- Tính hiện hữu
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng HTKSNB trong quản lý tài sản tại Công ty Cổ phần QSoft Việt Nam, nhận thấy HTKSNB nói chung và HTKSNB trong quản lý tài sản nói riêng tại Công ty là có hiện hữu. Các hoạt động kiểm soát được ban hành quy định bằng văn bản và thực hiện.
- Tính hữu hiệu
Hệ thống KSNB của Công ty Cổ phần QSoft Việt Nam có tồn tại và có hoạt động đã góp phần làm giảm thiểu rủi ro, gian lận, nhầm lẫn, nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi phí, tránh thất thoát không đáng có như:
Các chính sách, quy định của Công ty được ban hành bằng văn bản, truyền đạt đến toàn bộ nhân viên trong công ty nắm rõ.
Công ty phân cấp quản lý dữ liệu bằng việc cấp mã ID theo quyền hạn cho từng cá nhân giúp việc truyền đạt và quản lý thông tin được thuận tiện, nhanh chóng, chính xác.
Tuy vậy, qua quá trình tìm hiểu thực trạng HTKSNB tai Công ty có thể nhận thấy rằng HTKSNB trong quản lý tài sản vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, khe hở mà có thể khiến nhiều sai sót, gian lận vẫn có thể xảy ra.
Các thủ tục kiểm soát Công ty có ban hành và nhân viên nắm rõ các thủ tục này nhưng nhân viên cố tình không thực hiện theo vì cho rằng không ảnh hưởng gì. Ví dụ, trong khâu mua sắm tài sản cố định việc lập phiếu bàn giao tài sản cố định yêu cầu phải có đầy đủ chữ ký và theo đúng trật tự, nhưng trên thực tế trật tự ký của các bên không được tiến hành theo trật tự vì không có sự kiểm tra chéo của ban lãnh đạo.
Trong Công ty vẫn tồn tại hiện tượng kiêm nhiệm trong cơ chế phân công phân nhiệm.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 78 tục kiểm soát kịp thời.
Qua đây ta có thể thấy rằng các quy định có ban hành nhưng đôi khi không hữu hiệu. HTKSNB hoạt động chưa vững mạnh.
- Tính hiệu quả
HTKSNB của công ty là hiện hữu, có tồn tại, có hoạt động. Nó mang lại một số lợi ích cho Công ty trong việc quản lý tài sản như phần nào hạn chế được rủi ro trong việc đâu tư mua sắm tài sản cố định, sử dụng bảo vệ tài sản cố định, bảo trì nâng cấp tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định.
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty được xây dựng chủ yếu dựa vào nguồn nhân lực, vật lực sẵn có của Công ty và kinh nghiệm của nhà quản lý nên chi phí nhà quản lý bỏ ra để xây dựng HTKSNB tại Công ty là không nhiều, dẫn đến việc HTKSNB tại Công ty còn nhiều thiếu sót. Nhưng xét về những lợi ích đạt được so với những chi phí bỏ ra cho HTKSNB thì ta thấy HTKSNB hoạt động đã có hiệu quả.
Bảng 4.7: Bảng thống kê kêt quảđiều tra về HTKSNB
Câu hỏi Có (%) Không (%)
1. Anh/ Chị có được phổ biến quy định mua sắm tài sản cốđịnh không?
93 7
2. Công ty có phân công trách nhiệm công việc cho từng nhân viên trong công ty không?
87 13
3. Anh/ Chị có phải đăng ký nhu cầu mua tài sản với Trưởng phòng vào đầu năm không?
93 7
4. Anh/ Chị có phải lập đề nghị mua tài sản cố định trình Tổng giám đốc ký duyệt không?
100 0
5. Khi nhận tài sản anh/ chị có nhận được biên bản bàn giao TSCĐ không?
93 7
6. Anh/ chị có được lập biên bản bàn giao trách nhiệm về việc sử dụng tài sản không?
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 79 7. Anh/chị có bị giới hạn quyền sử dụng một số loại tài
sản không?
100 0
8. Tài sản cố định có được quy định cách sử dụng không? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
87 13
9. Khi mang tài sản công ty ra khỏi công ty anh/chị có phải xin phê duyệt của cấp trên không?
100 0
10. Công ty có quy định về thời gian được bảo trì tài sản không?
100 0
11. Việc thanh lý tài sản có được Công ty quy định không?
100 0
12. Hàng năm, Công ty có kiểm kê tài sản không ? 100 0 13. Công ty có quy định các mẫu văn bản để anh/chị
thực hiện không ?
