Tiến hành sửa đổi quy trình xét duyệt mua sắm TSCĐ: Phiếu yêu cầu mua TSĐ đầu tiên cần được sự phê duyệt của P. Tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật, sau đó chuyển sang cho P. Tổng giám đốc phụ trách tài chính và cuối cùng là ký duyệt của Tổng giám đốc.
Trong quá trình mua sắm tài sản cố định việc chọn lựa được một nhà cung cấp để gắn bó lâu dài tuy là điều tốt nhưng cần định kỳ đánh giá lại nhà cung cấp để đảm bảo mua được giá tốt nhất, việc mua tài sản cần được phê duyệt thêm một lần nữa của P. Tổng giám đốc tài chính. Như vậy sẽ giảm thiểu được rủi ro gian lận về giá cả và sự cấu kết giữa nhà cung cấp và nhân viên đi mua tài sản cố định.
Tìm hiểu về nhiều nhà cung cấp. Đặt ra tiêu chuẩn của nhà cung cấp khi mua TSCĐ, trình duyệt ban giám đốc về nhà cung cấp đã tìm được như:
- Thông tin nhà cung cấp: tên nhà cung cấp, tên giao dịch, địa chỉ, điện thoại, fax, mặt hàng cung cấp.
- Chỉ tiêu tổng quan về nhà cung cấp
- Nhà cung cấp có chứng chỉ ISO thì sẽ được ưu tiên hơn. - Chất lượng: đáp ứng tốt, nguồn gốc hàng hóa rõ ràng. - Thời gian giao hàng: đáp ứng đúng hợp đồng.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 83 - Giá cả: thấp nhất hoặc hợp lý nhất trong số các nhà cung cấp báo giá. Việc kiểm tra tài sản khi mua về cần được tiến hành chặt chẽ và kỹ càng hơn nữa để hạn chế rủi ro mua tài sản không đúng quy cách, kỹ thuật, chất lượng. Giao việc kiểm tra tài sản cố định mua về cho một bộ phận riêng biệt chuyên trách để đảm bảo tính minh bạch, bất kiêm nhiệm.
Tiếp đến khi bàn giao tài sản cho người sử dụng cung cần có sự cần có sự tham gia của đại diện bên yêu cầu mua hàng để đảm bảo tính khách quan trong quá trình bàn giao tài sản.
Đầu mỗi năm công ty nên yêu cầu các phòng ban lập ra kế hoạch mua sắm, đầu tư TSCĐ trong năm đó để chủ động các chi phí liên quan đến mua sắm TSCĐ, chủ động trong việc luân chuyển dòng tiền của Công ty. Từ đó có kế hoạch đối chiếu, kiểm tra, phân tích việc thực hiện so với kế hoạch, ngăn chặn kịp thời các rủi ro và gian lận không đáng có. Là cơ sở cho việc lên kế hoạch chính xác hơn cho các kỳ sau. Khi đã có kế hoạch công tác chuẩn bị cũng tốt hơn, đánh giá được các rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp phòng chống, đối phó.
Chú trọng đến việc kiểm tra, giám sát hoạt động của nhân viên trong quá trình lập chứng từ, trình tự ký chứng từ.