Thứ nhất, quá trình vận dụng BSC trong đánh giá thành quả hoạt động tại Viện trước tiên phải theo đúng định hướng phát triển của Đảng, Nhà nước và cơ quan chủ quản là Bộ Y tế. Dựa vào chiến lƣợc định hƣớng phát triển đƣợc Bộ Y tế phê duyệt, Viện xác định tầm nhìn sứ mệnh của mình để xây dựng BSC. Từ đó cụ thể hóa tầm nhìn sứ mệnh thành chiến lƣợc làm căn cứ thiết lập mục tiêu phù hợp với tình hình phát triển và chức năng nhiệm vụ hoạt động của mình. Để hiện thực hóa mục tiêu này, Viện hình thành nên các thƣớc đo cụ thể và kế hoạch hành động.
Thứ hai, BSC phải đáp ứng được quá trình phát triển, phù hợp với thực tiễn và yêu cầu hội nhập của Viện. Quá trình cạnh tranh cùng xã hội hóa y tế đặt ra nhu cầu tất yếu xây dựng BSC tại Viện phải phù hợp với tình hình hoạt động tại Viện, thích hợp với đặc thù chức năng nhiệm vụ của đơn vị sự nghiệp, cân bằng đƣợc yếu tố tài chính, yếu tố thực hiện chƣơng trình dự án từ cơ quan quản lý cấp trên, yếu tố kinh doanh nội bộ và quá trình đào tạo học hỏi phát triển. Sự cân bằng này sẽ thúc
đẩy quá trình phát triển của Viện trong ngắn hạn mà vẫn đảm bảo đƣợc sự tồn tại bền vững trong dài hạn để hội nhập với sự phát triển ngày càng cao của ngành y tế.
Thứ ba, BSC phải phù hợp với đặc điểm về quy mô, đặc thù hoạt động và trình độ quản lý của Viện. Viện là đơn vị sự nghiệp với đặc thù hoạt động nghiên cứu, chỉ đạo, phòng chống và dự báo về chuyên ngành sốt rét, ký sinh trùng và côn trùng; phạm vi hoạt động rộng khắp 15 tỉnh miền Trung – Tây Nguyên; cán bộ quản lý chủ yếu là cán bộ nghiên cứu chuyên môn kiêm nhiệm nên kiến thức quản trị hạn chế. Quá trình hình thành và vận dụng BSC tại Viện phải đƣợc thiết kế cho phù hợp và diễn giải dễ hiểu đến mọi CBNV hiểu và thực hiện.
Thứ tư, vận dụng BSC tại Viện cần có tính kế thừa chọn lọc nội dung và kinh nghiệm ở các đơn vị khác. Kinh nghiệm vận dụng BSC vào đơn vị sự nghiệp tại Việt Nam rất ít ỏi nên hầu hết tài liệu tham khảo từ tổ chức trên thế giới đòi hỏi lý thuyết xây dựng nên các mục tiêu và thƣớc đo trong từng phƣơng diện của BSC phải kế thừa từ nội dung ở các đơn vị đi trƣớc. Tuy nhiên, việc vận dụng BSC để đánh giá thành quả hoạt động của Viện cần phải có chọn lọc vì đặc trƣng hoạt động, nhiệm vụ chức năng của Viện không giống với các đơn vị sự nghiệp khác, điều đó đòi hỏi nội dung xây dựng BSC phải có sự khác biệt, kế thừa nhƣng có chọn lọc.
3.1.2. Điều kiện để áp dụng thành công BSC trong đánh giá thành quả hoạt động tại Viện Sốt rét – KST CT Quy Nhơn
Thứ nhất là phải có quyết tâm của lãnh đạo cao nhất để xây dựng tầm nhìn và chiến lƣợc trên cơ sở đánh giá đƣợc năng lực nội tại và định hƣớng hoạt động trong tƣơng lai. Viện phải có nền tảng chiến lƣợc vững chắc và bộ máy tổ chức ổn định để xác định mục tiêu chung của toàn Viện và xác lập mục tiêu, kế hoạch thực hiện cho từng khoa phòng, đồng thời dự thảo ngân sách thực hiện cho từng kế hoạch cụ thể hiệu quả, khoa học và hợp lý. Trên cơ sở đó, BSC cần có tính hệ thống, diễn giải chính xác chiến lƣợc của Viện thành chiến lƣợc của khoa phòng.
Thứ hai, BSC phải xác định rõ các viễn cảnh và trật tự của chúng trong BSC để đảm bảo việc diễn giải chiến lược thành các mục tiêu và hành động cụ thể. Các mục tiêu trong BSC diễn giải trực tiếp, có hệ thống và chính xác chiến lƣợc
của Viện. Thƣớc đo cần đảm bảo SMART: rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu; có thể đo lƣờng đƣợc; có thể đạt đƣợc, có tính hiện thực, có thời gian rõ ràng với số lƣợng phù hợp với từng bộ phận của Viện. Các chỉ tiêu phải thể hiện tính khả thi và đƣợc phê duyệt sau khi thảo luận kỹ lƣỡng. Thực hiện tiêu chuẩn hóa hệ thống bảng điểm. Kết hợp việc đo lƣờng hiệu suất với đánh giá, hoạch định và cải tiến năng suất. Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống quản lý chung. Vận dụng BSC tại Viện cần điều chỉnh, phân bổ nguồn lực phù hợp thực tế, kiểm tra liên tục việc thực hiện để thay đổi cần thiết đảm bảo việc thực hiện mục tiêu của từng phƣơng diện và của BSC.
Thứ ba, mọi CBNV trong Viện đều nhận thức rõ ràng những mục tiêu và phương pháp đánh giá thành quả hoạt động để thực hiện thành công BSC. Toàn thể nhân viên trong Viện sẽ thấy đƣợc kết quả đạt đƣợc trong mối quan hệ nhân quả vì mục tiêu phát triển bền vững của Viện trong tƣơng lai. Mỗi CBNV sẽ thấy đƣợc sự nỗ lực của cá nhân đóng góp nhƣ thế nào cho sự phát triển của Viện.
Cuối cùng, Viện phải tạo được sự đoàn kết và hợp sức đồng lòng giữa các khoa phòng và cán bộ trong mục tiêu chung. Muốn áp dụng hiệu quả BSC cần nhất quán và đồng tâm của toàn bộ Viện vì đây là công cụ khá mới tại Việt Nam, mất nhiều thời gian và công sức trong quá trình lên kế hoạch và triển khai thực hiện. Cùng với đặc thù hoạt động và tƣ liệu triển khai BSC trong tổ chức công trên thế giới hạn chế gây khó khăn trong vận dụng BSC vào thực tế hoạt động tại Viện.
3.2. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VẬN DỤNG BSC ĐO LƢỜNG THÀNH QUẢ HOẠT ĐỘNG TẠI VIỆN SỐT RÉT – KST CT QUY NHƠN