2.1.2.1 Đặc điểm về tài sản trong doanh nghiệp
Tài sản là toàn bộ tiềm lực kinh tế của đơn vị, biểu thị cho những lợi ích mà đơn vị thu được trong tương lai hoặc những tiềm năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của đơn vị. Nói cách khác, tài sản là tất cả những thứ hữu hình hoặc vô hình gắn với lợi ích tương lai của đơn vị thỏa mãn các điều kiện:
- Thuộc quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát lâu dài của đơn vị. - Có giá trị thực sự đối với đơn vị.
- Có giá phí xác định.
Có nhiều cách phân loại tài sản trong các doanh nghiệp, nhưng nếu xét về mặt giá trị và tính chất luân chuyển của tài sản, thì toàn bộ tài sản của các doanh nghiệp được chia làm hai loại: tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
Tài sản cố định là bộ phận chủ yếu trong cơ sở vật chất - kỹ thuật của một doanh nghiệp để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh khác nhau. TSCĐ bao gồm rất nhiều loại và được biểu hiện ở nhiều dạng khác nhau. Xét một cách tổng quát thì tài sản cố định được chia thành hai loại: Loại có hình thái vật chất cụ thể được gọi là tài sản cố định hữu hình, loại chỉ tồn tại dưới hình thái giá trị được gọi là tài sản cố định vô hình.
Để được xem là tài sản cố định thì bản thân tài sản phải thực hiện được một hoặc một số chức năng nhất định đối với quá trình hoạt động của doanh
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 24 nghiệp, có giá trị lớn đạt đến mức quy định, nếu tồn tại dưới hình thái vật chất cụ thể thì hình thái này sẽ giữ nguyên trong suốt quá trình sử dụng, có thời gian sử dụng dài nên phương thức luân chuyển là chuyển dần giá trị của mình vào chi phí của các đối tượng sử dụng trong nhiều chu kỳ sản xuất.
Các tài sản được ghi nhận là tài sản cố định phải thỏa mãn đồng thời tất cả 4 tiêu chuẩn ghi nhận sau:
+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
+ Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy. + Thời gian sử dụng ước tính trên 01 năm.
+ Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành. Hiện nay theo quy định là từ 30 triệu đồng trở lên.
Tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà không thay đổi hình dạng vật chất ban đầu.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh giá trị sử dụng của TSCĐ bị hao mòn và dịch chuyển dần dần từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. TSCĐ cũng là một loại hàng hóa có giá trị sử dụng và giá trị. Nó là sản phẩm của lao động và được mua bán trao đổi trên thị trường tư liệu sản xuất.
Do kết cấu phức tạp gồm nhiều bộ phận với mức độ khấu hao khác nhau nên trong quá trình sử dụng tài sản cố định có thể bị hư hỏng từng bộ phận.
Việc mua sắm tài sản cố định phải tuân thủ các quy định, số tiền của mỗi lần mua sắm lớn nên việc đầu tư mua sắm tài sản cố định phải có kế hoạch, tổ chức thực hiện tốt để nâng cao hiệu quả vốn đầu tư.
Như vậy dựa vào đặc điểm của tài sản cố định ta thấy liên quan đến TSCĐ có rất nhiều vấn đề dễ xảy ra gian lận, sai sót, tài sản cũng rất dễ hư hỏng, mất mát, lạm dụng nên cần phải có những quy định riêng cho từng loại
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 25 tài sản (thiết lập HTKSNB) như đặt ra các quy trình vận hành đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của máy móc để hạn chế hư hỏng; có cơ chế phân cấp quản lý tài sản cố định, thường xuyên kiểm tra, giám sát việc vận hành của máy móc thiết bị để tránh xảy ra mất mát, lạm dụng tài sản cố định; đặt ra các chỉ tiêu hoạt động để giới hạn sự vận hành của máy móc bảo vệ máy móc thiết bị hoạt động đúng công suất quy định…
2.1.2.2 Các rủi ro trong quản lý tài sản của doanh nghiệp
Các rủi ro trong quản lý tài sản sẽ phát sinh trong suốt vòng đời tồn tại của tài sản, các rủi ro này có thể đến từ các yếu tố trong và ngoài doanh nghiệp.
