Công ty Cổ phần QSoft Việt Nam có bộ máy quản lý khá tinh giản, thông dụng nên việc phân cấp quản lý tài sản trong từng khâu cũng không phức tạp. Việc quản lý tài sản được phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng phòng ban và được phổ biến rộng rãi cho toàn bộ nhân viên.
Mục tiêu của việc phân cấp quản lý trong công ty là:
+ Giảm tải cho người quản lý cấp cao, tránh những vị trí này phải thực thi các công việc quá chi tiết gây mất thời gian.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 53 trách nhiệm đến từng bộ phận, cá nhân.
+ Giảm thiểu thời gian xử lý công việc, tránh việc đùn đẩy công việc.
Bảng 4.3: Quy định phân cấp quản lý tại Công ty
Bộ phận, phòng ban Công việc, trách nhiệm
Ban giám đốc + Phê duyệt, ra các quy định, quy chế về việc đầu tư mua sắm, sửa chữa, sử dụng, thanh lý tài sản trong công ty.
+ Thực hiện việc điều chuyển tài sản trong công ty. + Ra quyết định kiểm kê tài sản, quyết định xử lý các trường hợp hỏng hóc, mất mát tài sản cố định.
Phòng tài chính-kế toán
+ Phối hợp với phòng hành chính, nhân sự thực hiện việc giám sát, kiểm tra quản lý tài sản cố định trong công ty.
+ Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định, tổ chức khấu hao tài sản cố định.
Phòng hành chính- nhân sự
+ Phổ biến quy chế, quy định của ban giám đốc đến toàn thể nhân viên. Trực tiếp tiến hành các hoạt động mua sắm, thanh lý tài sản cố định.
+ Xây dựng các biểu mẫu về thủ tục mua sắm, sửa chữa, thanh lý tài sản cố định.
+ Hàng năm, tổng hợp, thống kê các tài sản cố định được mua sắm, sửa chữa, thanh lý trong kỳ và gửi báo cáo lên cấp trên.
+ Định kỳ báo cáo với cấp trên tình trạng của tài sản cố định trong công ty.
Nhân viên được giao sử dụng, bảo quản tài sản cố định
+ Chấp hành, thực hiện các quy định của công ty về mua sắm, sử dụng, sửa chữa, thanh lý tài sản cố định. + Có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản, sử dụng tài sản cố định đúng mục đích theo kế hoạch của công ty. + Khi có sự cố hư hỏng TSCĐ, phải lập biên bản ghi rõ nguyên nhân, xác định trách nhiệm và báo cáo lên
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 54 cấp trên.
Nguồn: Phòng hành chính công ty cổ phần Qsoft Việt Nam
Tuy việc phân công phân nhiệm có được công ty quy định nhưng hiện tượng kiêm nhiệm vẫn xảy ra. Ví dụ:
+ Nhân viên phòng hành chính nhân sự phụ trách công việc liên quan đến mua tài sản bao gồm việc tìm nhà cung cấp, tham khảo giá cả…
+ Phó tổng giám đốc tài chính xét duyệt về tài chính. Hai nhân viên này có quan hệ họ hàng (chị em họ).
+ Đối với tài sản văn phòng dùng chung nhân viên phòng hành chính là người lập yêu cầu mua tài sản và cũng là người mua tài sản. Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong Công ty.