a/ Chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch: Nhà trường cần căn cứ vào mục tiêu, định hướng,
chiến lược phát triển về quy mơ đào tạo của Nhà trường trong tương lai và nhu cầu nguồn nhân lực (kỹ thuật, sư phạm, kinh tế) của các địa phương để xác định chỉ tiêu tuyển sinh cụ thể cho các ngành nghề. Sự ước tính này nhằm làm cho dự tốn trở nên phù hợp với tình hình thực tế, giúp Nhà trường cĩ được sự phát triển cĩ định hướng và trọng tâm trong đào tạo, tránh trường
hợp mang tính cào bằng giữa các ngành và tránh trường hợp khơng cĩ sự phát triển qua các năm.
Ví dụ: Các số liệu dự tốn về chỉ tiêu tuyển sinh ở các bậc học cho năm kế hoạch sẽ khơng lấy bằng với số liệu tuyển sinh kế hoạch của năm hiện tại, mà Nhà trường cần căn cứ vào vào mục tiêu, định hướng, chiến lược phát triển về quy mơ đào tạo của Nhà trường trong tương lai – đĩ là sẽ tập trung phát triển các ngành mũi nhọn và tích hợp theo hướng cơng nghệ cao như cơ khí chế chế tạo máy, điện – điện tử, cơ khí động lực – từ đĩ đưa ra chỉ tiêu tuyển sinh dự kiến cho những ngành này cao và cĩ sự phát triển qua các năm.
b/ Cơ sở tính chi sự nghiệp giáo dục đào tạo và dạy nghề năm kế hoạch:
Lệ phi tuyển sinh cần được ước tính dựa theo số lượng tuyển sinh và tình hình chi phí thực tế dự kiến phát sinh. Mức chi cho 1 sinh viên cần phải được tính tốn cụ thể từ các nhu cầu chi tiêu cho đào tạo và quản lý tính bình quân cho 1 sinh viên.
Ví dụ: để tính tốn mức chi cho 1 sinh viên, Nhà trường cần căn cứ vào những ước tính về chi phí phục vụ đào tạo và quản lý tính bình quân cho 1 sinh viên. Các chi phí đĩ bao gồm: thù lao giảng dạy cần trả cho giảng viên, chi phí cơ sở vật chất (điện, nước, các trang thiết bị phục vụ giảng dạy như máy chiếu, máy tính, phịng ốc, vật tư thực tập, chi phí phục vụ cho phịng thí nghiệm…), chi phí xây dựng chương trình đào tạo, chi phí quản lý đào tạo, chi phí tài liệu và giáo trình…
c/ Thực hiện nhiệm vụ thu sự nghiệp mang tính chất kinh doanh khơng thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước năm hiện tại và năm kế hoạch
Nhà trường cần ước tính số thu theo nguồn thu hiện cĩ, khơng nên lấy bằng với số dự tốn được giao ở năm hiện tại. Nhà trường cĩ thể ước tính chi tiết dựa vào các nguồn thu như: thu hợp tác đào tạo quốc tế; thu ký túc xá; thu lãi ngân hàng; thu mặt bằng; thu đào tạo ngắn hạn; thu tài trợ bằng hiện vật…
Các nguồn thu chi tiết này sẽ được cụ thể hố trong các bảng dự tốn chi tiết do các đơn vị gửi lên như:
+ Dự tốn về số thu hợp tác đào tạo quốc tế do phịng quản lý khoa học và hợp tác quốc tế dự tốn từ các chương trình liên kết đào tạo với các trường nước ngồi
+ Số thu từ ký túc xá do ban quản lý ký túc xá ước tính dựa vào số chỗ ở dự kiến và mức thu dự kiến đối với một chỗ ở.
+ Số thu lãi ngân hàng do kế tốn viên phụ trách mảng ngân hàng – kho bạc của phịng Kế hoạch Tài chính ước tính từ số dư tiền gửi ở các ngân hàng theo các mức lãi suất và thời gian gửi dự kiến.
+ Số thu từ tiền cho thuê mặt bằng do phịng hành chính tổng hợp dự tốn. Số tiền được ước tính dựa trên các hợp đồng cho thuê đã ký kết với bên đi thuê sau các cuộc đấu thầu, bao gồm cho thuê mặt bằng làm căn tin, siêu thị sinh viên, quán cà phê Knife, bãi giữ xe.
+ Số thu thu đào tạo ngắn hạn do các đơn vị cĩ thực hiện đào tạo ngắn hạn dự tốn, bao gồm trung tâm ngoại ngữ, trung tâm đào các chứng chỉ ngắn hạn về thuế, kế tốn và tin học.
