7. Cấu trúc của bài khóa luận
2.2.3Quá trình áp dụng
Như chúng ta đã biết về cơ bản quy trình phân loại tài liệu được thực hiện trên 3 bước, tuy nhiên trong thực tiễn của quá trình phân loại tại Thư viện tỉnh Yên Bái thì quy trình đó có thể được cán bộ phân loại cải biến cho phù hợp với tình hình thực tế, quy trình phân loại cơ bản được thực hiện như sau:
- Tìm hiểu và phân tích chủ đề xác định nội dung của tài liệu: đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu.
- Sau đó thông qua những thông tin cơ bản về tài liệu, xác định vị trí môn loại trong bảng phân loại, rồi ghi kí hiệu phân loại cho tài liệu, phiếu mô tả hay biểu mẫu nhập tin.
28
Ngoài ra, với sự hỗ trợ của hệ thống mạng internet, trước khi tiến hành xử lý tài liệu, cán bộ phân loại của thư viện thường tìm trong các cơ sở dữ liệu của các thư viện lớn như Thư viện Quốc gia Việt Nam xem biểu ghi phản ánh tài liệu đó có tồn tại hay không, nếu có thì có thể cán bộ sẽ sử dụng các dữ liệu có sẵn hoặc tham khảo để tạo ra các dữ liệu mới cho biểu ghi của mình, bởi vì hầu hết các thư viện bây giờ đều có xu hướng hội nhập và chia sẻ, cùng nhau chia sẻ nguồn tài nguyên trong thư viện mình để ở bất kì đâu bạn đọc cũng có thể tiếp xúc được những nguồn tài liệu mới phong phú.
Như vậy trước khi tiến hành công tác phân loại tài liệu các cán bộ phân loại của Thư viện tỉnh Yên Bái thường tiến hành bước khảo sát sự tồn tại của biểu ghi tại các cơ sở dữ liệu của các thư viện lớn, nếu tìm được tài liệu tương ứng, thì kiểm tra chỉ số phân loại, nếu tìm được chỉ số phân loại DDC tương ứng với tài liệu cần xử lý thì sử dụng các kết quả tìm được ấn định vào trong cơ sở dư liệu của thư viện, vì vậy kết quả phân loại được đảm bảo độ chính xác và sự thống nhất bởi các kết quả phân loại đó được thực hiện bởi các chuyên gia, những người có kinh nghiệm. Còn trường hợp nếu không tìm thấy các tài liệu tương ứng, thì sẽ được cán bộ phân loại như bình thường với khung phân loại DDC.
* Vài nét khái quát về khung phân loại DDC
Được ra đời năm 1876 biên soạn bởi một nhà thư viện học người Mỹ ông Melvil Dewey, khung phân loại thập phân Dewey viết tắt là DDC (Dewey Decimal Classification) là một công cụ tổ chức tri thức tổng hợp được liên tục chỉnh lý để theo kịp với đà phát triển tri thức.
Cấu trúc và các lớp chính của khung:
Bảng chính, 7 bảng trợ kí hiệu và bảng tra cứu chủ đề : Bảng chính một sơ đồ sắp xếp các ngành khoa học và lĩnh vực hoạt động xã hội bao quát toàn bộ tri thức của nhân loại ở mức rộng nhất, gồm 10 lớp chính/lớp cơ bản (000 - 999)
29
được sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến, kí hiệu bằng số Ảrập với 3 con số và 2 số 0 ở cuối.
000 - Tổng hợp
100 - Triết học và các khoa học có liên quan 200 - Tôn giáo 300 - Các khoa học xã hội 400 - Ngôn ngữ học 500 - Các khoa học chính xác 600 - Các khoa học ứng dụng 700 - Nghệ thuật 800 - Văn học 900 - Địa lý. Lịch sử và các khoa học phụ trợ Với hệ thống 7 bảng phụ trợ nhằm mở rộng ký hiệu các lớp.
