+ Hối phiếu: Hối phiếu có tên tiếng Anh là Bill of Exchange hay còn gọi là Drafts. Hiện nay để thống nhất việc lưu thông hối phiếu, các nước tư bản đã ban hành các luật hối phiếu như:
16
- Luật thương mại thống nhất của Mỹ năm 1962 (Uniform Commercial codes of 1962 UCC).
- Công ước Giơ-ne-vơ (Geneve) được các nước ký kết năm 1930. Đó là luật thống nhất về hối phiếu (Uniforrm law for bills of exchange – ULB).
Khái niệm về hối phiếu: hối phiếu là một mệnh lệnh đòi tiền vô điều kiện do người xuất khẩu, người bán, người cung ứng dịch vụ…ký phát đòi tiền người nhập khẩu, người mua, người nhận cung ứng, và yêu cầu người này phải trả một số tiền nhất định, tại một địa điểm nhất định, trong một thời gian xác định cho người hưởng lợi quy định trong mệnh lệnh ấy.
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hoá. Hoá đơn do người bán lập xuất trình cho người mua sau khi đi gửi hàng. Đó là yêu cầu của người bán đòi người mua trả tiền, theo tổng số hàng đã được ghi trên hoá đơn.
Hoá đơn thương mại có tác dụng sau:
- Trong việc thanh toán tiền hàng, hoá đơn đóng vai trò trung tâm của bộ chứng từ thanh toán. Trong trường hợp bộ chứng từ có hối phiếu kèm theo, thông qua hoá đơn, người trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội dung của hối phiếu. Trong trường hợp không dùng hối phiếu để thanh toán, hoá đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu để thanh toán, làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền.
- Trong việc khai báo hải quan, hoá đơn nói lên trị giá hàng hoá và là bằng chứng cho sự mua bán, trên cơ sở đó người ta tiến hành giám quản và tính tiền thuế.
- Trong nghiệp vụ tín dụng, hoá đơn với chữ ký chấp nhận trả tiền của người mua có thể làm vai trò của một chứng từ bảo đảm cho việc vay mượn.
Hoá đơn cũng cung cấp những chi tiết về hàng hoá, cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu hàng hoá với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng. Trong một số trường hợp nhất định bản sao của hoá đơn được dùng như một thư thông báo của kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bị nhập hàng và chuẩn bị trả tiền hàng.
Hóa đơn thương mại là chứng từ hàng hóa do người bán lập trao cho người mua để chứng minh thực sự việc cung cấp hàng hóa hay dịch vụ sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và để đòi người mua trả tiền.
17
Khái niệm: là chứng từ chuyên chở hàng hoá trên biển, do người vận tải cấp cho người gởi hàng nhằm xác định quan hệ pháp lý giữa người vận tải với người chủ hàng.
Vận đơn đường biển có tác dụng như sau:
- Làm căn cứ khai hải quan, làm thủ tục xuất hoặc nhập khẩu như quy định trong hợp đồng mua bán ngoại thương vì vận đơn được cấp là bằng chứng duy nhất xác nhận hợp đồng vận chuyển hàng hoá bằng đường biển đã được ký kết. Nội dung của vận đơn là cơ sở pháp lý để giải quyết mọi tranh chấp xảy ra sau này giữa người phát hành và người cầm giữ vận đơn.
- Làm tài liệu kèm theo hoá đơn thương mại trong bộ chứng từ mà người bán gửi cho người mua hoặc ngân hàng để thanh toán tiền mua hàng.
- Làm chứng từ để cầm cố, mua bán, chuyển nhượng hàng hóa.
- Làm căn cứ xác định lượng hàng đã gởi đi, dựa vào đó theo dõi việc thực hiện hợp đồng.
+ Phiếu đóng gói (Packing list – P/L):
Khái niệm: là một bộ chứng từ hàng hoá liệt kê những mặt hàng, những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định. Phiếu đóng gói do người sản xuất, người xuất khẩu lập ra khi đóng gói hàng hoá.
Phiếu đóng gói có tác dụng: Tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hoá trong mỗi kiện.
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O):
Khái niệm: là chứng từ do Phòng Thương mại của nước xuất nhập khẩu cấp cho chủ hàng, xác nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc xuất phát của hàng hoá.
Giấy chứng nhận xuất xứ có tác dụng giúp Hải quan có căn cứ tính thuế quan trên cơ sở áp dụng biểu thuế ưu đãi, giúp Hải quan thi hành chính sách khu vực, chính sách phân biệt đối xử trong mua bán khi tiến hành giám quản, xác nhận ở một mức độ nhất định về chất lượng hàng hoá, nhất là đối với những loại hàng hoá thuộc loại thổ sản của một địa phương nhất định.
+ Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng (Certificate of Quantity/ Weight): là chứng từ xác nhận số lượng/ trọng lượng hàng hóa mà người bán giao cho người mua do cơ quan kiểm nghiệm phẩm chất hàng hóa xuất nhập khẩu cấp.
18
+ Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa (Certificate of Quality): là chứng từ xác nhận phẩm chất của hàng hóa phù hợp với những điều kiện ghi trong hợp đồng.
+ Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate): là chứng từ xác định tình trạng không độc hại của hàng hóa đối với người tiêu thụ do cơ quan y tế hoặc do cơ quan kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu cấp.
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): là chứng từ do cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ thực vật là không có bệnh dịch, nấm độc,…
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary Certificate): là chứng từ do cơ quan thú y cấp cho chủ hàng để chứng nhận hàng hóa không có vi trùng gây dịch bệnh hoặc đã tiêm chủng phòng bệnh.
+ Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa đã được mua bảo hiểm theo điều kiện hợp đồng.
+ Tờ khai hải quan: chủ hàng phải khai các chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục về giấy tờ.