4.1.3.1 Quy định mua sắm tài sản cốđịnh
Để hạn chế, phòng tránh các rủi ro xảy ra trong quá trình mua tài sản cố định, Công ty đã đưa ra các quy định, biện pháp kiểm soát trong khâu mua sắm tài sản cố định.
Công ty đã đưa ra sơ đồ các bước trong quy trình mua sắm tài sản cố định và phân rõ nhiệm vụ của từng bộ phận tham gia vào quy trình. Các quy định trong từng bước của quy trình đã có sự thông qua của ban lãnh đạo công ty và đồng ý chấp hành của nhân viên.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 55
Sơđồ 4.1: Sơđồ quy trình mua sắm TSCĐ của Công ty.
Công ty quy định rõ ràng về thủ tục mua sắm tài sản cố định cụ thể tài sản cố định mua phải đảm bảo đúng quy trình, có sự phê duyệt của người có thẩm quyền (thủ tục phê duyệt). Thủ tục này giúp hạn chế rủi ro với việc ai cũng có thể đề nghị mua sắm tài sản cố định, loại TSCĐ được phép mua, việc mua TSCĐ có thực sự cần thiết cho nhu cầu công việc hay không. Ngoài ra, khi mua tài sản cố định lớn trên 50 triệu đồng có sự phê duyệt của Tổng giám đốc về nhà cung cấp dựa trên 3 báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau để có thể lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất tránh rủi ro lãng phí vốn mua tài sản cố định không sử dụng được, tài sản cố định sai quy cách.
Phiếu đề nghị mua tài sản cố định được làm theo mẫu đã được xây dựng trước và được đánh số trước theo mẫu của công ty, đây là biện pháp giúp người theo dõi phiếu yêu cầu tài sản thuận tiện theo dõi, kiểm tra và phát hiện kịp thời trong trường hợp thất lạc (thủ tục định dạng trước).
Để kiểm soát nhân viên mua tài sản có mua đúng tài sản cố định hay không, Công ty quy định tách biệt chức năng mua tài sản cố định và chức năng yêu cầu mua tài sản cố định. Nhân viên mua tài sản cố định thuộc phòng hành chính nhân sự, nhân viên yêu cầu mua tài sản cố định là người thuộc các phòng ban khác có nhu cầu về tài sản cố định (thủ tục bất kiêm nhiệm).
Công ty quy định cụ thể trong việc nhận tài sản và hóa đơn chứng từ khi mua tài sản cố định về. Phòng hành chính nhân sự kiểm tra tài sản cố định
Bộ phận có nhu cầu lập phiếu
yêu cầu mua TSCĐ
Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc
phê duyệt phiếu yêu cầu mua TSCĐ
Phòng hành chính nhân sự
mua TSCĐ
Phòng kế toán căn cứ hóa đơn GTGT lập chứng từ thanh toán Phòng hành chính kiểm tra, lập biên bản bàn giao TSCĐ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 56 mua về có khớp với số lượng, chủng loại, chất lượng, kỹ thuật trong đề nghị mua tài sản cố định hay không? So sánh đối chiếu danh mục tài sản cố định ghi trong hóa đơn GTGT có khớp đúng với phiếu yêu cầu tài sản cố địn hay không? Kiểm tra hóa đơn GTGT có đầy đủ các yếu tố hay không, có đầy đủ chữ ý hay không?(thủ tục đối chiếu). Biên bản bàn giao tài sản cố định giữa người mua TSCĐ và người nhận TSCĐ được lập thành 03 liên và theo mẫu quy định của Công ty, có chữ ký đầy đủ của các bên tham gia như người mua tài sản cố định, người nhận tài sản cố định, trưởng Phòng hành chính nhân sự (thủ tục định dạng trước).
Liên 1: Giao cho phòng kế toán để lưu trữ trong bộ hồ sơ tài sản cố định.
Liên 2: Giao cho người sử dụng nhận tài sản cố định. Liên 3: Phòng hành chính nhân sự giữ lại để theo dõi.