Tổng hợp các số thu từ các nguồn khác nhau trong trường sẽ cung cấp số liệu cho dự tốn
Thực hiện nhiệm vụ thu sự nghiệp mang tính chất kinh doanh khơng thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước năm hiện tại và năm kế hoạch
d/ Thực hiện nhiện vụ thu, chi ngân sách năm hiện tại và kế hoạch năm kế hoạch:
Khi dự tốn các nhu cầu chi hoạt động nghiệp vụ, Nhà trường nên lập dự tốn trên cơ sở tổng hợp các nhu cầu chi tiêu dự kiến phát sinh mà các đơn vị trực thuộc gửi lên thay vì ước lượng số thực hiện thu, chi năm dự tốn theo tỷ lệ phần trăm (%) của số thu, chi năm hiện tại như hiện nay. Điều này sẽ làm cho các dự tốn trở nên khách quan và phù hợp hơn.
Như vậy, để Nhà trường cĩ cơ sở lập dự tốn ngân sách năm tài chính, các đơn vị trực thuộc sẽ tham gia vào quá trình lập dự tốn của Trường. Các đơn vị trực thuộc cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính đặc thù của đơn vị mình để triển khai xây dựng và lập kế hoạch cho năm tiếp theo. Dự tốn phải được các đơn vị lập theo tất cả các nội dung cĩ liên quan đến nhiệm vụ của đơn vị trong năm kế hoạch bao gồm: Các hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ được giao và các hoạt động khơng thường xuyên dự kiến phát sinh năm kế hoạch: Đào tạo, nghiên cứu khoa học, tổ chức cán bộ, hợp tác quốc tế, nhu cầu sửa chữa mua sắm tài sản, vật tư thiết bị & xây dựng cơ bản, nhu cầu học tập nâng cao trình độ và bồi dưỡng nghiệp vụ của Giảng viên và người lao động, các loại sách, tạp chí chuyên ngành cần thiết cho GV, sinh viên tham khảo. Đối với các nội dung chưa dự tốn được kinh phí, các đơn vị sẽ kê khai chi tiết khối lượng, số lượng cơng việc, chủng loại, mẫu mã tài sản, thiết bị. Một số bộ mơn cĩ sử dụng vật tư, dụng cụ thì dự trù theo định mức trong Quy chế chi tiêu nội bộ. Chi tiết các khoản thu chi do các đơn vị trực thuộc lập ra được thể hiện trong phụ lục 3.25: một số nội dung hướng dẫn thực hiện lập dự tốn kinh phí và các đơn vị liên quan thực hiện.
Bên cạnh đĩ, ngồi việc lập những báo cáo dự tốn ngân sách mà Nhà trường đang lập theo quy định của Bộ Tài chính và Bộ Giáo dục và đào tạo như hiện nay, để thuận tiện cho việc tổng hợp và lập dự tốn ngân sách của tồn trường, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.
HCM cần xây dựng thêm các biểu mẫu chi tiết để hướng dẫn các đơn vị trược thuộc trong
trường (khoa, trung tâm, phịng ban) lập dự tốn ngân sách tại đơn vị mình. Điều này nhằm làm tăng tính thực tế cho dự tốn ngân sách được lập ra và phục vụ cho nội bộ cơng tác quản lý của trường. Các báo cáo dự tốn mới mà tác giả luận văn đề xuất cho Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM bao gồm:
- Tổng hợp số giờ đơn vị phải đảm nhận giảng dạy:
Các Khoa xây dựng kế hoạch số giờ chuẩn phải đảm nhận chi tiết đến từng giảng viên và tổng hợp tồn đơn vị (phải thuyết minh rõ các lý do được miễn giảm định mức giờ giảng dạy).
Phịng Tổ chức - Cán bộ chịu trách nhiệm tổng hợp số giờ các đơn vị phải đảm nhận giảng dạy của tồn Trường.
Số giờ chuẩn phải đảm nhận bao gồm giờ giảng dạy, giờ nghiên cứu khoa học, giờ hoạt động chuyên mơn khác.
Số giờ chuẩn được tính tốn chi tiết dựa trên học hàm, học vị, ngạch bậc của từng giảng viên, được quy định rõ trong Quy chế chi tiêu nội bộ của trường, ở mục định mức lao động của giảng viên. Ví dụ:
Định mức giờ giảng dạy: + Tập sự: 140 tiết/ năm
+ Giáo viên trung học: 280 tiết quy đổi/ năm + Giảng viên, thạc sĩ: 280 tiết/ năm
+ Phĩ giáo sư và giảng viên chính, tiến sĩ: 320 tiết/ năm + Giáo viên trung học cao cấp: 320 tiết quy đổi/ năm + Giáo sư và giảng viên cao cấp: 360 tiết/ năm
Số giờ chuẩn này sẽ là số liệu dự tốn số giờ giảng dạy chuẩn theo định mức. Định mức giờ nghiên cứu khoa học:
+ Tập sự: 60 tiết/ năm
+ Giáo viên trung học: 90 tiết quy đổi/ năm + Giảng viên, thạc sĩ: 90 tiết/ năm
+ Phĩ giáo sư và giảng viên chính, tiến sĩ: 110 tiết/ năm + Giáo viên trung học cao cấp: 110 tiết quy đổi/ năm + Giáo sư và giảng viên cao cấp: 130 tiết/ năm + Giáo viên thể dục thể thao: 60 tiết/ năm
Định mức lao động các hoạt động chuyên mơn khác: được quy định cụ thể cho tửng hoạt động đĩ.
Số giờ chuẩn được miễn được tính tốn dựa vào quyết định cử đi học của Nhà trường (trong đĩ cĩ nêu rõ thời gian đi học, phần trăm giờ chuẩn được miễn) đối với các giảng viên đang theo học cao học và nghiên cứu sinh. Cụ thể, theo quy chế chi tiêu nội bộ của trường:
+ Đối với các giảng viên đang theo học cao học: được miễn 50% số giờ chuẩn.
Ngồi ra, đối với các cán bộ và giảng viên kiêm nhiệm cơng tác quản lý cũng được miễn giảm số giờ chuẩn. Ví dụ: Theo quy chế chi tiêu nội bộ, đối với các giảng viên được bổ nhiệm chức vụ lãnh đạo hoặc kiêm nhiệm các cơng tác quản lý Đảng, đồn thể trong trường được giảm số giờ chuẩn giảng dạy cả năm như sau:
+ Hiệu trường: giảm 85% số giờ chuẩn. + Phĩ hiệu trưởng: giảm 80% số giờ chuẩn
+ Trưởng khoa và phĩ trưởng khoa: giảm 30% số giờ chuẩn. + Trưởng bộ mơn: giảm 20% số giờ chuẩn
+ Phĩ trưởng bộ mơn: giảm 15% số giờ chuẩn
Số giờ chuẩn cịn phải đảm nhận chi tiết đến từng giảng viên là chênh lệch giữa số giờ chuẩn theo định mức và số giờ chuẩn được miễn.
(Tổng hợp số giờ đơn vị phải đảm nhận giảng dạy sẽ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.21).
- Kế hoạch thực hiện đào tạo, giảng dạy của đơn vị: Các Khoa xây dựng kế hoạch thực
hiện đào tạo, giảng dạy của từng giáo viên, giảng viên cĩ thể đảm nhận được (chi tiết đến từng học phần, lớp học; số lượng sinh viên hoặc học viên được hướng dẫn luận văn, đồ án). Tổng số giờ giảng dạy quy chuẩn dự kiến thực hiện bằng tổng số tiết quy chuẩn (lý thuyết, thực hành) cộng với số giờ quy chuẩn của hướng dẫn luận văn, đồ án. Theo quy chế chi tiêu nội bộ, cứ 2 giờ thực hành được quy bằng 1,2 tiết chuẩn
Các Khoa trên cơ sở chi tiết của từng cán bộ, giáo viên, giảng viên để tổng hợp theo Bộ mơn và tồn đơn vị. Trên cơ sở kế hoạch thực hiện đào tạo, giảng dạy của đơn vị, so sánh với số giờ chuẩn phải đảm nhận để dự kiến thừa thiếu giờ giảng dạy quy chuẩn; kế hoạch mời giảng viên khối hành chính giảng dạy và kế hoạch mời thỉnh giảng. Phịng Đào tạo chịu trách nhiệm tổng hợp kế hoạch thực hiện đào tạo, giảng dạy của tồn Trường.
(Kế hoạch thực hiện đào tạo, giảng dạy của đơn vị sẽ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.22).
- Kế hoạch các hoạt động giáo dục, đào tạo đề nghị Trường cấp kinh phí: Trên cơ sở kế
hoạch đào tạo, các Khoa sẽ xác định các hoạt động dự kiến thực hiện trong năm đề nghị Trường cấp kinh phí (lập dự tốn chi tiết đến từng hoạt động, ví dụ như: kiến tập, thực tập, thực hành thí nghiệm, đi thực tế của sinh viên, …). Phịng Kế hoạch Tài chính chịu trách nhiệm tổng hợp kế hoạch các hoạt động giáo dục, đào tạo trong năm cần cấp kinh phí của tồn Trường.