Sơđồ 2.1: Vòng đời của tài sản
Các rủi ro trong vòng đời của tài sản có thể kể đến như:
- Đánh giá nhu cầu và lên kế hoạch mua sắm: trong giai đoạn này rủi ro có thể xảy đến với quản lý tài sản như:
+ Đánh giá sai nhu cầu mua sắm, dẫn tới mua tài sản không phục vụ quá trình sản xuất trong doanh nghiệp
+ Đánh giá sai nhu cầu dẫn tới mua nhiều hơn hoặc ít hơn số lượng cần thiết
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 26
+ Mua sắm tài sản về không đúng thời điểm, như mua về trước thời điểm cần sử dụng quá lâu, hay khi cần để sử dụng thì vẫn chưa nhận được tài sản.
- Mua tài sản:
+ Mua không đúng chủng loại tài sản.
+ Mua tài sản không đảm bảo chất lượng.
+ Gian lận về giá để ăn chênh lệch của người thực hiện.
+ Không báo cáo về các khoản giảm giá trích thưởng của bên bán. - Nghiệm thu tài sản:
+Nhân viên công ty không phát hiện ra lỗi của tài sản do bên bán giao;
+Nhân viên công ty móc ngoặc với người bán để nhận những tài sản không đảm bảo chất lượng để hưởng lợi từ người bán;
- Bàn giao đưa vào sử dụng:
+Bàn giao không đúng đối tượng yêu cầu tài sản;
+Bàn giao chậm so với yêu cầu sử dụng;
+Bàn giao sai tài sản yêu cầu; - Sử dụng và bảo quản:
+Sử dụng sai mục đích;
+Người sử dụng sử dụng tài sản không theo yêu cầu thiết kế của tài sản;
+Tài sản bị mất mát, hư hỏng, lạm dụng trong quá trình sử dụng;
+Sử dụng tài sản kém hiệu quả;
+Tài sản không được bảo quản dẫn đến tình trạng mất, giảm chất lượng.
- Bảo dưỡng sửa chữa và nâng cấp:
+Không bảo dưỡng kịp thời làm hỏng hóc thiết bị;
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 27
+Chi tiền sửa chữa những tài sản còn bảo hành;
+Khai tăng giá trị sửa chữa hưởng chênh lệch;
+Sửa chữa nhiều lần cho một tài sản với 1 lỗi duy nhất;
+Thay thế các tài sản vẫn còn đáp ứng được nhu cầu;
+Các tài sản cần được nâng cấp nhưng không được tiền hành.
Như vậy có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến các rủi ro trong quản lý tài sản cố định nên tùy thuộc vào đặc điểm của tài sản, phân cấp quản lý mà cần ban hành các quy định, quy trình vận hành… để hạn chế các rủi ro trên. Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý TSCĐ tại đơn vị.
2.1.2.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu trong quản lý tài sản
- Thủ tục phê duyệt: đây là một trong những thủ tục quan trọng trong việc quản lý tài sản, nó tồn tại trong suốt vòng đời của tài sản và có mối liên hệ với các thủ tục còn lại.
Tài sản trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, phân bổ dưới nhiều hình thái khác nhau nếu không được bảo quản tốt rất dễ xảy ra các rủi ro lạm dụng, thất thoát, mất mát tài sản. Vì vậy tất cả các khâu quản lý tài sản phải tuân thủ các quy định của thủ tục này.