Có thể tóm tắt quy trình nhận tài sản và bàn giao tài sản qua sơ đồ sau:
Sơđồ 4.2: Sơđồ quy trình nhận và bàn giao TSCĐ tại Công ty
Ngoài ra, Công ty còn có quy định về việc lưu trữ chứng từ cụ thể Công ty tách biệt chức năng lưu trữ chứng từ với chức năng mua tài sản. Phòng hành chính làm nhiệm vụ mua hàng sau đó toàn bộ chứng từ mua hàng được chuyển cho phòng kế toán (thủ tục bất kiêm nhiệm).
Việc thanh toán tiền tài sản cố định mua về cho nhà cung cấp cũng được thực hiện theo quy định của Công ty các chứng từ chi phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền để kiểm tra giá cả đã phê duyệt trước khi mua tài sản có khớp đúng với giá cả trên hóa đơn GTGT hay không phòng tránh
Phòng hành chính kiểm tra tài sản cố định mua về Phòng hành chính lập biên bản bàn giao TSCĐ (3 liên) Bộ phận sử dụng tài sản nhận TSCĐ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 57 rủi ro chi tăng mà không có lý do (thủ tục phê duyệt).
Sau khi đã ban hành các quy định về thủ tục kiểm soát, Công ty phổ biến đến các nhân viên, các phòng ban. Văn bản hướng dẫn việc thi hành các quy định được gửi tới từng phòng ban để làm căn cứ thực hiện. Mỗi phòng ban nhận được 1 bản các quy định về thủ tục, cơ chế kiểm soát tài sản cố định.
Công ty có kế hoạch kiểm tra, giám sát định kỳ các hoạt động trong quá trình mua sắm, đầu tư tài sản cố định của các bên liên quan để kịp thời phát hiện ra các rủi ro, gian lận và có biện pháp xử lý kịp thời. Công ty khuyến khích nhân viên phát hiện ra các sai sót trong quá trình thực hiện các quy định và báo cáo lên cấp trên để Công ty có biện pháp giải quyết kịp thời.
Hàng tuần , Công ty có cuộc họp giao ban giữa các bộ phận và ban lãnh đạo để đánh giá tình hình hoạt động của công ty trong tuần và để mọi người đề xuất các phương án xử lý các vấn đề đã phát sinh, biện pháp để ngăn chặn các rủi ro, lên kế hoạch xây dựng các quy định tiếp theo.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 58 Người quản lý tài sản Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc Bộ phận hành chính Kế toán Thủ quỹ
Sơđồ 4.3: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình mua sắm TSCĐ tại công ty.
Phiếu yêu cầu
mua TSCĐ
Lập phiếu
yêu cầu mua
TSCĐ
Xét
duyệt
Quyết định
mua TSCĐ
Biên bản bàn
giao TSCĐ
Quyết định
mua TSCĐ
Biên bản
bàn giao
TSCĐ
Hóa đơn
GTGT
Hóa đơn
GTGT
Phiếu chi/Ủy
nhiệm chi
Biên bản bàn
giao TSCĐ
N N
N
Phiếu chi/
ủy nhiệm
chi
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 59 Ưu và nhược điểm của quy trình mua sắm tài sản cố định.
- Ưu điểm:
+ Công ty đã có quy định cụ thể về quy trình, phân rõ trách nhiệm cho từng bộ phận, cá nhân liên quan (bất kiêm nhiệm) trong quá trình tham gia ngay từ khâu mua tài sản cố định. Từ các quy định trên đã hạn chế việc mua tài sản không đúng chủng loại, hạn chế sự thông đồng giữa các bộ phận, cá nhân cấu kết thu lợi, làm thiệt hại về tài chính cho Công ty.
+ Các biểu mẫu, chứng từ của việc mua sắm tài sản cố định được xây dựng và nhân viên nắm rõ thuận tiện cho việc theo dõi.
- Nhược điểm:
+ Công ty không xây dựng kế hoạch mua sắm tài sản cố định trong năm, mua sắm tài sản cố định dựa vào nhu cầu thực tế lúc cần thiết, không có kế hoạch trước.
+ Quy trình mua sắm tài sản của công ty hiện tại được thiết kế chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của người quản lý, còn nhiều lỗ hổng và rủi ro cho doanh nghiệp trong việc quản lý.
+ Mặc dù Công ty có quy định về việc kiểm tra tài sản cố định khi nhận tài sản cố định nhưng việc kiểm tra chỉ được thực hiện bởi người mua hàng mà không có thêm có bộ phận chuyên trách kiểm tra về chất lượng kỹ thuật của tài sản cố định.
