Đầu tiên bệnh viện sẽ tiến hành lựa chọn danh mục thuốc để mua sắm. Cụ
thể với từng danh mục thuốc bảo hiểm và dịch vụ:
- Thuốc bảo hiểm:
Hằng năm, Sở Y tế Nghệ An tổ chức đấu thầu thuốc, vật tư y tế tiêu hao và tất cả các bệnh viện trên địa bàn tỉnh đều áp dụng kết quả đấu thấu này. Mỗi
bệnh viện dựa vào đó xây dựng danh mục thuốc cho bệnh viện mình, gửi Bảo
hiểm y tế tỉnh phê duyệt sau đó sử dụng tại bệnh viện (nếu có bổ sung thì gửi
Bảo hiểm Y tế tỉnh phê duyệt mới được sử dụng). Thông thường, tháng 8 hằng năm sẽ có kết quả trúng thầu và danh mục này sẽ được áp dụng từ tháng 8 năm này cho đến hết tháng 7 năm tiếp theo.
Tại bệnh viện Thành An – Sài Gòn, Giám đốc giao cho khoa Dược cập
nhật và tổng hợp tất cả các danh mục thuốc, vật tư y tế tiêu hao trúng thầu. Sau đó chia tất cả các danh mục này thành các nhóm theo thông tư 31 của Bộ Y tế.
Sắp xếp các biệt dược có cùng hoạt chất lại với nhau (theo thứ tự cùng hàm
37
in danh mục theo nhóm, gửi tất cả các khoa lâm sàng liên quan có sử dụng các
nhóm thuốc đó để các khoa dự trù, lựa chọn. Tiếp đó bệnh viện sẽ họp hội đồng
thuốc và điều trị để cùng thống nhất đưa ra danh mục cho bệnh viện.
Các tiêu chí lựa chọn thuốcđể mua mà bệnh viện đặt ra bao gồm:
+ Thuốc có số lượng bác sỹ dự trù nhiều nhất: 4 điểm
+ Thuốc đã có thời gian dùng trước đó có kiểm chứng chất lượng: 3 điểm
+ Thuốc có giá thành rẻ: 2 điểm
+ Thuốc của công ty cho thời gian nợ tiền lâu, có chính sách ưu đãi phù hợp:
1 điểm
+Một số thuốc dùng chuyên khoa, bệnh nặng ưu tiên thuốc ngoại, tốt. Ví dụ ở khoa Hồi sức cấp cứu, các bệnh tim mạch, thận, ...
Sau khi cộng điểm theo các tiêu chí trên sẽ chọn ra 2 đến 3 biệt dược có điểm cao nhất trong mỗi hoạt chất. Đồng thời cũng đánh dấu các thuốc chỉ dùng
điều trị nội trú không được dùng ở điều trị ngoại trú. (Thông thường thuốc điều
trị nội trú có giá thành cao hơn ưu tiên thuốc tốt hơn)
Quá trình lựa chọn được tiến hành lần lượt như vậy cho mỗi hoạt chất trong
mỗi nhóm và cuối cùng đưa ra được danh mục tổng hợp cho tất cả các các
nhóm, bao gồm danh mục dược chất và danh mục biệt dược đi kèm. Danh mục
này sẽ được khoa Dược báo cáo theo mẫu của Sở Y tế và gửi lên Bảo hiểm xã hội tỉnh phê duyệt.
Đối với danh mục thuốc dịch vụ (thuốc dùng cho bệnh nhân điều trị
không sử dụng thẻ bảo hiểm y tế và thuốc dùng để bán tại quầy thuốc):
Căn cứ vào danh mục đã có trước đó và danh mục hoạt chất vừa lựa chọn ở (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
trên, dựa vào tình hình, nhu cầu sử dụng thuốc của các bác sỹ (tại từng thời điểm) để có sự lựa chọn thay đổi, bổ sung biệt dược phù hợp.
