Hình thức kế tốn của Cơng ty là hình thức kế tốn trên máy tính, khi truy xuất in sổ kế tốn thì sử dụng mẫu sổ được ban hành theo hình thức kế tốn Nhật ký chung. Các loại sổ theo hình thức sổ Nhật ký chung Cơng ty sử dụng là những sổ đã được trình bày ở mục 2.1.3.3 Hệ thống sổ sách áp dụng tại Cơng tỵ
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính:
- Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi cĩ để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
- Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động cập nhật vào sổ kế tốn tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khĩa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luơn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn cĩ thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấỵ
- Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng taỵ
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính