+ Lập dự tốn ngân sách phải chú trọng đến nguyên tắc ngày càng phát triển trong tương lai của Nhà trường, và sự phát triển này là sự phát triển cĩ trọng tâm, khơng được mang
tính dàn trải, cào bằng, cần chú trọng nhiều hơn đến quy mơ phát triển và tính hoạt động hiệu quả của Nhà trường.
+ Cơng tác lập dự tốn ngân sách phải thu hút mọi người, mọi bộ phận tham gia. Dự tốn ngân sách khơng phải là cơng việc riêng của trưởng các đơn vị. Tất cả các bộ phận, phịng ban, khoa đều tham gia vào cơng tác lập dự tốn ngân sách nhằm đưa ra các thơng tin trên các báo cáo dự tốn ngân sách chính xác nhất với bộ phận mình phụ trách.
+ Cơng tác lập dự tốn ngân sách phải đảm bảo nguyên tắc khơng nĩng vội khi dự tốn ngân sách. Các bộ phận tham gia lập dự tốn ngân sách phải cần cĩ thời gian để thu thập tất cả các thơng tin hữu ích cho việc lập kế hoạch và dự tốn ngân sách cho Nhà trường để cĩ thể lập ra những báo cáo dự tốn ngân sách cĩ tính thực tế. Các chỉ tiêu, thơng tin trên các báo cáo dự tốn ngân sách cĩ liên quan chặt chẽ với nhau, vì vậy chỉ cần một bộ phận đưa ra các chỉ tiêu dự tốn ngân sách khơng phù hợp sẽ làm ảnh hưởng đến các thơng tin, các chỉ tiêu trên các báo cáo dự tốn ngân sách khác.
+ Hệ thống chỉ tiêu ngân sách được xây dựng riêng cho từng quá trình, chi tiết cho từng nội dung. Mục tiêu của dự tốn ngân sách phải mang tính vừa sức nhằm tạo động lực cho nhân viên thực hiện mục tiêu mà dự tốn ngân sách đề ra. Nếu mục tiêu từ dự tốn ngân sách là quá cao, nhân viên sẽ buơng xuơi khi biết rằng, mục tiêu là khĩ đạt được; ngược lại, nếu mục tiêu là quá thấp, họ sẽ khơng cĩ động cơ phấn đấu. [3]
+ Dự tốn ngân sách được lập cho cả năm. Để việc lập dự tốn chính xác và cĩ tính khả thi thì Nhà trường sẽ căn cứ vào tình hình thực hiện dự tốn năm trước và các yếu tố ảnh hưởng của năm tiếp theo để lập dự tốn.
3.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách tại trƣờng Đại học Sƣ phạm Kỹ thuật TP. HCM
3.2.1 Hồn thiện mơ hình lập dự tốn ngân sách: Việc xây dựng dự tốn ngân sách cần phải cĩ sự tham gia của tất cả các đơn vị trực thuộc trường. Nghĩa là, đối tượng lập dự tốn cần phải cĩ sự tham gia của tất cả các đơn vị trực thuộc trường. Nghĩa là, đối tượng lập dự tốn khơng chỉ là các phịng ban, mà cần cĩ sự tham gia của các bộ phận khác như các trung tâm và các khoa trong trường. Các đơn vị trực thuộc trong trường cần cung cấp kịp thời và đầy đủ nguồn lực, thơng tin cần thiết cho dự tốn nhân sách. Mơ hình mới cĩ điểm tiến bộ hơn so với mơ hình cũ là: bổ sung và quy định rõ đối tượng lập dự tốn là:
Tất cả các đơn vị trực thuộc cĩ sử dụng kinh phí của trường phục vụ cho các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị;
Các tổ chức đồn thể cĩ sử dụng kinh phí hàng năm;
Các đơn vị sự nghiệp cĩ thu (cĩ dấu trịn, khơng dấu trịn) và các đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc trường.
BAN GIÁM HIỆU
Với việc tham gia xây dựng dự tốn của tất cả các đơn vị trong trường sẽ đảm bảo cho dự tốn ngân sách của năm kế tiếp bám sát yêu cầu thực tế từ các đơn vị cơ sở, do đĩ dự tốn ngân sách cĩ độ tin cậy và chính xác cao. Dự tốn ngân sách tổng hợp được căn cứ trên số liệu dự tốn chi tiết của các đơn vị nên bản dự tốn cĩ cơ sở và cĩ tính thống nhất cao Kế hoạch tài chính được xây dựng cho các hoạt động sẽ gĩp phần vào việc bảo đảm chất lượng tồn diện của nhà trường. Bên cạnh đĩ, việc tham gia vào quá trình lập và kiểm sốt ngân sách cịn giúp thúc đẩy nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo các đơn vị trong việc thực hiện các mục tiêu của Nhà trường, các phịng ban và các khoa sẽ thực hiện KH một cách chủ động hơn, thoải mái hơn và tính hiệu quả sẽ cao hơn. Ngược lại, nếu cĩ những biến động xảy ra trách nhiệm trước hết là ở các đơn vị.