Với tính chất là bệnh viện tư nhân, tại bệnh viện Thành An – Sài Gòn các bác sỹ tại các khoa thường xuyên có nhiều biến động, bên cạnh đó giám đốc
38
điều hành luôn tôn trọng thói quen sử dụng thuốc của từng bác sỹ nên danh mục
thuốc cũng sẽ có nhiều thay đổi theo. Hằng tháng, các bác sỹ có thể gửi dự trù thuốc mới lên khoa Dược, khoa Dược sẽ xem xét lại nhu cầu, trình duyệt, tham mưu cho giám đốc để giám đốc quyết định. Sau khi giám đốc làm việc với khoa Dược, bác sỹ và công ty cung cấp thuốc thoả thuận giá cả sẽ quyết định mua hay
không. Nếu quyết định, khoa Dược sẽ mua về nhập kho và thông báo để bác sỹ
dùng. Ngoài ra, tại quầy thuốc, nhân viên căn cứ nhu cầu bán lẻ hàng ngày để
lập dự trù trình giám đốc để mua thêm. Như vậy, danh mục thuốc dùng cho bệnh nhân dịch vụ luôn luôn cập nhật, thay đổi, không ổn định như danh mục thuốc
bảo hiểm y tế.
Sau khi lựa chọn được danh mục thuốc và các nhà cung cấp, hàng tháng bệnh viện mua thuốc theo quy trình sau:
Hình 3.4: Quy trình mua thuốc
Như vậy, theo quy trình lựa chọn ở trên, thuốc bảo hiểm bệnh viện sẽ tiến
hành mua theo hình thức gọi hàng trực tiếp trên cơ sở kết quả đấu thầu tập trung
do Sở Y tế tổ chức. Còn thuốc dịch vụ thì căn cứ danh mục hoạt chất và biệt dược Giám đốc đã duyệt, căn cứ báo giá của các công ty để lụa chọn nhà cung cấp và gọi hàng.
Tổ dược chính kết hợp với các thủ kho theo dõi số lượng thuốc trong kho, Thủ kho căn cứ vào số lượng thuốc đã cấp phát trong thời gian gần nhất để ước lượng mức độ tiêu thụ thuốc và khi nào thuốc “gần hết” để báo cáo tổ dược
chính, có dự trù bổ sung phù hợp. Tổ dược chính chịu trách nhiệm làm dự trù vào cuối tháng và gọi thuốc vào đầu tháng. Hình thức gọi thuốc: gọi thuốc qua điện thoại. Các kho, quầy làm dự trù Các bác sỹ đề nghị Khoa Dược tổng hợp lập dự trù Giám đốc xét duyệt Đặt hàng các công ty Kinh phí
39
Địa điểm giao nhận: kho của khoa Dược bệnh viện. Do không có kho chính nên việc nhận thuốc sẽ tiến hành ở 02 kho: Kho thuốc bảo hiểm nội trú và kho viện phí nội trú. Gây nghiện hướng thần được nhận ở kho viện phí. Người gọi
hàng có trách nhiệm tách hóa đơn riêng cho từng kho để việc giao nhận thuốc
tiến hành dễ dàng và thuận lợi.
Hội đồng kiểm nhận thuốc bao gồm: lãnh đạo khoa dược (phó khoa Dược
kiêm luôn công tác tiếp liệu gọi hàng) kế toán phòng tài chính - kế toán, thủ kho. Hội đồng kiểm nhập sẽ tiếnhành đối chiếu hóa đơn, phiếu báo với số lượng thực
tế, hãng sản xuất, quy cách đóng gói, hàm lượng, số đăng ký, hạn dùng, phiếu
kiểm nghiệm, giá trúng thầu (với thuốc Bảo hiểm), giá nhập so với báo giá (với
thuốc dịch vụ). Để đảm bảo chất lượng thuốc, hội đồng kiểm nhận chỉ nhận
thuốc khi có đầy đủ phiếu kiểm nghiệm của lô thuốc giao. Sau khi hoàn thành việc nhận thuốc, biên bản nhận thuốc sẽ được lập với đầy đủ chữ ký của các
thành viên tham gia. Việc thành lập hội đồng kiểm nhận thuốc giúp kiểm soát
chất lượng thuốc nhập vào bệnh viện, giám sát số lượng thuốc, theo dõi được giá
thuốc.
