7. Kết luận (Cần ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và các
3.2CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA SIÊU THỊ
3.2.1 Cơ cấu tổ chức hoạt động
Cơ cấu tổ chức hoạt động của đơn vị hình 3.1 trang 28 cũng giống nhƣ các siêu thị khác trong hệ thống siêu thị CoopMart đƣợc phân chia từ cao xuống thấp và bao gồm các bộ phận cụ thể nhƣ sau.
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức các bộ phận trong công ty GIÁM ĐỐC Phó giám đốc ngành hàng thực phẩm Phó giám đốc ngành hàng phi thực phẩm Kế toán trƣởng
ISO Marketing Thu ngân Bảo vệ
Kế toán Bảo trì Vi tính Giám Sát
kho Hành chính Tổ trƣởng TPCN Tổ trƣởng TP-TSCB-NC Tổ trƣởng Hóa phẩm Tổ trƣởng Đồ dùng Tổ trƣởng May mặc - Tổ phó - Tổ phó - Tổ phó - Tổ phó - Tổ phó
- Mậu dịch viên - Mậu dịch viên - Mậu dịch viên - Mậu dịch viên - Mậu dịch viên
- Thủ kho - Thủ kho - Thủ kho - Thủ kho - Thủ kho
- Phụ kho - Phụ kho - Phụ kho - Phụ kho - Phụ kho
Giám đốc: Là ngƣời đại diện về mặt pháp lý, ngƣời lãnh đạo và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kinh doanh tại siêu thị.
Phó giám đốc: Sẽ chịu trách nhiệm quản lý hoạt động kinh doanh của từng ngành hàng: Phó giám đốc ngành hàng thực phẩm sẽ quản lý ngành hàng thực phẩm gồm: Thực phẩm công nghệ và thực thẩm tƣơi sống - chế biến - nấu chín; phó giám đốc ngành hàng phi thực phẩm sẽ quản lý ngành hàng phi thực phẩm gồm: Ngành hàng đồ dùng và ngành hàng may mặc và ngành hàng hóa Phẩm.
Mỗi ngành hàng sẽ có tổ trƣởng, tổ phó, mậu dịch viên, thủ kho và phụ kho.
Tổ trƣởng ngành hàng: làm nhiệm vụ theo dõi hàng tồn để đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp. Tổ trƣởng sẽ theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa, kịp thời có những biện pháp xử lý: giảm giá, khuyến mãi, trả hàng, … Đối với những mặt hàng bán chậm, phấn đấu đạt mục tiêu doanh số đã định.
Tổ phó: Sẽ cùng với tổ trƣởng theo dõi tình hình đặt hàng và giao hàng của nhà cung cấp.
Mậu dịch viên: Sẽ giám sát ở các kệ hàng, giải đáp thắc mắc cho khách hàng và sắp xếp hàng lên kệ, thƣờng xuyên kiểm tra hàng, tránh tình trạng hàng bị quá hạn sử dụng, hộp bị móp, rách bao bì, những sản phẩm thủy tinh bị nứt phải báo cáo tình trạng của những loại hàng này cho tổ trƣởng, tổ phó để kịp thời có biện pháp khắc phục hoặc hủy hàng.
Thủ kho và phụ kho: Chịu trách nhiệm nhận hàng tại kho, kiểm hàng và cho hàng nhập kho, trong quá trình nhận hàng, thủ kho phải đạm bảo nhận đúng và đủ những mặt hàng và lƣợng hàng trên hóa đơn hoặc phiếu giao hàng, ký xác nhận vào chứng từ nhận hàng làm cơ sở cho kế toán xử lý chứng từ. Trƣờng hợp có những mặt hàng giao không đúng theo đơn đặt hàng, thủ kho phải chờ ý kiến xử lý của đại diện ngành hàng trƣớc khi cho hàng nhập kho.
Tổ văn phòng sẽ do kế toán trƣởng quản lý gồm: Bộ phận kế toán, bộ phận bảo trì, bộ phận vi tính, bộ phận giám sát kho và bộ phận hành chính. Bộ phận Iso, Marketing.
Bộ phận kế toán: Sẽ xử lý chứng từ của các nghiệp vụ và chuyển dữ liệu cho kế toán trƣởng vào cuối tháng để Kế toán trƣởng tiến hành các bút toán khóa sổ.
Bộ phận vi tính: Sẽ định kỳ kiểm tra và nâng cấp hệ thống máy vi tính, theo dõi các chƣơng trình phần mềm và mỗi ngày tiến hành xuất dữ liệu từ các chƣơng trình bán hàng chuyển về các chƣơng trình nội bộ của các bộ phận liên quan.
Giám sát kho: Sẽ giám sát hoạt động nhập xuất hàng tại kho.
