VOSA Hải Phòng
Từ thực trạng quản lý nguồn nhân lực, Công ty cần có những phƣơng hƣớng nhằm hoàn thiện công tác quản từ đó xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên lớn mạnh.
- Công ty cần xác định lại vai trò quan trọng của phòng tổ chức hành chính, nâng cao vai trò quản trị để tăng hiệu quả việc sử dụng lao động.
- Xây dựng đội ngũ lao động có ý thức kỉ luật, ý thức vệ sinh lao động, vệ sinh công nghiệp và có tác phong công nghiệp cao. Nâng cao tinh thần trách nhiệm và tính chủ động trong công việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Xóa bỏ tƣ tƣởng bao cấp, ỷ lại, nêu cao tinh thần dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm đối với công việc đƣợc giao của mỗi nhân viên.
- Đẩy mạnh công tác đào tạo để tạo ra những chuyển biến thực sự về chất trong đội ngũ ngƣời lao động đồng thời đổi mới về tƣ duy trong quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi cán bộ công nhân viên Công ty. Từ đó thúc đẩy nhân viên chủ động học tập, nâng cao kiến thức và kỹ năng công việc.
84
- Trong thời gian tới hoàn thành chỉ tiêu về thu nhập bên cạnh đó nghiên cứu và cải tiến chế độ phân phối tiền lƣơng, tiền thƣởng nhằm tạo động lực nâng cao năng suất chất lƣợng lao động, gắn lợi ích với trách nhiệm và hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạn chế tối đa điều tiết nội bộ, bình quân chủ nghĩa. Phấn đấu tăng mức thu nhập cho ngƣời lao động để họ ổn định cuộc sống gia đình và yên tâm công tác.
- Tiếp tục công tác chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên trong Công ty cả về vật chất lẫn tinh thần. Về vật chất: Cố gắng tăng các khoản thu nhập và các khoản thu nhập khác. Về tinh thần: Tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí, tham quan, nghỉ mát trong các dịp lễ tết. Phát huy hơn nữa phong trào thi đua: Ngƣời tốt việc tốt, lao động giỏi, chiến sỹ thi đua…
3.2. Giải pháp hoàn thiện quản lý nguồn nhân lực tại VOSA Hải Phòng
3.2.1. Nâng cao chất lượng phân tích công việc
Phân tích công việc là một hình thức để phát triển nhân viên và nó cũng là căn cứ để đánh giá nhu cầu đào tạo, giúp ngƣời quản lý đề ra quyết định đúng đắn về lƣơng thƣởng, lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên dựa vào tính chất công việc và đào tạo theo nguyện vọng của cán bộ công nhân viên để ứng dụng tốt vào công việc, thực hiện thuyên chuyển và bổ nhiệm phù hợp. Phân tích, đánh giá công việc giúp ngƣời lao động thực hiện công việc tốt hơn: họ biết rõ mục tiêu công việc, có kế hoạch thực hiện và đạt đƣợc mục tiêu đó; họ xác định đƣợc lĩnh vực cần cải thiện và đề ra kế hoạch hoàn thiện và tăng động lực làm việc cho nhân viên: họ sẽ nỗ lực hơn nếu họ biết những việc mình làm đƣợc đánh giá nhìn nhận một cách chính xác.
Việc nghiên cứu phân tích công việc chỉ dừng lại ở sự nhìn nhận khách quan bên ngoài và ý kiến chủ quan của ngƣời phân tích vì vậy nó ảnh hƣởng tới việc đánh giá chất lƣợng công việc. Đó chính là việc dẫn đến tình trạng
85
một số cán bộ trong Công ty có trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn non kém, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu về chất lƣợng của công việc.
Do đó Công ty cần phải thực hiện và nâng cao chất lƣợng phân tích công việc, cụ thể:
- Phân tích công việc phải do các cán bộ chuyên trách đảm nhận và tiến hành một cách khoa học. Các cán bộ chuyên trách do ban giám đốc cùng các trƣởng phòng đảm nhận. Các nhà quản trị cấp cao có trình độ, năng lực và có đầu óc tổng hợp; các trƣởng phòng có kinh nghiệm và nắm chắc tình hình thực tế của công ty. Xây dựng cán bộ chuyên trách kết hợp hai yếu tố trên sẽ giúp cho công tác phân tích công việc hiệu quả hơn, đảm bảo cho công tác đánh giá công việc với các cán bộ công nhân viên là công bằng và minh bạch.