3.2.2 Hồn thiện qui trình dự tốn ngân sách:
Trường Đại học SPKT TP. HCM cần chú trọng đến việc hồn thiện qui trình dự tốn ngân sách, xây dựng một quy trình dự tốn ngân sách chi tiết, cụ thể, rõ ràng để đảm bảo cĩ sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong tồn trường, quy định rõ nội dung và các báo cáo mà từng đơn vị phải thực hiện, thời gian thực hiện và các trách nhiệm cĩ liên quan đến việc lập dự tốn; xây dựng các biểu mẫu chi tiết hướng dẫn các bộ phận lập các báo cáo và các dự tốn cĩ liên quan. Cơng tác xây dựng dự tốn thu chi ngân sách nhà nước cĩ thể được thực hiện tại Trường như sau:
CÁC ĐƠN VỊ (KHOA, TRUNG TÂM, PHÕNG BAN)
(Lập các dự tốn chi tiết)
Sơ đồ 3.1 Sơđồ mơ hình dự tốn ngân sách
PHÒNG KẾ HOẠCH TAØI CHÍNH (Lập dự tốn tổng hợp)
CÁC PHÕNG BAN CHỨC NĂNG
STT Trách nhiệm
Sơ đồ quy trình Biểu mẫu
1 Các đơn vị Biểu 02, 03, 05, 08, 09, 10, 12, 14, 15, 16, 17, 19, 20, 21, 22, 24 2 Các phịng ban chức năng Biểu 01, 04, 06, 07, 08, 09, 11, 14, 15, 16, 18, 23, 24 3 Kế tốn viên Biểu 06, 13, 25, các biểu dự tốn nhà nước quy định 4 Trưởng phịng Kế hoạch Tài chính 5 Hiệu trưởng 6 Trưởng phịng Kế hoạch Tài chính 7 Trưởng các đơn vị
Sơ đồ 3.2: Xây dựng qui trình dự tốn ngân sách
Nhận kết quả phê duyệt từ cấp trên. Xem xét điều chỉnh dự tốn của Trường theo kết quả phê duyệt
Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện
Thơng báo cơng khai dự tốn ngân sách được giao
Khơng đạt Xem xét, tổng hợp
Xây dựng dự tốn ngân sách của đơn vị Thu thập thơng tin số liệu và soạn thảo dự tốn
Đạt Khơng đồng ý Đồng ý Lập thủ tục trình Bộ phê duyệt Đạt Khơng đạt Đạt
Nhu cầu, đề xuất sử dụng kinh phí
Phê duyệt Sốt xét
- Tổng hợp dự tốn của các đơn vị, lập dự tốn chung cho tồn trường
a/ Giai đoạn chuẩn bị: Vào đầu tháng 6 hàng năm, trường Đại học SPKT TP. HCM sẽ tổ chức lập kế hoạch và dự tốn ngân sách cho năm hoạt động kế tiếp. Dựa vào những văn bản hướng dẫn thực hiện của Bộ Tài chính và Bộ Giáo dục và đào tạo, theo sự chỉ đạo của Ban Giám Hiệu về cơng tác tổ chức lập kế họach năm, phịng KHTC của Trường sẽ gửi thơng báo về việc triển khai xây dựng kế hoạch cho năm sau. Các đơn vị trực thuộc trong trường sẽ tiến hành rà sốt, xem xét, thống kê lại các nguồn lực hiện tại của trường như quy mơ sinh viên, hiện trạng cơ sở vật chất, số lượng các đề tài NCKH đã đăng ký, đội ngũ cán bộ viên chức hiện cĩ của trường. Các đơn vị trực thuộc trong trường sẽ dựa vào chiến lược phát triển trung và dài hạn của Nhà trường và mục tiêu chất lượng của năm học kế tiếp để xác định các chỉ tiêu nhiệm vụ của đơn vị mình, đồng thời phân tích những thuận lợi, khĩ khăn dự kiến phát sinh trong năm kế hoạch. Trưởng các đơn vị sẽ liên hệ với phịng Kế hoạch Tài chính để nhận các files biểu mẫu lập dự tốn ngân sách cho năm kế hoạch.
