- Hiệu trưởng: Là người đại diện theo pháp luật của Nhà trường; là chủ tài khoản của
trường; chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động của Nhà trường.
- Phĩ hiệu trưởng: Giúp Hiệu trưởng lãnh đạo chung cơng tác của trường; trực tiếp phụ
trách các đơn vị và các lĩnh vực cơng tác theo sự phân cơng của Hiệu trưởng
Ngồi ra, trường cịn cĩ Hội đồng khoa học và đào tạo, các Khoa, Trung tâm, tổ chức Đảng, Cơng đồn, Đồn Thanh niên; với các nhiệm vụ cụ thể được quy định ở phụ lục Phụ lục 2.14: Phụ lục chức năng, nhiệm vụ các bộ phận trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM.
2.1.4 Đánh giá chung về tình hình hoạt động và phƣơng hƣớng phát triển của Nhà trƣờng:
2.1.4.1 Đội ngũ cán bộ giảng dạy và viên chức Nhà trƣờng: Theo số liệu của Phịng Tổ chức Cán bộ, tính đến thời điểm tháng 08/2013, tổng số CBVC của trường là 935 người; trong đĩ: Cán bộ giảng dạy: 611 người (trong đĩ cĩ 14 PGS, 57 TS, 340 Ths, 200 ĐH); cán bộ phục vu: 324 người. Trường đã và đang đào tạo, bồi dưỡng một đội ngũ nhân lực khơng những chuyên sâu về kiến thức mà cịn thuần thục về tay nghề. Đĩ là một đội ngũ nhân lực “vừa hồng vừa chuyên”, là đội ngũ cĩ thể đứng trên rất nhiều “mặt trận” như: trên bục giảng, trên cơng trường, trong các nhà máy… trong cơng cuộc cơng nghiệp hĩa, hiện đại hĩa nước nhà.
2.1.4.2 Cơ sở vật chất: Nằm ở cửa ngõ phía bắc Tp. Hồ Chí Minh, cách trung tâm thành phố khoảng 10 km, tọa lạc tại số 1 Võ Văn Ngân, quận Thủ Đức, trường đại học Sư phạm thành phố khoảng 10 km, tọa lạc tại số 1 Võ Văn Ngân, quận Thủ Đức, trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh tập hợp được các ưu điểm của một cơ sở học tập rộng rãi, khang trang, an tồn. Từ một ngơi trường Trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí Minh vào những năm đầu giải phĩng với những dãy nhà cũ kỹ, sinh viên khơng cĩ chỗ học và thiết bị thực tập, GV phải bơn ba làm thêm bên ngịai để tồn tại, đến hơm nay, Trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí Minh đã cĩ một cơ ngơi vững chắc, khang trang.
TT Nội dung Đơn vị tính Số lƣợng
1 Tổng diện tích đất đai Ha 21,0363
2 Hội trường, giảng đường, phịng học các loại m2 29,302
3 Thư viện, trung tâm học liệu m2 1,430
4 Phịng thí nghiệm, phịng thực hành, nhà tập đa năng, xưởng
thực tập, phịng giáo viên, phịng làm việc các đơn vị m
2 27,796
5 Ký túc xá thuộc cơ sở đào tạo quảnlý m2 35,065
Bảng 2.1: Diện tích sàn cơ sở vật chất trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM. (Nguồn: Ban quản lý dự án trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM.)
2.1.4.3 Tình hình hoạt động của trƣờng trong những năm gần đây:
Trong những năm qua, trường đã triển khai và đạt được nhiều kết quả tốt trong các lĩnh vực: cơng tác giáo dục, chính trị, tư tưởng; cơng tác tổ chức cán bộ và quản lý, cơng tác đào tạo, cơng tác nghiên cứu khoa học, cơng tác cơ sở vật chất và đời sống. Về cơng tác kế hoạch tài chính, trong giai đoạn 2010-2013, Nhà trường đã quản lý tốt các nguồn kinh phí, các quỹ, đảm bảo thu đủ và chi tiêu kịp thời đúng chế độ chính sách của Nhà nước, khơng để xảy ra các vi phạm hay thất thốt về tài chính. Trong năm 2012, trường đã giải ngân ngân sách được giao là 127,642 triệu đồng; tổng thu sự nghiệp 163,661 triệu đồng, tổng chi 224,812 triệu đồng. Nguồn ngân sách cấp cho đào tạo đại học và nguồn thu ngồi ngân sách tăng dần qua các năm.
