Muốn quản trị logistics thành công thì trước hết phải quản lý được hệ thống thông tin rất phức tạp trong quá trình này. Việc nâng cấp hệ thống thông tin hiện tại trong chi nhánh nên chia làm hai giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ (Intranet)cũng như hệ thống thông tin trong từng bộ phận chức năng (Logistics, kỹ thuật, kế toán,
marketing,…), hệ thống thông tin ở từng khâu trong dây chuyền cung ứng (kho tàng, bến bãi, vận tải,…) và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nêu trên. áp dụng tin học hoá trong các hoạt động của chi nhánh, lắp đặt các phầm mềm phục vụ cho hoạt động của công ty, chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu… tạo cơ sở nền tảng trong hệ thống thông tin Logistics.
- Giai đoạn 2: Kết nối hệ thống thông tin nội bộ với bên ngoài theo hai phương thức:
Phương thức 1: Sử dụng Internet. Đây là một xu hướng mà các công ty Logistics trên thế giới đang hướng tới như là một công cụ không thể thiếu trong hoạt động logistics.
Phương thức 2: Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic data interchange – EDI). Hệ thống này cho phép trao đổi thông tin, dữ liệu từ máy tính qua máy tính của các bộ phận trong hệ thống với nhau. EDI đầu tư khá tốn kém tuy nhiên rất tiện ích và đạt độ an toàn cao. EDI thực sự hữu ích cho những khách hàng lớn của chi nhánh và trao đổi dữ liệu giữa các chi nhánh, đại lý trong hệ thống Logistics toàn cầu.
f. Liên kết với doanh nghiệp cùng ngành ở trong và ngoài nước
Liên kết giữa công ty và các doanh nghiệp trong nước lỏng lẻo, còn liên kết, nối mạng với mạng logistics toàn cầu cũng không có. Đây thực sự là một mối nguy hiểm cho không chỉ chi nhánh mà còn cho các doanh nghiệp Việt Nam khi bước vào sân chơi toàn cầu. Bởi nếu chỉ hoạt động một cách độc lập, thiếu sự liên kết với các mạng lưới dịch vụ logistics khác thì khả năng chắc chắn một điều các doanh nghiệp Việt Nam chỉ hoạt động như một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics cấp 2, cấp 3, cấp 4 đối với dịch vụ logistics toàn cầu mà thôi. Thậm chí còn thua ngay trên chính “sân nhà” của mình.
Bên cạnh việc tham gia vào Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam – VIFFAS hay Hiệp hội đại lý và môi giới hàng hải để cùng nhau hoạt động và
có được những thông tin trong ngành thì việc thành lập 1 liên minh của các công ty chuyên cung cấp dịch vụ logistics là điều cần thiết để giúp cho doanh nghiệp Việt Nam có sức cạnh tranh với các doanh nghiệp logistics của nước ngoài với tiềm lực về cơ sở hạ tầng cũng như vốn rất lớn.
Gần đây, hơn 30 Công ty vừa và nhỏ trong lĩnh vực logistics đã liên kết trở thành liên minh Thai Logistics Alliance (TLA). Có đến hơn 30 công ty tham gia vào việc liên kết này. Mô hình của là các công ty vẫn làm việc độc lập, nhưng sẽ thành lập một nhóm hoạt động chung, nhóm này sẽ tiến hành bán các dịch vụ logistics trọn gói (one stop service) rồi phân bổ cho các thành viên theo năng lực của họ. Sau đó nhóm này cũng sẽ sửa tất cả dịch vụ mà từng thành viên cung cấp để xem họ có đảm bảo hay không. Và cơ bản là liên minh này sẽ giúp các doanh nghiệp vẫn có thể cạnh tranh được với các đối thủ to lớn nước ngoài. Rõ ràng để làm được điều này đòi hỏi phải có một cơ chế hợp tác thích hợp, và dĩ nhiên các thành viên phải chấp nhận việc chia sẻ thông tin và quyền lợi cho nhau. Đằng sau liên minh ấy là sự ủng hộ và hỗ trợ của chính phủ Thái Lan. Đây thực sự là một động thái rất tích cực và là một bài học tốt cho các doanh nghiệp logistics Việt Nam nói chung và chi nhánh nói riêng.
3.3.2 Một số kiến nghị
a.Kiến nghị với nhà nước
- Phát triển kết cấu cơ sở hạ tầng phục vụ hoạt động logistics: Để phát triển ngành DV logistics, tất yếu đòi hỏi phải có sự phát triển của hệ thống CSHT logistics quốc gia như: bến cảng, sân bay, hệ thống cầu đường… Kết cấu hạ tầng cơ sở có phát triển thì mới đảm bảo sự phát triển của hoạt động logistics, mới đảm bảo cho quá trình cung ứng DV diễn ra một cách an toàn, hiệu quả, đạt các tiêu chí về thời gian, chất lượng DV và chi phí. Do vậy, việc hoàn thiện và hiện ðại hóa CSHT vận tải (ðýờng biển, ðýờng không, ðýờng
bộ, ðýờng sắt…) là hết sức cần thiết.
- Xây dựng hành lang, khung pháp lý thông thoáng và hợp lý, thay đổi và tiêu chuẩn hóa các qui định liên quan đến lĩnh vực logistics: Ngành logistics tại Việt Nam hiện đang phát triển rất nhanh, thực tế hoạt động ngành đã đi nhanh hơn các quy định luật pháp. Do dó, Nhà nước cần có những chính sách đồng bộ phù hợp với với điều kiện phát triển trong nước cũng như tập quán thương mại thế giới để thực thi hóa logistics bền vững.
- Nhà nước cần có biện pháp khuyến khích, hỗ trợ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong việc giành quyền lựa chọn người GNVT hàng hóa XNK: Thực tế hiện nay là 80% số thương vụ các DN Việt Nam ký hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hàng là xuất khẩu theo giá FOB và nhập khẩu theo giá CIF. Điều này đã dẫn tới tình trạng các đối tác nước ngoài luôn có quyền lựa chọn người giao nhận vận chuyển. Đây chính là nhân tố gây nhiều bất lợi cho ngành giao nhận nước ta. Do vậy, Nhà nước cần có những biện pháp, quy định để khuyến khích, hỗ trợ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu “giành quyền vận tải”.