- Cần xây dựng bản phân tích công việc cụ thể và chi tiết với hai nội dung chính: mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc. Thƣờng xuyên cập nhật bản mô tả công việc cho tất cả các vị trí công việc. Nội dung của bản mô tả công việc cần phù hợp với định hƣớng của tổ chức, chứ không phải với nhân viên. Bản mô tả công việc là cơ sở quan trọng trong tuyển dụng, phân công công việc và đánh giá kết quả công việc của nhân viên.
Dựa trên thực tế công việc tại VOSA Hải phòng, ta có thể đƣa ra bản mô tả và tiêu chuẩn gợi ý cho vị trí việc làm Nhân viên kế toán nhƣ sau:
Bảng 3.1. Bản gợi ý mô tả chi tiết công việc Nhân viên kế toán
Bản mô tả công việc Nhân viên kế toán
Chức danh chuyên môn: Kế toán viên
Nơi làm việc: Phòng Tài chính kế toán Thời gian làm việc: Theo giờ hành chính Quản lý trực tiếp: Trƣởng phòng kế toán Quản lý gián tiếp: Giám đốc
86 - Tiếp nhận kiểm tra, kiểm soát chứng từ kế toán
- Thực hiện ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ: hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao tài sản cố định, công nợ, nghiệp vụ khác, thuế VAT… theo quy định của kế toán và các chế độ, chính sách Thuế hiện hành
- Làm các báo cáo nộp cho cơ quan thuế theo quy định, bao gồm các báo cáo tháng, quý, năm với sự kiểm soát của kế toán trƣởng
- Giao dịch với ngân hàng: lấy sổ phụ
- Thực hiện các công việc khác khi có phát sinh theo phụ lục hợp đồng và theo phân công nhiệm vụ từng thời điểm của kế toán trƣởng
- Theo dõi thu – chi, công nợ, theo dõi quỹ tiền mặt, soạn Hợp đồng và bảng báo giá cho khách hàng, làm bảng lƣơng, làm BHXH., làm HĐ công nhân, giao dịch ngân hàng
- Tiếp nhận, kiểm tra thanh toán và hạch toán phát sinh thu chi, tổng hợp doanh thu hàng ngày
- Kiểm tra, đối chiếu, cập nhật hệ thống sổ sách kế toán, công nợ phải thu, phải trả
- Lập báo cáo thuế, hiểu biết vế kế toán thuế, báo cáo thống kê - Thực hiện lƣu trữ chứng từ, sổ sách theo quy định
- Thực hiện các công tác khác theo phân công của Kế toán trƣởng
Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ công ty - Chịu trách nhiệm về báo cáo tài chính hàng năm của công ty
87
Bảng 3.2. Bản gợi ý chi tiết tiêu chuẩn công việc Nhân viên kế toán
Bảng tiêu chuẩn công việc của Nhân viên kế toán
Yêu cầu chung:
- Giới tính: Nam
- Có hộ khẩu Hải Phòng - Độ tuổi: Dƣới 35 tuổi
Trình độ chuyên môn:
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành tài chính kế toán - Có khả năng giao tiếp tốt
- Nhanh nhẹn, hoạt bát và có tính sáng tạo trong công việc
Kinh nghiệm:
- Có trình độ tin học văn phòng (các kỹ năng của Microsoft Word, Microsoft Excel, Internet) và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán phục vụ công tác chuyên môn.
- Tiếng Anh giao tiếp
Kỹ năng:
- Hòa đồng, thân thiện, có khả năng giao tiếp tốt
- Có khả năng làm việc độc lập, chịu đƣợc áp lực cao trong công việc - Siêng năng, chịu khó, cẩn thận, nhiệt tình
- Trung thực, có tinh thần trách nhiệm
- Đòi hỏi khả năng tập trung cao trong công việc
Trách nhiệm trong công việc:
- Đảm bảo tính chính xác cao trong công việc
88
3.2.2. Hoàn thiện công tác tuyển dụng lao động
Thực hiện tốt công tác tuyển dụng cũng góp phần làm giảm bớt chi phí đào tạo. Vì vậy, công tác này cần đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc, công khai dân chủ, có chất lƣợng và công bằng.