Trong năm 2012 bệnh viện ký hợp đồng mua thuốc với 100% nhà cung cấp, 100 % thuốc mua có dạng bào chế, quy cách đóng gói, đúng tiêu chuẩn như (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thuốc cần mua. Tỷ lệ mua thuốc sản xuất trong nước tương đối cao, trên 60%, tuy nhiên tỷ lệ mua theo tên gốc lại thấp (thuốc Bảo hiểm: 28,4 %, dịch vụ:
10%). Các thuốc được mua đều yêu cầu phải có phiếu kiểm nghiệm của nhà sản
xuất, được kiểm nhập vào kho theo đúng quy định. Hàng tháng Khoa Dược đều
làm báo cáo cụ thể, chi tiết số lượng, giá cả, thành tiền mua thuốc của từng công
ty.
Do kinh phí eo hẹp, việc mua thuốc năm 2012 nhìn chung chưa đáp ứng
nhu cầu về số lượng, hàng tháng khoa Dược phải gọi hàng 2, 3 lần. Số lượng
thuốc đáp ứng thông thường chỉ đạt 60-70 % lượng dự trù, chưa kể bệnh viện chưa có phương pháp khoa học nào để tính số lượng dự trù chính xác, tất cả chỉ
dựa vào kinh nghiệm, dự trù chủ quan từ các kho, quầy.
Từ kết quả trên cho thấy, quy trình mua thuốc của bệnh viện rõ ràng, các công việc được phân công cho từng bộ phận góp phần tăng hiệu quả và sự minh
40
trọng, lập kế hoạch và tư vấn cho giám đốc bệnh viện quyết định lựa chọn số lượng chủng loại, nhà cung ứng.
Hình thức thanh toán:
Bệnh viện Thành An Sài Gòn thanh toán cho nhà cung cấp bằng hình thức
chuyển khoản vào ngân hàng hoặc thanh toán tiền mặt. Trung bình bệnh viện
thanh toán trong thời gian khoảng 60 ngày sau khi nhập kho. Năm 2012, do tình hình kinh tế khó khăn, nguồn kinh phí của nhà đầu tư eo hẹp, bệnh viện vẫn còn tình trạng thanh toán chậm cho nhiều nhà cung ứng.
Nguồn cung ứng thuốc:
Năm 2012 bệnh viện Thành An - Sài Gòn mua thuốc của 37 nhà cung ứng. Danh mục các nhà cung ứng chủ yếu thể hiện trong bảng sau 3.12.
Bảng 3.12. Danh mục các công ty cung ứng chủ yếu năm 2012
Đơn vị tính:1000 VNĐ
STT Tên nhà cung ứng Bảo hiểm Dịch vụ
Số tiền Tỷ lệ (%)
Số tiền Tỷ lệ (%)
1 CP Dược VTYT Nghệ An 1.221.369 15, 7 336.982 18,5
2 Ct Dược Nam Vinh 943.146 12,1 79.954 4,4
3 Dược liệu trung ương II 845.786 10,9 288.02 15,9
4 Cty Dược Bình Định 746.701 9,6 0,0
5 CTy Dược Domesco 342.387 4,4 89.025 4,9
6 CTy Dược Đồng Tâm 296.102 3,8 184.994 10,2
7 TNHH MTV Dược phẩm TƯ1 270.637 3,5 21.515 1,2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
8 CTy Dược Nam Hà 239.217 3,1 1.107 0,1
9 CP Dược phẩm Hà Tây 222.845 2,9 25.761 1,4
10 Cp Dược Sao Việt 191.646 2,5 20.294 1,1
11 Ct Dược Hậu Giang 185.042 2,4 133.187 7,3
12 Ct Dược Tenamid 175.412 2,3 168.857 9,3
13 CT Dược TƯ 1 Pharbaco 121.494 1,6 45.847 2,5
14 Ct DP Bến Tre 110.992 1,4 16.648 0,9
15 Ct Dược Miền Trung 104.988 1,4 5.884 0,3
16 Ct CP Dược Ngọc Thiện 65.312 0,8 175.985 9,7
17 Ct Vimedimex 63.385 0,8 111.75 6,2 18 Khác 2.591.017 21,1 111.826 6,2
41
Đa số thuốc mua và sử dụng của công ty Dược VTYT Nghệ An, công ty Dược liệu trung ương II, công ty Dược Bình Định, Công ty Dược Nam Vinh, đây là những công ty lớn, có uy tín, cung cấp thuốc có chất lượng tốt, giá cả phù hợp.
