7. Cấu trúc của bài khóa luận
2.3.3. Các công cụ ngôn ngữ
Về công cụ ngôn ngữ Thư viện tỉnh Yên Bái đã sử dụng bảng từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam, sử dụng làm công cụ kiểm soát từ vựng trong công tác định từ khoá. Về cơ bản, bảng từ khoá này đáp ứng nhiệm vụ của công tác định từ khoá tại thư viện. Tuy nhiên, xét về mặt từ vựng, một số từ
41
vẫn vi phạm các yêu cầu về từ vựng, đặc biệt là tính súc tích. Bên cạnh đó, số lượng mục từ trong bảng từ khoá vẫn còn hạn chế, chưa đáp ứng được đầy đủ nhiệm vụ công tác định từ khoá đối với các dạng chuyên sâu.
Các loại từ điển ngôn ngữ sử dụng để tra cứu trong quá trình xử lý nội dung như: từ điển tiếng Việt, từ điển Anh - Việt, từ điển Hán - Việt để phục cho cán bộ khi xử lý các dạng tài liệu cổ bằng tiếng Hán.
2.3.4 Phƣơng tiện kỹ thuật
Để phục vụ cho công tác bổ sung, xử lý tài liệu, phòng nghiệp vụ được trang bị 05 máy vi tính, các máy tính được kết nối mạng LAN và mạng Internet. Với hệ thống máy tính kết nối mạng Internet, cán bộ thư viện có điều kiện thực hiện các thao tác tìm kiếm và tham khảo thông tin, phục vụ xử lý nội dung.
Với việc ứng dụng phần mềm MyLib, kết quả của xử lý nội dung tài liệu được trình bày trong biểu ghi cơ sở dữ liệu theo tiêu chuẩn của khổ mẫu MARC 21 tạo điều kiện cho việc trao đổi dữ liệu với các hệ thống khác.
Về cơ bản phương tiện kỹ thuật được thư viện tỉnh đầu tư, trang thiết bị và phần mềm ứng dựng hiện đại với mục đích là làm sao nâng cao chất lượng cho công tác bổ sung, phân loại, và xử lý tài liệu.
42
Chƣơng 3
NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét
3.1.1 Ƣu điểm
Công tác phân loại tài liệu của Thư viện tỉnh Yên Bái trong những năm qua luôn được chú trọng và ưu tiên hàng đầu trong công tác hoạt động thư viện, được sự ủng hộ từ phía Ban Chủ nhiệm thư viện ngay từ việc cử cán bộ đi tập huấn về vấn đề áp dụng khung phân loại DDC ấn bản rút gọn 14 và thời gian gần đây cuối năm 2013 Thư viện tỉnh Yên Bái lại tiếp tục tham gia đợt tập huấn tiếp theo về áp dụng khung phân loại DDC 23 ấn bản mới nhất hiện nay.
Phòng nghiệp vụ được đặt ở vị trí tầng 1, nơi có không gian yên tĩnh và rộng rãi… cơ sở vật chất của phòng nghiệp vụ tương đối đầy đủ với hệ thống 5 máy tính kết nối lại mạng, máy in, bàn ghế, điều hòa, giá sách... với trang thiết bị khá đầy đủ như vậy là điều kiện tốt thuận lợi cho cán bộ phân loại có thể tập trung thực hiện tốt công việc của mình.
Về công tác phân loại tài liệu thì trong tổ nghiệp vụ cũng có những cán bộ lâu năm trong nghề, một số được cử tham gia các lớp tập huấn về sử dụng DDC cho nên việc áp dụng khung phân loại được tiến hành nhanh chóng số lượng tài liệu được phân loại nhiều hơn. Đối với tài liệu tiếng anh thì một số cán bộ trẻ có trình độ nên thuận lợi cho việc phân loại tài liệu bằng tiếng Anh.
Với tinh thần yêu nghề, ham học hỏi, chủ động và sáng tạo trong công việc là một trong những ưu điểm mà có ở mỗi cán bộ của Thư viện tỉnh Yên Bái, trong quá trình phân loại họ đã chủ động tham khảo hoặc gọi điện trực tiếp cho các chuyên gia trong ngành những vấn đề còn vướng mắc, chủ động học hỏi trau dồi kiến thức cho bản thân mình.