2.1.5 Những thuận lợi, khĩ khăn và phƣơng hƣớng phát triển của Trƣờng Đại học Sƣ phạm Kỹ thuật TP. HCM: [6]
2.1.5.1 Những thuận lợi của trƣờng Đại học Sƣ phạm Kỹ thuật TP. HCM:
Nghị quyết Trung ương Đảng Cộng Sản Việt Nam lần thứ II (Khố VIII), lần thứ VI (khố IX) về khoa học – cơng nghệ và giáo dục – đào tạo đã tạo cơ sở cho sự phát triển tồn diện của nền giáo dục nước nhà; cơ chế tự chủ tài chính của các trường đại học tạo sự chủ động trong việc phát huy nguồn lực của trường. Trường cĩ cơ sở vật chất và đội ngũ giảng viên đáp ứng tốt việc đào tạo theo định hướng ứng dụng nghề nghiệp, đặc biệt về giảng dạy kỹ năng thực hành; tồn thể cán bộ, viên cức của trường nhận thức rõ vị trí của trường và quyết tâm cao trong việc xây dựng trường ngày càng vững mạnh hơn về chất lượng và số lượng.
2.1.5.2 Những khĩ khăn của trƣờng Đại học Sƣ phạm Kỹ thuật TP. HCM:
Hệ thống và chính sách quản lý vĩ mơ của hệ thống giáo dục chưa theo kịp với yêu cầu phát triển của kinh tế thị trường; sự hỗ trợ về tài chính của Nhà nước cho các trường đại học gia tăng khơng đáng kể.
Trường vẫn cịn thiếu cán bộ giảng dạy cĩ trình độ tiến sĩ; tỷ lệ sinh viên/ giảng viên cơ hữu cịn cao; tâm lý, thĩi quen cũ trong lao động và quản lý vẫn là trở ngại lớn trong quá trình đổi mới và phát triển Nhà trường.
2.1.5.3 Phƣơng hƣớng phát triển của trƣờng Đại học Sƣ phạm Kỹ thuật TP. HCM: Tăng cường giáo dục tồn diện, mở rộng quy mơ đào tạo và đa dạng hố các loại hình đào tạo. Xây dựng bộ máy tổ chức đồng bộ, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, đào tạo nguồn nhân lực cĩ chất lượng; nâng số lượng giảng viên lên 940 người, trong đĩ, số giảng viên cĩ trình độ trên đại học đạt trên 85%; xây dựng, trang bị thêm một hệ thống cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất đảm bảo đào tạo chất lượng cao với lưu lượng 20.000 sinh viên học sinh; tăng cường đầu tư xây dựng cơ bản, trang thiết bị để đáp ứng quy mơ đào tạo; đặc biệt là tăng cường các phịng thí nghiệm phục vụ nghiên cứu.
ngũ, nghiên cứu chuyển giao, xây dựng cơ bản,trang bị cơ sở vật chất. Dự tốn tốt các nhu cầu tài chính và phát triển các nguồn lực tài chính.
2.1.6 Tổ chức cơng tác kế tốn tại trƣờng Đại học Sƣ phạm Kỹ thuật TP. HCM: 2.1.6.1 Các chế độ, chính sách kế tốn áp dụng:
Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM là đơn vị dự tốn ngân sách, đơn vị sự nghiệp cĩ thu. Trường là đơn vị dự tốn cấp 2 thuộc cấp trung ương, dự tốn hoạt động của trường từ ngân sách trung ương giao và uỷ quyền cho thành phố theo dõi và quyết tốn thu chi theo đúng quy định của pháp luật. Trường được ngân sách nhà nước đảm bảo 50% chi hoạt động thường xuyên, cịn lại trường tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động.
Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM tổ chức bộ máy kế tốn theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ Quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp cơng lập. Trường hoạt động trong các lĩnh vực sự nghiệp Giáo dục - Đào tạo và Dạy nghề; tuân thủ Luật Ngân sách nhà nước, áp dụng chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp và các chính sách kế tốn theo qui định của Nhà nước.
2.1.6.2 Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn:
Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM tổ chức ghi sổ kế tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Hệ thống các mẫu sổ được thực hiện đầy đủ, tổ chức mở sổ, ghi sổ, khĩa sổ theo đúng qui định của Bộ tài chính.
Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế tốn. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan. Hệ thống sổ sách hiện tại của trường ĐH SPKT TP. HCM bao gồm: Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết (Sổ quỹ tiền mặt; sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc; sổ theo dõi TSCĐ và cơng cụ dụng cụ; sổ theo dõi lương và các khoản trích theo lương; sổ chi tiết các tài khoản v.v…)
Cuối kỳ kế tốn, kế tốn thực hiện các thao tác khố sổ và lập báo cáo tài chính. Các loại báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn: Bảng cân đối tài khoản; Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng; Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động; Báo cáo chi tiết kinh phí dự án; Bảng đối chiếu dự tốn kinh phí ngân sách tại KBNN; Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh tốn tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN; Báo cáo thu- chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh; Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ; Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết tốn năm trước chuyển sang; Thuyết minh báo cáo tài chính.
2.1.6.3 Tổ chức bộ máy kế tốn:
Sơ đồ 2.3 Sơđồ tổ chức bộ máy kế tốn tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM. (Nguồn: Phịng Kế hoạch Tài chính).
Trƣởng phịng Kế hoạch Tài chính Kế tốn thanh tốn Kế tốn học phí Kế tốn Tài sản cố định – Cơng cụ dụng cụ Kế tốn tiền lƣơng Kế tốn Ngân hàng - Kho bạc Kế tốn đầu tƣ xây dựng cơ bản Kế tốn theo dõi các khoản thu Thủ quỹ Phĩ trƣởng phịng Kế hoạch Tài chính Kế tốn hợp tác quốc tế
Trƣởng phịng Kế hoạch Tài chính: Điều hành chung các cơng việc trong phịng; tham mưu ra quyết định ban hành quy chế chi tiêu nội bộ, xây dựng kế hoạch chiến lược phát triển trung, dài hạn và kế hoạch hàng năm của trường; tổ chức xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm của trường theo chỉ đạo của Hiệu trưởng; kiểm tra, đơn đốc, theo dõi thường xuyên việc thực hiện các chỉ tiêu dự tốn thu chi tài chính ngân sách, việc chấp hành các quy định về quản lý tài chính, tài sản, hạch tốn kế tốn trong trường; thực hiện chế độ báo cáo theo định kỳ (tháng, năm, quý) liên quan đến lĩnh vực quản lý tài chính.
Phĩ trƣởng phịng Kế hoạch Tài chính: Dự thảo các văn bản về cơng tác kế tốn - tài chính trình bày thủ trưởng ban hành áp dụng trong đơn vị; kiểm tra thường xuyên và cĩ hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế – tài chính trong đơn vị.
Kế tốn thanh tốn: Theo dõi cơng nợ; thanh tốn tạm ứng, hồn ứng.
Kế tốn học phí: Theo dõi, lập biên lai thu học phí; căn cứ vào quyết định miễn giảm làm thủ tục hồn trả học phí cho sinh viên.
Kế tốn tài sản cố định – cơng cụ dụng cụ: Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện cĩ và tình hình tăng giảm tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ của tồn trường trên mặt số lượng, giá trị; tính tốn chính xác, kịp thời số khấu hao tài sản cố định đồng thời phân bổ đúng đắn chi phí khấu hao vào chi phí hoạt động.
Kế tốn tiền lƣơng: Tính tốn chính xác, kịp thời, đúng chính sách, chế độ các khoản tiền lương , tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động
Kế tốn Ngân hàng/Kho bạc: Theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi tại NH, Kho bạc
Kế tốn đầu tƣ xây dựng cơ bản: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát sử dụng, thanh tốn, quyết tốn vốn đầu tư cơng trình.
Kế tốn theo dõi các khoản thu: Theo dõi việc thực hiện và thanh lý hợp đồng của các trung tâm, các tỉnh liên kết đào tạo với trường; nhắc báo nợ các hợp đồng liên kết đào tạo với trường; ghi chép, theo dõi, phản ánh kịp thời từng khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ.
Kế tốn Hợp tác Quốc tế: Mở sổ theo dõi chi tiết từng chương trình; lập báo cáo thu chi từng chương trình trình lãnh đạo phịng duyệt; thường xuyên đối chiếu với kế tốn ngân hàng để theo dõi các luồng tiền đúng hạn.