b/ Giai đoạn lập dự tốn: Căn cứ chức năng nhiệm vụ được giao, tình hình thực hiện nhiệm vụ trong năm báo cáo, khối lượng cơng việc dự kiến thực hiện trong năm kế hoạch, các định mức chi và qui định của nhà nước, hướng dẫn của Nhà trường về việc xây dựng dự tốn ngân sách cho năm tiếp theo, các đơn vị sẽ tiến hành xây dựng dự tốn chi ngân sách nhà nước của đơn vị mình. Dự tốn phải thuyết minh cụ thể cơ sở tính tốn, dự tốn chi chi ngân sách nhà nước phải gắn liền với kế hoạch cơng tác năm, việc đề xuất kế họạch tài chính của đơn vị phải dựa trên việc tính tốn chính xác các nhiệm vụ chi. Dự tốn của các đơn vị sẽ được gửi về các phịng ban chức năng (phịng Đào tạo, phịng Quản lý đào tạo khơng chính quy, phịng Hành chính tổng hợp, phịng Thiết bị vật tư, phịng Nhiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế, phịng Tổ chức cán bộ) để kiểm tra, sốt xét, tổng hợp trước khi gửi cho phịng Kế hoạch Tài chính. Dự tốn chi ngân sách nhà nước cho năm tiếp theo của đơn vị phải được gửi về các phịng ban chức năng trước ngày 20/6 hàng năm.
Các phịng ban chức năng cĩ nhiệm vụ kiểm tra, sốt xét, tổng hợp dự tốn của các đơn vị rồi gửi về phịng Kế hoạch Tài chính. Phịng Kế hoạch Tài chính sẽ bố trí việc tổng hợp dự tốn thu chi ngân sách của tồn trường cho một kế tốn viên phụ trách. Các báo cáo trên sau khi hồn thành sẽ được trưởng phịng Kế hoạch Tài chính kiểm tra, sốt xét và trình Ban Giám hiệu trước ngày 05 tháng 07. Ban Giám Hiệu sẽ xét duyệt các dự tốn do Phịng Kế hoạch Tài chính gửi lên, sau khi xét duyệt xong, dự tốn sẽ được gửi ra Bộ Giáo dục và đào tạo trước ngày 10 tháng 07.
Trong quy trình trên, nhiệm vụ của các bộ phận như sau [8]:
- Các đơn vị cĩ nhiệm vụ: Xây dựng dự tốn chi ngân sách nhà nước của đơn vị mình.
+ Căn cứ dự tốn chi ngân sách nhà nước của các đơn vị trực thuộc tiến hành kiểm tra, xem xét việc lập dự tốn của các đơn vị. Trường hợp phát hiện những sai sĩt, những bất hợp lý, kế tốn viên phối hợp với các đơn vị để làm rõ hoặc yêu cầu bổ sung sửa đổi.
+ Tổng hợp dự tốn của các đơn vị thành dự tốn chung của tồn Trường. Thời gian kiểm tra và tổng hợp là 10 ngày làm việc.
- Trưởng phịng Kế hoạch Tài chính cĩ nhiệm vụ:
+ Kiểm tra, sốt xét tồn bộ số liệu thu, chi ngân sách nhà nước của Trường do Kế tốn viên lập trước khi trình Lãnh đạo Nhà trường ký duyệt. Thời gian 05 ngày làm việc.
+ Trình dự tốn chung của tồn Trường cho Hiệu trưởng Nhà trường ký duyệt.
+ Lập tờ trình trình Bộ Giáo dục và đào tạo phê duyệt dự tốn thu, chi ngân sách nhà nước năm tiếp theo của Trường sau khi được sự phê duyệt của Hiệu trưởng. Thời gian thực hiện 01 ngày làm việc.
+ Sau khi nhận được thơng báo giao dự tốn thu, chi ngân sách nhà nước của Bộ, Trưởng phịng Kế hoạch Tài chính kiểm tra, điều chỉnh dự tốn của các đơn vị cho phù hợp với dự tốn chung được duyệt. Thời gian kiểm tra, điều chỉnh là 05 ngày làm việc.
+ Thơng báo cơng khai dự tốn thu, chi ngân sách nhà nước. Thời gian 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được quyết định giao dự tốn thu, chi ngân sách nhà nước của Bộ.
- Hiệu trưởng Nhà trường cĩ nhiệm vụ:
Ký duyệt hồ sơ đề nghị dự tốn thu chi ngân sách nhà nước của tồn đơn vị, tờ trình xin phê duyệt dự tốn; ký thơng báo cơng khai dự tốn thu, chi ngân sách nhà nước hàng năm.