Tài sản được mua sắm, đầu tư khi có được sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền để tránh rủi ro mua tài sản không cần thiết, mua sai tài sản, mua phải tài sản có chất lượng không tốt không sử dụng được. Ngoài ra, việc ủy quyền người chịu trách nhiệm mua tài sản cũng phải được phê duyệt theo quy định, không phải ai cũng có quyền mua sắm tài sản. Việc sử dụng tài sản không tùy tiện theo cá nhân mà phải theo quy trình vận hành đã được xây dựng, ban hành (đã được phê duyệt). Tùy theo đặc tính của từng loại tài sản trong doanh nghiệp mà có những quy trình vận hành khác nhau, phù hợp với từng loại tài sản để hạn chế tối đa việc sử dụng tài sản sai mục đích, sử dụng
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 28 tài sản quy trình dẫn đến hỏng hóc tài sản. Tài sản được di chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc di chuyển ra vào doanh nghiệp không được tùy ý mà phải được phép của cấp có thẩm quyền tránh mất mát tài sản, tài sản hỏng hóc cần sửa chữa hay thanh lý cũng cần có kế hoạch và được phê duyệt.
- Thủ tục định dạng trước:
Tài sản của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, nếu không có cách quản lý chặt chẽ thì khả năng xảy ra rủi ro sẽ rất cao. Vì vậy để quản lý tài sản một cách có hiệu quả doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về định dạng trước. Tài sản cần được mã hóa cụ thể để dễ dàng theo dõi, quản lý cho từng mã tài sản giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu khi cần thiết, dễ dàng theo dõi thực trạng của tài sản.
Tuy nhiên đối với một số tài sản có đặc điểm đặc thù riêng thì có quy định về việc mã hóa khác nhau. Các dây chuyền, máy móc công nghệ cao cần được bảo mật, tránh sự xâm nhập của những người không liên quan phải được cài đặt khóa bảo mất khi vận hành. Những tài sản dễ mất mát như tiền, bản quyền sáng chế cần có hệ thống bảo vệ.
- Thủ tục báo cáo bất thường:
Trong các khâu tiến hành mua tài sản, hay sửa chữa thiết bị thường có những vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch được phê duyệt như tài sản cần mua xảy ra sự cố, hay các hỏng hóc phát sinh thêm trong quá trình sửa chữa. Các vấn đề phát sinh như vậy cần được quy định báo cáo lại một cách kịp thời để những người có trách nhiệm đưa ra hướng giải quyết hợp lý.
Trong trường hợp tài sản sử dụng không đúng cách, không đúng quy trình đã được ban hành, tài sản di chuyển để không đúng kỹ thuật rất dễ hỏng nếu không được phát hiện kịp thời, doanh nghiệp cần quy định các nhân viên phải báo cáo lên cấp trên khi phát hiện các dấu hiệu không bình thường trên.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 29 Thủ tục bảo vệ tài sản được thể hiện ở tất cả các khâu từ khi tài sản được hình thành đến trong quá trình sử dụng. Thủ tục bảo vệ tài sản giúp Công ty hạn chế rủi ro lạm dụng tài sản, mất mát tài sản, hỏng hóc tài sản.
Trong quá trình mua sắm tài sản, để đảm bảo tài sản được mua đúng phẩm chất, quy cách, chất lượng, Công ty cần có quy định rõ ràng chi tiết trong việc chọn lựa tài sản, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có sự kiểm tra nghiệm thu tài sản khi mua về một cách nghiêm ngặt. Các quy định sẽ hạn chế việc mua phải tài sản kém chất lượng, không sử dụng được, đánh tráo tài sản khi bàn giao, ngăn ngừa được động cơ không tốt của con người.
Việc mở sổ theo dõi tài sản đảm bảo tài sản được giám sát theo dõi đầy đủ về mặt số lượng, dễ dàng phát hiện thiếu sót tài sản.
