đạc khác đã từng sử dụng để cấp giấy chứng nhận (bản đồ giải thửa, bản đồ quy hoạch xây dựng chi tiết, sơ đồ, trích đo địa chính); bản đồ quy hoạch sử dụng đất; bản lƣu Giấy chứng nhận, sổ mục kê, sổ địa chính, sổ cấp Giấy chứng nhận, sổ đăng ký biến động đã lập; hồ sơ đăng ký cấp giấy chứng nhận lần đầu, cấp đổi; hồ sơ đăng ký biến động đất đai và tài liệu giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đƣợc lập sau khi hoàn thành cấp giấy chứng nhận, lập hồ sơ địa chính; các tài liệu hồ sơ địa chính đã lập trƣớc khi đo vẽ bản đồ địa chính.
Sau khi thu thập tất cả các tài liệu cần thiết, tiến hành phân tích, đánh giá, lựa chọn tài liệu sử dụng xây dựng CSDL địa chính. Dựa trên tình hình dữ liệu thực tế huyện Phú Xuyên, các bản đồ đƣợc xây dựng trong giai đoạn trƣớc năm 2012 còn thiếu nhiều thông tin, mức độ chính xác cũng nhƣ mức độ chuẩn hóa còn thấp, các bản đồ này sẽ đƣợc sử dụng để tham khảo trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu không gian địa chính. Tuy nhiên, các bản đồ địa chính xây dựng từ năm 2012 trở này đây lại chủ yếu xây dựng cho đất canh tác (có 3 xã thí điểm đo vẽ lại bản đồ địa chính) và vẫn chƣa đƣợc nghiệm thu, vì thế công việc trƣớc mắt cần đẩy nhanh tiến độ nghiệm thu các sản phẩm, đồng thời cần tiến hành đo vẽ bổ sung, cập nhật biến động và biên tập theo đúng quy định hiện hành đối với đất ở và đất canh tác. Nguồn bản đồ này sẽ đƣợc sử dụng để xây dựng dữ liệu không gian địa chính.
Tài liệu để xây dựng dữ liệu thuộc tính địa chính ƣu tiên sử dụng sổ địa chính và bản lƣu giấy chứng nhận. Thực tế huyện Phú Xuyên sổ địa chính không đầy đủ thông tin, không đƣợc cập nhật chỉnh lý biến động thƣờng xuyên; bản lƣu giấy chứng nhận không có đầy đủ, vì thế phải lựa chọn hồ sơ đăng ký cấp giấy chứng nhận lần đầu, cấp đổi giấy chứng nhận đối với trƣờng hợp còn thiếu để cập nhật.
Các tài liệu để cập nhật hoặc chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính huyện Phú Xuyên bao gồm: hồ sơ đăng ký biến động đất đai, tài liệu giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất (lập sau khi hoàn thành cấp giấy chứng nhận, lập hồ sơ địa chính).
Các loại bản đồ đƣợc xây dựng trƣớc năm 2012, các sơ đồ, bản trích đo địa chính đã sử dụng để cấp giấy chứng nhận trƣớc đây thì đƣợc xem xét lựa chọn để
bổ sung vào kho hồ sơ cấp giấy chứng nhận dạng số.