Trong quá trình phân loại cán bộ Thư viện tỉnh Yên Bái cũng thường xuyên tham khảo, đối chiếu các kí hiệu phân loại mình làm trên cơ sở đối
43
chiếu với các kí hiệu phân loại trong các biểu ghi thuộc các cơ sở dữ liệu của thư viện lớn, sau đó quyết định các ký hiệu phân loại phù hợp nhất với tài liệu, ấn định vào trong cơ sở dữ liệu của thư viện mình, cho nên chất lượng công tác phân loại tài liệu tương đối chính xác và phù hợp.
Trong công tác phân loại cán bộ phân loại cũng rất quan tâm và chú trọng đến sử dụng các công cụ tra cứu bổ trợ cho hoạt động phân loại tài liệu như: các loại từ điển, các bách khoa thư, các danh mục, các hệ thống mục lục...
Về cơ bản, chất lượng phân loại tài liệu khá là chính xác, tỉ lệ phân loại đúng chiếm số đông cho ta thấy về cơ bản công tác phân loại đã đáp ứng được nhiệm vụ của thư viện.
3.1.2 Nhƣợc điểm
Bên cạnh những ưu điểm mà Thư viện tỉnh Yên Bái phát huy rất tốt thì vẫn còn một số hạn chế trong công tác phân loại tài liệu mà thư viện cần phải khắc phục như sau:
Bên cạnh những tài liệu đươc phân loại chính xác thì cũng còn tồn tại những tài liệu phân loại chưa chính xác. Do trong quá trình phân loại cán bộ chưa nắm vững được nội dung tà liệu, phân tích chủ đề sai dẫn tới việc định kí hiệu sai, cũng có khi là xác định vị trí sai trong bảng phân loại do không nắm chắc cấu trúc của bảng phân loại, cũng do bản thân cán bộ chưa sử dụng thành thạo bảng phân loại mà vẫn quen sử dụng khung phân loại cũ.
Mức độ chi tiết chưa sâu, chưa đầy đủ. Sở dĩ như vậy cũng là do DDC 14 vốn dĩ được tóm tắt từ ấn bản đầy đủ xuất bản lần thứ 22 (DDC22) được khuyến cáo dùng cho các thư viện cỡ nhỏ có vốn tài liệu tổng hợp từ 20.000 tên sách trở xuống, vì vậy ở một số lớp chỉ số phân loại không được phân chia đầy đủ chi tiết mà thường để ở mức khái quát. Trong khi đó cán bộ phân loại lại chưa biết tham khảo dùng bản DDC 22 cho công tác phân loại, vì thế cho nên một số tài liệu cán bộ phân loại mới chỉ dừng lại ở mức độ khái quát chứ chưa thật sự là chi tiết.
44
Một số cán bộ còn chưa tích cực và có trách nhiệm với công việc cho nên còn sơ xuất trong quá trình nhập máy, nhập ký hiệu phân loại bị thiếu, hay quên không nhập ký hiệu phân loại.
Trong quá trình phân loại một số cán bộ với trình độ ngoại ngữ còn hạn chế cho nên cũng gặp những khó khăn trong công tác phân loại đối với những tài liệu viết bằng tiếng Anh.
Một số cán bộ thì chưa tích cực trong việc sử dụng các công cụ tra cứu bổ trợ, các loại từ điển cho hoạt động phân loại tài liệu mà vẫn làm theo ý kiến chủ quan của cá nhân mình.
3.1.3 Nguyên nhân
Về cơ bản các trường hợp phân loại sai chủ yếu là do cán bộ chưa nắm vững về cấu trúc cũng như nguyên tắc ghép nối bảng phụ với bảng chính của khung phân loại DDC, có một số tài liệu thiếu về phương diện hình thức, nội dung và thời gian, về phương diện địa lý. Một số trường hợp thì do phân tích chủ đề chưa chính xác cho nên không xác định đúng được đối tượng nghiên cứu, dẫn tới tình trạng chỉ số phân loại không phản ánh đúng nội dung mà tài liệu phản ánh.
Mặc khác về tâm lí do thói quen sử dụng khung phân loại 19 lớp đã hình thành từ lâu nên khi chuyển sang dùng DDC 14 đa số cán bộ phân loại đều ngại ngùng, nhất là thời gian đầu chưa quen thiếu tự tin. Cũng một phần do thời gian tập huấn ngắn nên cán bộ chưa thể nắm chắc khung phân loại.