Để tránh việc tài sản bị sử dụng sai mục đích, mất cắp, trong quá trình sử dụng tài sản, Công ty xây dựng các quy trình vận hành tài sản, quy định về sử dụng bảo hành, bảo trì, nâng cấp tài sản. Từng loại tài sản đều có những quy định sử dụng riêng biệt. Ví dụ, Công ty quy định cách sử dụng đối với từng loại tài sản cố định khác nhau. Đối với máy tính quy định hệ thống khóa bảo mật để lưu giữ những bí mật thông tin của Công ty. Đối với tài sản là máy móc thiết bị văn phòng khó có thể kiểm soát quá trình sử dụng của nhân viên nên Công ty giao trách nhiệm quản lý tài sản cho từng phòng ban để họ có trách nhiệm trong việc sử dụng tài sản. Đối với phương tiện vận tải, Công ty kiểm soát hành trình chạy của xe, quản lý định mức nhiên liệu phục vụ cho xe chạy.
Ngoài ra để hạn chế sự mất cắp tài sản của Công ty, Công ty có quy định nhân viên lập kế hoạch sử dụng, theo dõi việc mang tài sản ra vào Công ty hoặc có sử dụng thiết bị camera để quản lý tài sản.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 30 Công ty cần quy định chỉ tiêu cụ thể đối với một số tài sản như phương tiện vận tải cần đặt ra chỉ tiêu, thời gian, số km vận hành của phương tiện để đảm bảo phương tiện hoạt động đúng công suất như vậy tránh được rủi ro, hư hỏng phương tiện; đối với máy móc để đảm bảo máy móc sử dụng được lâu bền thì nhà quản lý cần đặt ra chỉ tiêu hoạt động đúng công suất, thời gian... Ví dụ, Công ty quy định dây chuyền sản xuất làm việc liên tục 4 giờ thì cần 30 phút nghỉ để máy không bị nóng quá dẫn đến sớm hư hỏng, phương tiện vận tải chạy 5000km thì phải thay dầu máy, bảo dưỡng. Thủ tục sử dụng chỉ tiêu giúp bảo vệ tài sản tránh hư hỏng, mất mát
- Thủ tục bất kiêm nhiệm: trong quá trình quản lý tài sản cần tránh một người làm quá nhiều việc gây chồng chéo dễ dẫn đến rủi ro, sai sót. Công ty cần phân công trách nhiệm rõ ràng.
Người phê duyệt ủy quyền cho người khác thực hiện việc mua tài sản trong Công ty.
Người có trách nhiệm mua tài sản không đồng thời là người kiểm tra chất lượng tài sản mua về.
Công ty phân biệt chức năng sử dụng tài sản và theo dõi ghi sổ tài sản. Người sử dụng tài sản không đồng thời là người theo dõi, ghi sổ tài sản.
- Thủ tục đối chiếu: Đối chiếu thể hiện ở tất cả các khâu trong quá trình quản lý, sử dụng tài sản.
Việc mua sắm tài sản cần được đối chiếu giữa tài sản được phê duyệt và tài sản thực tế được mua, có sự đối chiếu giữa các bộ phận theo dõi tài sản cố định và bộ phận ghi nhận tài sản cố định. Ngoài ra còn có sự đối chiếu giữa các chứng từ với nhau để phát hiện ra sai sót, gian lận trong việc quản lý, sử dụng tài sản, đối chiếu giữa định mức với thực tế thực hiện để phát hiện tình trạng vượt định mức có biện pháp xử lý kịp thời.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 31 Thủ tục đối chiếu giúp nhà quản lý phát hiện các rủi ro gian lận, sai sót mà nhân viên làm ra để có biện pháp hạn chế rủi ro, xử lý kịp thời các rủi ro.
- Thủ tục kiểm tra và theo dõi:
Tài sản rất dễ bị hỏng hóc, mất mát nếu không được sử dụng theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà sản xuất hoặc quy trình Công ty đã ban hành.
Mặc dù các tài sản đều được ban hành quy trình vận hành nhưng nhân viên thường bỏ qua các quy trình đó, rút ngắn các khâu thực hiện vì mục đích cá nhân nên tài sản xuống cấp, hư hỏng rất nhanh.
Để đảm bảo các quy trình vận hành tài sản được thực hiện đúng, đủ