Bảng 1 - Bảng tiểu phân mục chuẩn (kết hợp với tất các lớp chính) Bảng 2 - Bảng trợ kí hiệu địa lý (có thể kết hợp với các lớp chính) Bảng 3 - Bảng phụ văn học (sử dụng cho lớp 800 - văn học và tu từ học)
Bảng 4 - Bảng tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ (sử dụng cho lớp 400 - ngôn ngữ học học )
Bảng 5 - Bảng phụ nhóm chủng tộc, dân tộc, quốc gia Bảng 6 - Bảng phụ ngôn ngữ
Bảng 7 - Bảng phụ nhân vật
Ấn bản DDC 14 sử dụng 04 bảng trợ ký hiệu bao gồm: Bảng 1 - Tiểu phân mục chung
Bảng 2 - Khu vực địa lý và con người
Bảng 3 - Tiểu phân mục cho từng nền văn học, cho các thể loại văn học Bảng 4 - Tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ
30
Các lớp của bảng chính và chỉ được dùng để phối hợp với bảng chính mà không được phép sử dụng độc lập. Cùng với hệ thống dấu được sử dụng trong khung, sủ dụng đồng nhất ký hiệu là chữ số Ảrập và mỗi kí hiệu không ít hơn 3 chữ số, ký hiệu đầu tiên chỉ lớp cơ bản, ký hiệu thứ 2 chỉ lớp tiếp theo và ký hiệu thứ 3 chỉ lớp con. Ký hiệu có trên 6 chữ số giữa số thứ 6 và 7 không có dấu ngăn cách chỉ có một khoảng trống. Về cơ bản hệ thống kí hiệu của DDC phản ánh cấu trúc đẳng cấp của bảng phân loại, vấn đề càng chi tiết, ký hiệu càng dài.
Công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái trước đây do 4 cán bộ đảm nhiệm, những từ khi áp dụng khung phân loại DDC thì đã có sự luân chuyển thêm 1 cán bộ ở phòng khác sang, để hỗ trợ công tác hồi cố tài liệu cũng như phân loại tài liệu mới.
Mỗi cán bộ phân loại đảm nhận những công việc của mình, làm việc độc lập, xử lý tất cả các loại hình tài liệu cũng như tự đảm nhiệm tất cả các khâu trong công tác xử lý, vì vậy để đánh giá quy trình phân loại tài liệu cũng như chất lượng của công tác phân loại tài liệu. Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình phân loại tài liệu của cán bộ phân loại tại Thư viện tỉnh Yên Bái, cho thấy về cơ bản các cán bộ phân loại ở đây thực hiện theo các bước của quy trình phân loại, cụ thể như sau:
- Bước thứ nhất : Tìm hiểu và phân tích chủ đề xác định nội dung của tài liệu:
như đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu,
Nhiệm vụ chính của bước này là xác định được chủ đề đề chính và chủ đề phụ của tài liệu, nắm được nội dung mà tài liệu phản ánh, để xác định được điều đó thì phải thông qua tên (nhan đề tài liệu), thông tin bổ sung cho nhan đề, như tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, lời giới thiệu, lời nói đầu, mục lục…
Sau khi đọc, xem xét và phân tích chủ đề, cũng như nội dung tài liệu, bản thân người cán bộ phân loại phải hình dung và chọn lọc ra các đặc trưng
31
nội dung chính của tài liệu, để từ đó có thể tìm đươc kí hiệu phân loại chính xác cho tài liệu.
Trong số 3 cán bộ được hỏi, thì cả 3 cán bộ đều cho rằng để xác định được nội dung của tài liệu thì ngoài căn cứ vào tên tài liệu, ta cần xem xét nghiên cứu cả mục lục, lời nói đầu, lời giới thiệu, và chính văn của tài liệu. Sau khi hiểu được nội dung tài liệu cán bộ phân loại căn cứ vào khung phân loại, để từ đó tìm ra kí hiệu thích hợp cho nội dung của tài liệu. Một số cán bộ thì lại cho rằng trong việc xác định được nội dung chính của tài liệu thì còn phải quan tâm đến đối tượng nghiên cứu và tất cả các phương diện nghiên cứu được đề cập đến trong tài liệu, và trong số những cán bộ được hỏi thì có một cán bộ cho rằng chỉ cần quan tâm đến đối tượng nghiên cứu, phương diện nội dung và phương diện hình thức của tài liệu.
Như vậy qua đây ta thấy rằng giữa 5 cán bộ làm công tác phân loại tài liệu, không phải ai cũng đồng nhất quan điểm giống nhau, mỗi người một ý kiến, bởi ở đây cá nhân họ làm việc độc lập, và làm chọn tất cả các khâu trong quá trình phân loại tài liệu, mỗi người đảm nhận một số lượng tài liệu nhất định và hoàn thành tất cả là khi định được kí hiệu phân loại cho tài liệu và nhập kí hiệu đó vào CSDL trong hệ thống phần mềm quản trị thư viện.
- Bước thứ hai: Xác định vị trí môn loại trong bảng phân loại.
Ở bước này cán bộ phân loại cần nắm chắc kết cấu của bảng phân loại mà thư viện mình đang sử dụng, sau đó xác định chủ đề chính của tài liệu thuộc vào lớp nào, đề mục nào trong bảng phân loại, để xác đinh được vị trí môn loại trong bảng phân loại thì bản thân người cán bộ phân loại phải hiểu và nắm chắc được những vấn đề sau:
+ Tài liệu này có một hay nhiều chủ đề chính. + Tài liệu có nội dung chuyên sâu hay tổng quát. + Tài liệu liên ngành hay đa ngành.