Vào tháng 6 năm sau căn cứ tình hình thực hiện nhiệm vụ của đơn vị cũng như của các đơn vị trong Trường, Trưởng các đơn vị tiến hành xây dựng báo cáo về tình hình xây dựng và thực hiện dự tốn ngân sách nhà nước cho năm kế hoạch, trình phịng Kế hoạch Tài chính, ban Giám hiệu ký trước khi gửi Bộ Giáo dục và đào tạo.
c/ Giai đoạn theo dõi: Trong quá trình thực hiện dự tốn, Nhà trường cần theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện dự tốn, từ đĩ xem xét lại các số liệu, cơ sở lập dự tốn ngân sách, điều chỉnh khi cần thiết và rút kinh nghiệm cho lần lâp dự tốn ngân sách kế tiếp.
Các đơn vị trực thuộc cần ghi nhận và phân tích số chênh lệch giữa thực tế so với dự tốn trong quá trình thực hiện, lãnh đạo đơn vị cĩ trách nhiệm giải thích sự chênh lệch này để Nhà trường cĩ biện pháp điều chỉnh chênh lệch. Khi đĩ, trưởng các đơn vị đều phải cĩ trách nhiệm với những chi phí thuộc phạm vi kiểm sốt của mình, phải giải trình những biến động chi phí giữa kế hoạch và kết quả thực hiện thuộc cấp quản lý của mình. Bên cạnh đĩ, việc thực hiện đánh giá các khoản chi tiêu tăng, giảm hàng năm của Nhà trường nhằm tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục, đồng thời gĩp phần hồn thiện hơn cho việc lập dự tốn của năm sau.
- Đánh giá tổng quan tình hình thực hiện các chỉ tiêu nhiệm vụ được giao.
- Phân tích những khĩ khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, bài học kinh nghiệm rút ra từ thực tế tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
- Đề xuất và kiến nghị: về cơ chế, chính sách của Nhà nước, đối với ngành.
Tĩm lại, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM cần hồn thiện quy trình dự tốn ngân sách.
Quy trình dự tốn ngân sách mới này cĩ những điểm khác biệt ưu việt hơn so với quy trình dự tốn ngân sách hiện tại ở Nhà trường như sau:
- Quy trình này khởi nguồn từ tất cả các đơn vị trực thuộc trong trường bao gồm các phịng ban, các khoa, các trung tâm, các tổ chức đồn thể thay vì chỉ gĩi gọn trong phạm vi một số ít các phịng ban như trước đây. Nghĩa là, tham gia vào quy trình dự tốn ngân sách sẽ bao gồm sự tham gia của tất cả các đơn vị trực thuộc trong trường. Quy trình dự tốn ngân sách mới cĩ sự phối hợp của các cá nhân trong các giai đoạn chuẩn bị, thực hiện và theo dõi.
- Việc tổng hợp dự tốn thu chi ngân sách của tồn trường sẽ được bố trí riêng cho một kế tốn viên phụ trách thay vì do Trưởng phịng Kế hoạch Tài chính tự thực hiện như trước đây, mục tiêu để tăng tính chuyên mơn hố trong cơng việc và giảm nhẹ áp lực cũng như giảm nhẹ khối lượng cơng việc cho trưởng phịng Kế hoạch Tài chính. Hơn thế nữa, việc một kế tốn viên phụ trách tổng hợp dự tốn sẽ dễ dàng hướng dẫn các đơn vị trong trường lập dự tốn đúng hạn, thuận tiện trong việc trao đổi với các đơn vị khi dự tốn gửi lên chưa hợp lý và kiểm tra thật kỹ các nội dung trước khi lập ra dự tốn thu chi ngân sách chung cho tồn trường.
- Dự tốn được lập sẽ phải cĩ thuyết minh cụ thể cơ sở tính tốn.
- Quy trình cĩ sự quy định rõ các bước thực hiện, người thực hiện, nhiệm vụ của các bộ phận tham gia, thời gian thực hiện cơng việc, biểu mẫu ghi chép nhằm giúp cho các đơn vị “làm đúng ngay từ đầu”.
- Trong quy trình dự tốn ngân sách mới, Nhà trường sẽ thực hiện thêm bước đánh giá và phân tích tình hình thực hiện dự tốn nhằm đánh giá tính hiệu lực, cũng như tính hiệu quả của hệ thống dự tốn nhân sách. Đây là điểm mới nổi bật so với quy trình dự tốn ngân sách hiện tại vì trong quy trình dự tốn ngân sách hiện tại chưa cĩ khâu đánh giá này.
3.2.3 Hồn thiện các báo cáo dự tốn ngân sách:
a/ Chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch: Nhà trường cần căn cứ vào mục tiêu, định hướng,
chiến lược phát triển về quy mơ đào tạo của Nhà trường trong tương lai và nhu cầu nguồn nhân lực (kỹ thuật, sư phạm, kinh tế) của các địa phương để xác định chỉ tiêu tuyển sinh cụ thể cho