(Kế hoạch các hoạt động giáo dục, đào tạo đề nghị Trường cấp kinh phí sẽ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.17).
- Kế hoạch đào tạo, học tập, bồi dưỡng cho cán bộ viên chức của đơn vị: Các đơn vị căn
hoạch chiến lược trung hạn của trường, căn cứ vào kế hoạch năm học mới của trường lập ra kế hoạch đào tạo, học tập, bồi dưỡng cho cán bộ viên chức của đơn vị. Các đơn vị phải ghi rõ cấp, hệ, hình thức đào tạo, đào tạo của các giảng viên, cán bộ hiện đang đi học trong nước hay nước ngồi và thời gian bắt đầu được cử đi học đến khi kết thúc khĩa học theo Quyết định cử đi học. Đồng thời dự kiến cử cán bộ, giảng viên nào đi học và học cái gì, tập trung hay khơng tập trung và ở trong nước hay nước ngồi. Phịng Tổ chức - Cán bộ chịu trách nhiệm tổng hợp kế hoạch học tập, bồi dưỡng và tổ chức cán bộ của tồn Trường.
(Kế hoạch đào tạo, học tập, bồi dưỡng cho cán bộ viên chức của đơn vị sẽ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.24).
- Kế hoạch đăng ký nghiên cứu khoa học: Các đơn vị dự kiến thực hiện các đề tài ở cấp
Nhà nước, cấp Bộ, cấp Trường, hoạt động khác (bao gồm cả học sinh, sinh viên, học viên thuộc đơn vị thực hiện nghiên cứu khoa học), chi tiết theo tên đề tài, cấp của đề tài, học và tên chủ nhiệm đề tài, thời gian nghiên cứu và kinh phí dự kiến. Phịng Quản lý Khoa học và Hợp tác quốc tế chịu trách nhiệm tổng hợp kế hoạch nghiên cứu khoa học của tồn Trường.
(Kế hoạch đăng ký NCKH sẽ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.26).
- Kế hoạch bảo trì thiết bị, sửa chữa, mua sắm tài sản cố định và xây dựng cơ bản:
Các đơn vị sẽ lập danh mục các phương tiện cần thiết phục vụ cho việc học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của sinh viên cũng như của giảng viên. Các đơn vị phải lập dự tốn chi tiết đến từng nội dung mua sắm và nêu rõ sự cần thiết phải mua sắm để phục vụ cơng tác giáo dục và đào tạo. Phịng Thiết bị - Vật tư chịu trách nhiệm tổng hợp kế hoạch mua sắm tài sản, cơng cụ, dụng cụ của tồn Trường.
Các đơn vị sẽ căn cứ vào kế hoạch thực tập và thí nghiệm của năm, và căn cứ vào số lượng thiết bị sử dụng cho thực tập và thí nghiệm trong từng học kỳ để lập kế hoạch bảo trì thiết bị. Trong kế hoạch cần ghi rõ đơn vị thực hiện (Xưởng/ Phịng thí nghiệm), sau đĩ gửi về phịng Thiết bị - Vật tư. Phịng Thiết bị - Vật tư chịu trách nhiệm tổng hợp kế hoạch bảo trì thiết bị của các đơn vị gửi về.
(Kế hoạch bảo trì thiết bị, sửa chữa, mua sắm tài sản cố định và xây dựng cơ bản sẽ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.19).
- Phiếu yêu cầu sách, tạp chí chuyên ngành: Dựa vào các nhu cầu về sách, tạp chí chuyên ngành phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu và giảng dạy của các giảng viên và sinh viên, các khoa sẽ lập Phiếu yêu cầu sách, tạp chí chuyên ngành; chi tiết theo thể loại (tài liệu giấy hay tài liệu điện tử), tác giả, nhà xuất bản, năm, đối tượng sử dụng (giảng viên, sinh viên, học viên sau đại học); sau đĩ gửi về Thư viện. Thư viện chịu trách nhiệm tổng hợp kế hoạch sách và tạp chí chuyên ngành cần mua do các đơn vị gửi về.
(Phiếu yêu cầu sách, tạp chí chuyên ngành sẽ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.20).
- Tổng hợp quy mơ đào tạo liên kết quốc tế: Trung tâm hợp tác đào tạo quốc tế sẽ dựa vào quy mơ sinh viên hiện cĩ và số sinh viên dự kiến tốt nghiệp, số sinh viên tuyển mới ước tính để lập dự tốn quy mơ đào tạo liên kết quốc tế.
Ví dụ: Hiện nay, trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM cĩ các chương trình liên kết sau:
Chương trình đào tạo Thạc sĩ Sư phạm nghề Quốc tế: liên kết với trường đại học OvG