Căn cứ vào Mô hình cấu trúc năng lực đã được tác giả chình bày rõ ở nội dung Chương I. Nếu áp dụng theo quan điểm của các nhà sư phạm nghề Đức, hiểu theo nghĩa hẹp có thể coi năng lực tin học văn phòng chính là năng lực cá thể, là khả năng thực hiện cũng như giới hạn của cá nhân đối với sự dụng tin học văn phòng. Tuy nhiên cũng có thể hiểu theo nghĩa rộng hơn, năng lực tin học văn phòng chính là năng lực hành động để thực hiện một nhiệm vụ thực tế của người học, nó bao gồm cả năng lực các thể, năng lực chuyên môn, năng lực xã hội, và năng lực phương pháp. Bởi vì để thực hiện tốt được một công việc thực tế người học cần phải tích hợp đủ cả về khẳ năng của cá nhân, sự hiểu biết về xã hội, kiến thức đầy dủ về chuyên môn và có phương pháp thực hiện hiệu quả.
Bên cạnh đó, nếu căn cứ theo mô hình năng lực OECD có thể nhận thấy năng lực tin học văn phòng chính là năng lực chuyên môn liên quan đến một môn học riêng biệt. Có thể xác định nhóm năng lực chuyên môn đối với môn Tin học văn phòng bao gồm các năng lực sau đây:
- Năng lực soạn thảo văn bản. - Năng lực sử lý bảng tính.
- Năng lực Trình diễn PowerPoint.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, với giới hạn nghiên cứu là kiểm tra đánh giá kết quả học tập Chương I của môn Tin học văn phòng, tác giả đề cập và đi sâu về đánh giá năng lực soạn thảo văn bản. Có thể chia nhỏ năng lực soạn thảo văn bản thành các năng lực cụ thể hơn bao gồm:
+ Năng lực đánh máy: Là khả năng người học vận dụng kiến thức, kĩ năng và thái độ để tạo ra một văn bản từ bàn phím máy tính. Việc đánh máy văn bản nhanh hay chậm, đúng hay không đúng mẫu văn bản hiện hành sẽ là thước đo cho năng lực đánh máy của mỗi các nhân. Thông thường thì một người có năng lực đánh máy tốt sẽ hoàn thành một trang A4 theo quy định văn bản hiện hành trong thời gian là khoảng trên dưới 10 phút đồng hồ, những người có năng lực đánh máy kém thì sẽ cần nhiều thời gian hơn do mất thời gian cho việc sửa chữa các chữ đánh sai, đánh nhầm. Bên cạnh đó việc sử dụng các ngón tay trong quá trình đánh máy cũng thể hiện năng lực của người soạn thảo văn bản, người đánh máy bằng cả mười ngón tay sẽ có năng lực đánh máy tốt hơn rất nhiều so với những người đánh máy sử dụng ít số ngón tay trên hai ban tay hơn.
+ Năng lực định dạng văn bản: Là khả năng vận dụng kiến thức, kĩ năng và thái độ để thao tác định dạng một văn bản cụ thể trong thực tế. Mỗi văn bản trong thực tế cần phải được định dạng theo đúng mẫu (hay đúng yêu
thuần thục hay không thuần thục sẽ nói nên năng lực định dạng văn bản của người đó. Các thao tác thực hiện để định dạng văn bản cần được lựa chọn một cách chuẩn xác, nhanh và thuận tiên nhất, thông thường một định dạng có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau, việc lựa chọn cách nào trong từng yêu cầu công việc sẽ nói nên năng lực định dạng văn bản của mỗi cá nhân.
+ Năng lực làm việc với bảng biểu: Là khả năng vận dụng kiến thức, kĩ năng và thái độ tạo ra các bảng biểu cho một yêu cầu cụ thể trong thực tế. Với năng lực này, cần phải biết cách tạo ra các bảng biểu và tính được các công thức toán học đơn giản trong bản biểu khi cần thiết. Trong thực tế việc phải chèn các bảng biểu và sử lý tính toán ở mức đơn gian trong soạn thảo văn bản là khá phổ biến, các thao tác để thực hiện chèn và tạo ra các bảng biểu cũng rất đa dạng. Cùng với nó việc xóa đi, chèn thêm hay trộn các ô, hàng, cột sao cho nhanh và hợp lý phù hợp với yêu cầu thực tế và lựa chọn nhanh và chính xác các công thức toán học để tính toán trên bảng biểu sẽ cho thấy năng lực làm việc với bảng biểu của mỗi người.