3.3. Hoạt động quản lý tồn trữ và cấp phát thuốc tại khoa Dược
3.3.1. Bảo quản thuốc
Hiện tại khoa Dược bệnh viện Thành An – Sài Gòn có các kho, quầy như
sau:
- Kho Bảo hiểm
- Kho Dịch vụ - Quầy Bảo hiểm
- Quầy Dịch vụ - Nhà thuốc
Tại các kho, quầy được trang bị đầy đủ cơ sở hạ tầng, trang thiết bị cần
thiết như:
- Điều hoà, tủ thuốc, giá kệ, tủ lạnh, nhiệt kế, ẩm kế. - Bàn ghế làm việc, máy vi tính nối mạng quản lý thuốc. - Xe vận chuyển: 3 xe tay.
Kho và quầy có diện tích rộng rãi, sạch sẽ song chưa có hệ thống quạt
thông gió, máy hút ẩm, giá kệ còn thiếu, xe vận chuyển thuốc chỉ có 3 xe, vận
chuyển được lượng hàng ít, nhẹ. Kho chưa đạt GSP. Quầy thuốc đã đạt GPP.
Về nhân lực:
-Kho Bảo hiểm: 1 dược sỹ trung học. -Khoa dịch vụ: 1 dược sỹ trung học.
-Quầy Bảo hiểm ngoại trú: 2 dược sỹ trung học.
42
Kho Dịch vụ và kho Bảo hiểm đang ở chung trong một phòng, chung máy tính làm việc nên vẫn chưa thể phân định rạch ròi, riêng biệt giữa 2 kho, vì vậy (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
hai thủ kho cùng chịu trách nhiệm chung.
Hai quầy thuốc ở cách khá xa kho nên việc đi lại lĩnh thuốc thường mất
thời gian, chưa thuận tiện.
Quy trình nghiệp vụ trong kho, quầy:
Cách sắp xếp thuốc trong kho:
- Căn cứ vào đối tượng dùng sắp xếp vào các kho riêng: Thuốc cấp cho bệnh
nhân bảo hiểm cho vào kho Bảo hiểm nội trú, thuốc cho bệnh nhân viện phí
(dịch vụ) xếp vào kho viện phí.
- Trong mỗi kho,thuốc được sắp xếp theo thứ tự ABC, thuốc tiêm riêng, thuốc
viên riêng.
- Thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần được bảo quản riêng, trong tủ có 2 lớp
khóa.
- Những thuốc có điều kiện bảo quản đặc biệt (ví dụ: điều kiện bảo quản ở
2oC – 8oC): được bảo quản theo đúng điều kiện ghi trên nhãn. Cách sắp xếp thuốc trên giá:
- Thuốc nặng, dễ vỡ xếp dưới; thuốc nhẹ xếp trên.
- Với mỗi loại thuốc: thuốc được sắp xếp trên giá theo quy tắc FEFO: thuốc
có hạn sử dụng trước xếp ngoài, thuốc có hạn sử dụng sau xếp trong.
Tại quầy:
Tại quầy phân theo nhóm tác dụng dược lý, thuốc được sắp xếp theo nhóm
tác dụng dược lý: nhóm kháng sinh, nhóm NSAIDS, nhóm thuốc dị ứng...
3.3.2. Lượng hàng dự trữ
Lượng tiền mua trung bình từng tháng khoảng 750-800 triệu đồng, nhưng lượng xuất đi thường đã tương đương như vậy. Mặt khác lượng tồn đầu rất ít nên lượng dự trữ trong kho rất hạn chế, phải bổ sung gọi hàng rất nhiều lần
43
3.3.3. Hoạt động cấp phát thuốc
Sau khi thuốc được mua về sẽ phân loại: thuốc Bảo hiểm và thuốc dịch vụ.