93 7
14. Công ty có quy định ai là người phụ trách mua tài sản không ?
87 13
15. Khi mua tài sản anh/chị có chọn nhà cung cấp không ? có lấy báo giá không ?
40 60
16. Anh/chị có kiểm tra chất lượng, kỹ thuật tài sản mua về không ?
80 20
17. Anh/chị có mở sổ theo dõi tài sản mua về không ? 100 0 18. Anh/chị có dự toán trước chi phí sửa chữa, nâng cấp
tài sản cốđịnh của 1 năm không ? 33 67 19. Định kỳ anh/chị có đối chiếu sổ sách với phòng kế toán không ? 47 53 20. Việc mua sắm, thanh lý, sửa chữa TSCĐ của anh/chị có được cấp trên kiểm tra không ?
40 60
(Phần ghi chú HC dành riêng cho người thuộc Phòng hành hính).
Sau khi điều tra 15 nhân viên trong Công ty, tổng hợp các phiếu điều tra, phỏng vấn nhân viên về HTKSNB ta có thể thấy một số điểm như sau:
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 80
Bảng 4.8: Kết quảđiều tra đánh giá HTKSNB trong quản lý tài sản tại Công ty
Nội dung Có Không
1. Công ty có phân định quyền hạn rõ ràng cho các cá nhân có
liên quan không? X
2. Công ty có thường xuyên đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro đã
được nhận diện về việc trang bị, sử dụng và ghi nhận TSCĐ cũng như xác suất rủi ro phát sinh không?
X
3. Công ty có tách bạch các chức năng đề nghị mua sắm, phê (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chuẩn, bảo quản và ghi sổ TSCĐ hay không? X
4. Công ty có phân quyền sử dụng cho từng nhân viên và từng bộ
phận liên quan đến việc truy cập, ghi nhận, sửa dổi thông tin về
TSCĐ trong hệ thống thông tin của toàn đơn vị không?
X
5. Công ty có hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng về TSCĐ khi có
sự cố xảy ra trên mạng máy tính không? X
6. Công ty có xây dựng kế hoạch đầu tư mua sắm TSCĐ cho từng
phòng ban/ bộ phận và cho toàn công ty hay không? X
7. Công ty có ban hành chính sách, quy định đầu tư, sử dụng, sửa
chữa và thanh lý TSCĐ hay không? X
8. Công ty có thiết kế mẫu thống nhất và đánh số thứ tự liên tục cho các chứng từ (như phiếu đề nghị mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ,… ) hay không?
X
9. Các chứng từ trên có được quy định cấp phê duyệt không? X 10. Bộ phận kế toán có được cập nhật kịp thời các biến động về
TSCĐ (mua sắm, sửa chữa, thanh lý, hư hỏng…) hay không? X 11. Công ty có quy định phải có nhiều bảng báo giá từ các nhà cung cấp các thiết bị có giá trị lớn và tiến hành lựa chọn trên cơ
sởđấu thầu không?
X
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 81
đầu tư, sử dụng, sửa chữa, thanh lý TSCĐ tài công ty hay không? 13. TSCĐ nhận về có được kiểm tra về quy cách, chủng loại và chất lượng hay không? Có lập biên bản giao nhận TSCĐ hay không?
X
14. Hồ sơ TSCĐ có được lập kịp thời và bảo quản tốt cho từng
TSCĐ hay không? X
15. Việc giao trách nhiệm quản lý, sử dụng TSCĐ có được lập
thành văn bản hay không? X
16. TSCĐ có được kiểm tra độc lập và phê duyệt bởi nhà quản lý
trước khi sửa chữa, thanh lý không? X
17. Định kỳ nhà quản lý có so sánh chi phí đầu tư TSCĐ, chi phí
sửa chữa lớn thực tế so với kế hoạch không? X
18. Công ty có yêu cầu các chứng từ cần thiết và kiểm tra TSCĐ
trước khi thanh toán cho nhà cung cấp hay không? X (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
19. Định kỳ, Công ty có tiến hành kiểm kê, đánh giá lại tình trạng
TSCĐ hay không? X
20. Bộ phận bảo vệ có kiểm tra mọi trường hợp di chuyển TSCĐ
giữa các bộ phận hay ra khỏi công ty hay không? X 21. Các thông tin cần thiết về TSCĐ có được thu thập và cung cấp kịp thời cho nhà quản lý trước khi quyết định đầu tư, sửa chữa hay thanh lý TSCĐ hay không?
X
22. Các thông tin về TSCĐ có được truyền thông kịp thời giữa bộ
phận sử dụng và kế toán hay không? X
23. Công ty có thiết lập những kênh truyền thông để mọi người có thể thông báo về những sai phạm họ phát hiện được liên quan đến việc đầu tư, sử dụng, thanh lý TSCĐ… như đường dây nóng, email không?
X
24. Các trưởng bộ phận có thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạch đầu tư, sử dụng và thanh lý TSCĐ hay không? X
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 82
4.4 Giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản tại Công ty