7. Cấu trúc của bài khóa luận
2.2.1.Công tác chuẩn bị và kế hoạch triển khai
Sau khi có văn bản chỉ đạo của Bộ Văn hóa - Thông tin và của Thư viện Quốc gia Việt Nam cùng với những thống nhất về quá trình chuyển đổi, ban chủ nhiệm Thư viện tỉnh Yên Bái cùng đội ngũ cán bộ đã bắt tay vào công tác chuẩn bị và lên kế hoạch triển khai thực hiện quyết định trên.
* Về công tác chuẩn bị
Thư viện tỉnh Yên Bái đã cử cán bộ ở phòng nghiệp vụ tham gia vào lớp tập huấn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam do chuyên gia Mỹ giảng dạy và lớp tập huấn của Thư viện Quốc gia cho các tỉnh phía Bắc.
Ban chủ nhiệm thư viện làm công tác tư tưởng cho đội ngũ cán bộ thấy rõ việc cần phải đổi mới, xây dựng kế hoạch triển khai hợp lý, tránh làm xáo trộn trong hoạt động chung của thư viện.
25
Một số cán bộ thì tự tìm hiểu nghiên cứu và học hỏi trao đổi kinh nghiệm cùng nhau. Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn cho từng cán bộ biên mục, thống nhất một số quy định chuyển đổi phân loại đồng thời với tổ chức kho theo mô hình kho mở và quy định các yếu tố cho kí hiệu xếp giá.
Thư viện tổ chức tham quan, học hỏi kinh nghiệm của một số thư viện bạn lân cận và đặc biệt là Thư viện Quốc gia Việt Nam.
* Kế hoạch triển khai
Sau khi công tác chuận bị gần hoàn tất, thì việc lên kế hoạch triển khai được đề ra. Ban lãnh đạo cùng đội ngũ cán bộ thư viện bắt tay ngay vào những kế hoạch đã vạch ra.
Trước tiên Thư viện tỉnh Yên Bái bắt đầu tiến hành hồi cố cơ sở dữ liệu và tài liệu, chuyển đổi hồi cố dữ liệu sơ lược đối với sách, báo, tạp chí, bài trích bằng phần mềm Thư viện MyLib cùng với khung phân loại DDC. Trong thời gian hồi cố dữ liệu, vẫn đảm bảo duy trì quá trình phục vụ tài liệu cho bạn đọc, tiến hành hồi cố đến đâu thì sẽ in, dán nhãn rồi xếp vào kho mở, xây dựng quy trình định kí hiệu kho mở sắp xếp kho cho các đề mục cần chuyển đổi.
Tiếp đó thư viện làm công tác hướng dẫn tuyên truyền cho bạn đọc cách tìm kiếm, nhận biết các thông tin về kho mở, như kí hiệu xếp giá kí hiệu kho… hướng dẫn cho bạn đọc tìm tài liệu trực tiếp trên giá và trên máy tính thông qua phần mềm MyLib.
Ngoài ra thư viện còn tổ chức tập huấn cho cán bộ thư viện các phòng phục vụ bạn đọc về tổ chức kho mở theo DDC. Đầu tiên việc phân loại được thực hiện theo nhóm với mục đích là để cùng nhau trao đổi học hỏi kinh nghiệm và để đảm bảo tính thống nhất trong quá trình phân loại.
Sau khi tiến hành một thời gian đến khoảng tháng 3/2009 thì công việc phân loại do cán bộ phòng nghiệp vụ tự đảm nhiệm.
26