- Lƣợng nhân viên tự nộp đơn xin việc vào công ty tƣơng đối thấp, nhân viên các phòng nghiệp vụ chủ yếu là do ngƣời quen của những cán bộ công nhân viên trong công ty giới thiệu vào làm khiến cho chất lƣợng tuyển dụng chƣa cao, ảnh hƣởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do vậy, Công ty cần có những biện pháp kịp thời để khắc phục nhƣợc điểm này:
Thƣờng xuyên tuyển dụng cả nguồn bên trong lẫn bên ngoài. Để nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực, Công ty cần thực hiện công tác tuyển dụng một cách nghiêm túc hơn, cẩn thận hơn. Bởi lẽ đặc thù công việc của công ty là dịch vụ, vận tải biển thƣờng xuyên tiếp xúc với các đại lý tàu biển nƣớc ngoài và các công nghệ kỹ thuật hiện đại do vậy công ty tránh tuyển dụng theo sự giới thiệu thân quen, gởi gắm mà nên trắc nghiệm kiểm tra chuyên môn kỹ thuật một cách minh bạch, khách quan để biết đƣợc năng lực thực sự của ngƣời cần tuyển dụng. Tránh tình trạng chỉ vì nể nang, quen biết mà tuyển những lao động không có trình độ, bằng cấp vào làm việc trong Công ty.
Công ty có thể đa dạng hóa nguồn nhân lực tuyển chọn bằng cách thông báo tuyển dụng thông qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng: Trên các mục thông tin quảng cáo, có thể thông qua trung tâm giới thiệu việc làm hoặc thông báo về các trƣờng đại học. Hoàn thành tốt quá trình tuyển dụng sẽ giúp cho Công ty thu hút đƣợc một số lƣợng lớn ngƣời lao động tham gia dự tuyển. Đây là thuận lợi để công ty lựa chọn những ngƣời có khả năng, thích hợp nhất đối với các yêu cầu công việc.
- Để tránh việc tuyển dụng lao động không đảm bảo đƣợc yêu cầu công việc, trên cơ sở phân tích về nhu cầu nhân lực của các đơn vị, bộ phận, phòng
89
ban bộ phận quản lý nhân lực phải có kế hoạch tuyển dụng hợp lý. Công ty cần đƣa ra các giải pháp thuyên chuyển, về hƣu sớm. Nếu các giải pháp này không mang lại hiệu quả thì mới tiến hành hoạt động tuyển dụng.
Với một số giải pháp trên trên Công ty sẽ có đƣợc những nhân viên có trình độ tay nghề cao, đem lại những sự mới mẻ, bầu không khí văn hoá làm việc mới, tạo sự thi đua trong tập thể làm cho nhân viên năng động, nhiệt tình hơn từ đó giúp cho hoàn thành công việc đạt hiệu quả cao, mang lại năng suất hơn cho Công ty. Công ty sẽ hạn chế đƣợc tình trạng công ông cháu cha không đủ năng lực, trình độ yêu cầu khi tuyển dụng vào công ty và hạn chế việc cân nhắc họ vào những vị trí quan trọng làm giảm hiệu quả của bộ máy quản lý. Tuy nhiên, khi áp dụng hình thức tuyển dụng này thì Công ty phải xây dựng chế độ đãi ngộ hợp lý nhằm giữ chân ngƣời tài ở lại cống hiến cho Công ty. Ngoài ra, bên cạnh hình thức tuyển bên ngoài này thì Công ty cũng cần phải lƣu tâm đến nguồn tuyển nội bộ. Nếu kết hợp tốt hai cách tuyển dụng này sẽ giúp cho cân bằng lợi ích giữa hai bên, vừa lòng những công nhân viên của công ty, mang lại hiệu quả kinh tế cao.