Một số cán bộ làm công tác phân loại tại Thư viện tỉnh Yên Bái mặc dù có thâm niên và kinh nghiệm trong nghề, nhưng cũng không tránh khỏi những sai sót và những quan điểm mang tính chủ quan của cá nhân trong công tác phân loại. Chính vì vậy ta có thể dễ ràng thấy được rằng cho dù cùng một tài liệu 2 người làm 2 trình độ và quan điểm khác nhau cũng dẫn tới những kết quả không hoàn toàn giống nhau thậm chí còn khác nhau.
45
Cơ sở vật chất, trang thiết bị hay công cụ hỗ trợ cho công tác phân loại tài liệu mặc dù được trang bị khá đầy đủ nhưng cũng có nhiều hạn chế, như máy tính đôi khi còn trục trặc do dùng đã cũ hoặc dùng lâu không được bảo dưỡng, mặc dù trong thư viện cũng có những cán bộ có kiến thức về tin học những về cơ bản thì những máy tính đó cấu hình đã cũ và đã sử được sử dụng qua nhiều năm, không chỉ có vậy nhiều khi mạng cũng chập chờn do mưa bão, tỉnh Yên Bái cũng là một tỉnh miền núi với địa hình nhiều đồi núi, mặc dù nằm trong trung tâm thành phố những cũng hết sức khó khăn để khắc phục trong khi nguồn kinh phí còn hạn hẹp.
Về cách bố trí và sắp xếp trong công việc chưa thật sự là hợp lý, không chỉ ở phòng nghiệp vụ mà đối với cả ở các phòng ban khác, sở dĩ như vậy bởi vì cán bộ ở thư viện tỉnh thường làm thêm nhiều công việc ngoài chứ không chỉ thực hiện công việc bổ sung, xử lý, phân loại tài liệu, tổ chức kho, rồi phục vụ bạn đọc, họ còn tổ chức những buổi hội thảo giới thiệu sách công tác bồi dưỡng chuyên môn cho các cán bộ cấp cơ sở, công tác luân chuyển tài xuống thư viện cấp huyện, tổ chức phục vụ bạn đọc. Vì khối lượng công việc nhiều trong khi cán bộ thì còn hạn hẹp đòi hỏi mỗi cá nhân cán bộ trong thư viện phải kiêm thêm nhiều công việc chứ không chỉ chuyên môn về một mảng công việc của phòng mình, trong khi làm công tác phân loại thì đòi hỏi cán bộ phải chuyên tâm, tỉ mỉ thì chất lượng công việc mới không bị gián đoạn.
Về công tác phân công công việc thư viện cần phải có sự chuyên môn hóa hơn nữa để sao cho các cán bộ được làm đúng người đúng việc thì mới có thể đạt được chất lượng công việc tốt hơn, và có thời gian để phát huy hết năng lực, sáng tạo của bản thân trong công việc.
Ngoài những hạn chế trên thì bản thân khung phân loại DDC cũng còn một số hạn chế về nội dung như cơ cấu khung phân loại như, các nội dung đề mục giải thích quá chung chung, không đầy đủ gây khó khăn khi sử dụng,
46
nhóm tài liệu về chính trị, xã hội, các đoàn thể, tôn giáo… của Việt Nam rất khó phân định. Không chỉ có vậy khung phân loại hướng dẫn và chỉ dẫn quá phức tạp nên gây khó khăn cho cán bộ phân loại vì lúc thì hướng dẫn sử dụng ký hiệu này rồi đôi khi lại hướng dẫn qua ký hiệu khác với những cách ghép với bảng phụ.
3.2 Khuyến nghị
3.2.1 Nâng cao năng lực của cán bộ phân loại
Cán bộ thư viện được coi là linh hồn của thư viện vì vậy một thư viện muốn phát triển tốt thì phải có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, thông thạo ngoại ngữ và tin học để có thể bắt kịp được với những cái mới.
Qua quá trình nghiên cứu tình hình thực tiễn tại Thư viện tỉnh Yên Bái, tôi nhận thấy được rằng phần lớn cán bộ phân loại đều đạt trình độ đại học trở lên, có kĩ năng cơ bản trong việc ứng dụng công nghệ thông tin và ngoại ngữ trong công việc, tuy nhiên năng lực phân loại của cán bộ không đồng đều vì thế để nâng cao chất lượng công việc cần phải đào tạo tiếp tục về kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ phân loại, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ phân loại học tập nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, tham quan và học hỏi các thư viện khác.