+ Một tồn tại nữa là khi bàn giao tài sản cố định chỉ có sự tham gia của người mua tài sản, người nhận tài sản và trưởng phòng phụ trách mua tài sản mà không có sự đại diện tham gia của Ban lãnh đạo Công ty nên việc giao nhận tài sản nhiều khi được tiến hành cho đủ thủ tục không được chú trọng.
+ Tuy Công ty có quy định các chứng từ phải có đầy đủ của các bộ phận, được tiến hành theo trình tự nhưng việc tiến hành theo đúng trất tự không được kiểm soát nên nhân viên vẫn cố tình không làm theo, làm sai trật
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 60 tự vì cho rằng không ảnh hưởng gì đến công việc và không ai để ý đến.
4.1.3.2 Quy định ghi sổ tài sản cốđịnh
Dựa vào tình hình thực tế đã phát sinh trong quá trình ghi sổ tài sản có định, Công ty đã ban hành các quy định đối với việc ghi sổ tài sản cố định.
Công ty đã đưa ra sơ đồ các bước trong khâu ghi sổ tài sản cố định phân rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của từng phòng ban, người liên quan. Các quy định trong khâu ghi sổ tài sản cố định được phổ biến cho nhân viên chấp hành.
Sơđồ 4.4: Sơđồ các bước ghi sổ TSCĐ của Công ty
Công ty có hai phòng trực tiếp theo dõi ghi sổ tài sản cố định là phòng kế toán và phòng hành chính nhân sự. Để phòng ngừa rủi ro trong quá trình ghi sổ, theo dõi, việc ghi sổ tài sản cố đinh được thực hiện theo đúng quy định đã ban hành. Phòng hành chính theo dõi tài sản cố định mua về, Phòng kế toán có nhiệm vụ hạch toán, trích khấu hao tài sản cố định. Việc quy định theo dõi tài sản cố định có cả Phòng kế toán và Phòng hành chính đã hạn chế được rất nhiều những sai sót, nhầm lẫn, quản lý chặt chẽ việc sử dụng tài sản, hạn chế việc lạm dụng, mất mát tài sản do có sự đối chiếu, kiểm tra chéo thường xuyên (thủ tục đối chiếu kiểm tra).
Ngoài ra, việc ghi sổ tài sản cố định của Phòng kế toán và phòng hành chính được thực hiện theo biểu mẫu đã quy định. Phòng kế toán thực hiện trên phần mềm kế toán Misa, trên phần mềm tài sản cố định đã được mã hóa, các thông tin cụ thể về tài sản được phần mềm theo dõi quản lý, Phòng hành
Phòng hành chính lập biên bản nghiệm thu
TSCĐ, lập biên bản bàn giao TSCĐ, sổ theo dõi TSCĐ Phòng kế toán nhận chứng từ, đánh giá TSCĐ Phòng kế toán hạch toán TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 61 chính thực hiện trên phần mềm Excel (thủ tục định dạng trước).
Phó tổng giám đốc tài chính kiểm tra, giám sát việc ghi sổ của phòng kế toán để thấy được tình hình tài sản cố định hiện có của công ty.
Bộ máy tính mua về ngày 12/03/2013 của Công ty Cổ phần máy tính Hà Nội được Phòng hành chính và phòng kế toán ghi sổ như sau:
Phòng Hành chính:
Mã tài sản Ngày mua Ngày bàn giao Người sử dụng
QS089 12/03/2013 15/03/2013 Nguyễn Văn Chiến Phòng kế toán: Mã tài sản Ngày Mua Ngày bàn giao Nguyên Giá Thời gian sử dụng (tháng) Khấu hao hàng tháng Bộ phận sử dụng TSCĐ2013- 023 12/03/2013 15/03/2013 15.123.000 18 840.167 PHP
Ưu và nhược điểm của quy trình ghi sổ tài sản cố định: - Ưu điểm:
+ Công ty đã có quy định cụ thể việc ghi sổ tài sản cố định, phân rõ nhiệm vụ trách nhiệm cho từng bộ phận liên quan để phần nào hạn chế rủi ro nhầm lẫn, gian lận trong việc ghi chép quản lý tài sản cố định.
