7. Cấu trúc của bài khóa luận
2.2.2 Tổ chức và phân công công việc
* Tổ chức công việc
Tổ chức công việc thực chất là việc sắp xếp, bố trí phân công, công việc cho cán bộ phân loại tài liệu với những công việc đã đề ra, nhằm mục đích hoàn thành tốt nhất công việc được giao, tổ chức công tác phân loại tài liệu bao gồm hai yếu tố cơ bản là không gian làm việc và phân công công việc cụ thể cho từng cán bộ phân loại. Thông thường như trước đây công việc phân loại tài liệu vẫn được 4 cán bô đảm nhiệm. Hiện tại, với số lượng 4 cán bộ không thể đảm đương hết các công việc hiện tại vì. Còn một số lượng lớn tài liệu đang hồi cố để chuyển sang dùng khung phân loại DDC. Vì vậy, cần phải có sự trợ giúp của các cán bộ phòng khác. Nhận thấy công việc luân chuyển cán bộ cho công tác phân loại lúc này là cần thiết, ban lãnh đạo đã quyết định cử thêm một cán bộ ở phòng phục vụ bạn đọc sang phòng phân loại để giúp đỡ và giải quyết một số lượng lớn tà liệu đang cần xử lý, cũng như hồi cố số lượng lớn tài liệu trong kho.
* Phân công công việc
Sau khi công tác chuẩn bị đươc hoàn tất, cũng như kế hoạch triển khai được đưa ra ban lãnh đạo đã tổ chức một buổi họp chuyên môn cùng với đội ngũ cán bộ thư viện, để có sự thống nhất trong công tác phân công công việc, mỗi cán bộ đều được phân công những công việc phù hợp với bản thân mình, cũng như để cho bản thân mỗi người nhận thấy được trách nhiệm của mình trong công việc.
Sau khi đã có sự luân chuyển cán bộ, ban lãnh đạo đã đi đến quyết định phân chia phòng nghiệp vụ thành 2 nhóm, nhóm thứ nhất gồm 2 người đảm nhận công việc phân loại chuyển đổi kho 19 lớp sang DDC, vì thực tế hiện nay đội ngũ cán bộ thư viện còn thiếu, cho nên sự phân chia công việc chỉ mang tính tương đối, trong quá trình làm việc cần có sự trợ giúp lẫn nhau giữa
27
các cán bộ làm công tác phân loại, nhóm thứ 2 gồm 3 cán bộ còn lại, 3 cán đảm nhận công việc phân loại tài liệu mới được bổ sung trong thư viện, 2 nhóm chủ yếu làm các công việc như:
- Khai sơ lược tài liệu khổ mẫu MARC21. - Biên mục sơ lược.
- Biên mục chi tiết.
- Hồi cố dữ liệu về phân loại, nhập mẫu biểu ghi. - Tổ chức phân loại tài liệu về các kho.
- Nhập máy, in nhãn tài liệu và dán nhãn tài liệu theo số phân loại, chuyển đổi kho 19 sang DDC.
Sau khi công việc được phân công cụ thể rõ ràng cho từng nhóm, từng cá nhân sẽ đảm nhận những công việc riêng, phù hợp với năng lực của bản thân, trong quá trình làm việc rất cần sự góp ý, thảo luận với nhau về một số vấn đề khúc mắc để tất cả mọi người có thể thống nhất được quan điểm chung trong quá trình làm việc. Ban lãnh đạo đã phân công một tổ trưởng phụ trách và quản lý bao quát toàn bộ công việc và chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo của thư viện về công tác phân loại của phòng mình.