2.2.1.1 Bài học của các tổ chức, doanh nghiệp trên thế giới
Trường Đại học Victoria của Australia
Trường Đại học Victoria là một trường lớn ở Australia vì thế vệc quản lý tài sản là rất quan trọng. Trường có quy định cụ thể về việc quản lý tài sản trong tất cả các khâu. Cụ thể :
- Tài sản được mua phải tuân thủ theo chính sách đã được đề ra, căn cứ vào giá trị tài sản, báo giá bằng văn bản hay bằng lời hoặc bản yêu cầu mua tài sản việc tiếp nhận tài sản được tiến hành.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 32 - Những tài sản có giá trị từ 5.000$ trở lên sẽ được ghi nhận là tài sản cố định, tài sản cố định được ghi nhận chi tiết các thông tin như: loại tài sản, số lượng, ngày tiếp nhận, nước sản xuất, giá trị mua…
- Tài sản được mua về sẽ được dán nhãn tên của trường, số định danh tài sản hoặc có mã barcode riêng để dễ dàng quản lý.
- Định kỳ hàng năm trường có kế hoạch kiểm kê tài sản để xác định thực trạng tài sản, vị trí của tài sản. Việc kiểm kê tài sản được quy định là sẽ được tiến hành bằng một người độc lập hoàn toàn so với người nắm giữ tài sản. Trong trường hợp phát hiện mất mát, thừa tài sản trong quá trình kiểm kê thì phải điều tra rõ nguyên nhân và báo cáo với Thủ quỹ và Tổng kiểm toán.
2.2.1.2 Bài học kinh nghiệm của một số tổ chức, doanh nghiệp ở Việt Nam
Tập đoàn điện lực Việt Nam
Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN) là Công ty lớn có nhiều công ty thành viên với khối lượng tài sản cố định rất lớn là các dây chuyền máy móc, cơ sở trang thiết bị nên EVN xây dựng quy chế quản lý tài sản tốt để tránh lãng phí, thất thoát, tổ chức hạch toán phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời; tổ chức kiểm kê, đối chiếu theo định kỳ. Cụ thể:
- Trong khâu đầu tư, xây dựng, mua sắm tài sản cố định của Công ty: EVN quy định rõ ràng thẩm quyền quyết định dự án đầu tư, xây dựng, mua sắm tài sản cố định, người quyết định việc đầu tư, xây dựng, mua sắm tài sản cố định chịu trách nhiệm nếu việc đầu tư, xây dựng, mua sắm tài sản cố định không phù hợp, lạc hậu kỹ thuật, không sử dụng được.
- Khâu thanh lý, nhượng bán tài sản: EVN được quyền chủ động thực hiện nhượng bán, thanh lý tài sản đã hư hỏng, lạc hậu kỹ thuật, kém phẩm chất, không có nhu cầu sử dụng hoặc không sử dụng được để thu hồi vốn trên nguyên tắc công khai, minh bạch, bảo toàn vốn. EVN quy định thẩm quyền quyết định việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và phương thức thanh lý,
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 33 nhượng bán tài sản cố định. Việc nhượng bán tài sản cố định được thực hiện bằng hình thức đấu giá thông qua một tổ chức có chức năng bán đấu giá tài sản hoặc do EVN tự tổ chức thực hiện công khai theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật về bán đấu giá tài sản. Trường hợp nhượng bán tài sản cố định có giá trinh còn lại ghi trên sổ kế toán dưới 100 triệu đồng, Tổng giám đốc EVN quyết định lựa chọn bán theo phương thức đấu giá hoặc thỏa thuận nhưng không thấp hơn giá thị trường. Trường hợp tài sản cố định không có giao dịch trên thị trường thì EVN được thuê tổ chức có chức năng thẩm định giá xác định giá làm cơ sở bán tài sản theo các phương pháp trên.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam
Học viện Nông Nghiệp Việt Nam có bộ máy tổ chức phức tập, khối lượng tài sản cần quản lý nhiều từ trang thiết bị phục vụ giảng dạy nghiên cứu đến nhà cửa cơ sở hạ tầng. Trường có ban hành quy định về quản lý tài sản cụ thể cho từng khâu từ việc quyết định mua sắm tài sản, sử dụng bảo vệ tài sản đến việc thanh lý tài sản cố định.
- Trường có quy định đầu mỗi năm tài chính đề xuất nhu cầu mua sắm tài sản của các đơn vị được tổng hợp và trình Hiệu trưởng phê duyệt. Khoa chuyên môn được ủy quyền thực hiện mua tài sản có giá trị dưới 100 triệu đồng, phải lấy 3 báo giá từ nhà thầu khác nhau trình Hội đồng mua sắm tài sản phê duyệt trước khi thực hiện, tài sản có giá trị trên 100 triệu đồng phải làm thủ tục đấu thầu mua sắm theo quy định. Sau khi có quyết định phê duyệt, các khoa thực hiện các thủ tục mua sắm tài sản trong giới hạn được giao. Trường cũng có quy định cụ thể về việc tiếp nhận tài sản trong từng trường hợp: đối với tài sản do khoa thực hiện mua sắm, đối với tài sản thực hiện mua sắm theo hình thức đấu thầu, đối với tài sản có được do tài trợ, viện trợ, biếu, tặng.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 34 - Quy định trong quản lý, sử dụng tài sản: quản lý tài sản cả về hiện vật và giá trị, khai thác sử dụng và thực hiện chế độ đăng ký, báo cáo, kiểm kê tài sản hàng năm theo quy định của nhà nước và trường. Căn cứ vào nhu cầu nội bộ, Trưởng đơn vị sử dụng có quyền điều chuyển tài sản trong nội bộ đơn vị để khai thác hiệu quả. Không sử dụng tài sản của đơn vị vào mục đích cá nhân, mọi trường hợp làm mất hoặc hư hỏng tài sản đều phải báo cáo lại, mỗi tài sản trong đơn vị đều phải được giao cho tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng. Tài sản của đơn vị được mang ra khỏi cơ quan phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu phải đăng ký và được sự đồng ý của lãnh đạo đơn vị.
- Quy định về bảo dưỡng, sửa chữa tài sản: hàng năm lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa để trình Hiệu trưởng phê duyệt, thanh toán từ kinh phí được giao.
- Quy định về kiểm kê, điều chuyển, thanh lý tài sản: Công tác kiểm kê tài sản được tổ chức hàng năm hoặc bất thường, báo cáo kết quả kiểm kê và biện pháp xử lý trình Hiệu trưởng phê duyệt. Trường hợp kiểm kê thừa, thiếu tài sản đơn vị ghi rõ nguyên nhân, trách nhiệm, đề xuất biện pháp xử lý.