Thủ quỹ: Tiếp nhận, bảo quản các khoản thu.
2.2 Thực trạng cơng tác dự tốn ngân sách tại trƣờng ĐH Sƣ phạm Kỹ thuật TP. HCM: 2.2.1 Mơ hình dự tốn ngân sách: Hiện nay, trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM tổ chức cơng tác lập dự tốn ngân sách theo mơ hình thơng tin từ dưới lên. Đầu tiên, các phịng ban sẽ lập các dự tốn về các nội dung do đơn vị mình phụ trách để gửi lên phịng Kế hoạch Tài chính.
với hệ đào tạo chính quy các bậc học từ Tiến sỹ đến trung học chuyên nghiệp.
+ Phịng Quản lý đào tạo khơng chính quy dự tốn chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch và quy mơ đào tạo đối với hệ đào tạo vừa học vừa làm các bậc học từ đại học đến đến trung học chuyên nghiệp.
+ Phịng Tổ chức cán bộ dự tốn về các nội dung liên quan trong cơng tác nhân sự và bồi dưỡng đội ngũ.
+ Phịng Thiết bị vật tư chịu dự tốn về các nội dung liên quan đến cơng tác tổ cơ sở vật chất, trang thiết bị.
+ Phịng Quản trị và Quản lý dự án dự tốn về các nội dung liên quan đến tình hình xây dựng cơ bản và các trang thiết bị cần đầu tư mua sắm sửa chữa trong các dự án thuộc chương trình mục tiêu quốc gia giáo dục đào tạo.
+ Phịng Quản lý khoa học và hợp tác quốc tế dự tốn về các nội dung liên quan trong hoạt động khoa học cơng nghệ và hợp tác quốc tế.
Trên cơ sở các số liệu dự tốn của các phịng ban nêu trên gửi về, Trưởng phịng Kế hoạch Tài chính sẽ rà sốt , tổng hợp các dữ liệu , lập ra các bảng dự tốn ngân sách tổng hợp. Các bảng dự tốn ngân sách tổng hợp sau khi hồn thành sẽ được Trưởng phịng Kế hoạch Tài chính trình Ban Giám hiệu phê duyệt. Ban Giám Hiệu sẽ xét duyệt các dự tốn do Phịng Kế hoạch Tài chính gửi lên. Cuối cùng, sau khi xét duyệt xong, những bảng dự tốn được duyệt sẽ là những dự tốn chính thức được gửi ra Bộ Giáo dục và Đào tạo. Mơ hình dự tốn ngân sách của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM như sau:
PHÒNG QUẢN LÝ KHOA HỌC VAØ HỢP TÁC QUỐC TẾ BAN GIÁM HIỆU
(Xét duyệt) PHÒNG KẾ HOẠCH TAØI CHÍNH (Lập dự tốn) PHÒNG ĐAØO TẠO PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ PHÒNG QUẢN TRỊ VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÒNG THIẾT BỊ VẬT TƯ
Sơ đồ 2.4 Mơ hình thơng tin dự tốn ngân sách tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM.
(Thơng tin về nguồn lực)
PHÒNG QUẢN LÝ ĐAØO TẠO KHÔNG CHÍNH QUY
2.2.2 Quy trình lập dự tốn ngân sách: a/ Giai đoạn chuẩn bị: a/ Giai đoạn chuẩn bị:
Vào đầu tháng 6 hàng năm, trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM sẽ tổ chức lập kế hoạch và dự tốn ngân sách cho năm hoạt động kế tiếp. Dựa vào những văn bản hướng dẫn thực hiện của Bộ Tài chính và Bộ Giáo dục và đào tạo, theo sự chỉ đạo của Ban Giám Hiệu về cơng tác tổ chức lập kế hoạch năm, phịng Kế hoạch Tài chính của Trường sẽ gửi thơng báo về việc triển khai xây dựng kế hoạch cho năm sau. Các phịng ban chức năng sẽ tiến hành rà sốt, xem xét, thống kê lại các nguồn lực hiện tại của trường như quy mơ sinh viên, hiện trạng cơ sở vật chất, số lượng các đề tài nghiên cứu khoa học đã đăng ký, đội ngũ cán bộ viên chức hiện cĩ của trường. Các phịng ban sẽ dựa vào chiến lược phát triển trung và dài hạn của Nhà trường và