3.2.3. Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nhân lực
Sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp chịu tác động của rất nhiều yếu tố trong đó chất lƣợng lao động đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Bên cạnh đó, sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, sự biến động của môi trƣờng kinh doanh và những thay đổi trong chính tổ chức doanh nghiệp làm cho chính doanh nghiệp phải thay đổi để thích nghi. Do vậy, duy trì và không ngừng nâng cao chất lƣợng ngƣời lao động thông qua đào tạo là yêu cầu rất quan trọng đối với quản lý nguồn nhân lực. Tuy nhiên hiện đào tạo nguồn nhân lực chƣa thực sự đƣợc đầu tƣ đúng mức nên trong thời gian tới, VOSA Hải Phòng cần hoàn thiện công tác này hơn nữa, thông qua những giải pháp đề xuất sau:
90
- Công ty cần có ngân quỹ và quy định cho chế độ Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển, hỗ trợ thêm chi phí học tập của nhân viên cho những ngƣời học tập kết quả khá giỏi, có chính sách hỗ trợ cho những ngƣời thực hiện đào tạo kèm cặp nhân viên mới, nhân viên có tiềm năng, bố trí công việc và thu nhập tốt hơn cho những ngƣời đã học nâng cao trình độ chuyên môn của mình Sau các khoá đào tạo có cấp chứng chỉ, chứng nhận đều đƣợc lƣu vào hồ sơ cá nhân. Đây cũng là một hình thức khuyến khích ngƣời lao động nâng cao trình độ tay nghề, cập nhật thêm các kiến thức mới theo kịp xu hƣớng phát triển nhƣ vũ bão của thế giới.
- Sử dụng đào tạo nhƣ một hình thức khen thƣởng với nhân viên xuất sắc. Những ngƣời tham gia vào khoá đào tạo đều là những ngƣời đƣợc tuyển chọn từ các phòng, ban có thành tích tốt có sự cố gắng trong công việc nhƣng vì một số lý do hạn chế nên chƣa phát huy đƣợc hết khả năng trong công việc.
- Cần có chính sách đào tạo phù hợp với từng cấp cán bộ khác nhau. + Đối với cán bộ quản lý: Tiến hành đào tạo công tác quản trị và hoạch định chính sách cho các Cán bộ từ cấp lãnh đạo phòng ban trở lên. Hàng năm, cử cán bộ luân phiên nhau đi bồi dƣỡng, tham dự hội thảo, tập huấn chuyên môn nghiệp vụ quản lý theo cơ chế mới ban hành của Nhà nƣớc
+ Đối với cán bộ nghiệp vụ: tiến hành đào tạo những kỹ năng chuyên môn theo từng lĩnh vực công tác, nhƣ bộ phận tài chính tiến hành đào tạo lại phân tích tài chính, báo cáo quyết toán và nghiệp vụ thu chi; đối với bộ phận kinh doanh tiến hành đào tạo kỹ năng đàm phán, thƣơng lƣợng; bộ phận kỹ thuật tiến hành rà soát các quy trình nghiệp vụ xử lý; công nhân làm việc trực tiếp tại công trình, công trƣờng và đội tàu tiến hành đào tạo lại các công việc thực hiện theo từng bộ phận, nâng cao thêm kỹ năng khéo léo và thành thục các thao tác.
91
- Đối với đội ngũ công nhân kỹ thuật đầu tƣ kinh phí cho họ đi học tập, tiếp thu công nghệ mới. Kết hợp với các trƣờng cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề đồng thời đẩy mạnh hợp tác với những Công ty cùng ngành nhằm tiếp thu kinh nghiệm và công nghệ hiện đại từ đó đào tạo đội ngũ công nhân kỹ thuật theo hƣớng chuyên nghiệp hơn đem lại hiệu quả cao.
- Hoàn thiện công tác tổ chức, thực hiện đào tạo và phát triển. Đào tạo cần phải dựa trên những gì mà nhà quản lý muốn nhân viên của mình phải biết và điều này là nhiệm vụ của cả hai bên, nhân viên phải nâng cao khả năng làm việc và nhà quản lý phải tạo điều kiện về mặt thời gian và kinh phí để nhân viên nâng cao khả năng làm việc và phải kiểm soát việc họ áp dụng các kiến thức đã học đƣợc vào công việc.
3.2.4. Nâng cao công tác đánh giá công việc
Hiện nay, Công ty mới chỉ thực hiện công tác đánh giá nhân viên theo các tiêu chí A, B, C (nhƣ đã phân tích ở chƣơng 2) do đó kết quả đánh giá mang tính chủ quan, dựa vào nhận xét, cảm tính của ngƣời quản lý. Do đó, để công tác đánh giá chất lƣợng công việc đƣợc công bằng, Công ty có thể thực hiện một số giải pháp sau: