a/ Giai đoạn chuẩn bị:
Vào đầu tháng 6 hàng năm, trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM sẽ tổ chức lập kế hoạch và dự tốn ngân sách cho năm hoạt động kế tiếp. Dựa vào những văn bản hướng dẫn thực hiện của Bộ Tài chính và Bộ Giáo dục và đào tạo, theo sự chỉ đạo của Ban Giám Hiệu về cơng tác tổ chức lập kế hoạch năm, phịng Kế hoạch Tài chính của Trường sẽ gửi thơng báo về việc triển khai xây dựng kế hoạch cho năm sau. Các phịng ban chức năng sẽ tiến hành rà sốt, xem xét, thống kê lại các nguồn lực hiện tại của trường như quy mơ sinh viên, hiện trạng cơ sở vật chất, số lượng các đề tài nghiên cứu khoa học đã đăng ký, đội ngũ cán bộ viên chức hiện cĩ của trường. Các phịng ban sẽ dựa vào chiến lược phát triển trung và dài hạn của Nhà trường và mục tiêu chất lượng của năm học kế tiếp để xác định các chỉ tiêu nhiệm vụ của đơn vị mình, đồng thời phân tích những thuận lợi, khĩ khăn dự kiến phát sinh trong năm kế hoạch. Trưởng các đơn vị sẽ liên hệ với phịng Kế hoạch Tài chính để nhận các files biểu mẫu lập dự tốn ngân sách cho năm kế hoạch.
Ví dụ: Để chuẩn bị cho việc lập dự tốn ngân sách năm 2013, vào ngày 10 tháng 06 năm
2012, phịng Kế hoạch Tài chính của Trường sẽ gửi thơng báo về việc triển khai xây dựng kế hoạch cho năm 2013. Các phịng ban chức năng ( bao gồm: Phịng Đào tạo, Phịng Quản lý đào tạo khơng chính quy, Phịng Tổ chức cán bộ, Phịng Quản lý khoa học và hợp tác quốc tế; Phịng Quản trị và quản lý dự án, Phịng Thiết bị vật tư, Phịng Kế hoạch Tài chính) sẽ tiến hành rà sốt, xem xét, thống kê lại các nguồn lực hiện tại của trường như quy mơ sinh viên, hiện trạng cơ sở vật chất, số lượng các đề tài nghiên cứu khoa học đã đăng ký, đội ngũ cán bộ viên chức hiện cĩ của trường. Đồng thời, các phịng ban chức năng đĩ sẽ căn cứ vào chiến lược phát triển trung và dài hạn của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM giai đoạn năm 2010 – 2015 và dựa vào Mục tiêu chất lượng năm học 2012-2013 của Nhà trường là “Phát triển tồn diện, bền vững và hội nhập quốc tế” để xác định các chỉ tiêu về tuyển sinh - đào tạo, về tuyển dụng nhân sự, về cơ sở vật chất….của Nhà trường cho năm 2013. Sau đĩ, Trưởng các đơn vị sẽ liên hệ với phịng Kế hoạch Tài chính để nhận các files biểu mẫu lập dự tốn ngân sách cho năm 2013.
b/ Giai đoạn lập dự tốn: Đầu tiên, các phịng ban sẽ lập các dự tốn về các nội dung do đơn vị mình phụ trách, cụ thể:
+ Phịng đào tạo và phịng quản lý đào tạo khơng chính quy lập dự tốn Chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch. Trên cơ sở đĩ, lập ra Báo cáo về quy mơ đào tạo tính đến ngày 31/12 của năm hiện tại.
+ Phịng Tổ chức cán bộ lập ra dự tốn Đội ngũ giảng viên cơ hữu.
+ Phịng Thiết bị vật tư lập dự tốn Cơ sở vật chất. Phịng Quản trị và Quản lý dự án chịu trách nhiệm báo cáo về các nội dung liên quan đến tình hình xây dựng cơ bản và các
trang thiết bị cần đầu tư mua sắm sửa chữa trong các dự án thuộc chương trình mục tiêu quốc gia giáo dục đào tạo.
+ Phịng quản lý khoa học và hợp tác quốc tế lập bảng Thuyết minh chi tiết các đề tài, dự án nghiên cứu khoa học năm kế hoạch.
Các phịng ban sẽ chuyển các bảng dự tốn trên vầ phịng Kế hoạch Tài chính trước ngày 30 tháng 06. Trên cơ sở các số liệu dự tốn của các phịng ban nêu trên gửi về, phịng Kế hoạch Tài chính sẽ rà sốt, tởng hợp dữ liệu lậpcác báo cáo sau:
+ Dựa vào Báo cáo quy mơ đào tạo năm kế hoạch theo lĩnh vực, phịng KHTC lập ra báo cáo dự tốn Cơ sở tính chi sự nghiệp giáo dục đào tạovà dạy nghề năm kế hoạch. + Dựa vào bảng Thuyết minh chi tiết các đề tài, dự án nghiên cứu khoa học nghề năm kế hoạch, phịng KHTC lập ra báo cáo Cơ sở tính chi sự nghiệp NCKH năm kế hoạch.
+ Dựa vào tình hình đội ngũ giảng viên cơ hữu, lập ra hai bảng dự tốn sau: Báo cáo biên chế tiền lương năm hiện tại và Báo cáo tổng hợp nhu cầu thực hiện chế độ phụ cấp thâm niên năm hiện tại.
+ Dựa vào tình hình cơ sở vật chất và nhu cầu các trang thiết bị cần đầu tư mua sắm sửa chữa trong các dự án thuộc chương trình mục tiêu quốc gia giáo dục đào tạo, lập ra dự tốn Thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia giáo dục - đào tạo năm hiện tại và dự tốn năm kế hoạch.
+ Dựa vào tình hình xây dựng cơ bản hiện tại và kế hoạch xây dựng cơ bản trong tương lại, phịng Kế hoạch Tài chính lập ra báo cáo Dự tốn vốn nước ngồi và vốn đối ứng năm kế hoạch.
+ Bên cạnh đĩ, phịng Kế hoạch Tài chính cịn dự tốn các nguồn thu sự nghiệp mang tính chất kinh doanh khơng thuộc nguồn thu ngân sách, lập ra báo cáo Thực hiện nhiệm vụ thu sự nghiệp mang tính chất kinh doanh khơng thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước năm hiện tại và kế hoạch
+ Cuối cùng, trên cơ sở các nhu cầu thu, chi, phịng Kế hoạch Tài chính lập ra báo cáodự tốn Thực hiện nhiện vụ thu, chi ngân sách năm hiện tại và kế hoạch năm kế hoạch.
Các báo cáo trên sau khi hồn thành sẽ được phịng Kế hoạch Tài chính trình Ban Giám hiệu trước ngày 05 tháng 07. Ban Giám Hiệu sẽ xét duyệt các dự tốn do Phịng KHTC gửi lên, sau khi xét duyệt xong, dự tốn sẽ được gửi ra Bộ Giáo dục và đào tạo trước ngày 10 tháng 07.
c/ Giai đoạn theo dõi: Khi cĩ quyết định giao dự tốn thu, chi ngân sách nhà nước của Bộ giáo dục và đào tạo, trưởng phịng Kế hoạch Tài chính sẽ xem xét điều chỉnh dự tốn của Trường theo kết quả phê duyệt và thơng báo dự tốn ngân sách được giao. Bảng dự tốn được giao đĩ sẽ trở thành dự tốn ngân sách chính thức của Nhà trường trong năm tới. Trong quá trình thực hiện dự tốn, Nhà trường sẽ theo dõi và cĩ những điều chỉnh khi cần thiết.
h
Chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch
Đội ngũ
giảng viên cơ hữu Cơ sở vật chất
Thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia giáo dục - đào tạo năm hiện tại
và dự tốn năm kế hoạch Thuyết minh chi tiết các đề tài, dự án nghiên cứu khoa học năm kế hoạch Cơ sở tính chi sự nghiệp nghiên cứu khoa học năm kế hoạch Báo cáo biên chế tiền lương năm hiện tại Báo cáo tổng hợp nhu cầu thực hiện chế độ phụ cấp thâm niên năm hiện tại Báo cáo quy mơ
đào tạo năm kế hoạch theo lĩnh vực
Cơ sở tính chi sự nghiệp giáo dục đào tạo và dạy nghề
năm kế hoạch.
Thực hiện nhiện vụ thu, chi ngân sách năm hiện tại và kế hoạch năm kế hoạch
Dự tốn vốn nước ngồi và vốn đối ứng năm kế hoạch Thực hiện nhiệm vụ thu sự nghiệp mang tính chất kinh doanh khơng thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước năm hiện tại
và năm kế hoạch
2.2.3 Thực trạng cơng tác lập các dự tốn ngân sách tại trƣờng Đại học Sƣ phạm Kỹ thuật TP. HCM:
Các số liệu trong các bảng dự tốn được lập cụ thể theo các mốc thời gian như sau: Tình hình thực hiện năm trước, thực hiện 6 tháng của năm hiện tại, ước thực hiện đến hết năm hiện tại và dự tốn cho năm kế hoạch. Trong đĩ:
- Số liệu tình hình thực hiện năm trước và thực hiện 6 tháng của năm hiện tại được lấy từ số liệu thực tế cĩ trong sổ sách kế tốn.