+ Hệ thống thông tin được chú trọng phổ biến cho nhân viên và việc kiểm tra giám sát quá trình thực hiện của nhân viên cũng được tiến hành.
- Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, vẫn còn tồn tại một số vấn đề
trong việc ghi sổ tài sản cố định.
+ Việc ghi chép, theo dõi của Phòng hành chính nhân sự vẫn còn thủ công, các biểu mẫu công ty xây dựng trên phần mềm Excel.
+ Công ty chưa có quy định về việc mã hóa tài sản cố định cho nhân viên phòng hành chính khi nhập tài sản vào phần mềm Excel nên không có sự
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 62 thống nhất mã tài sản cố định của phòng hành chính nhân sự và phòng kế toán xảy ra tình trạng khó khăn trong việc đối chiếu chéo giữa hai phòng ban.
+ Công ty có kiểm tra, giám sát hoạt động của nhân viên nhưng chưa quy định kế hoạch cụ thể định kỳ về việc kiểm tra, giám sát.
4.1.3.3 Quy định sử dụng và bảo vệ tài sản cốđịnh
Tài sản cố định của Công ty xảy ra nhiều rủi ro trong quá trình sử dụng và bảo quản nên công tác bảo vệ tài sản được đưa lên hàng đầu. Việc đưa ra thủ tục bảo vệ tài sản cố định vừa là giải pháp ngăn chặn trước rủi ro đối với tài sản cố định và cũng là việc thiết lập nên cơ chế kiểm soát của Công ty đối với tài sản cố định của mình. Công ty quy định:
+ Đối với tài sản cố định là thiết bị phục vụ quá trình sản xuất, là tài sản trực tiếp tạo ra giá trị cho Công ty được chia ra làm hai loại để quản lý. Một là máy tính của nhân viên sản xuất, là tài sản có giá trị cao vì máy tính có cấu hình cao, thường xuyên phải đầu tư nâng cấp. Máy tính chứa đựng nhiều dữ liệu thông tin bảo mật của công ty và người sử dụng nên Công ty quy định mỗi người sử dụng phải tự đặt password cho máy tính do mình quản lý sử dụng. Ngoài ra, việc vận hành máy tính phải theo đúng quy trình. Người sử dụng phải tuân thủ đúng cách thức khởi động, tắt máy tính theo hướng dẫn sử dụng đã được ban hành, trong quá trình sử dụng nhân viên chỉ được cài các phần mềm phục vụ công việc và thích ứng với hệ điều hành của máy tính. Hai là thiết bị kiểm thử như các loại điện thoại, máy tính bảng với cấu hình, hệ điều hành khác nhau. Đây là những tài sản có hình thái nhỏ, dễ bị mất mát lạm dụng nếu không được bảo quản tốt. Công ty quy định các thủ tục để tránh mất mát, lãng phí là sau khi người sử dụng sử dụng xong phải cất lại trong kho, nhân viên sử dụng phả lập báo cáo về việc đã sử dụng thiết bị với mục đích gì, thời gian sử dụng là bao lâu, đảm bảo thiết bị khi trả lại kho không bị hư hỏng. Trước khi dùng thiết bị kiểm thử, nhân viên phải có kế hoạch về việc sử dụng. Thông thường thiết bị kiểm thử được sử dụng ở giai đoạn cuối
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 63 của một dự án lập trình phần mềm, trước khi phần mềm được giao cho khách hàng vì thế có thể dựa vào kế hoạch giao sản phẩm cho khách hàng để quản lý việc sử dụng tài sản của nhân viên.
+ Đối với tài sản cố định dùng chung cho hoạt động văn phòng như máy in, máy photo… là những tài sản cố định dễ bị lạm dụng vào mục đích cá nhân nhất, dễ xảy ra hư hỏng nếu không được sử dụng đúng cách cũng là tài sản ít được quan tâm, kiểm tra giám sát nhất. Công ty giao trách nhiệm bảo quản tài sản cho từng phòng ban sử dụng tài sản. Khi xảy ra bất cứ hiện tượng hỏng hóc nào của tài sản phải lập tức báo cáo lên cấp trên.
+ Đối với tài sản cố định là phương tiện vận tải của công ty. Đây là tài sản cố định có giá trị lớn nhất. Việc bảo vệ tài sản được trực tiếp Tổng giám