+ Năng lực làm việc với thanh công thức toán học: Là khả năng vận dụng kiến thức, kỹ năng và thái độ để sử dụng thanh công thức toán học phục vụ cho yêu cầu của văn bản. Công thức toán học thực ra chính là những văn bản dạng toán học mà các phím trên bàn phím máy tính không thể thực hiện. Các công thức này là những định dạng có sẵn trên thanh công thức được tích hợp sẵn trong Microsof Word. Để chèn được các công thức toán học đúng theo yêu cần cần phải biết cách lựa chọn chính xác những dạng công thức phù hợp, nhất là những công thức toán học dài và phức tạp yêu cầu người thực hiện phải thực sự am hiểu về cách thức sử dụng thanh công thức toán học. Bên cạnh đó các công thức toán học thường ít khi được sử dụng trong soạn thảo văn bản, chỉ trong những trường hợp nhất định, chính vì vậy người soạn thảo đôi khi hay quên mất cách tìm đến thanh công thức toán học để thực hiện các thao tác.
+ Năng lực làm việc với thanh công cụ Drawing: Là khả năng vận dụng kiến thức, kỹ năng và thái độ để sử dụng thanh công cụ Drawing, tạo ra các hình vẽ theo yêu cầu thực tế. Thanh công cụ Drawing cho phép người soạn thảo văn bản vẽ được các hình vẽ thông thường và đơn giản. Năng lực làm việc với thanh công cụ Drawing của người soạn thảo văn bản sẽ được thể hiện qua việc lựa chọn các hình vẽ đơn lẻ để gép lại thành cách hình vẽ theo yêu cầu, cần phải lựa chọn nhanh và chính xác tránh việc phải thử đi thử lại nhiều lân các hình vẽ khác nhau. Cùng với đó việc lựa chọn thứ tự vẽ các hình đơn lẻ hay định dạng cách hiển thị của hình vẽ này so với hình vẽ kia cũng rất đáng chú ý, nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công và thời gian hoàn thành hình vẽ theo yêu cầu.
Đối với nhóm các năng lực gồm: năng lực sử lý bảng tính Excel và năng lực trình diễn PowerPoint tác giả đưa ra bảng xác định năng lực như sau:
Bảng 2.1 : Mô tả năng lực Tin học văn phòng.
Tên năng lực Mô tẩ về năng lực
Nhóm năng lực sử lý bảng tính Excel:
Khả năng vận dụng kiến thực, kỹ năng, thái độ để sử dụng phần mềm Microsoft Excel tạo ra các bảng tính phù hợp với yêu cầu của công việc trong thực tế. Ví dụ: Bảng lương, Bảng điểm…
Năng lực định dạng bảng tính.
Định dạng được các bảng tính theo đúng yêu cầu: Bao gồm nắm được các thoa tác cơ bản trong Excel; định dạng Font chữ; định dạng các dữ liệu bảng tính (dữ liêu kiểu chữ, kiểu số, kiểu ngày…), định dạng bảng (thêm, xóa hoạc trộn các ô, dòng, cột) … Năng lực sử dụng các hàm trong
Excel.
Sử dụng thuần thục các hàm trong Excel, các hàm từ đơn giản đến phức tạp, kết hợp sử dụng các hàm có hiệu quả để đạt được yêu cầu tính toán
Năng lực đặt lọc dữ liệu
Đạt lọc chính xác các dữ liệu cần thiết theo yêu cầu của công việc. Sử dụng thành thạo các hàm cơ sử dữ liệu trong Excel.
Nhóm năng lực trình diễn PowerPoint:
Khả năng vận dụng kiến thức, kỹ năng, thái độ để sử dụng phần mềm PowerPoint tạo ra các bài trình chiếu trên máy tính phù hợp với yêu cầu của công việc trong thực tế.
Năng lực xây dựng kịch bản trình chiếu
Phân tích các yếu tố liên quan, xây dựng kịnh bản trình chiếu đáp ứng được mục đích của bài trình diễn
Năng lực xây dựng các Slide Xây dựng các Slide phù hợp với kịch bản trình diễn. Năng lực thiết lập các hiệu ứng Thiết lập các hiệu ứng phù hợp, sinh động, thu hút người theo dõi.