- Số liệu ước thực hiện đến hết năm hiện tại được lấy theo số dự tốn mà Nhà trường đã được giao ở năm hiện tại.
- Phần số liệu kế hoạch cho năm sau Nhà trường sẽ tiến hành ước tính chi tiết cho từng nội dung. Cĩ ba cách ước tính hiện đang được được áp dụng đồng thời trong quá trình lập dự tốn tại trường đại học sư phạm Kỹ thuật TP. HCM là:
+ Dự tốn dựa trên những căn cứ về nguồn lực hiện cĩ và nhu cầu dự kiến sẽ phát sinh trong tương lai, ví dụ: Ước tính lương và các khoản phụ cấp theo lương, ước tính mức học phí thu được, tính tốn diện tích xây dựng, các đề tài và dự án nghiên cứu khoa học…
+ Dự tốn bằng số liệu của quá khứ hoặc của hiện tại cộng thêm 15% gia tăng, tuy nhiên cĩ một số chỉ tiêu được lấy bằng với số liệu của quá khứ hoặc của năm hiện tại.
+ Dự tốn dựa trên kinh nghiệm và suy đốn của Trưởng phịng Kế hoạch Tài chính. Phương pháp ước tính này thường được Trưởng phịng Kế hoạch Tài chính áp dụng đối với một số các khoản mục chi thường xuyên.
Thực trạng cơng tác lập các dự tốn ngân sách tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM như sau:
a/ Chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch
- Đơn vị lập: Bảng Chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch do phịng Đào tạo và phịng Quản lý đào tạo khơng chính quy lập ra. Trong đĩ:
+ Phịng Đào tạo lập ra các nội dung chỉ tiêu tuyển sinh đối với các hệ đào tạo ở các trình độ sau đại học (tiến sĩ, thạc sĩ), đại học, cao đẳng, liên thơng, bằng hai, trung cấp chuyên nghiệp ở loại hình chính quy.
+ Phịng Quản lý đào tạo khơng chính quy tạo lập ra các nội dung chỉ tiêu tuyển sinh đối với các hệ đào tạo ở các trình độ đại học, liên thơng, bằng hai ở loại hình vừa học vừa làm.
- Nội dung: Nội dung của bảng dự tốn này báo cáo về việc thực hiện đào tạo ở các trình độ sau đại học (tiến sĩ, thạc sĩ), đại học, cao đẳng, liên thơng, bằng hai, trung cấp chuyên nghiệp ở loại hình chính quy và ở loại hình vừa học vừa làm,
liệu tuyển sinh kế hoạch của năm hiện tại.
- Minh hoạ: Dự tốn chỉ tiêu tuyển sinh năm 2013 được lập như sau:
+ Phịng Đào tạo lập ra các nội dung chỉ tiêu tuyển sinh đối với các hệ đào tạo ở các trình độ sau đại học (tiến sĩ, thạc sĩ), đại học, cao đẳng, liên thơng, bằng hai, trung cấp chuyên nghiệp ở loại hình chính quy cho năm 2013. Các số liệu kế hoạch năm 2013 được lấy bằng với kế hoạch được giao của năm 2012, cụ thể: kế hoạch năm 2013 Nhà trường sẽ tuyển sinh 8 Tiến sĩ, 400 Thạc sĩ, 3500 Đại học, 300 Cao đẳng, 600 liên thơng - bằng hai và 400 chỉ tiêu Trung cấp chuyên nghiệp chính quy.
+ Phịng Quản lý đào tạo khơng chính quy tạo lập ra các nội dung chỉ tiêu tuyển sinh đối với các hệ đào tạo ở các trình độ đại học, liên thơng, bằng hai ở loại hình vừa học vừa làm cho năm 2013. Các số liệu kế hoạch năm 2013 được lấy bằng với kế hoạch được giao của năm 2012, cụ thể: kế hoạch năm 2013 Nhà trường sẽ tuyển sinh 200 chỉ tiêu Đại học và 1300 chỉ tiêu liên thơng – bằng hai theo loại hình vừa học vừa làm.
(Chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch sẽ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.1)
b/ Báo cáo quy mơ đào tạo năm kế hoạch theo lĩnh vực:
- Đơn vị lập: Sau khi xác định chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch, phịng Đào tạo và phịng Quản lý đào tạo khơng chính quy lập ra Báo cáo về quy mơ đào tạo. Trong đĩ:
+ Phịng Đào tạo lập ra các nội dung quy mơ đào tạo đối với các hệ đào tạo ở các trình độ sau đại học (tiến sĩ, thạc sĩ), đại học, cao đẳng, liên thơng, bằng hai, trung cấp chuyên nghiệp ở loại hình chính quy chi tiết cho ba lĩnh vực: sư phạm - quản lý giáo dục, kỹ thuật – cơng nghệ, kinh tế - tài chính
+ Phịng Quản lý đào tạo khơng chính quy tạo lập ra các nội dung quy mơ đào tạo đối với các hệ đào tạo ở các trình độ đại học, liên thơng, bằng hai ở loại hình vừa học vừa làm chi tiết cho một lĩnh vực là kỹ thuật – cơng nghệ.
- Nội dung: Quy mơ bao gồm số sinh viên, học viên dự kiến sẽ đào tạo tại trường tính đến ngày 31/12 của năm hiện tại, bao gồm cả 4 - 6 năm (đại học), 3 năm (cao đẳng), Trung cấp chuyên nghiệp (2 năm) của năm hiện tại, chi tiết cho các lĩnh vực đào tạo, cụ thể trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM cĩ ba lĩnh vực: sư phạm - quản lý giáo dục, kỹ thuật - cơng nghệ, kinh tế - tài chính.
- Cách lập:
Quy mơ đào tạo = Số SV cĩ mặt ngày 01 tháng 01 - Số SV ra trường + Số SV tuyển mới
Số sinh viên cĩ mặt ngày 01 tháng 01 của năm hiện tại: Theo số liệu thống kê Số sinh viên ra trường được ước tính theo tiến độ học của các sinh viên
-Minh hoạ: Khi lập dự tốn quy mơ đào tạo: theo cơ sở dữ liệu hiện cĩ tại trường, đối với lĩnh vực đào tạo kinh tế tài chính bậc đại học chính quy, số sinh viên cĩ mặt ngày 01 tháng 01 năm 2012 của trường là 926 sinh viên. Theo tiến độ học của các sinh viên, Nhà trường ước tính sẽ cĩ 94 sinh viên ra trường vào cuối tháng 08 năm 2012, và Nhà trường dự kiến tuyển mới sau kỳ thi tuyển sinh vào tháng 7 năm 2012 là 109 sinh viên. Từ đĩ, trưởng phịng Đào tạo ước tính quy mơ đào tạo chính quy bậc đại học đối với lĩnh vực kinh tế tài chính tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2012 là 941 sinh viên. Các số liệu đối với quy mơ đào tạo ở lĩnh vực sư phạm - quản lý giáo dục, kỹ thuật – cơng nghệ được tính tương tự.
(Báo cáo quy mơ đào tạo năm kế hoạch theo lĩnh vực sẽ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.2)
c/ Cơ sở tính chi sự nghiệp giáo dục đào tạo và dạy nghề năm kế hoạch:
-Đơn vị lập:Bảng Cơ sở tính chi sự nghiệp giáo dục đào tạo và dạy nghề năm kế hoạch
do phịng Kế hoạch Tài chính lập ra.
-Nội dung: Dự tốn về tổng số chi thường xuyên và tổng số thu liên quan đến sự nghiệp giáo dục đào tạo.
- Cách lập: Tổng số thu bao gồm: học phí và lệ phí tuyển sinh.
Học phí năm kế hoạch ước tính = học phí của hệ chính quy bậc Đại học, cao Đẳng + học phí của sinh viên hệ tại chức + học phí của học sinh trung cấp chuyên nghiệp + học phí của học viên sau đại học.
Cụ thể: Trước đĩ, căn cứ các quy định hiện hành của nhà nước, căn cứ kế hoạch năm học, Phịng Kế hoạch Tài chính đã soạn thảo quy định về việc thu học phí từng năm học trình Ban giám hiệu ký ban hành. Sau đĩ, Nhà trường dựa vào quy định về việc thu học phí này để tính tốn số học phí dự kiến phải thu trong năm kế hoạch cho từng đối tượng theo Quy định thu học phí.
Minh hoạ: năm học 2012 – 2013, mức học phí cụ thể được quy định như sau:
- Học phí của hệ chính quy bậc Đại học, Cao đẳng được ước tính dựa vào quy mơ đào tạo của từng ngành nhân với tổng số tín chỉ được xác định theo kế hoạch đào tạo tương ứng với từng ngành và nhân với mức học phí mỗi tín chỉ của từng ngành. Trong đĩ, mức học phí mỗi tín