32
+ Đối tượng sử dụng là ai, thuộc lĩnh vực nào.
Sau khi hiểu được hết những vấn đề này, thì dựa vào nguyên tắc cấu tạo của bảng phân loại “từ tổng quát đến cụ thể” mà tìm đến đề mục chi tiết cần thiết.
Việc nắm chắc được nội dung tài liệu là yếu tố quan trọng để đưa ra các kí hiệu chính xác, và các vấn đề chuyên sâu, cụ thể luôn được ưu tiên hơn các vấn đề chung, nếu như trong một tài liệu mà phản ánh từ 2 đến 3 nội dung thì ta sẽ chọn một nội dung được chú trọng hơn. Trong quá trình tìm hiểu và trao đổi với cán bộ phân loại thì trong 3 cán bộ được phỏng vấn, thì có 2 cán bộ cho rằng nếu trong một tài liệu mà phản ánh từ 2 đến 3 nội dung thì ta sẽ chọn nội dung được chú trọng hơn để định kí hiệu phân loại, còn 1 cán bộ lại cho rằng ta sẽ chọn nội dung nào được đề cập đến trước trong tài liệu thì sẽ lấy nôi dung đó làm chủ đề chính để định kí hiệu phân loại.
Để xác định vị trí môn loại của một vấn đề một cách nhanh chóng và dễ dàng, cần phải sử dụng bảng tra chủ đề chữ cái, nó giúp tìm ký hiệu phân loại cho các tài liệu có một chủ đề chính nhưng có nhiều khía cạnh liên nghiên cứu khác nhau, nằm rải rác trong các đề mục khác nhau của bảng phân loại. Tuy nhiên 1/3 cán bộ được hỏi thì họ vẫn cho rằng cần nắm chắc cấu trúc bảng phân loại là được, và 2/3 cán bộ còn lại thì cho rằng nắm chắc cấu trúc bảng phân loại vẫn chưa đủ mà ta nên kết hợp sử dụng bảng tra chủ đề.
Khi tìm được vị trí của chủ đề trong bảng phân loại. 4/5 cán bộ được hỏi đều cho rằng cần phải đọc kĩ các chỉ dẫn tại vị trí đó, và 1/5 cán bộ còn lại thì lạ cho rằng không cần thiết, bởi vì khi ta đã tìm được vị trí của chủ đề chính rồi thì chỉ cần lấy kí hiệu đó là được, chính vì quan điểm này mà rất nhiều tài liệu trong thư viện phân loại không được chi tiết và đôi khi còn sai sót nhầm lẫn do không đọc kĩ các chỉ dẫn ở đó.
Về việc dùng bảng trợ kí hiệu, thì cả 5/5 cán bộ được hỏi đều cho rằng tất cả các bảng trợ kí hiệu đều cần được sử dụng, 3 cán bộ còn lại cho rằng chỉ cần đọc kỹ hướng dẫn cụ thể tại các mục trước khi kết hợp các bảng phụ.
33
Qua đây ta đã thấy được sự không đồng nhất về quan điểm trong công tác phân loại tại Thư viện tỉnh Yên Bái, mỗi người một nhận định, một quan điểm riêng, dẫn đến những ý kiến chủ quan của cá nhân, ảnh hưởng đến chất lượng của công tác phân loại. Để đánh giá được chính xác chất lượng công tác phân loại của Thư viện tỉnh Yên Bái, thông qua bảng phân loại đã được tổng hợp chi tiết dưới đây, sẽ cho chúng ta thấy rõ được vấn đề.
Bảng đánh giá sau tổng hợp được 30 kí hiệu phân loại tên đầu sách, được chọn lựa ngẫu nhiên trong CSDL của Thư viện tỉnh Yên Bái, đã được các cán bộ xử lý xong phân loại và sau đó được tổng hợp lại rồi qua một quá trình phân tích kiểm tra lại kí hiệu phân loại, cũng như có sự tham khảo kết quả phân loại của Thư viện Quốc gia, cho thấy có một số tài liệu kí hiệu phân loại sai, có một số tài liệu thì phân loại chưa chi tiết, chưa kết hợp được với bảng trợ kí hiệu.
34
Bảng1.Đánh giá kết quả quá trình phân loại của cán bộ Thư viện tỉnh Yên Bái
STT Tên tài liệu ĐTNC PDND PDĐL PDTG PDHT Kết quả Kí hiệu
chính xác
01 Truyện ngắn hay Trung
Quốc Truyện ngắn Văn học
Trung
Quốc 895.1 895.1 02 Phương pháp dạy học
chuyên ngành môn tin học Tin học
Phương pháp
dạy học 004.07 004.07 03 Người im lặng Chu Lai Truyện ngắn Văn học Việt Nam 1900-
1999 895.9223 895.9223 04 2400 bài tập hóa học Hóa học Bài tập 540.76 540.76
05 Từ điển hóa học phổ thông
Hóa học phổ
thông Hóa học Từ điển 540.3 540.3
06 Trẻ con lấy vợ Truyện ngắn Văn học Việt Nam 1900-
1999 895.922 895.9223
07 Tiểu thuyết Việt Nam
thời kì 1965- 1975 Tiểu thuyết Văn học Việt Nam
1965-
35
08 Lịch sử dân tộc Mỹ Lịch sử Mỹ 910 973
09 Giáo trình tâm lý tiểu học Tâm lý trẻ em Giáo trình 376.16 370.15
10 Vĩnh phú vị thế địa chính
trị và bản sắc địa văn hóa Vĩnh Phú 910 915.9723 11 Hải Dương phong vật chí Phong vật chí Hải
Dương 915.973 915.97334 12 Thăng Long Hà Nội vẻ
đẹp xưa và nay Hà Nội 895.922803 895.922.803 13 Châu Mỹ 100 điểm đến
hấp dẫn Du lịch Châu Mỹ 917.04 917.04 14 Lê Quý Đôn Lê Quý Đôn Tiểu sử 959.70072 959.70072
15 Chút thư tình người lính
biển Âm nhạc Bản ghi âm 78 783.8
16 XPAC-TA-CÚT
( XPAC TÁC) Tiểu thuyết Văn học Hi Lạp 8 883
36
18 Kể chuyện Hồ Tây Hồ Tây 915.9731 959.731
19 Cẩm nang các nước
Châu Phi Châu Phi Cẩm nang 916 916
20 36 Danh tướng Thăng
Long Hà Nội Tướng lĩnh Hà Nội 959.731 959.731 21 Những bãi tắm đẹp Bãi biển Việt Nam 915.9704 915.9704
22 Hỏi đáp về đường Hồ Chí Minh trên biển
Đường Hồ Chí Minh 959.704 959.7043 23 Cổ tích và thắng cảnh Hà Nội Truyện cổ tích, thắng cảnh Hà Nội 915.9731 959.731 24 Sử ký Tư Mã Thiên Tư Mã Thiên Lịch sử Sử ký 931 931
25 Hai Bà Trưng Hai Bà Trưng Văn học Việt Nam 959.7013 895.9223
26 Hà Nội trái tim cả nước Hà Nội Việt Nam Tập truyện 915.9731 895.92231
27 Lý Quang Diệu Lý Quang Diệu Lịch sử Singapore 959.5705092 959.5705092
28 Truyện Thạch Sanh Truyện cổ tích Việt Nam 8 398.22
29 Kỹ thuật trồng cây su su Su su Kỹ thuật
trồng 636 630.53381
30 Cây bèo sen Cây beo sen
Kỹ thuật
37
2.2.4 Chất lƣợng của công tác phân loại tài liệu
Để đánh giá được chất lượng của công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái, đề tài tiến hành chọn ngẫu nhiên trong cơ sở dữ liệu của thư viện và trong kho sách 30 kí hiệu phân loại, sau đó tiến hành phân tích kí hiệu rồi đem ra so sánh và thu được kết quả sau:
Trong số 30 kí hiệu được lựa chọn ngẫu nhiên, có 14 kí hiệu phân loại là đúng, và 13 kí hiệu phân loại là sai, còn lại 3 tài liệu phân loại chưa chi tiết. Từ kết quả (bảng 1) ta đã thấy có 14/30 tài liệu được xử lý có kết quả phân loại chính xác, bao gồm, 02, 03, 07, 24,19..., đạt 47%, còn lại 13/30 tài liệu có kết quả phân loại chưa chính xác, bao gồm như: 28, 29, 30, 16, 17...,chiếm 43%. Và 3/30 tài liệu phân loại chưa chi tiết: 11, 06, 22 chiếm 10%. Phần lớn thường gặp các lỗi như sau:
- Sai do xác định vị trí môn loại trong bảng phân loại, có tài liệu (09), ví dụ tài liệu “Giáo trình tâm lý tiểu học”, từ quá trình phân tích nội dung chủ đề của tài liệu ở trên, cho thấy các yếu tố đặc trưng của tài liệu như: đối tượng