Từ đó nhập thẳng vào kho thuốc bảo hiểm nội trú và kho dịch vụ. Sơ đồ cấp phát thuốc như sau:
Hình 3.5: Sơ đồ cấp phát thuốc
Cấp phát thuốc cho bệnh nhân nội trú (cả bảo hiểm và dịch vụ):
Sau khi các bác sỹ lâm sàng chỉ định thuốc cho người bệnh vào hồ sơ
bệnh án, điều dưỡng cập nhật thuốc vào phần mềm quản lý thuốc theo từng bệnh nhân, sau đó gửi duyệt khoa Dược, dược sỹ khoa Dược xem, duyệt kiểm tra số lượng và in ra phiếu lĩnh. Phiếu lĩnh thuốc gồm: tên khoa điều trị, tên thuốc, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nồng độ, hàm lượng, số lượng lĩnh, số tiền. Trong trường hợp số lượng thuốc
nhiều đột biến đặc biệt với các thuốc đắt tiền, dịch truyền, viamin…dược sỹ sẽ trao đổi lại với khoa lâm sàng. Đối với thuốc gây nghiện và hướng tâm thần dược sỹ chỉ duyệt phiếu lĩnh sau khi kiểm tra bệnh án và kiểm tra đầy đủ số lượng vỏ do khoa lâm sàng hoàn trả. Đối với thuốc yêu cầu phải hội chẩn, phải
có bệnh án và biên bản hội chẩn.
Năm 2012 Khoa Dược phát thuốc xuống cho các khoa phòng. Các dược
sỹ trung học có nhiệm vụ tổng hợp dự trù thuốc từ các khoa lâm sàng, lĩnh tại
các kho của khoa dược và đưa về khoa lâm sàng, bàn giao lại cho điều dưỡng
hành chính, theo dõi cơ số trực và nhắc nhở bổ sung kịp thời. Tuy nhiên do đặc THUỐC DS thủ kho kiểm nhận thuốc Kế toán nhập thuốc Kho bảo hiểm Kho dịch vụ Các khoa Quầy BH ngoại trú Các khoa Quầy dịch vụ BỆNH NHÂN
44
thù bệnh viện và nhân lực thiếu, từ năm 2012 các khoa lâm sàng cử điều dưỡng hành chính lên khoa Dược lĩnh thuốc, khoa Dược chỉ phát tại kho sau khi trưởng khoa Dược hoặc Dược sỹ ủy quyền ký duyệt phiếu lĩnh.
Thời gian cấp phát thuốc thông thường:
- Chiều: khoa lâm sàng lĩnh thuốc cho ngày hôm sau
- Sáng: Khoa lâm sàng lĩnh bổ sung cho bệnh nhân mới nhập viện hoặc bệnh
nhân cũ được thêm, thay đổi chỉ định dùng thuốc.
Tuy nhiên, vì tính chất là bệnh viện tư nhân, luôn phục vụ bệnh nhân kịp thời
nên một số khoa có bệnh nhân dùng thuốc không có trong tủ trực thì kê thuốc để khoa Dược duyệt phiếu và lĩnh ngay khi bệnh nhân cần. Do vậy, cá biệt có khoa lĩnh 3,4 lần thuốc trong ngày khi cần.
- Với bệnh nhân nhập viện trong ngày tại các khoa lâm sàng, bệnh nhân cấp
cứu sẽ sử dụng thuốc được lấy từ các tủ trực. Tất cả các thuốc này được điều dưỡng khoa tổng hợp vào phiếu lĩnh thuốc. Sau khi lĩnh thuốc, điều dưỡng khoa
sẽ bổ sung vào tủ trực để giữ nguyên cơ số.
- Phiếu lĩnh thuốc phải có đủ chữ kí của khoa lâm sàng và khoa dược:
+ Khoa lâm sàng: bác sỹ kê đơn (trừ các trường hợp đặc biệt), điều dưỡng
hành chính.
+ Khoa dược: dược sỹ đại học, thủ kho.
+ Với các thuốc đặc biệt phải có chữ ký của hội đồng hội chẩn, bao gồm:
thuốc trong danh mục phải hội chẩn (acid amin, kháng sinh), Với các thuốc có
yêu cầu trả vỏ (có danh sách quy định cụ thể, ví dụ: vỏ ống gây nghiện, hướng