Mặc khác ta cũng nhận thấy được rằng với sự phát triển nhanh của xã hội, kéo theo mọi vấn đề cũng cần có sự thay đổi để phù hợp bắt kịp với thời đại chính, vì vậy tư tưởng tiếp thu học hỏi những cái mới phải luôn được trang bị cho cán bộ thư viện.
Trong lĩnh vực hoạt động thông tin thư viện, bản thân người cán bộ thư viện muốn hoàn thành tốt công việc của mình, đòi hỏi phải đáp ứng tất cả các yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ vững vàng. Thư viện tỉnh Yên Bái là một thư viện công cộng với số lượng tài liệu phong phú thuộc nhiều lĩnh vực trong
47
xã hội từ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, sức khỏe, pháp luật hay kĩ thuật nuôi trồng…với vốn tài liệu phong phú như vậy, đòi hỏi bản thân mỗi cán bộ thư viện không chỉ cần có kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ mà cũng cần phải hiểu biết về nhiều vấn đề trong xã hội, để trong quá trình phân loại không bị nhầm lẫn và tránh sai sót, để có thể hiểu được bản chất vấn đề và có những tư duy đánh giá khách quan, chính xác.
Mức độ chính xác của kí hiệu phân loại lại phụ thuộc rất nhiều vào cán bộ phân loại trong khi đó phân loại tài liệu là công việc rất khó khăn và phức tạp, do đó đòi hỏi người cán bộ làm công tác phân loại tại Thư viện tỉnh Yên Bái cần phải có đầy đủ các yếu tố quan trọng nêu trên và cần phải đạt được một số yêu cầu cơ bản như sau:
Có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, người cán bộ phân loại phải được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ để nắm được các nguyên tắc, yêu cầu, phương pháp chung về phân loại tài liệu, bên cạnh đó muốn phân loại tốt họ cũng cần phải nắm vững cấu trúc bảng phân loại áp dụng và những quy tắc áp dụng cho việc phân loại từng tài liệu cụ thể.
Có kiến thức về khoa học rộng rãi, bởi vì thư viện tỉnh thuộc hệ thống thư viện công cộng cho nên nội dung tài liệu rất phong phú, đề cập tới mọi vấn đề khác nhau của khoa học đời sống. Vì vậy người cán bộ phân loại phải có sự hiểu biết sâu rộng về nhiều lĩnh vực.
Trình độ ngoại ngữ và tin học là hai yếu tố rất cần trong công việc hiện nay không chỉ với công tác phân loại tài liệu, bởi vì trong thư viện ngoài tài liệu bằng tiếng việt thì cũng có tài liệu ngoại văn. Vì thế đòi hỏi người cán bộ phân loại phải biết ngoại ngữ thì mới làm tốt được công tác phân loại đối với tài liệu này, hơn nữa có trình độ ngoại ngữ tốt thì cán bộ thư viện mới có thể thực hiện được việc biên mục sao chép đối với những tài liệu ngoại văn.
Các trang thiết bị máy tính hiện đại, kết nối mạng, các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu tra cứu, các ứng dụng khai thác chỉ đem lại hiệu quả cao khi
48
có một đội ngũ cán bộ sử dụng thành thạo tin học và làm chủ công nghệ tiên tiến, vì vậy biết về tin học là một trong những yêu cầu tối thiểu mà đòi hỏi người cán bộ thư viện phải đáp ứng được, trong thời đại tin học hóa như hiện nay ngoài nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì cán bộ phân loại cũng cần phải nâng cao về trình độ tin học.
Thư viện nên tổ chức các cuộc hội thảo về chuyên môn nhằm trao đổi kinh nghiệm, tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các buổi tập huấn, với mục đích nâng cao năng lực cho cán bộ, cũng như nâng cao chất lượng công tác phân loại.
3.2.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên
Xây dựng thiết lập đội ngũ công tác viên cho thư viện là một việc làm thiết thực và cần được quan tâm, triển khai để góp phần tích cực đẩy mạnh các hoạt động trong thư viện, trong đó có công tác phân loại tài liệu.
Thư viện tỉnh Yên Bái thuộc hệ thống thư viện công cộng, cho nên bạn đọc đến thư viện rất phong phú, nhiều thành phần, từ cán bộ lãnh đạo trong tỉnh, đến đội ngũ công nhân viên chức nhà nước, học sinh, sinh viên các