Bộ phận hành chính: theo dõi hoạt động công đoàn và chế độ làm việc, nghỉ phép của công nhân viên, tổ chức các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ, nâng cao trình độ cho nhân viên, tổ chức các hoạt động, phong trào thi đua tại đơn vị.
Bộ phận Iso: Sẽ chịu trách nhiệm quản lý về các quy định liên quan đến vấn đề vệ sinh và an toàn thực phẩm theo đúng tiêu chuẩn nhƣ không bán hàng đã quá hạn sử dụng, không để móp những hộp thực phẩm, không để thức ăn gần hóa phẩm, hóa chất, chế biến thức ăn phải đảm bảo vệ sinh, …
Bộ phận Marketing: Chịu trách nhiệm tổ chức các chƣơng trình khuyến mãi vào các dịp lễ, Tết.
Tổ bảo vệ: Chịu trách nhiện giám sát, bảo vệ từ lúc hàng đƣợc luân chuyển vào kho cho đến khi tiêu thụ
Cuối cùng là tổ thu ngân: Chịu trách nhiệm thu tiền do khách hàng thanh toán và mỗi ngày nộp tiền cùng với các hóa đơn bán hàng về văn phòng cho kế toán.
3.2.2 Tổ chức công tác kế toán tại siêu thị
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính kèm theo thông tƣ 244/2009/TT-BTC ,kế toán trƣởng là ngƣời chịu trách nhiệm quyết định hình thức kế toán và tổ chức, chỉ đạo triển khai, và phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ, chuyên viên.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam (VNĐ).
Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền. Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thƣờng xuyên. Phƣơng pháp tính thuế GTGT: phƣơng pháp khấu trừ
Hình thức kế toán áp dụng: Để phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên máy vi tính.
3.2.3 Phân công công việc kế toán Kế toán trƣởng Kế toán trƣởng Kế toán theo dõi công nợ phải thu,chƣơng trình khuyến mãi + Kế toán liên quan đến Ngân hàng Kế toán thu chi+ Kế toán báo cáo quyết toán thuế Kế toán nhập liệu ngành hàng Thực phẩm tƣơi sống, chế biến, nấu chín Kế toán nhập liệu ngành hàngĐồ dung và Thực phẩm công nghệ Kế toán nhập liệu ngành hàng May mặc và Hóa phẩm Thủ quỹ và kế toán theo dõi công nợ phải trả
Nguồn: Tổ kế toán CoopMart Cần Thơ
Hình 3.2 Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán tại Công ty TNHH MTV CoopMart Cần Thơ gồm 8 kế toán viên và 1 thủ quỹ và 1 kế toán trƣởng trong đó: 3 kế toán nhập liệu các nghiệp vụ về hàng hóa, 2 kế toán theo dõi công nợ, 1 kế toán doanh thu bán hàng và tình hình thu chi trong kỳ,1 kế toán báo cáo quyết toán thuế, 1 kế toán liên quan đến ngân hàng, kế toán trƣởng và thủ quỹ.
Kế toán theo dõi công nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi công nợ phải thu nhƣ thu tiền từ cho thuê mặt bằng, quầy kê, bán hàng cho các đơn vị công,nhà cung cấp đối, cuối tháng chiếu công nợ và nhận thêm các chƣơng trình khuyến mãi trong kỳ và kế toán theo dõi công nợ phải trả nhƣ trả tiền hàng, tiền điện, nƣớc và các khoản chi phí khác. Cuối kỳ kế chuyển doanh thu và chi chí cho kế toán trƣởng.
Kế toán thu chi và doanh thu bán hàng: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản thu chi trong kỳ, kết chuyển các khoản doanh thu bán hàng trong kỳ.
Kế toán báo cáo quyết toán thuế: Theo dõi các khoản thuế khấu trừ đầu vào và đầu ra.
Kế toán liên quan đến ngân hàng: Theo dõi tình hình lƣơng nhân viên hàng tháng và các khoản thanh toán của nhà cung cấp liên quan đến ngân hàng Ba nhân viên kế toán nhập liệu các nghiệp vụ liên quan đến nhập hàng và xuất hàng trong kỳ, luân chuyển chứng từ giữa siêu thị và Liên hiệp hợp tác xã. Việc nhập liệu các nghiệp vụ liên quan đến ngành hàng nào sẽ do nhân viên phụ trách ngành hàng đó theo dõi. Cụ thể: một nhân viên phụ trách ngành hàng Đồ dùng và Thực phẩm công nghệ; một nhân viên phụ trách ngành hàng gồm May mặc và Hóa phẩm; một nhân viên phụ trách ngành hàng Thực phẩm tƣơi sống.
Trong đó:
Ngành hàng Hóa phẩm: Bao gồm các sản phẩm nhƣ bột giặt, nƣớc xả, dầu gội, sữa tắm, xà bông, nƣớc rửa chén, …
Ngành hàng Thực phẩm công nghệ: Là những mặc hàng thiết yếu phục vụ cho đời sống hằng ngày nhƣ sữa, nƣớc trái cây, nƣớc ngọt, thực phẩm đóng hộp, dầu ăn, nƣớc chấm, bánh kẹo, …
Ngành hàng May mặc gồm các loại trang phục công sở, dạ hội, dạo phố, trang phục gia đình của các nhãn hiệu uy tín, chất lƣợng.
Ngành hàng Đồ dùng gồm hàng ngàn chủng loại, đa dạng các mẫu mã và chất liệu: Gốm sứ, thủy tinh, gỗ, nhựa, phale, kim loại, …
- Đồ dùng cho nhà bếp. - Vật dụng trang trí …
Ngành hàng Thực phẩm tƣơi sống – Chế biến – Nấu chíngồm các loại: - Thực phẩm sơ chế và tẩm ƣớp.
- Thực phẩm chế biến nấu chín. - Rau an toàn.
- Trái cây.
Kế toán trƣởng theo dõi chung về tình hình hoạt động, kinh doanh tại siêu thị. Kế toán trƣởng cập nhật các bút toán của các kế toán theo dõi công nợ, tổng hợp doanh thu trong kỳ, tổng hợp số liệu của các kế toán nhập liệu hàng hóa để ghi các bút toán liên quan đến hàng hóa; lên các báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các báo cáo nội bộ.
Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm giữ tiền mặt, kê khai tiền tồn quỹ hàng ngày và báo cáo giám đốc và kế toán trƣởng.
3.3 KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MTV COOPMART TỪ NĂM 2010 - ĐẾN 6 THÁNG CÔNG TY TNHH MTV COOPMART TỪ NĂM 2010 - ĐẾN 6 THÁNG
ĐẦU NĂM 2013.
Qua bảng 3.1 trang 34 ta thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tăng đều qua 3 năm và 6 tháng năm 2013 so với năm 2012, cụ thể năm 2011 tăng so năm 2010 là 35.329 triệu đồng và đến năm 2012 con số này tăng lên là 34.075 và 6 tháng đầu năm 2013 cũng tăng 2.034 triệu đồng sovới 6 tháng năm 2012, doanh thu tăng là điều cho thấy kết quả kinh doanh khả quan nhƣng kéo theo đó là chi phí giá vốn hàng bán cũng tăng tƣơng ứng mức tăng là 27.308 triệu đồng năm 2011 so năm 2010 và tăng 25.052 triệu đồng năm 2012 so năm 2011 và tăng 1.459 triệu đồng 6 tháng năm 2013 so với kỳ kỳ năm trƣớc.
Nhƣng tỷ lệ nghịch với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính lại biến động, từ năm 2010 đến năm 2011 doanh thu này giảm mạnh nhất trong các năm phân tích mức giảm 3.253 triệu đồng từ con số là 3.306 triệu đồng năm 2010 đến năm 2011 còn 53 triệu đồng đó là vấn đề mà ta cần xem xét và đi sâu vào phân tích tìm hiểu nguyên nhân ở các phần tiếp theo.
Mặt khác về các khoản chi phí nhƣ: chi phí tài chính, chi phí bán hàng , chi phí quản lý doanh nghiệp tăng giảm không đều, không biến động mạnh tăng quá cao hay giảm quá thấp điều này ta cũng sẽ phân tích sâu ở các phần sau, nhƣng tổng thể mà nói lợi nhuận sau thuế vẫn tăng đều qua các năm và trong 6 tháng đầu năm 2013 cho thấy công ty đã phát triển đúng hƣớng.
3.4 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢỚNG HƢỚNG PHÁT TRIỂN TRONG NĂM TỚI TRONG NĂM TỚI
3.4.1 Thuận lợi
- Là một thành viên thuộc hệ thống CoopMart, CoopMart Cần Thơ đƣợc sự hỗ trợ từ phía Liên Hiệp Hợp tác xã Thƣơng mại TP.HCM trong hoạt động tổ chức kinh doanh. Siêu thị đƣợc thành lập và hoạt động theo đúng mô hình kinh doanh của các siêu thị trong cùng hệ thống, đƣợc tiến hành các chƣơng trình khuyến mãi, chƣơng trình cẩm nang mua sắm, chăm sóc khách hàng, chƣơng trình khách hàng thân thiết, khách hàng thành viên… Nhằm tăng doanh số bán hàng theo hoạt động chung của toàn hệ thống CoopMart. Do đó, siêu thị thƣờng xuyên có những hoạt động thu hút khách hàng và quảng bá thƣơng hiệu rất qui mô.
