuận lợi, minh bạch, công khai chƣa đƣợc chú trọng đúng mức. Điều này hiện đang đƣợc các nƣớc ở Bắc Mỹ, Châu Âu, Úc, Hồng
Kông, Singgapore... thực hiện. Ƣu điểm nổi bật nhất của mô hình này là: Tình trạng pháp lý của một tài sản đƣợc đăng ký, theo dõi tại duy nhất một cơ quan. Khi cần thông tin liên quan đến tài sản đó, các tổ chức, cá nhân chỉ cần tìm hiểu thông tin tại chắnh cơ quan đã đăng ký quyền sở hữu tài sản. Tuy nhiên mô hình này cũng bộc lộ một số nhƣợc điểm là mất nhiều thời gian, chi phắ tốn kém, làm giảm khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng, vì mỗi khi giao kết hợp đồng liên quan đến tài sản, các bên chủ thể phải tiến hành đăng ký quyền cầm cố, thế chấp tại nhiều cơ quan khác nhau. Do vậy, mô hình hệ thống đăng ký không tập trung sẽ hạn chế phạm vi các tài sản đƣợc dùng để bảo đảm cho việc thực hiện nghĩa vụ.
Mô hình thứ hai: Mô hình đăng ký tập trung đối với cầm cố động sản và đăng ký thế chấp bất động sản ở những cơ quan đăng ký quyền sở hữu bất động sản
Theo mô hình này, việc đăng ký thế chấp và đăng ký các lợi ắch khác liên quan đến bất động sản đƣợc thực hiện tại chắnh cơ quan đăng ký quyền sở hữu bất động sản đƣợc tổ chức theo đơn vị hành chắnh lãnh thổ, còn việc cầm cố và các lợi ắch khác liên quan đến động sản thì đƣợc đăng ký tại duy nhất một cơ quan trung ƣơng với các chi nhánh đặt tại địa phƣơng. Đây là mô hình đã tồn tại và phổ biến ở Mỹ và Canada trong hơn 50 năm qua. Mô hình này có ƣu điểm là: Tạo điều kiện xác định chắnh xác thứ tự ƣu tiên thanh toán khi một tài sản đƣợc bảo đảm cho việc thực hiện nhiều nghĩa vụ; giúp mở rộng phạm vi tài sản đƣợc dùng để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ, không chỉ giới hạn là tài sản có đăng ký quyền sở hữu. Tuy nhiên, bên cạnh những ƣu điểm trên, mô hình đăng ký này cũng bộc lộ những hạn chế nhất định, đó là: trong trƣờng hợp ngƣời mua tài sản là động sản thì phải thực hiện việc tra cứu thông tin tại hai hệ thống cơ quan là: cơ quan đăng ký tài sản bảo đảm và cơ quan đăng ký sở hữu. Các bên trong quan hệ tắn dụng vẫn phải thực hiện đăng ký quyền lợi đƣợc bảo đảm tại các cơ quan khác nhau, trong trƣờng hợp nhận bất động sản ở nhiều địa phƣơng làm tài sản bảo đảm cho việc thực hiện nghĩa vụ.
Mô hình thứ ba: Hệ thống đăng ký tập trung, theo đó cả động sản và bất động sản sẽ được đăng ký tại cùng một cơ quan và tách khỏi cơ quan đăng ký quyền sở hữu.
Theo mô hình này, việc cầm cố, thế chấp tài sản và các lợi ắch liên quan đến tài sản đều đƣợc đăng ký tại một cơ quan và độc lập với cơ quan đăng ký quyền sở hữu. Đối với tài sản có đăng ký quyền sở hữu, thì khi đăng ký giao dịch bảo đảm sẽ có viện dẫn nơi đăng ký và số đăng ký quyền sở hữu. Đồng thời, giữa cơ quan đăng ký quyền sở hữu với cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm sẽ thiết lập một cơ chế trao đổi thông tin liên quan đến tình trạng pháp lý của tài sản. Hiện nay, Hồng Kông, Malaixia, Singgapore và một số nƣớc ở châu Âu đang áp dụng mô hình này.
Ƣu điểm của mô hình đăng ký tập trung là: Giúp xác định chắnh xác thứ tự ƣu tiên thanh toán hơn so với hai mô hình trên, do toàn bộ tài sản đều đƣợc đăng ký tại duy nhất một cơ quan, mà không cần phải xác định theo đối tƣợng là động sản hay bất động sản. Điều này giúp cho bên nhận bảo đảm có thể dễ dàng tra cứu thông tin hơn khi tìm hiểu tài sản của Bên bảo đảm đã đƣợc dùng để bảo đảm cho nghĩa vụ khác chƣa. Tuy nhiên, mô hình đăng ký này cũng có một số nhƣợc điểm là: các tổ chức, cá nhân phải tìm hiểu thông tin về tài sản có đăng ký quyền sở hữu ở cả hai hệ thống cơ quan là: cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm và cơ quan đăng ký quyền sở hữu. Để khắc phục vấn đề này, nhiều nƣớc hiện đã áp dụng cơ chế trao đổi thông tin giữa hai hệ thống cơ quan đăng ký.
Từ những dẫn chiếu về mô hình tổ chức hệ thống cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm của các nƣớc cho thấy, việc lựa chọn mô hình cơ quan đăng ký cần phải có sự cân nhắc, tắnh toán kỹ lƣỡng, phù hợp trình độ phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc và phù hợp với xu hƣớng phát triển của hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm trong khu vực và trên thế giới, trong đó thực hiện đăng ký tập trung đƣợc xem là xu hƣớng nổi bật, phổ biến trên thế giới với sự hỗ trợ đắc lực của các thiết bị kỹ thuật hiện đại và nỗ lực to lớn của mỗi quốc gia.
Tại Việt Nam, do tắnh chất của đăng ký giao dịch bảo đảm bằng bất động sản khác biệt về cơ bản so với đăng ký giao dịch bảo đảm bằng tàu bay, tàu biển và các động sản khác khác nên mô hình cơ quan đăng ký đƣợc tổ chức theo mô hình không tập trung, phân tán, bao gồm: Cục Hàng không Việt Nam; Cơ quan đăng ký tàu biển Việt Nam; Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thuộc Bộ Tƣ pháp.