Bảng 3.1 Báo cáo khái quát doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty từ năm 2010 đến 6 tháng đầu năm 2013
6 tháng 2013/2012 tuyệt đối tuyệt đối tuyệt đối 98.336 133.665 167.740 83.210 85.234 35.329 34.075 2.024 82.999 110.307 135.359 70.152 71.611 27.308 25.052 1.459 3.306 53 71 24 56 -3.253 18 32 832 814 285 145 233 -18 -529 88 10.420 14.321 16.192 8.124 8.345 3.901 1.871 221 1.916 3.318 3.358 1.520 1.616 1.402 40 96 4.533 5.316 7.997 1.544 1.672 783 2.681 128 3.966 4.722 6.586 3.479 3.716 756 1.864 237 ĐVT: Triệu đồng chênh lệch 2011/2010 2012/2011
7. Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế
8. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Nguồn: Tổ kế toán CoopMart Cần Thơ
6. Chi phí quản lý doanh nghiệp 5. Chi phí bán hàng
2. Giá vốn hàng bán
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 3. Doanh thu hoạt động tài chính
4. Chi phí tài chính Khoản mục Năm 2010 2011 2012 6 tháng 2012 6 tháng 2013
- Hơn nữa, vì là một thành viên của hệ thống CoopMart nên CoopMart Cần Thơ hoạt động theo những qui định chung, tuân thủ những tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trƣờng theo đúng các qui định của nhà nƣớc, điều này góp phần tạo sự an tâm và tin tƣởng của khách hàng. Cùng với đội ngũ Cán bộ - Công nhân viên đƣợc đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ và không ngừng đƣợc tham gia các lớp tập huấn, nâng cao tay nghề, luôn phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, đảm bảo giữ vững và phát huy thƣơng hiệu Co.opMart.
3.4.2 Khó khăn
- Siêu thị còn khá nhỏ so với nhu cầu mua sắm ngày càng gia tăng của khách hàng, trang thiết bị đã cũ kỹ gần hết công sức hoạt động.
- Bên cạnh đó, siêu thị còn đang phải chịu sự cạnh tranh với Đại siêu thị Big C, Metro Hƣng lợi, Siêu thị Vinatex, nhất là về vấn đề thu hút khách hàng.
3.4.3 Phƣơng hƣớng khắc phục khó khăn
- Thƣờng xuyên tìm hiểu nhu cầu dân cƣ trong khu vực, tích cực tìm kiếm những nguồn hàng mới, tìm kiếm nhà cung cấp hàng hóa chất lƣợng cao nhằm mang đến cho khách hàng sự thỏa mãn tốt nhất.
- Kiểm soát và quản lý tốt vấn đề nhập và dự trữ hàng.
- Luôn tuân thủ những qui định về vệ sinh trong khu bán hàng tự chọn, vệ sinh quầy kệ, và nhất là vệ sinh khu vực chế biến thức ăn.
- Đẩy mạnh công tác quảng cáo, khuyến mãi, thƣờng xuyên thực hiện chƣơng trình cẩm nang mua sắm – cung ứng hàng hóa chất lƣợng cao với mức giá hợp lý nhất; nâng cao chất lƣợng của các dịch vụ nhƣ gói quà miễn phí, giao hàng tận nhà với hóa đơn trên 200.000 đồng, nhận bán hàng qua điện thoại.
- Thực hiện chƣơng trình khách hàng thân thiết, khách hàng thành viên, chia lãi cho thành viên dựa trên doanh số mua hàng mỗi năm là một trong những hoạt động thiết thực thu hút sự quan tâm của đông đảo khách hàng.
- Thƣờng xuyên phát động phong trào thi đua giữa các nhân viên nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ, thƣờng xuyên quan tâm công tác huấn luyện và tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ - công nhân viên; nâng cao chất lƣợng phục vụ khách hàng thông qua các phiếu đánh giá nhân viên.Nhanh chóng giải quyết mọi khiếu nại, giải đáp thắc mắc cho khách hàng.
3.3.4 Mục tiêu phát triển trong năm 2013
Năm 2013, hoạt động của các siêu thị tiếp tục gặp phải những khó khăn do ảnh hƣởng của suy thoái kinh tế, kéo theo đó là xu hƣớng tiết kiệm chi tiêu trong dân cƣ. Do đó, với chủ đề hoạt động của năm 2013: “Nâng tầm cao mới - vƣơn tới thành công”, CoopMart Cần Thơ sẽ tiếp tục phấn đấu để đạt đƣợc mục tiêu doanh số đề ra cho 3 tháng cuối năm là 130 tỷ và tiếp tục giữ vững và phát huy thƣơng hiệu CoopMart Nơi mua sắm đáng tin cậy- Bạn của mọi nhà.